Автоматизація в digital-агенції: основні процеси

1. що автоматизувати
2. Весь інтернет-маркетинг за 19 тижнів!
3. Проблема 1. Незрозуміло, що відбувається з проектами
4. Проблема 2. Помилки виробництва
5. Проблема 3. Незрозумілий рівень завантаженості виробництва
6. Проблема 4. Продажі
7. Проблема 5. Побутові незручності
8. висновок

Digital-бізнес - один з найбільш трудомістких в плані організації процесів. З одного боку - невисока маржинальність, з іншого - відсутність стандартизованого продукту, затримки термінів (як з власної вини, так і з вини замовника) і робота з творчими людьми. Чи є надія, що компанія не буде працювати в щоденному хаосі, а у керівника і власників буде зрозумілий інструмент для контролю компанії?

Працювати над бізнес-процесами - заняття для терплячих. Спочатку потрібно знайти проблему, оцінити доцільність її вирішення (є безліч завдань термінових, але абсолютно неважливих), описати сценарій роботи за новою схемою, автоматизувати його, а потім ще й мотивувати інших їм користуватися.

До того ж наївно вірити в те, що все вийде ідеально з першого разу - з'ясовуються нові деталі, про які колеги «промовчали», переглядається сама схема роботи. Загалом, «зробив і забув» не вийде.

що автоматизувати

Все, що пов'язано з продажами, виробництвом і побутом співробітників. Причому автоматизація тут не грає головну роль. А первинні тут самі бізнес-процеси, а в якому вигляді вони будуть існувати (папір або CRM-система) - питання технічне.

Весь інтернет-маркетинг за 19 тижнів!

Cossa рекомендує: онлайн-курс по інтернет-маркетингу від Ingate - digital-агентства з 17-річним досвідом.

• 17 навчальних блоків з ключових питань інтернет-маркетингу
• підтримка менторів
• диплом
• Стажування в топових агентствах Росії
• Допомога в працевлаштуванні

Реклама

У статті я постарався розглянути основні проблеми, з якими ми стикаємося у своїй роботі.

Проблема 1. Незрозуміло, що відбувається з проектами

Терміни здачі проекту переносяться як з вини агентства, так і з вини замовника (тягне з узгодженнями, матеріалами тощо); немає розуміння, чи вигідний тобі взагалі цей проект (суєта є, а за фактом виходить, що компанія нічого не заробила), і чи можеш ти поділитися прибутком з проектною командою.

Рішення: інструмент «Контроль проектів».

Ми розробили таблицю, яка дозволяє керівнику бачити, з якими проектами працює менеджер проектів, на якій стадії ці проекти знаходяться, регулярні або разові ці угоди, скільки годин продано і фактично витрачено, чи були отримані всі документи від клієнта і пройшла оплата.

Ця таблиця працює в зв'язці з іншим модулем, який враховує всі витрати по проекту (годинник штатних співробітників, витрати на підготовку документів, витрати на субпідрядників). Після здачі проекту ми повертаємося до статистики, щоб зрозуміти, чи вклалися ми в термін, закрита чи робота юридично, залишилися ми в нормі рентабельності.

Якщо немає, то розбираємо причини того, що сталося; якщо так (працювали над проектом потрібну кількість місяців, продали годин більше, ніж витратили, є всі акти і оплати), то ми бачимо суму залишився бюджету і можемо ділити його з проектною командою.

Проблема 2. Помилки виробництва

Робота з великою кількістю проектів і фахівців викликає велику кількість виробничих помилок: один програміст додав банери в «Бітрікс» в «баннерокрутілку», а другий - в Інфоблоки; один дизайнер отрисовать їхні капітали елементів, а інший - тільки основні. Або, наприклад, один проджект створив купу розрізнених завдань за проектом, замість того щоб зробити одну майстер-завдання і до неї «прив'язати» всі підзадачі - в результаті не працює вся наша схема з автоматичним підрахунком годин на завдання і прив'язці всіх витрат до проекту.

Люди схильні до неймовірних експериментів і часом дуже дивною логікою, тому треба намагатися уніфікувати і регламентувати їх роботу. Причому не обмежуючи їх в ідеях, але обмежуючи вибір інструментів для їх реалізації.

На скріншоті - наш шаблон для постановки завдання по створенню кейса. Спочатку було дуже незручно дублювати назву в кожній із завдань, і на це йшло багато часу Проджект, але після «допила» версії коробочки «Бітрікс24» стало зручніше. Тепер назву об'єкта (наприклад, «Кейс для ЗМІ») автоматично проставляється в усіх підзадач.

У шаблоні також можна автоматично призначити прив'язку завдань в діаграмі Ганта, щоб вони автоматично зсувалися по термінах (наприклад, верстка явно не може початися раніше, ніж закінчиться дизайн) - всі подібні начебто дрібниці дуже сильно впливають на час співробітника і допомагають тримати справи в порядку . Такі шаблони застосовні скрізь, де є спочатку відомий алгоритм дій.

Шаблони «устаканівается» порядок дій, але не регулюють їх якість. Для якості самого процесу потрібні чекліст і регламенти. Наприклад, регламенти підготовки макетів, верстки, інструкції (тестування сайтів, складання ТЗ, покупка фотографій з фотобанку), чекліст (запуск сайту, інтеграція з «1С», рекламна кампанія, оформлення замовлення в інтернет-магазині).

Проблема 3. Незрозумілий рівень завантаженості виробництва

Вічне питання - «А чи можемо ми взяти ще один проект?». Відповісти на нього можливо тільки тоді, коли розумієш завантаження виробничих ресурсів в годиннику. Також керівнику важливо визначати рівномірність навантаження в відділі - для цього можна подивитися «історичну» завантаженість співробітників і побачити, що у кого-то занадто багато завдань, а хтось сидить без роботи.

З Проджект проходить дві планерки в тиждень - в понеділок і в п'ятницю. У п'ятницю ж ми розподіляємо основний пул завдань на наступний тиждень. Кожна має плановий час виконання, що треба враховувати при розподілі завдань і не давати людині більше 30-35 годин на тиждень (робочий тиждень - 40, але частина часу йде на обговорення, перемикання між завданнями і кава).

У нас на скріншоті видно, що в другу тижня червня співробітник отримав значно більше завдань, ніж теоретично може виконати - це говорить про те, що десь була помилка з оцінкою складності завдань, синхронізацією між постановниками. Або ж не було впевненості в тому, що над деякими завданнями дійсно буде вестися робота, і їх ставили, щоб зайняти вікно (наприклад, в ситуації, коли ми чекаємо матеріали від клієнта). Не робіть так.

Проблема 4. Продажі

В процесі укладання угоди задіяні продажник (веде угоду), офіс-менеджер (готує документи), керівник проекту і фахівці (готують кошторис, розбирають моменти реалізації). Ми описали і автоматизували бізнес-процес, який говорить кожному, що робити, і стежить за тим, щоб угода не зірвалася через те, що хтось забув вчасно відправити рахунок.

У такому процесі у кожного є своя роль. У продажника - довести угоду до виробництва і отримати оплату, у Проджект - запустити проект і успішно здати його замовнику, у офіс-менеджера - отримати всі документи. Так всі учасники процесу мають добру алгоритм дій, а керівник компанії - зрозумілу картину, в якій видно, які проекти знаходяться на етапі пресейл, в які треба терміново втручатися, а які - ось-ось закінчаться і принесуть гроші.

Проблема 5. Побутові незручності

Людей в компанії багато, і всі постійно щось хочуть - одному відгул, другого у відпустку, третій просить оплатити рахунок, а четвертий не знає, як правильно зробити Х, хоча це описано в інструкції (сама інструкція була вже пару раз перевипущена, і є більш актуальна версія, ніж та, що він знайшов і використав). Зазвичай в такій ситуації люди біжать до директора і задають питання йому. Щоб займатися роботою, а не бути довідкової, ми додали в своє життя кілька зручних інструментів.

Всі рахунки оплачуються через бізнес-процес (узгодження, оплата з різних кас, прив'язка до проекту) - повідомлення про запит з'являється в живій стрічці директора, після чого той може узгодити або не погодити ці витрати. Після оплати вказується, з якою каси стався витрата, і сума прив'язується до конкретного проекту (сума витрат впливає на премію команди).

Що стосується відпусток, то кожен співробітник може подати заяву на відпустку або відгул, виходячи з того, яка кількість днів йому доступно (в залежності від часу роботи в компанії і відгуляли відпусток). Цей запит потрапить до його керівнику і після узгодження буде додано до єдиний календар компанії. У календарі зберігається вся інформація про відпустки і відгули, користуючись якою можна планувати навантаження.

Раніше у нас була проблема - файли на диску задваівалісь, і було складно зрозуміти, який документ найбільш актуальний. Зараз все регламенти, чекліст, інструкції зберігаються в єдиному сховищі - нашої Wiki. Це найактуальніше джерело знань, і він набагато зручніше, ніж «Відправ мені в личку».

Різні важливі повідомлення ми доносимо за допомогою «Живий стрічки» з обов'язковою кнопкою «Я прочитав», яка блокує подальшу роботу, поки на неї не натиснеш.

висновок

Автоматизація, а точніше оптимізація бізнес-процесів - справа, безумовно, потрібне не тільки в digital-агентствах, а й в будь-якій організації. Однак завжди знайдуться керівники, хто скаже - «Автоматизація не для нас. У нас все по-особливому, і нам це не потрібно ». На це є дві причини:

1. Бізнес-процеси в компанії дійсно унікальні. Це не говорить про те, що вони правильні і ефективні, але вони унікальні. Їх треба аналізувати, розбирати і покращувати. Справа тут не в унікальності, а в послідовності дій і їх необхідності.

2. Лінь.

Одні з головних труднощів при появі в компанії чогось нового - це саботаж з боку працівників (з'являється додатковий контроль, який не потрібен відповідальному); втрата актуальності (змінився сам бізнес-процес, або він спочатку був невірно описаний).

Щоб такі випадки зводилися до мінімуму, при вивченні треба приділяти більше уваги яка не історично склався бізнес-процесу (то, як працюють зараз), а бажаного; мотивувати співробітників на застосування нових інструментів (реальне зручність, прив'язка до системи оплати праці) і своєчасно навчати їх використання.

У будь-якому випадку, система на те і система, щоб постійно розвиватися і адаптуватися до нових умов, тому підхід «зробив і забув» тут працювати не буде.

Всім менше хаосу і метушні в життя.

Джерело тізера: hifructose.com

Думка редакції може не збігатися з думкою автора. Ваші статті надсилайте нам на [email protected] . А наші вимоги до них - ось тут .