Документальне оформлення та облік руху основних засобів

1. Облікова оформлення надходження та вибуття ОС
3. Капремонт ОС і його документальне підтвердження

Комерційні компанії та ВП ведуть господарську діяльність на підставі правильно оформлених первинних документів. Законодавство надало можливість вибору уніфікованих форм або самостійно розроблених підприємством «первинки». В основному використовуються форми документів, затверджені Держкомстатом, адже вони включені в усі бухгалтерські програми. У нашій статті піде мова про комісій із соціального страхування руху основних засобів.

Облікова оформлення надходження та вибуття ОС

Весь рух ОС в компанії має бути задокументовано. Надходження основного об'єкта вводять на підставі наступної «первинки»:

• ОС-1 - бланк, який використовується під час вступу будь-якого основного фонду, крім будівель і споруд (для них є актом ОС-1а);
• ОС-1б - форма, що застосовується для обліку групи однорідних об'єктів;
• ОС-14 - акт, за яким приймають ОС на склад для подальшого монтажу. ОС-15 є документом передачі основного засобу для монтажних робіт.

Залежно від умов приходу ОС, оформлена «первинка» на об'єкт супроводжується проводками:

• Дт08 Кт60 - надходження ОС від постачальника на баланс підприємства;
• Дт08 Кт98.02 - оприбуткування на безоплатній основі;
• Дт08 Кт75.01 - ОС внесено до статутного капіталу;
• Дт08 Кт07 - передача основного засобу для монтажних робіт.

Перераховані вище «первинка» служить підставою для відкриття інвентарної картки ОЗ-6 для кожного об'єкта або інвентарної картки групового обліку основних засобів ОС-6а. У ній подано характеристику об'єкта і повне пересування основного фонду. Підставою є акт прийому-передачі та технічна документація.

Важливо врахувати, що первинний документ заповнюється на кожен об'єкт окремо, виняток становить, якщо об'єкти об'єднані спільними характеристиками і вартістю.

Документальне оформлення основних засобів при процедурі списування або вибуття:

• Бланк ОС-1, вибуття ОС, крім будівель і споруд;
• Бланк ОС-1а, призначений для вибуття будівель і споруд;
• Бланк ОС-1б, призначений для вибуття групи основних фондів;
• Бланк ОС-4, для списання основних засобів, крім автотранспорту;
• Бланк ОС-4а, акт про списання автотранспорту;
• Бланк ОС-4б, списуються групи основних засобів, виключення автотранспортних машин;
• ТОРГ-12 може використовуватися при продажу або міни.

Причини вибуття можуть бути різними, незважаючи на це, проводки будуть для всіх випадків однаковими:

• Дт01В Кт01ОС - первісна вартість перенесена на рахунок вибуття;
• Дт02 Кт01В - списані амортизаційні нарахування.

У підтверджуючі документи про вибуття або списання ОС обов'язковим заповненням є причини ліквідації цього об'єкта.

Способи переміщення ОС і їх облік

Передача майна шляхом переміщення всередині організації без виділення на окремий баланс фіксується внутрішніми проводками:

• Дт01.03 «Цех №1» Кт01.03 «Цех№2» - переміщення ОС з цеху №1 в цех №2 за первісною вартістю;
• Дт02 «Цех №1» Кт02 «Цех№2» - нарахована амортизація.

Для передачі об'єктів з одного підрозділу в інший підрозділ, з виділенням на окремий баланс, вносять записи в інвентарну картку ОС-6 або ОС-6а. Для продовження правильного нарахування зносу інвентарну картку передають разом з обладнанням. У цій ситуації переміщення-надходження проводять наступними бухзапісямі:

1. У підрозділі компанії, з якої йде передача об'єкта:

• Дт79.01 Кт01.03 - переміщення ОС в підрозділ для внесення на окремий баланс за первісною вартістю;
• Дт02 Кт79.01 - відображений знос, переміщеного об'єкта.

1. У підрозділі компанії, переданого ОС на його баланс:

• Дт01.03 Кт79.01 - врахована первісна вартість ОС;
• Дт79.01 Кт02 - врахований нарахований знос на переданий об'єкт.

Потрібно врахувати, що переміщення основних об'єктів між своїми підрозділами вибуттям не вважається. Всі транспортні витрати на переміщення об'єкта відносять на виробничі витрати або витрати на продаж.

Капремонт ОС і його документальне підтвердження

Щоб почати процес капремонту основних фондів, необхідно приділити особливу увагу документального оформлення обліку основних засобів. Спочатку потрібно документально обґрунтувати потребу в проведенні капремонту ОС.

Для цього складається акт з перерахованими дефектами і несправностями. Потім для передачі в ремонт складається накладна на переміщення, якщо робота буде проводитися силами організації або акт прийому-передачі, якщо ремонтом буде займатися спеціалізована організація.

Відремонтований об'єкт повертається в організацію, обгрунтуванням служить акт здачі-приймання ОС-3, підписаний членами приймальної комісії та представником підрядної організації.

Підтверджуючі документи витрат на ремонт обладнання можуть бути:

• Документи по кошторису і документи технічного характеру;
• Акт про виконані роботи від підрядників;
• Товарна накладна на закупівлю необхідних матеріалів;
• Внутрішня «первинка» для використання МПЗ.

При проведенні капітального ремонту ОС, податкові органи особливу увагу приділяють на документальне підтвердження необхідності цього процесу.