Аутосорсінг, або Кадровик напрокат

1. Як укласти договір на аутсорсинг
2. На що звернути увагу
3. Передача прав на ведення трудових книжок
4. словник кадровика
5. Як перейти на аутсорсинг
6. Захист персональних даних
7. Конфіденційність інформації
8. Плюси і мінуси аутсорсингу

Кожна організація прагне до зниження своїх витрат. Один з варіантів можливої ​​економії - делегування деяких допоміжних функцій зовнішнім виконавцям, тобто передача справ на аутсорсинг. У аутсорсинг віддають ведення бухгалтерської звітності, юридичне обслуговування, кадрове делопроізводство.Передача кадрового діловодства іншої організації. Підводні камені на цьому шляху і їх обхід.

Кожна організація прагне до зниження своїх витрат. Один з варіантів можливої ​​економії - делегування деяких допоміжних функцій зовнішнім виконавцям, тобто передача справ на аутсорсинг. У аутсорсинг віддають ведення бухгалтерської звітності, юридичне обслуговування, кадрове діловодство. Як правильно передати кадрове діловодство іншої організації? Які на цьому шляху можуть зустрітися підводні камені і як їх обійти?

Як укласти договір на аутсорсинг

Якщо ваша організація прийняла рішення про ведення кадрового діловодства залученої організацією, ви зіткнетеся з проблемою правильного оформлення договору. Перш за все це пов'язано з тим, що з аутсорсингу немає законодавчої бази.

Можливим варіантом укладення договору на аутсорсинг може бути цивільно-правовий договір підряду * або договір надання послуг **. Якщо вам потрібно, щоб фірма-виконавець організувала кадрове діловодство вашої компанії, а в подальшому ви плануєте вести його самостійно, то можна укласти договір підряду. Якщо необхідно, щоб організація-виконавець постійно надавала вам послуги з оформлення кадрових документів, то краще укласти договір надання послуг.

На що звернути увагу

Перед укладенням договору на аутсорсинг необхідно видати наказ про передачу функцій з ведення кадрового діловодства сторонній фірмі (зразок наказу см. На стор. 42).

Пам'ятайте, що кадрові документи організації-виконавцю потрібно передавати з докладним описом всіх документів і оформляти актами прийому-передачі документів. У договорі обов'язково слід обумовити відповідальність організації, що надає послуги, за можливі помилки, допущені при веденні кадрового діловодства. Це необхідно для того, щоб мати можливість відшкодовувати можливі суми штрафних санкцій, в тому числі і за порушення трудового законодавства.

Передача прав на ведення трудових книжок

Правилами ведення і зберігання трудових книжок *** на роботодавця покладається відповідальність за організацію роботи щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок. Відповідно до зазначених Правил роботодавець повинен призначити наказом особу, відповідальну за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок ****. У законодавстві не сказано, що дана особа має бути працівником організації. Отже, можна призначити відповідальним і особа, яка не працює у вашій організації постійно. Але в цьому випадку необхідно буде додатково оформити довіреність на особу, уповноважену для оформлення трудових книжок.

Якщо в договорі з компанією, яка надає послуги з кадрового діловодства, буде вказана така послуга, як ведення трудових книжок, то сторонній кадровик буде заповнювати трудові книжки і підписувати їх на підставі довіреності, виданої йому організацією-роботодавцем.

словник кадровика

Аутсорсинг - залучення спеціалізованої сторонньої організації для виконання окремих видів робіт. Одне з сучасних тлумачень аутсорсингу - «все, що може бути куплено дешевше на стороні, ніж вироблено своїми силами, повинно бути придбано на стороні».

Як перейти на аутсорсинг

Захист персональних даних

Обов'язки роботодавця щодо захисту персональних даних працівника визначені в главі 14 Трудового кодексу. І відповідно до статті 87 ТК РФ в кожної організації обов'язково повинен бути локальний нормативний акт, що встановлює порядок зберігання і використання персональних даних працівника. Називається такий документ Положення про захист персональних даних працівника.

Перед укладенням договору на аутсорсинг організація - що передає, повинна обов'язково скласти до зазначеного Положення доповнення. У доповненні потрібно передбачити можливість обробки персональних даних працівників іншою організацією. Стаття 88 Трудового кодексу дозволяє доступ до персональних даних працівника тільки спеціально уповноваженим особам. Тому вам необхідно буде отримати письмову згоду працівників на те, що оформленням їх особистих карток і трудових книжок буде займатися не роботодавець, а наймане юридична особа (див. Зразок повідомлення на стор. 44).

Якщо не дотримуватися норм трудового законодавства, що стосуються заборони повідомляти персональні дані третій стороні без письмової згоди працівника, до організації-роботодавця можуть бути застосовані адміністративна і кримінальна відповідальність. Що ж стосується фірми, яка веде кадрове діловодство за договором аутсорсингу, то в разі порушення нею конфіденційності щодо наданих даних організація-замовник може застосувати до неї заходи цивільно-правової відповідальності згідно з укладеними договорами.

Конфіденційність інформації

Крім того, укладаючи з фірмою-виконавцем договір на аутсорсинг, обов'язково включите в нього розділ про конфіденційність щодо інформації, що передається, і не тільки персональних даних співробітників. Існує ризик, що за договором аутсорсингу інформація, що становить комерційну таємницю організації, стає доступною новому партнеру. Тому необхідно згадати ще про деякі законодавчих документах і врахувати їх при складанні тексту договору на аутсорсинг.

В першу чергу це Федеральні закони «Про комерційну таємницю» ***** і «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» ******. За порушення норм, встановлених цими законами, передбачена сувора відповідальність.

Плюси і мінуси аутсорсингу

Якщо говорити про переваги аутсорсингу, то, безумовно, основне його достоїнство - це економія витрат організації. Зниження витрат досягається за рахунок різних факторів, головні з яких - скорочення робочих місць і відсутність витрат на комп'ютерне забезпечення. Іншим не менш важливим гідністю аутсорсингу є можливість зосередитися на основному бізнесі, виключивши тимчасові втрати на так звані обслуговуючі, «другорядні» функції.

Головним недоліком передачі деяких видів робіт сторонньої організації є те, що фірма-виконавець несе із собою найціннішу інформацію. Перш за все мова йде про отримання доступу до бази даних на співробітників, що працюють у вашій компанії. А за часів хедхантерів це може завдати серйозної шкоди вашій фірмі. У деяких організацій специфіка діяльності може бути така, що передача особистих даних співробітників сторонній фірмі просто недопустима.

Ще один недолік - можуть виникати ситуації, коли однієї або іншої сторони терміново потрібно той чи інший кадровий документ. Не завжди можливо оперативно передати потрібний папір.

Право кожного роботодавця зробити свій вибір. Хтось вважатиме за краще мати в своєму штаті постійного співробітника, щодня, оперативно і комплексно вирішального повсякденні завдання, що стоять перед організацією. Хтось вибирає кадровика напрокат і, скинувши частина найбільш рутинної роботи, звільняє час для інших справ.

Приймаючи рішення про передачу функцій кадрового діловодства, в кожному конкретному випадку потрібно враховувати структуру і обсяг діяльності організації. Ми впевнені, що цей матеріал допоможе вам визначитися з вибором і досягти кращих результатів в роботі.

* За договором підряду виконавець зобов'язується виконати за завданням замовника певну роботу і здати її результат замовнику.

** За договором возмездного надання послуг виконавець зобов'язується за завданням замовника надати послуги або вести певну діяльність.

*** Затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225.

**** Зразок наказу см. № 5, 2006, стор. 40.

***** Федеральний закон від 29 липня 2004 № 98-ФЗ.

****** Федеральний закон від 20 лютого 1995 № 24-ФЗ.