Бухгалтерський облік: ведення бухгалтерії в маленькій фірмі

Організація будь-якого бізнесу, навіть невеликого, означає необхідність ведення бухгалтерії. Складання бухгалтерських звітів багатьом видається страшним і складним заняттям. Однак при гарному плануванні бух облік досить простий, треба тільки організувати процедури оформлення фінансової документації та в подальшому їх дотримуватися. Якщо ваш офіс не настільки великий, щоб утримувати штатного бухгалтера, з веденням бухгалтерської книги може впоратися і секретар. Але для початку треба скористатися допомогою експерта - хорошого бухгалтера: з'ясуйте, який тип бухгалтерського обліку вам потрібен, і вирішите, яким чином вам краще вести записи.

Дотримуйтесь основні правила ведення бухгалтерії:

1. Ведіть облік рахунків. Нумеруйте всі документи рахунків ваших витрат і доходів. Скажімо, категорії витрат "ділові" буде включати наступні типи рахунків: "телефон", "ксерокопіювання", "канцелярське приладдя";
   категорія доходів "надійшли поштою" може включати номери рахунків: "від фізичних осіб", "від юридично" осіб "," від громадських організацій ".
2. Різні категорії рахунків повинні бути розділені, щоб легко знайти джерело доходів і витрат.
3. Ведіть рахунок по виплатах. Зберігайте копії відомостей виплат і відповідних їм відрахувань на податки або страховку. Ведіть облік таких виплат по датах, зберігайте поштові та банківські квитанції на випадок, якщо доведеться оскаржувати несправедливо накладені пені або штрафи.
4. Ведіть облік алфавітного довідника, де містяться номери карток соціального страхування та посвідчень осіб, які працюють у вас за договорами, або клієнтів.
5. Постійно перевіряйте реальні витрати, щоб знати про існуюче положення справ.
6. Ведіть облік "рахунків оплачених" і "рахунків на отримання грошей", щоб мати можливість в будь-який момент підрахувати надходження і витрати за фінансовий рік або за будь-квартал.
7. Подумайте про ведення обліку накладних, рахунків за доставку, премій, обліку процесів інвентаризації, якщо ці процедури важливі в вашому бізнесі. В даний час існують комп'ютерні програми, спеціально розроблені для конкретних областей бізнесу: наприклад, роздрібна торгівля або транспортна контора.
8. Коли у вас зберуться фінансові дані за цілий рік, проаналізуйте їх для більш ефективного способу витрачання коштів або для пошуку напрямків, в яких може рости ваш бізнес. Заплануйте доходи і витрати на поточний фінансовий рік, а також накидайте п'ятирічний план.
9. Проконсультуйтеся з вашим бухгалтером про складання формального бізнес-плану і досліджуйте можливості отримання гарантів або позичок, що надаються власникам підприємств малого бізнесу. Подумайте, як залучити капіталовкладення, якщо ваш бізнес знаходиться на підйомі.
10. Тримайте копії всіх фінансових документів в іншому місці, наприклад, в орендованому в банці сейфі, на випадок пожежі або крадіжки в вашому офісі. Слідкуйте за тим, щоб копії вчасно оновлювалися.
11. Тримайте документацію в порядку. Складайте в одну папку рахунки і накладні, отримані від одного постачальника, і маркіруйте папку етикеткою з ім'ям постачальника і датою фінансового року.
12. Зберігайте всі квитанції. Ведіть записи всіх ваших витрат: телефонні переговори, витрати під час ділової поїздки, - в загальному, зберігайте всі записи, які відображають ваші витрати на ділову діяльність.
13. Великі придбання, які використовуються більше одного року, можуть списуватися частками протягом кількох років або після закінчення декількох років
14. одноразово. До цієї категорії належать автомобілі, комп'ютери, устаткування і меблі для офісу, а також витрати на оновлення офісу.

Якщо ж можливість стежити за всіма доходами, витратами і ведення фінансової документації видається вам занадто складною, зверніться за бухгалтерськими послугами до аутсорсингової компанії .