Діяльність секретаря. Частина 2

Сьогодні забута і майже пішла в минуле така важлива посада, як секретар-друкарка. Керівники нашого часу не розуміють, що машинопис - це мистецтво, де важливо все - від почуття стилю до швидкості друку.

На заміну старим «Оптима» і «Ундервуд» прийшли сучасні комп'ютерні програми, які дозволяють не тільки набирати текст дуже швидко, але і перевіряти орфографію і синтаксис.

Але чи всі вони можуть? Вони не можуть замінити освіченого, грамотного фахівця, що володіє почуттям стилю і мови. Хто краще, ніж професійна друкарка зі стажем, ненав'язливо і інтелігентно може підкоригувати недорікуваті фрази шефа? І хто з нових секретарів комерційної компанії знає, як потрібно в листі звертатися до глави мусульманської держави, політичному лідерові, відомій актрисі і шановному професору? Скрізь пишуться знеособлені формули «шановна», «шановний» ... Не дивно, що реакція на це звернення негативна або її немає. Компаніям, які не можуть найняти професійних прес-серкетарей, поки ще дуже потрібні секретарі-друкарки. Така співробітниця повинна знати комп'ютерну грамоту, загальну грамотність, мати почуття стилю, знаннями правил літературного та ділового листа, умінням швидко набирати текст, знаннями діловодства.

Секретар на reception - своєрідна візитна картка компанії. Він повинен бути доброзичливим, інтелігентним, вміти елегантно одягатися в рамках dress-code компанії, з приємною зовнішністю. Залежно від напрямку діяльності компанії він повинен мати знання іноземної мови або не мати, але, обов'язково повинен вільно володіти грамотної російської літературної і діловим мовленням.

Секретар сall-center виконує технічні функції. Але він також є першою людиною, який представляє компанію, тому від того, наскільки приємним складеться враження у абонента від першої розмови по телефону, в більшості випадків залежить розвиток ділових відносин. Співробітник на посаді секретар сall-center повинен вміти розмовляти грамотною мовою, його голос повинен бути приємним. Йому обов'язково потрібно знати правила ведення телефонних переговорів, володіти діловитістю, безконфліктністю, здатністю швидко орієнтуватися.

Все частіше зустрічається вакансія «особистого секретаря керівника», яка, по суті, рівносильна посади «секретаря-референта». Він є першим помічником керівника, який виконує обов'язки секретаря і референта, який організовує поточну роботу і інформаційне обслуговування, допомагає керівнику розподілити свій час більш раціонально, здійснює його зв'язок з співробітниками і зовнішнім світом. Він готує ділову переписку начальника, тексти виступів, проектів рішень засідань, нарад, колегій, консультує з певних питань, редагує документацію, контролює дисципліну і дотримання регламентів.

Секретар-референт повинен відрізнятися діловитістю, високими організаторськими здібностями, зібраністю, вміти нейтралізувати конфлікти, вести ділові переговори, листування, забезпечувати грамотне складання графіка роботи керівника. Вітаються навички проведення візової підтримки, роботи з агентствами з бронювання залізничних та авіаквитків, готелів і т.п .; володіння комп'ютером та іноземними мовами, офісною технікою.

Помічник керівника - це найвищий ступінь в різновидах посад секретаря. Часто посадові обов'язки помічника керівника схожі з обов'язками секретаря-референта, крім того, в діяльність секретаря входять не тільки службові завдання начальника, а також координація ділової, а іноді частини особистому житті, управління відділом секретарів, водіїв. Помічник керівника повинен бути в курсі всіх нюансів роботи організації, брати участь у всіх бізнес-проектах начальника, керувати підготовкою до нарад і колегіям, презентацій і переговорів. Він відстежує ділову переписку керівника, вирішує безліч інших завдань і знаходиться на цілодобового зв'язку з керівником.

Офіс-менеджер - спірна посада, що включає обов'язки адміністратора і секретаря. Вважається, що багатьом компаніям бракує саме такого фахівця, обов'язками якого є організація роботи всього офісу, координація роботи кур'єрів, підрозділів, автопарку. А також в його обов'язки входить діловодство, прийом електронної пошти та факсів, дзвінків, забезпечення компанії канцелярськими товарами, подарунками, продуктами та ін. Звичайно, «є жінки в російських селищах», але все-таки одній людині складно здійснювати стільки операцій, а часто одночасно, виконуючи при цьому кожну з них якісно і повноцінно.

Може бути, ця посада може існувати в маленьких компаніях, де невеликий обсяг документообігу та закупівель, відсутня автопарк і багато інших ділянки роботи, і вона виручає роботодавців в деяких ситуаціях. Наприклад, за часів становлення бізнесу. Однак, коли компанія стає більшою, бізнес розростається, необхідно до цього питання підходити реалістичніше, переходити до найму вузькопрофільних фахівців, наприклад, адміністратора і діловода .

Діловодство є серйозним окремою ділянкою роботи. Від того, на якому рівні якості організована робота з документами, безпосередньо залежить порядок у самій компанії. Обов'язками діловода є вся робота з документами: отримання, реєстрація, сортування, доведення до керівників і виконавців вхідної документації; контроль якості виконання документів; робота з вихідними і внутрішніми, організаційно-розпорядчими документами; ведення архіву та бази даних компанії, договірна робота і т.д.

Тому для роботодавців дуже важливо наявність досвіду подібної роботи. Бажано, щоб кандидат на посаду секретаря мав досвід роботи в державних органах, так як там система діловодства налагоджена добре. І ідеальним варіантом буде, якщо кандидат раніше працював і в державних організаціях, і в комерційних. Претендент на вакантну посаду повинен вміти працювати на персональному комп'ютері, володіти офісною технікою, працювати з великим об'ємом інформації, бути зібраним, уважним і акуратним.

Coffee-lady. Ця посада в даний час введена тільки в деяких російських компаніях. А дарма. Якщо ви успішний бізнесмен і поважаєте своїх партнерів, то питання, кому і як краще подати каву під час переговорів, також важливий, як перша зустріч гостя або грамотне ведення переговорів по телефону. Буде незручно, якщо гостю замість червоного чаю секретар подасть зелений, а цукор покладе в чашку, перемішає і ложечку покладе біля блюдця. Якщо в чайній парі гуртки будуть від різних сервізів, а на склянці з водою будуть залишатися відбитки пальців. І тонкощів етикету ще багато. Це ціле мистецтво і їм займатися повинні професіонали. Тому, хто претендує на цю посаду потрібно мати досвід роботи в ресторані або спеціальну освіту.

Звичайно, не кожна компанія може собі дозволити ввести в штат повний перелік посад з відповідним функціоналом. Крім того, в рамках становлення і розвитку середнього та дрібного бізнесу в цьому немає необхідності. Але, покладаючи на секретаря різні додаткові обов'язки, потрібно пам'ятати про те, що додатковий праця повинна винагороджуватися. А також про те, що додаткова завантаженість може привести до прогалин в основній роботі.