Чи обов'язково в комерційній компанії вести особові картки?

1. Історія питання
2. Чому не можна відмовитися від ведення особистих карток
3. Розробка форми та створення особової картки

Чи обов'язково в комерційній компанії вести особові картки?

Історія питання

Уніфікована форма особової картки працівника № Т-2 була затверджена наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» . З 1 січня 2013 Федеральним законом від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» встановлено, що форми первинних облікових документів стверджує керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку (п. 4 ст. 9). Тепер комерційні організації самостійно розробляють форми первинних облікових документів, які затверджуються за поданням головного бухгалтера в складі бухгалтерської облікової політики.

Чому не можна відмовитися від ведення особистих карток

На перший погляд може здатися, що відтепер розробка і ведення особистих карток - заняття факультативне, але це не так. Відмовитися від даного виду документа не можна, тому що він згадується в окремих нормативних актах.

1. Пунктом 12 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців (далі - Правила ), Затв. постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки», передбачено, що з кожною що вноситься в трудову книжку записом про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення роботодавець зобов'язаний ознайомити її власника під розпис в його особовій картці, де повторюється запис, внесена в трудову книжку (приклад 1 ).
2. У пункті 27 Положення про військовий облік (далі - положення ), Затв. постановою Уряду РФ від 27.11.2006 № 719 , Встановлено, що військовий облік громадян в організаціях здійснюється за особистими картками працівників.

Отже, цей кадровий документ є обов'язковим і повинен вестися щодо кожного працівника. При проведенні перевірки відсутність в компанії особистих карток працівників може розцінюватися інспекторами ГИТ як порушення трудового законодавства.

Особова картка працівника (фрагмент).

Відкрити картинку в повному розмірі

Розробка форми та створення особової картки

Приступаючи до розробки форми особової картки необхідно пам'ятати, що деякі розділи раніше діючої форми № Т-2 згадуються в окремих нормативних документах.

Наприклад, в пункті 27 положення , А також в додатку 7 до Методичних рекомендацій щодо ведення військового обліку в організаціях (далі - Методичні рекомендації ), Затв. Генеральним штабом Збройних Сил РФ, закріплені правила ведення і зберігання особистих карток громадян, поставлених на військовий облік, а також правила заповнення розділу II «Відомості про військовий облік» особистих карток на військовозобов'язаних і призовників.

Читайте також:

Зазначені нормативно-правові акти продовжують діяти в даний час, а це значить, що в самостійно розробленої особовій картці повинен міститися розділ «Відомості про військовий облік». Для того щоб мінімізувати помилки і уникнути порушень при розробці своєї форми рекомендуємо включити цей розділ в тому вигляді, в якому він представлений в уніфікованою формою № Т-2 .

Розділ II особової картки працівника.

Відкрити картинку в повному розмірі

З огляду на положення п. 12 правил , При створенні форми особової картки роботодавці повинні передбачити графу, де працівник міг би поставити свій підпис про ознайомлення з відомостями, внесеними до трудової книжки.

У всьому іншому особова картка може бути модернізована на розсуд роботодавця.

Якщо співробітник прийнятий на роботу до 1 січня 2013 року і особова картка на нього оформлена за уніфікованою формою, то роботодавець продовжує вести її до звільнення працівника. Якщо форма особової картки розроблена після 1 січня 2013 року, то вона ведеться відповідно до правил, прийнятих в організації, з урахуванням вимог нормативно-правових актів.