Акт прийому-передачі: простий зразок

1. нюанси складання
2. Як правильно складається документ
3. Деякі нюанси заповнення
4. У яких випадках складається
5. Рекомендовані форми складання
6. Хто може підписувати

Якщо ви хочете захистити себе від неприємностей при передачі приватній особі або організації будь-яких цінностей або документів, то заповнюйте акт прийому-передачі майна. Цей документ допоможе вам при виникненні форс-мажорних ситуацій і може стати доказом у суді в разі, якщо друга сторона буде стверджувати, що товари не передавалися або передавалися не в тій кількості. Підставою для складання акта є договір, він може укладатися між двома приватними особами або всередині організації (наприклад, при звільненні працівника, ліквідації відділу або перекладу робочого з одного підрозділу в друге).

нюанси складання

В кінці статті ми наведемо єдиний шаблон акту прийому передачі матеріальних цінностей, але слід розуміти, що в залежності від ситуації даний документ може відрізнятися за змістом і правилами складання. Наприклад, якщо планується передача транспортного засобу, то приймаюча сторона зобов'язана оглянути його, вказати знайдені дефекти і недоліки, внести до протоколу, перевірити рівень палива та ін.

Класичний акт прийому-передачі

Даний документ не є самостійним - зазвичай він складається як додаток до договору оренди або купівлі-продажу. Причому акт може заповнювати і підписувати одну особу, а сам договір - друге. Зазвичай його становить експерт, який добре розбирається в переданих матеріальних цінностях, а договір підписують дві сторони безпосередньо.

Важливо: акт слід заповнювати не тільки при передачі товарно-матеріальних цінностей, а й при їх прийманні, щоб уникнути конфліктних ситуацій і непорозумінь.

Підписавши акт прийому-передачі товару, сторона, яка прийняла його, стає відповідальною за його збереження і стан, а також отримує на нього певні права (в разі купівлі-продажу - повні, в разі оренди - часткові). У разі пошкодження або втрати товару або матеріальних цінностей особа, яка підписала акт, несе повну відповідальність за нього згідно з умовами, зазначеними у договорі. Власник ТМЦ має право вимагати компенсацію за завдані збитки у вигляді часткової або повної оплати вартості матцінностей, в тому числі і через суд (у нього на руках є всі офіційні докази). Саме тому завжди складайте акт прийому-передачі матеріальних цінностей при передачі свого майна сторонній особі.

Як правильно складається документ

Акти можуть відрізнятися один від одного в залежності від того, на що саме їх складають. Наведемо список обов'язкових пунктів, які обов'язково слід включати в даний документ:

1. Найменування матеріальних цінностей, які передаються від однієї сторони угоди до другої. Якщо найменувань багато, то необхідно перерахувати їх все.
2. Кількість переданих матеріальних цінностей. Заповнюючи акт прийому-передачі обладнання, не лінуйтеся прописувати його кількість числом і прописом - це дозволить вам захиститися при спірних ситуаціях.
3. Стан товару або його якість, наявність дефектів (подряпин, вм'ятин, потертостей, розривів упаковки та ін.).
4. Вартість одиниці товару і загальна вартість переданої партії. Також рекомендується вказувати розмір податку на додану вартість, вартість доставки та інші витрати.
5. Відмітка про наявність розбіжностей між декларованим кількістю / якістю товару і його фактичним станом.

Увага: акт заповнюється для того, щоб підтвердити, що товарно-матеріальні цінності дійсно передавалися від однієї сторони до іншої. Даний документ може бути обґрунтуванням при виникненні суперечок, в тому числі і в суді.

Підписання акту прийому-передачі підтверджує, що претензій у обох сторін немає

Як правильно заповнити бланк акту прийому-передачі ТМЦ? Для цього необхідно виконати наступні дії:

1. Разом з представником сторони, яка передає детально оглянути товар, перерахувати його кількість, перевірити працездатність (якщо передається якась техніка та перевірка взагалі можлива).
2. Після огляду необхідно прописати пункт, що розбіжностей між надходять і прийнятою кількістю / якістю не виявлено (або розбіжності були виявлені). Якщо вони присутні, то обов'язково вносяться в текст акту.
3. У разі наявності розбіжностей постачальнику виносяться письмові претензії (складається у двох примірниках, претензії залишаються у кожної сторони угоди).
4. Вноситься пункт про те, що товарно-матеріальні цінності були доставлені замовникові в необхідній кількості без порушень (або з ними). Даний пункт необхідний при передачі товарів, яким потрібні особливі умови зберігання. Наприклад, заморожену рибу привезли не в рефрижераторі, а звичайною фурою, в результаті чого вона підтанула. Це потрібно обов'язково вказати в паперах.

Важливо: не соромтеся описувати виявлені порушення якомога докладніше, не потрібно просто приймати ТМЦ без перевірки. Чим повніше ви вкажете претензії і недоліки, тим більше у вас шанс виграти справу в суді або довести свою правоту при наявності претензій в майбутньому.

Якщо в паперах не вказуються претензії, то за замовчуванням вважається, що обидві сторони задоволені угодою, тому довести, що товар був бракований або неналежної якості, буде практично неможливо. Це стосується будь-яких переданих речей, а не тільки товарів. Наприклад, складаючи акт прийому-передачі квартири при продажу її забудовником, ви маєте право вписати виявлені недоліки в документ і вимагати їх усунення. Часто люди ігнорують цей крок, радіючи придбання житла, і згодом роблять ремонт за свої кошти, хоча це входить в обов'язки підрядника.

Деякі нюанси заповнення

Нагадаємо, що форма акта прийому-передачі ТМЦ є вільною, тому при необхідності в неї можна включати додаткові пункти. При необхідності в неї вноситься наступне:

1. Адреса місця, в якому відбувається передача і отримання товару.
2. Умови приймання-передачі.
3. Розбіжності в кількості, якості, характеристики ТМЦ.
4. ПІБ та посади тих, хто заповнював папери, приймав або здавав товарні цінності.

Даний документ заповнюється в 2-х примірниках. Він підписується двома сторонами після проведення перевірки або огляду товару.

У яких випадках складається

Розглянемо ключові ситуації, в яких складання акта необхідно:

1. При перевезенні товару посередником або експедитором. У договір вноситься інформація про перевезення відправником, перевізник приймає ТМЦ і розписується в їх отриманні (зазвичай не поштучно, а в певному обсязі, наприклад - ящик).
2. У разі якщо необхідно підтвердити отримання або передачу товару (або його кількість-якість).
3. При складанні договору комісії, в разі, коли одна сторона повинна дотримати інтереси другої.
4. При передачі товарів або устаткування на зберігання. Дана норма регулюється Цивільним кодексом (ст 907), де описано порядок передачі та приймання товару.
5. При класичної передачі матцінності від однієї сторони іншій. Наприклад, акт прийому-передачі приміщення в оренду включає в себе стан інженерних мереж, меблів, обробки та ін. В кінці терміну користування орендар зобов'язаний передати приміщення в тому ж стані, що і приймав.

Заповнений і підписаний акт

Рекомендовані форми складання

Даний документ складається двома способами. Саме вони є рекомендованими:

1. У вільній формі, з урахуванням загальних рекомендацій.
2. В уніфікованій формі, відповідно до ФЗ-44 (документ Торг-1).

У разі якщо папір складається у довільній формі, то в неї слід включити наступні пункти:

1. Назва документа, при необхідності - порядковий номер. Також в акті вказується дата фактичної передачі товарно-матеріальних цінностей.
2. ПІБ та посада людини, який становить папір. Складанням може займатися як приймальник, так і сторона, яка передає.
3. Рекомендується вказати, що стало причиною складання (наприклад, договір купівлі-продажу), хоча в простий зразок акта прийому передачі даний пункт не входить.
4. Перелік ТМЦ, одиниці їх вимірювання, вартість однієї одиниці і загальна сума партії. Вартість вказується тільки в рублях (або інший нацвалюті).
5. ПІБ та посада співробітників, які приймають і здають ТМЦ (вони стають відповідальними за проведену операцію).

Хто може підписувати

Наостанок розберемо, хто має право підписувати готовий акт. Це представники від обох сторін, а саме:

1. Представник продавця або орендодавця, який надав товарно-матеріальні цінності, що має відповідні довіреності або ж сам продавець-орендодавець.
2. Покупець або його представник. Також для приймання відповідним наказом може бути призначена спеціалізована комісія, до складу якої зазвичай входить комірник, відповідальна особа, керівник, бухгалтер та інші уповноважені.

У разі якщо в процесі приймання будуть виявлена ​​недостача або невідповідність товару, то оформляється акт про недостачу. Він заповнюється однією стороною і обов'язково підписується другий. У разі якщо в процесі був задіяний експедитор, то він також підписує акт разом з відправником і отримувачем, отримуючи копію собі для звітності.

Зверніть увагу! з цієї засланні ви зможете скачати акт прийому передачі та заповнити його відповідно до ваших потреб.