Директор или главный бухгалтер уходит в отпуск: нюансы оформления

1. Оформление отпуска директора
2. Оформление отпуска главного бухгалтера
3. Нюансы оформления отпуска директора и главного бухгалтера

Директор и главный бухгалтер имеют такое же право на отпуск, как и другие работники. Однако оформления отпуска этих должностных лиц имеет свои особенности. Ведь в связи с их временным отсутствием возникает ряд вопросов: кто может исполнять обязанности директора и главбуха в случае их отсутствия, нужно о такой временную замену сообщать госрегистратора, налоговую и другие госорганы и т. Д. В консультации расскажем обо всех нюансы данной процедуры, которые могут возникать на практике.

Оформление отпуска директора

Сразу отметим, что законодательством этот вопрос недостаточно урегулирован. С директором (генеральным директором) заключается трудовой договор, поэтому он, как и другие сотрудники, является наемным работником. Поэтому процедура оформления ежегодного отпуска директора такова:

• отпуск предоставляется директору согласно графику отпусков (ст. 10 Закона № 504 ). График может утверждаться владельцем или уполномоченным им органом (например, самим же директором) совместно с профсоюзом (если она есть на предприятии);
• за две недели до начала установленного графиком срока кадровая служба направляет директору уведомление с указанием даты начала отпуска. Заявление работника о предоставлении отпуска не является обязательным документом. Однако на практике она подается, чтобы уточнить продолжительность ежегодного отпуска. Поэтому директор может тоже подать такое заявление, адресованное самому себе. В то же время в уставе юрлица может быть предусмотрен и иной порядок подачи заявления директором, например на имя председателя собрания участников ООО;
• издается приказ о предоставлении отпуска в 2 экземплярах. Приказ, как и заявление, директор тоже оформляет на себя. Полномочия директора на издание приказов (распоряжений) закрепляются в уставе (положении). Типовая форма такого приказа законодательством не установлена, поэтому директор может составить его в свободной форме, но с указанием обязательных реквизитов (см. Образец 1) *.

Что касается других видов отпусков (социальных, без сохранения зарплаты и т. Д.), То они предоставляются директору в таком же порядке, как и другим работникам, за исключением того, что директор оформляет такие приказы тоже на себя.

Оформить временного преемника директора можно путем:

• временного покровительства (замещения). Работник освобождается от своей основной работы и выполняет исключительно обязанности директора (п. 1 Порядка № 30/39 )
• выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. В таком случае работник будет выполнять обязанности директора без освобождения от своей основной работы (ст. 105 КЗоТ ).

В то же время Минсоцполитики в письме от 21.07.11 г.. № 590/13 / 84-11 указывает, что выполнение служебных обязанностей по более ответственной должности за временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями, является временным покровительством.

Мы считаем, что предприятие имеет право самостоятельно определять, какой вариант оформления временно исполняющего обязанности директора выбрать в таком случае. Ведь в законодательстве по этому поводу ограничений не установлено.

На кого можно возложить исполнение обязанностей директора?

Если процедура назначения исполняющего обязанности директора не предусмотрена в учредительных документах предприятия, то назначить временного преемника директор должен сам.

На практике чаще всего обязанности директора исполняет его заместитель, если помощника нет - руководитель структурного подразделения и т. Д. Советуем решить вопрос о назначении твои директора заблаговременно. Ведь директор может отсутствовать не только в период отпуска, но и, например, в связи с командировкой. В должностной инструкции работника, будет временно его заменять, желательно прописать этот момент.

Обратите внимание: нельзя принудительно положить на работника исполнения обязанностей директора. Надо обязательно получить его согласие.

На практике работник пишет заявление с просьбой оформить ему временное покровительство или временном исполнении обязанностей другого сотрудника. После издания такого приказа твои директора должен расписаться в нем (см. Образец 2) *.

В приказе о назначении твои директора можно установить:

• круг его полномочий - право подписи финансовых документов, бухгалтерской, налоговой отчетности;
• ограничения сумм совершенных им операций;
• размер доплаты за выполнение обязанностей руководителя и т. д.

Также временном директору следует выдать доверенность для представления интересов предприятия перед третьими лицами (например, для заключения хозяйственных договоров).

Важно! Выдавать дополнительно доверенность не требуется, если в соответствии с учредительными документами работник, замещающий директора, имеющего право действовать без доверенности.

Оформление отпуска главного бухгалтера

Как оформить отпуск и назначить временного заместителя бухгалтера?

Ежегодная и другие виды отпусков главного бухгалтера оформляется так же, как и для других работников (см. Образец 3) *. Однако, как и в случае с директором, на время нахождения главного бухгалтера в отпуске выполнения его обязанностей нужно кому-то поручить. Временное возложение обязанностей главбуха на другое лицо тоже можно оформить как временное замещение или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника (см. Образец 4) *.

На практике твои главбуха назначают его заместителя или рядового бухгалтера. В то же время предприятие имеет право привлечь и стороннего специалиста, заключив с ним срочный трудовой договор на время отпуска главбуха.

Нюансы оформления отпуска директора и главного бухгалтера

Нужно сообщать госрегистратора о временную замену директора / главбуха?

Нет, госрегистратора сообщать об этом необязательно.

Делать это необходимо в случае смены директора, то есть назначения директором другого лица. В п. 13 ч. 1 ст. 9 Закона № 755 сказано, что по желанию юрлица в ЕГР могут быть внесены сведения о лицах, которые могут совершать юридические действия от имени юрлица, в том числе и подписывать договоры (то есть такое лицо может действовать без доверенности). Проще говоря, данные о тво директора юрлицо может подать в ЕГР, если захочет. Но такое лицо указывается в ЕГР не вместо директора (данные о директоре остаются неизменными), а дополнительно как лицо, которое может действовать без доверенности.

Что касается главбуха, то здесь ситуация иная. Данные о главного бухгалтера в принципе не вносятся в ЕГР, поэтому нет необходимости информировать госрегистратора о его временную замену. Подавать информацию в ЕГР не нужно, даже если главбух уволился и назначен новый (правда, надо уведомить орган ДФС см. Об этом ниже). Однако юрлицо имеет право внести в ЕГР данные о главбуха и лицо, его заменяющее. В таком случае главбух (его временный заместитель) вносится в ЕГР тоже как лицо, имеющее право действовать от имени юрлица без доверенности ( п. 13 ч. 1 ст. 9 Закона № 755 ).

Нужно ли уведомлять орган ДФС по форме № 1-ОПП о временном заместителя директора / главного бухгалтера?

Нет, не нужно. Законодательством не установлена ​​обязанность представлять в орган ДФС заявление по форме № 1-ОПП (Приложение 5 к Порядка № 1588 ) В случае временной замены директора или главбуха.

Однако, по мнению ДФС, при назначении твои главбуха налогоплательщик должен в течение 10 дней уведомить об этом налоговый орган по форме № 1-ОПП (ЗРЕНИЕ, категория 119.06). Правда, из содержания этого разъяснения можно сделать вывод, что оно касается случаев, когда должность главбуха вакантна, а его обязанности временно исполняет другой человек. То есть когда это лицо действует до момента назначения главбуха.

Если же главбух отсутствует в связи с уходом в отпуск, сообщать о его временного заместителя нет необходимости. К тому же налоговики отмечают, что если руководитель и главбух отсутствуют по уважительным причинам, налоговую декларацию могут подписывать другие лица, уполномоченные выполнять обязанности руководителей на время их отсутствия. Но полномочия временных заместителей должны подтверждаться документально - учредительными документами, приказами, распоряжениями и т. Д. Эти документы подаются в контролирующий орган вместе с налоговой декларацией (ЗРЕНИЕ, категория 135.03).

Чтобы в ДФС не было претензий, рекомендуем дополнительно прилагать копию документа, подтверждающего полномочия временного заместителя директора или главбуха, отчетности, которую он подписывает.

Нужно переоформлять карточку с образцами подписей в обслуживающих банках?

Нет, не нужно, если лицо, замещающее, а не будет подписывать банковские документы вместо директора / главного бухгалтера. А вот образец подписи временного заместителя все равно придется подать в банк, чтобы он мог подписывать финансовые документы. Для этого нужно подать дополнительную карточку с образцом подписи твои директора / главбуха, заверенную в установленном порядке (п. 18.8, 18.11 Инструкции № 492 ).

Это важно: подлинность подписи на карточке юрлица нужно заверить нотариально. В населенных пунктах, где нет нотариусов, подлинность подписей представителей юрлица в карточке удостоверяется уполномоченными на это должностными лицами органов местного самоуправления (п. 18.8 Инструкции № 492 ).

Нужно выдавать сотруднику, который замещает, ЭЦП?

Да, нужно, если он будет подписывать во время своего покровительства, например, налоговую отчетность. Отчетность в электронном виде удостоверяется электронной подписью директора и главбуха. Поэтому на время их отсутствия у работника, который их заменяет, должен быть цифровой подписи.

Обратите внимание: временный заместитель не может пользоваться ЭЦП директора / главбуха. Для предоставления права подписи твои директора / главбуха должен обратиться в центр сертификации ключей и получить еще один ключ. При этом ключ директора / главбуха на период отпуска отменять не нужно.

О предоставлении права подписи (хотя и временно) другому лицу следует уведомить орган ДФС. Сообщение о новом сертификат открытых ключей для временного заместителя директора достаточно отправить в электронном виде (п. 11 разд. III Порядка № 557 ).

Что будет, если налоговая отчетность подписана лицом, о котором в орган ДФС не уведомили?

Подпись должностных лиц (в т. Ч. И цифровой) - один из обязательных реквизитов налоговой декларации ( ст. 48 НК ). Если орган ДФС не извещать о предоставлении права подписи другому лицу, то отчетность может быть признана поданной. Ведь в ней нет обязательного реквизита - подписи уполномоченного лица. А за непредставление декларации пп. 120.1.9 ПК предусмотрен штраф в размере 170 грн., за повторное нарушение в течение года - 1020 грн.

выводы

Директор и главный бухгалтер имеют право на ежегодный и другие виды отпусков, предусмотренные законодательством.

Процедура оформления отпуска директора и главбуха имеет свои особенности. Ведь даже если они будут временно отсутствующие на работе, их обязанности нужно кому-то поручить.

Для временного заместителя нужно оформить ЭЦП и сообщить об этом ДФС. Кроме того, следует подать в обслуживающий банк дополнительную карточку с образцом подписи временного заместителя. А вот уведомлять орган ДФС и госрегистратора о временную замену директора или главбуха не требуется.

Источник: Практическое руководство № 10.

* Образцы приведены в полной консультации.