Документальне оформлення списання основних засобів: протокол, форма акта, висновок комісії

1. Документальне оформлення списання основних засобів
2. Акт про списання
3. Форма ОС-4
4. Форми ОС-4а і ОС-4б
5. Протокол засідання комісії
6. Висновок комісії зі списання

У діяльності практично будь-який організації , Що має власне майно, може наступити ситуація, коли необхідно буде зняти з обліку основний засіб. Як правильно документально оформити даний захід і на що необхідно звернути увагу? Розглянемо таке питання більш детально.

Документальне оформлення списання основних засобів

Як і будь-який інший факт виробничо-господарської діяльності підприємства, списання основного засобу повинно бути обов'язково задокументовано. Саме на підставі цієї документації буде прийматися рішення про те, чи дійсно необхідно списувати об'єкт основного засобу, які заходи для цього потрібно буде провести і який можливий дохід компанія може отримати при ліквідації об'єкта.

Для відображення цієї інформації є встановлена законодавством документація, до якої відносяться ОС-4 і її два підвиди ОС-4а і ОС-4б. Хоча ці акти встановлені і регламентовані законодавством, їх використання не є абсолютно обов'язковим. Організація має право використовувати уніфіковані форми документів при списанні основних засобів або розробити самостійно інші форми, які повинні бути відображені в обліковій політиці підприємства і містити всі основні необхідні відомості.

Коли проводиться процедура списання основного засобу, на дану процедуру комісією складається відповідний акт, який обов'язково затверджується і підписується керівником компанії. Правильно оформлений акт списання передається співробітникам бухгалтерії, які на його підставі формують кореспондуючі проводки . Крім того, на підставі даного акту вносяться записи в інвентарну картку на об'єкт, яка буде зберігатися на підприємстві протягом п'яти років.

Акт про списання

Акт про списання основних засобів - це первинний документ, в якому фіксується факт господарської діяльності підприємства в частині вибуття об'єкта основного засобу. Саме на його основі будуть складатися відповідні проводки в бухгалтерському обліку і проводитися подальші дії по ліквідації об'єкта.

Організація має право скористатися запропонованими в законодавстві актами на списання основних засобів або на їх основі розробити власні бланки. При другому варіанті необхідно враховувати, що в ньому повинні міститися всі основні відомості, необхідні для грамотного відображення процедури. До таких даних належать найменування основного засобу і його інвентарний номер, причини списання, дата постановки та списання з бухгалтерського обліку.

Особливо необхідно відзначити наступний момент: в обов'язковому порядку в акті слід вказувати причину вибуття основного засобу з балансу підприємства. Ця інформація буде вноситися в автоматизовану програму з бухгалтерського обліку, а потім на її основі будуть формуватися відповідні проводки. Будь то недбале ставлення до об'єкта, його псування або розкрадання, результат впливу надзвичайної або стихійної ситуації, просте моральне старіння або фізичне зношення - причина повинна бути обов'язково вказана.

Списання основних засобів описано в відео нижче:

Форма ОС-4

Основним актом є форма ОС-4, призначена для списання основних засобів (крім автотранспорту ). У цьому документі зазначаються відомості про стан об'єкта на момент його списання (інвентарний номер, дата випуску, фактичний період експлуатації, первісна і залишкова вартість , Сума нарахованих амортизаційних відрахувань), а також індивідуальні характеристики, властиві цьому об'єкту (найменування, кількість, вміст дорогоцінних металів).

В кінці акту записується висновок комісії про те, що об'єкт необхідно списувати з тієї чи іншої причини. Окремо позначається інформація про те, які роботи необхідно провести при ліквідації об'єкта, які витрати при цьому підприємство понесе і що можна отримати від ліквідації об'єкта.

Завантажити безкоштовно бланк акту можна тут .

Приклад заповнення ОС-4

Акт про списання підписується всіма членами комісії та її головою, а потім затверджується керівником організації.

Форми ОС-4а і ОС-4б

Акт за формою ОС-4а призначений для списання автотранспортних засобів, які перебувають на балансі організації. Заповнення його аналогічно тому, як формується акт ОС-4, з тією лише відмінністю, що автомобіль, природно, матиме індивідуальні характеристики і параметри.

Завантажити дану форму в MS-Excel можна тут .

Зразок оформлення ОС-4а

Акт за формою ОС-4б призначений для того, щоб списувати не один об'єкт основних засобів, а цілу групу однорідних предметів. Параметри і графи даного акта аналогічні, як і в перших двох варіантах, тільки кожен об'єкт необхідно включати окремо.

Завантажити форму ОС-4б можна тут .

Зразок заповнення ОС-4б

Всі ці акти можна скачати в спеціальному законодавчому документі - Постанові «Про затвердження уніфікованих форм» від 21.01.2003 № 7. Їх використовують або в первісному вигляді без змін, або вносять необхідні корективи.

Проведення зі списання описані в відео нижче:

Протокол засідання комісії

Після того як акт на списання основного засобу складено, необхідно оформити протокол засідання комісії, який представляє собою документ, що містить інформацію про межах заходу і прийнятій за нього рішення. Даний протокол підписується всіма членами комісії та її головою і містить основні положення про те, хто виступав і з якого питання, і яке рішення було прийнято.

Протокол щодо списання основного засобу може виглядати наступним чином:

ПРОТОКОЛ

засідання комісії зі списання основних засобів

акціонерного товариства «Зірка»

04.08.2017г. № 4

Були присутні:

• Симонов С.А. - генеральний директор АТ «Зірка»;
• Свердлов К.С. - головний інженер;
• Іванов П.В. - начальник відділу матеріально-технічного постачання;
• Никифорова Т.І. - головний бухгалтер;
• Медведєва О.В. - секретар комісії зі списання.

Порядок денний

Списання верстата з числовим програмним управлінням для виготовлення труб ТБСУ.

слухали:

Свердлова К.С.

- на комісію по списанню основного засобу представлені документи на списання верстата з ЧПУ «Верона», 1997 року випуску, інв. №10480683, первісною вартістю 3,5 млн. Руб .;

Основний засіб оглянуто на місці його розташування. Воно в наявності, має 100% фізичний і моральний знос. Згідно з висновком фахівців - ремонтників (акт технічної експертизи від 01.06.2017 р) в результаті тривалої інтенсивної експлуатації обладнання виробило свій фізичний ресурс, а тому підлягає списанню.

Голосували: одноголосно

Постановили: дозволити списання верстата з ЧПУ «Верона», 1997 року випуску, інв. №10480683, первісною вартістю 3,5 млн. Руб.

Голова комісії С.А.Сімонов

Головний інженер К.С.Свердлов

Начальник відділу МТС П.В.Іванов

Головний бухгалтер Т.І.Нікіфорова

Секретар комісії А.В.Медведева

Висновок комісії зі списання

Висновок комісії зі списання об'єкта основного засобу може бути включено в акт на списання, а може бути оформлено у вигляді окремого документа або додатка до акта. Законодавством не встановлено, як саме має оформлятися такий висновок, а тому організація має повне право самостійно розробляти його форму.

У висновку повністю прописується інформація про те, які заходи були проведені, на підставі чого складався акт на списання, хто винен в непридатність основного засобу. В кінці обов'язково повинно бути вказано, як приклад, що висновок комісії наступне: «основний засіб має бути списано з балансу підприємства, оскільки його в подальшому його використання неможливо».

Ще більше корисної інформації про списання ОС знайдете у відео нижче: