Авансовий звіт без чеків
- Документи, що доповнюють звітність по виданих коштів
- БСО замість чека
- Авансовий звіт без чека: використовуємо ПКО
- Товарний чек - заміна касового
- Як зберегти документи для звіту?
Витрати за виданими співробітнику готівкових коштів необхідно підтверджувати квитанцією. Однак оформити авансовий звіт для бухгалтерії можна і без касового чека. Існує ряд нюансів, які потрібно враховувати при використанні інших звітних документів. АВАНСОВИЙ ЗВІТ ОНЛАЙН
Документи, що доповнюють звітність по виданих коштів
У більшості випадків звітність потрібно для підтвердження працівниками витрат на відрядження. Співробітник, який отримав гроші з каси для виконання службових доручень, зобов'язаний надати в бухгалтерію або керівнику звіт, до якого прикріплюються документи, що підтверджують професійні витрати. Це можуть бути витрати на проїзд до місця призначення і назад, оплата готелю, в деяких випадках харчування.
Всі документи, що служать для авансового звіту, містять основні реквізити (дату, реєстраційний номер та ін.) І інформацію про витрати на послуги і товари. Крім касового чека, можуть використовуватися:
- Бланк суворої звітності. В його ролі може виступати квиток на літак або поїзд, талон, абонемент на відвідування курсів або тренінгів.
- Прибутковий касовий ордер. Його заповнює бухгалтер або керівник організації.
- Товарний чек. Його, на відміну від касової квитанції, заповнює продавець від руки або в електронному вигляді. Він не є фіскальним документом: тобто його не завжди випускає офіційно зареєстрована каса.
Провести авансовий звіт без чеків бухгалтерія може тільки тоді, коли до нього додається один з перерахованих вище документів. В першу чергу, це необхідно для звітності, але є й інші причини.
Наприклад, звітні кошти, видані співробітникам на профрасходи, компанія-роботодавець може приймати до зниження податкової бази. Щоб зменшити суму виплат, необхідно надати в податковий орган встановлений законом перелік документів, які свідчать про витрати співробітника.
Співробітникові ці документи будуть потрібні для підтвердження роботодавцю витрат на виконання службового завдання або покупку товарів для потреб організації.
У законах, що регламентують порядок складання звітів за авансовими коштами, немає інформації, що до цього документу повинні в обов'язковому порядку прикріплятися касові чеки. Але в офіційному бланку (форма АТ-1) є осередки, в яких необхідно зафіксувати відомості про квитанціях і інших документах, які підтверджують витрати. Необхідно ввести їх номер і дату, а також розшифрувати зміст витрат, вказати їх загальну суму.
Розглянемо докладніше технологію складання авансових звітів без касових чеків, але із застосуванням інших документів, а також умови їх використання в рамках звітності.
БСО замість чека
Доповнити авансовий звіт можна авіа- або ж / д квитком, талоном на харчування та іншими видами бланків суворої звітності.
Особливість БСО в тому, що складається він тільки при наданні послуг. При продажу товарів бланк не пропонують.
Єдина умова використання бланка суворої звітності в авансовому звіті без чека: додається документ повинен повністю відповідати вимогам п. 3 Постанови № 359 від 6.05.08, а саме містити такі реквізити:
- найменування (наприклад, «Пасажирський квиток», «Багажна квитанція» і т.д.);
- серію і номер;
- найменування організації, що надає послугу, її юридична адреса та ІПН;
- розшифровка наданої послуги;
- дата оплати послуги;
- ПІБ, посада, підпис представника організації;
- друк, при її наявності.
Законодавчо встановлений бланк цього документа включає два розділи: основний і відривний. Після заповнення бланка працівник отримує відривну частину, яку і докладають до авансового звіту без товарного і касового чеків і на основі якого заповнюють відповідні графи звітного документа.
Єдиний виняток: якщо корінець БСО НЕ відривний. Наприклад, в транспортному квитку. В цьому випадку до звіту прикріплюються обидві частини бланка.
Працівникові, який взяв під звіт кошти, необхідно переконатися в дотриманні правил заповнення БСО і наявності в ньому необхідних реквізитів. Тільки грамотно і правильно заповнений бланк є повноцінною заміною касового чеку.
Авансовий звіт без чека: використовуємо ПКО
Прибутковий касовий ордер фіксує надходження грошових коштів в касу підприємства. Цей документ так само складається з двох частин: основного і відривного корінця, який за аналогією з БСО потрібен працівникові для складання авансового звіту.
На відміну від БСО, прибутково-касовий ордер використовується не тільки при наданні послуг, а й при фіксації угоди купівлі-продажу різних товарів.
Вимоги до ПКО для звітності:
- базові реквізити: номер, дата, назва організації та інші;
- друк компанії, яка надала послугу або продала товар (при наявності): повинна захоплювати обидві частини документа приблизно наполовину;
- сума покупки або оплати послуги в числовому форматі з розшифровкою прописом.
Перед тим, як приймати ПКО і прикріплювати його до звіту, необхідно переконатися в наявності реквізитів і його відповідність формі КО-1, встановленої Держкомстатом.
Товарний чек - заміна касового
Прикріплення товарного чека до звіту - ще один спосіб звіту по грошах, виданими компанією.
Використовувати товарні чеки мають право індивідуальні підприємці, а також підприємства, що використовують ЕНВД. Суворої форми для його оформлення законодавством не встановлено.
Цей документ повинен містити номер, дату, найменування компанії або ПІБ підприємця, який надає послуги або реалізує товари. Чеки без печатки можуть додаватися до авансового звіту, якщо містять всі перераховані реквізити.
Також в документі повинні бути перераховані придбані товари або спожиті послуги, вказано їх кількість, вартість і підсумкова сума, витрачена на їх придбання.
Як зберегти документи для звіту?
Мінус квитанцій і чеків, необхідних для звіту за виданими організацією засобам, - якість їх друку. Текст швидко вицвітає, зображення стає нечітким. Такий документ не може виступати як повноцінне підтвердження витрат співробітника.
Вирішити цю проблему можна двома способами. Перший - роздруківка копії чека та її нотаріальне завірення. Другий - зробити фото документа і відразу завантажити його в хмарне додаток Hamilton Авансовий звіт . Інформація автоматично збережеться і послужить надійним підтвердженням професійних витрат співробітника.
ДІЗНАТИСЯ БІЛЬШЕ ПРО ДОДАТКУ
Дивіться також:
Як зберегти документи для звіту?