Чи можна стягнути недостачу з бухгалтера-касира?
У багатьох компаніях є працівники, які в силу займаної посади мають справу з матеріальними цінностями. Наприклад, касир відповідає за грошові кошти, що знаходяться в касі. Для того щоб захиститися від грошових махінацій, роботодавцю потрібно укласти з таким працівником договір про повну матеріальну відповідальність в рамках його посади. Якщо цього не зробити, то в разі недостачі буде складно довести в суді провину співробітника *.
У багатьох компаніях є працівники, які в силу займаної посади мають справу з матеріальними цінностями. Наприклад, касир відповідає за грошові кошти, що знаходяться в касі. Для того щоб захиститися від грошових махінацій, роботодавцю потрібно укласти з таким працівником договір про повну матеріальну відповідальність в рамках його посади. Якщо цього не зробити, то в разі недостачі буде складно довести в суді провину співробітника *.
Суть справи
Співробітницю М. взяли на роботу в ТОВ «Н ...» головним бухгалтером. В її трудовий договір роботодавець включив пункт про матеріальну відповідальність. Крім того, на М. поклали обов'язки касира в цій же організації, для чого був виданий окремий наказ.
Роботодавець має право встановлювати в трудовому договорі з головним бухгалтером матеріальну відповідальність у повному розмірі заподіяної шкоди (ч. Друга ст. 243 ТК РФ).
13 березня 2009 року працівниця написала заяву про надання їй кількох днів для відпочинку (19, 20 і 23 березня 2009 року) і отримала згоду роботодавця. Однак після відпустки М. не вийшла на роботу і не здала справи. У зв'язку з відсутністю на робочому місці 2 квітня 2009 року зі М. розірвали трудовий договір, підстава - «за згодою сторін». Трудову книжку звільненої направили поштою.
Але ще до моменту звільнення працівниці, 23 березня 2009 року, в організації провели інвентаризацію наявних грошових коштів і виявили велику недостачу в касі - 287 284 рубля 25 копійок. ТОВ «Н ...» звернулася до районного суду з позовом до М. про стягнення виявленої недостачі. Однак суд у позові відмовив. Пішла касаційна скарга до обласного суду. Але він вважав рішення районного суду правомірним. Чому так сталося? Давайте розбиратися.
аргументи сторін
В якості аргументів позивач представив до суду першої інстанції копії наказів про прийом М. на посаду головного бухгалтера та про покладення на неї обов'язків касира, а також укладений з співробітницею договір про повну матеріальну відповідальність.
Якщо оскаржується справжність підпису на документі особою, підпис якого є на ньому, суд вправі отримати зразки почерку для подальшого порівняльного дослідження (п. 1 ст. 81 ЦПК РФ).
Колишній головбух ТОВ «Н ...» в своє виправдання представила суду акт прийому-передачі грошових коштів по касі, який був складений напередодні її відпустки (18 березеня 2009 року). Виходило, що передача цінностей відбулася і компанія не могла мати претензій до головбуха. Представники ТОВ «Н ...» зажадали провести експертизу акту прийому-передачі на справжність. Однак суд відхилив клопотання позивача і згодом прийняв рішення відмовити в позові. Тому компанія подала касаційну скаргу.
доводи суду
Суд розмірковував так.
1. Роботодавець немає поклав належним чином на відповідачку обов'язки касира. Наказу як волевиявлення роботодавця про покладання таких обов'язків недостатньо. Відсутня документ, що обгрунтовує готовність працівника прийняти на себе обов'язки касира, а саме додаткову угоду до трудового договору. Крім того, позивач не зміг у суді довести, що М. була належним чином ознайомлена з посадовими обов'язками касира і вивчила нормативно-правові документи, що регулюють порядок ведення касових операцій **.
Керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити касира з Порядком ведення касових операцій в Російській Федерації та укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність (п. 32 названого порядку).
На підтвердження цих аргументів суд послався на матеріали справи за позовом працівниці М. до ТОВ «Н ...» про стягнення заборгованості по зарплаті (справа розглядалася 3 квітня 2009 року відразу після звільнення головбуха). У матеріалах М. фігурувала лише як головний бухгалтер.
2. На відповідачку була покладена матеріальна відповідальність саме як на касира. Тобто немає доказів того, що працівниця відповіла за збереження грошових коштів в касі. Цей факт підтверджується і договором про повну матеріальну відповідальність: у ньому не згадується посаду касира.
3. Немає переконливих доказів того, що недостача утворилася з вини відповідачки. Напередодні своєї відпустки М. передала грошові кошти за актом (один примірник акта прийому-передачі віддають в бухгалтерію, другий залишається у матеріально відповідальної особи ***). Отже, до моменту інвентаризації спірна сума була здана на зберігання в ТОВ «Н ...». Цей факт підтверджується звітом нового касира від 25 березня 2009 року (вже після виявлення недостачі). На початок і кінець дня залишок склав 287 284 рубля 25 копійок. Тобто витрат в цей день не було і спірна сума була в касі. А роботодавець неправомірно звинуватив головбуха в недостачі.
Поради роботодавцям
Пропонуючи головному бухгалтеру стати касиром, дотримуйтесь таким алгоритмом.
Крок 1. Укладіть з працівником додаткова угода про суміщення посади касира (пропишіть, які саме обов'язки виконуватиме працівник, або пошліться на посадову інструкцію - зразок на стор. 97) і його матеріальної відповідальності (ч. Друга ст. 243 ТК РФ).
Крок 2. Оформіть наказ про суміщення (зразок на стор. 96).
Крок 3. Ознайомте головбуха під розпис в журналі ознайомлення з локальними нормативними актами: обов'язками касира (використовуйте посадову інструкцію, нехай береже її на робочому місці); Порядком ведення касових операцій в Російській Федерації; Порядком ведення касових операцій в організації.
Крок 4. Укладіть з головбухом договір про повну матеріальну відповідальність ****, але вже як з касиром, для чого пропишіть це назва посади в типовою формою договору.
Крок 5. Оформіть прийом-передачу матеріальних цінностей ****. Для цього потрібно письмово зафіксувати, які грошові кошти та цінності довіряються співробітнику за результатами інвентаризації.
коментар юриста
Анна Філіна,
юрист ТОВ «Джі Ес Ель-Право»:
- Посада касира включена до Переліку посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (Додаток № 1 до постанови Мінпраці Росії від 31 грудня 2002 № 85). В типову форму договору при необхідності можна вносити зміни (проте слід вказати, що в ньому враховані умови, передбачені типовою формою договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність). Наприклад, в ньому бажано вказати перелік документів щодо порядку ведення касових операцій, з якими працівникові необхідно ознайомитися під підпис. Це може знадобитися в суді як доказ того, що співробітник винен в недостачі (навмисно порушив порядок ведення касових операцій). Проте роботодавець може і не вносити змін до типової форми договору про повну матеріальну відповідальність.
Матеріал підготував Павло Ламбро,
адвокат некомерційного партнерства колегії адвокатів «Адвокати Столиці»
* Визначення Ульяновського обласного суду від 30 березня 2010 року № 33 *** / 2010 .
** Наприклад, Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації, затверджений рішенням Ради директорів Банку Росії від 22 вересня 1993 № 40.
*** Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку результатів інвентаризації грошових коштів, цінних паперів і бланків документів суворої звітності затверджені наказом Мінстату України від 18 серпня 1998 № 88.
**** Як правильно оформити договір про повну матеріальну відповідальність, а також здійснити прийом-передачу матеріальних цінностей читайте в № 1 2010 і № 2 2010 .
Чому так сталося?