Аутсорсинг архіву: вільний договір або грошова кабала?

Аутсорсинг архіву: вільний договір або грошова кабала?

Архівні компанії пропонують різний набір аутсорсингових послуг і умов співпраці. Одні заманюють клієнтів «нульовими» договорами, мішком подарунків і копійчаними сервісами. Інші викладають на стіл товсті звіти і великі калькулятори, на яких загоряються бажані цифри фінансової вигоди. Те, що відбувається після підписання архівного договору, залежить не тільки від того, з чим ви свідомо погодилися, але і чим через незнання знехтували. Як скласти архівний договір і при цьому захистити інтереси своєї компанії розповідає комерційний директор «Деліс Архів» archiv.ru Олександр Фукс.

Ефемерні вигоди і реальні переваги

Аутсорсинг архіву - відносно нове явище на російському ринку. Як і аутсорсинг бухгалтерських або ІТ-послуг, воно зрозуміло змістовно, але на відміну від них більш аморфно, а для кого-то ще й малопередбачувані. На архівному ринку, який поки знаходиться на етапі розвитку, відсутні єдині стандарти надання послуг та умов договору. Так, середня вартість зберігання 1 короба в місяць коливається в межах від 0 до 250 руб. Це як мінімум дезорієнтує і змушує задуматися над прихованою математикою договору.

Подібна ситуація на руку деяким постачальникам архівних послуг, яким вдається «підсадити» погано поінформованого замовника на безкоштовний сир і мішок бонусів зверху. Як правило, в цьому випадку йому обіцяють ціни, на порядок нижчі за середньоринкові. Щоб вигоди звучали ще переконливіше, на додачу до низької вартості він отримує в подарунок пільгове зберігання протягом двох років, безкоштовні архівні короба, доставку, розміщення в сховищі, реєстрацію, сканування і т.п. Загнаний в рамки бюджету клієнт йде туди, де йому запропонували найбільш привабливу ціну. А далі починається найцікавіше: «вигідну пропозицію» обертається для замовника грошової кабалою, від якої він не може відмовитися. Вийти з гри за договором буде коштувати мільйони рублів дорожче, ніж платити за послуги незалежно від їх якості і умов надання.

Зрозуміло, що ряд базових вигод, заявлених sales-менеджера в ході переговорів, нікуди від вас не дінуться. Вивільнення площ від документів дійсно дозволить поліпшити загальну естетику і функціональність офісу. Однак не варто розраховувати на те, що переїзд документів неодмінно призведе до втілення мрії про «офісі без паперу». Досвідчений агент зможе дати об'єктивне обгрунтування економічної вигоди передачі корпоративного архіву на аутсорсинг. І економія реальна! Але якщо співробітник архівної компанії починає розкидатися цифрами «до 20», а то й «в 30 разів», це привід попросити його змінити калькулятор або ввічливо закінчити переговори. Менше рутини з документами і більше часу на виконання профільних завдань - ще одна очевидна перевага. Так, сучасні сховища, новітнє обладнання, професійні архівісти та цілодобова охорона вирішують багато, але не всі. Заклики менеджерів «віддайте все на аутсорс і спите спокійно!» Добре продають, але погано сумісні з реальною практикою. Час від часу документи зажадають вашої уваги. Ідеально якщо в штаті буде співробітник, відповідальний за взаємодію з архівної компанією.

Ціна свободи"

Ризики, пов'язані з неправильним складанням договору на надання архівних послуг, залишилися б простими «страшилками», якби не сумна статистика, з якою ми зіткнулися за час роботи на ринку. Щорічно в «Деліс Архів» звертаються великі компанії з проханням розрахувати вартість «свободи», тобто виходу з чинного договору по Позаофісне зберігання документів. В останньому кварталі 2013 року в середньому ми отримували близько 12 звернень в місяць. Зазвичай приводом для таких дзвінків були такі вади в наданні аутсорсингових послуг:

Регулярна втрата документів архівної компанією. При цьому договором на надання послуг відповідальність виконавця за пропажу не передбачена. З наслідками має справу тільки замовник. І, як правило, втрата документів виливається в штрафні санкції з боку держорганів. У випадку з банківським сектором мова йде про дуже серйозні наслідки.

Підвищення вартості обслуговування. Найчастіше в договір закладається щорічна планова індексація, яка може збільшити витрати замовника до 40%. Але це півбіди. Збільшення цін може відбуватися в односторонньому порядку. Іноді в межах ринкових цін, іноді - далеко за їх межами. Так, наприклад, за рік ціна на умовний архівний сервіс з 10 руб. може стрибнути до 20 руб., в той час як середній ринковий рівень не буде перевищувати 16 руб.

Непрозоре ціноутворення і додаткові платежі. Це те, що зазвичай додається до так званим безкоштовних послуг і бонусів. Замовник дізнається про них тільки після підписання архівного договору.

Повільний сервіс. У числі скарг на деякі архівні компанії - вкрай низька швидкість надання документів за запитом клієнта. З моменту надходження запиту до його доставки в офіс може пройти не один день. При цьому договір складений так, що вплинути на аутсорсингової компанії не представляється можливим.

Неактуальна опис. Коли відповідальність за ведення актуальною опису покладається на клієнта, зростає ймовірність годі й шукати шуканий документ. Особливо це актуально для договорів, де одиницею обліку є архівний короб. Якщо через кілька років з початку зберігання за запитом податкової служби відбувається велика виїмка, а необхідних документів немає на місці, це загрожує штрафом, але тільки для клієнта. Формально архівна компанія виконала умови договору, надавши замовнику n -ве кількість коробів.

Типові пастки в договорі про надання архівних послуг

Все безкоштовності мають під собою просте грошове обгрунтування. Сервіси по демпінговими цінами і подарунки оптом на цілі комплекси архівних робіт в кінцевому підсумку оплачує клієнт. Сьогодні це дуже поширена практика компенсації збитків. Ключовий принцип тут: «на вході - 0, обслуговування - 500, на виході - 1 000 000».

Для того щоб вичавити з замовника по максимуму, в договорі зазвичай розставляють кілька пасток. По-перше, договір укладається на тривалий термін, наприклад, на 5 років. По-друге, вводяться штрафи за розірвання договору в односторонньому порядку. В даному випадку слід звернути увагу на вартість безповоротного вилучення документів, яке в середньому обходиться від 80 до 500 руб. за одиницю обліку. Виходить, що якщо банк здав на зберігання 5000 архівних коробів, то штраф за вихід з договору мінімум складе 400 тис. Руб. За умови що за одиницю обліку був узятий архівний короб. Якщо вважати будуть не короба, а кредитні досьє (1 короб = 100 досьє), то сума штрафу зросте до 40 млн руб. Деякі архівні компанії зобов'язують замовника платити за безповоротне вилучення документів і в разі їх знищення або зняття з обліку. По-третє, обмеження свободи накладається через компенсацію збитків упущеної вигоди. Якщо такий пункт передбачений умовами договору, то замовник повинен виплатити суму, рівну вартості сервісів за невикористаний період. Так, якщо в рамках 5-річного контракту замовник вирішив розірвати відносини після першого року обслуговування, то на виході йому доведеться заплатити від кількох сотень тисяч до десятків мільйонів рублів.

Поверх цих витрат договір люблять «прикрашати» наступними умовами:

• Приховані платежі. До них відносяться, наприклад, повторна реєстрація одиниць зберігання в системі архівної обліку при пошуку і повернення документів в архівосховище. Замовте один і той же договір 10 разів, і вартість його обслуговування зробить крок далеко за позначку нуль.
• Швидке зростання цін на послуги. Індексація в односторонньому порядку, необгрунтовано високі тарифи та ін., З якими нічого не можна зробити, оскільки розірвання договору може спричинити куди більш серйозні грошові втрати.
• Нав'язування додаткових робіт. У деяких випадках з ініціативи архівної компанії проводяться роботи з перепакування документів не рідше 2 разів на рік. Це витрати на упаковку, складання описів, штрихкодування, реєстрацію одиниць обліку та ін. Природно, все за рахунок клієнта. Звичне виправдання архівної компанії, що посилається на пункти договору, знос документів в результаті їх переміщень.
• Обмеження на видачу архівних коробів. Договір на надання архівних послуг передбачає ліміти на кількість коробів, які архівна компанія зобов'язується видати протягом 1 робочого дня. Врахуйте, що при денній нормі в 50 коробів для отримання 9000 коробів вам знадобиться близько півроку.
• Заборона на вибір. Часом архівні компанії доходять до того, що вказують в договорі обмеження на моніторинг ринку і пошук інших виконавців архівних послуг.

Жодна розсудлива юрист не дасть добро на договір такого змісту. Однак співробітникам юридичного відділу з іншого боку вдається настільки вправно замаскувати свої вигоди, що не кожен фахівець може вчасно їх розпізнати і знешкодити. Існує практика, коли небажані умови закрадаються в текст договору після всіх узгоджень: в фінальну версію вносять односторонньо вигідні поправки.

Як врятувати компанію від кабального договору

1. Гнучкі терміни договору. Найбільш безпечний варіант - 12 місяців з автоматичним продовженням. Якщо ви упустили пункти-сюрпризи, вам не доведеться чекати кілька років, поки закінчиться контракт. На практиці договір зазвичай укладається від 11 місяців до 5 років.

2. Ясна ціноутворення і індексація цін. Велика удача - укласти договір з фіксованою ціною на весь термін його дії. Якщо ви погодилися з індексацією цін, то необхідно точно вказати, за яких умов і в якому розмірі ціни можуть бути підвищені.

3. Відсутність непередбачуваних штрафних санкцій при розірванні договору. У тексті повинні бути чітко прописані умови розірвання вашої угоди.

4. Обсяг видаваних архівних коробів в день. Можливості зони розвантаження обмежені. Те ж саме відноситься і до можливостей замовника. Прийняти більше 1000 коробів в день - мабуть, той максимум, яким слід обмежитися.

5. Відповідальність архівної компанії. Важливо бути конкретним! Не допускайте туманних формулювань на кшталт «документально підтверджені збитки будуть компенсовані ...». Визначте конкретну відповідальність за втрату або пошкодження документів: наприклад, 100 руб. за одиницю обліку.

6. Зручна система обліку зберігання і переміщення документів. Зручно те, що працює швидко. Оптимально, якщо архівна компанія може надати доступ до веб-кабінету, в якому відображаються актуальні опису документів із зазначенням місця зберігання (офіс чи сховище), а також історія замовлень.

7. Сервіс на рівні. Угода про рівень надання послуг (SLA) дозволить замовнику мати важелі впливу на виконавця. Наприклад, поквапити архівну компанію у виконанні запитів на доставку документів.

Найпростіше захистити інтереси своєї компанії готовим шаблоном договору в складі тендерної документації. До неї необхідно докласти гарантійний лист, в якому зазначено, що виконавець зобов'язується підписати шаблон договору. Відмова від підписання буде рівнозначний поразці в конкурсі.

Блакитна мрія будь-якої аутсорсингової компанії - отримати контракт на виконання всіх послуг (зберігання, обробка, сканування і т.д.), що для замовника пов'язане з великими ризиками. Поєднання аутсорсингу з рамковим проектом підвищує шанси уникнути драконівських санкцій. У цьому випадку різні види послуг виявляються в рамках різних договорів: наприклад, зберігання по одному, сканування - по іншому. Ще одна альтернатива повного аутсорсингу - архівний консалтинг. Якщо вимоги закону або корпоративні стандарти накладають обмеження на роботу з документами (дотримання конфіденційного режиму), то єдине рішення - взяти знання на стороні і зробити все самостійно.

Ті, хто вже підписав договір зі сторонньою архівної компанією, може диверсифікувати ризики шляхом укладення угод з 2-3 іншими виконавцями. Нарощувати обсяги співпраці буде доцільно з тим постачальником послуг, який найбільшою мірою відповідає вашим очікуванням. І незалежно від схеми архівного аутсорсингу, важливо пам'ятати просту істину: якісне обслуговування не може бути безкоштовним.

ВІДЕО з доповіддю на цю тему можна побачити тут.