Документообіг в організації: коли все на своїх місцях

1. Ви дізнаєтеся:
2. Чим електронний документообіг в організації відрізняється від звичайного
3. Як організувати електронний документообіг в компанії
4. Відсутність документа може привести до катастрофи
5. Ефективна організація документообігу на підприємстві: принципи і правила
6. Як здійснюється загальна організація документообігу на підприємстві
7. Проходження вихідних і внутрішніх документів
8. Робота з конфіденційними документами
9. Робота з листами і зверненнями громадян
10. Правильність оформлення документів довіряю людям
11. Схема документообігу в організації: маршрути руху
12. Головне - чітко розуміти, що ви хочете від ЕДО
13. 7 етапів, щоб грамотно автоматизувати документообіг в організації
14. Скільки коштує впровадити електронний документообіг в організації
15. Інформація про автора і компанії

Щоб керувати будь-якою компанією, потрібно оперативно і на високому рівні обробляти наявні документи. При цьому мається на увазі переміщення документації по всіх шляхах слідування: з моменту складання до потрапляння в архів. Сукупність усіх дій, пов'язаних з обробкою вхідної документації, називається документообіг в організації, про нього і піде мова нижче.

Ви дізнаєтеся:

• Що таке документообіг і навіщо він потрібен на підприємстві
• Які існують правила і принципи для безперебійного документообігу
• Яким чином влаштована система документообігу в організаціях
• Що таке електронний документообіг і в чому його відмінність від паперового
• Як поетапно впровадити електронний документообіг на підприємстві і скільки це буде коштувати

Що таке документообіг в організації та для чого він потрібен

Документообіг в організації - це переміщення документів від їх складання або одержання до кінця виконання або подальшої відправки.

Зауважимо, що в розкритті даного терміну акцент падає на словосполучення "переміщення документів", іншими словами їх повний цикл руху всередині організації (від відділу до відділу або від службовця до службовцю). Документообіг в організацііпроісходіт поопределённимі правилами, актуальними для неї. Тобто існують особливості організації документообігу.

Часто відбувається переміщення документів зверху вниз. При такій ситуації, начальник компанії сам отримує всі документи, а вже потім на свій розсуд вибирає тих, хто буде цим займатися. Але є й інший шлях руху документів, який є більш ефективним і швидше. Воно актуальне тоді, коли управління документооборотоморганізаціі налагоджено, існує чітке делегування між відділами і службовцями. В даному випадку основний обсяг документів потрапляє безпосередньо до виконавців. Процеси підписання, узгодження і ряд інших теж залежать від правил, прийнятих усередині організації, внутрішній документообіг організації не виняток.

Виходить, що документообіг в організації підпорядковується законам, за якими відбувається управління, він показує її переваги і недоліки.

Переміщення документів можна розбити на кілька етапів:

• отримання документів компанією, їх первісна обробка;
• перегляд і сортування;
• внесення документів в базу;
• спостереження за виконанням;
• обсяг робіт в інформаційно-довідковому напрямку;
• реалізація документів, оформлення, створення, коригування;
• відправлення або прилучення до справи.

Документопотік - це процес, при якому кілька документів, об'єднаних за деякими критеріями, рухаються одним і тим же шляхом.

У будь-якій компанії існують ось такі потоки документів:

• потік вихідної документації. Це такі документи, які йдуть в інші компанії;
• потоки внутрішньої документації. Даний вид складається в рамках компанії і використовується тільки всередині неї;
• потік вхідної документації. Включає в себе всі документи, які потрапляють в компанію.

У документопотока існують певні параметри:

• щільність;
• структура;
• зміст або певна спрямованість;
• напрямок;
• циклічність або режим.

Щільність документопотока - це той обсяг документів, який обробляється в конкретному пункті за означений час. При цьому враховуються абсолютно всі документи: будь-якого способу доставки, всіх способів складання. Наприклад, отримані по e-mail, прийняті факсом, доставлені людьми.

Структура документопотока, як правило, збігається з цілями і функціоналом входять до неї документів. Тут відбувається групування за певними ознаками, особливостям і класам.

Зміст документопотока - це повний перелік документів потоку з усією інформацією, що міститься в них.

Напрямок документопотока залежить від способів оцінки, ознайомлення, затвердження, прийому, виду обробки (є контроль чи ні, потрібно реєструвати чи ні, і так далі) і інших подій.

Циклічність або режим документопотока - це все ті зміни, які відбулися в області інформаційної навантаження за певний час. На дані зміни впливають багато циклічні фактори (результат, постановка задачі, сезонне зниження різних видів активності, робота компанії і ряд інших).

Обсяг документообігу в організації - це перелік документів, що потрапили в компанію, а також складених всередині неї, за якийсь конкретний час.

Величина документообігу в організації допомагає:

• визначити ступінь зайнятості служби документаційного забезпечення управління, а також керівника і секретаря;
• обчислити потрібну кількість службовців для діловодства;
• розрахувати актуальність використання механізованих і автоматизованих інструментів.

Таким чином, документообіг в організації демонструє зайнятість не тільки всіх управлінців компанії, але і інших співробітників.

Документопотоки діляться на кілька рівнів - перший і другий, для кожного існують свої правила організації документообігу. Документи, які потрапляють в компанію ззовні, нерідко складаються з документів, складених окремими людьми, різними компаніями та іншими організаціями. Усередині компанії документопотоки можуть включати в себе доповідні, службові записки, протоколи, документи розпорядчого характеру та багато інших.

Всі правила і принципи організації документообігу описані в статуті компанії, графіку документообігу організації, інструкціях, наказах, положеннях, структурах та інших актах, касающіхсяорганізаціі системи документообігу. Для того щоб процеси створення і роботи з документами здійснювалися в компанії за єдиним сценарієм, складається інструкція з діловодства.

Інструкція з діловодства повинна містити:

• методичні вказівки для взаємодії з документами;
• правила внесення документів в базу;
• вказівки на те, протягом якого часу не нищити файли і документи;
• критерії, за якими оформляються і пишуться справи;
• послідовність дій, пов'язаних з ліквідацією документів, наступного за актами комісії і вивчення описів;
• тимчасові рамки, правила і список осіб, відповідальних за відправку і роботу з документами;
• приписи, за якими керівництву повідомляється про те, на якому етапі перебуває робота з документами;
• правила, відповідно до яких, документи на час розглядаються окремо від справ;
• принципи створення номенклатури справ компанії, коригування та узгодження;
• закони, за якими відбуваються процеси зберігання файлів;
• шаблони і зразки документів, які використовуються в компанії;
• звід законів, дотримуючись яких, потрібно працювати з документами, всі попередні версії яких видаляються;
• вказівки на те, як підготувати документи перед здачею в архів.

При відсутності інструкцій з діловодства використовуйте «Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади" та "Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації".

Графік документообігу. Всі процеси, спрямовані на складання і розгляд документів, здійснюються виходячи з правил і часу, описаних в графіку документообігу у організації.

Даний графік складається в залежності від методів управління в компанії, її розмірів, кількості співробітників, напрямки роботи та інших аспектов.Представляет собою повний список здійснених робіт відділів компанії, а також кожного працівника, при цьому враховуються терміни і зв'язку.

Документообіг в організації входить в компетенцію працівників бухгалтерії, вони займаються архівом і всім, що з цим пов'язано. Поки організація не надто велика, все добре, але з ростом компанії, росте і документообіг в організації, що тягне за собою необхідність наявності певних навичок (визначення цінності, підготовка описів, спеціальна обробка і так далі).

Зазвичай за урахуванням документообігу в організації стежить один працівник, він, як правило, не володіє навичками, що дозволяють правильно оформити архів. Щоб виправити такий стан справ, багато організацій залучають фахівців і здають документи до них в архів.

У кожній великій компанії присутній архіваріус - професіонал, який займається архівом документів, що стосуються бухгалтерії. Але якщо архів розташований в значній віддалі від безпосереднього місця роботи, то це тягне за собою ряд складнощів.

Чим електронний документообіг в організації відрізняється від звичайного

Електронний документообіг (ЕДО) - це пересування документів, можливість здійснення роботи, ісключівпрімененіе паперових носіїв: реєстрація і введення документів, пошук документів, створення звітів, контроль виконання, ведення архіву і т.д.

Види електронного документообігу:

• технічний і технологічний;
• складський;
• в сфері управління;
• в сфері виробництва;
• в сфері бухгалтерії;
• в сфері секретності і конфіденційності;
• в сфері архіву;
• в сфері кадрів.

Іншими словами, електронний документообіг в організації має таку кількість видів, скільки існує різної діяльності. У зв'язку з цим спостерігається стрімкий розвиток ІС в області приватної організації системи документообігу.

Переваги електронного документообігу:

• Підвищення прозорості внутрішньої роботи підприємства: системи електронного документообігу в організації дарують керівництву можливість бачити, що відбувається з документом на всіх стадіях пересування. Плюс можна в секунди ознайомитися з будь-яким файлом, його творцем, тими, хто його відкривав і вносив зміни.

• Більш адекватне використання фізичного простору і техніки: тепер не потрібно витрачати місце на сервера, а також шафи, полиці і інші предмети, які використовуються для зберігання численних паперів. Виходячи з повної інформації про документ, його можна своєчасно видалити, коли прийде час. Все це призводить до звільнення приміщень та спеціальних електронних місць для зберігання інформації.

• Підвищення безпеки інформації та документів: навіть якщо з якихось - то причин файли пошкодилися або видалені, центральна база своєчасно зберігає копії всіх документів. А якщо файл поміняв місце зберігання, то його все одно можна швидко і легко знайти.

• Економія часу: не доведеться витрачати дорогоцінний час на пошук паперів, яких не виявилося на призначеному місці. Навіть якщо документи згорять у пожежі, у центральній бази завжди є резервні копії.

• Зниження витрат на роздруківку, поштові марки, конверти та пересилання: тепер всі ці процеси замінює електронна відправка документів.

• Підвищення рівня задоволеності службовців і керівників: психоемоційний стан співробітників поліпшується в результаті оптимізації щоденних робочих процесів. Замість того, щоб займатися рутинною роботою, пов'язаною з перебиранням паперів, працівники виконують інші процеси. У свою чергу керівництво має більше можливостей для контролю співробітників.

• Більше гнучкості щодо фізичного місцезнаходження співробітників: відкриваються широкі можливості віддаленої роботи з будь-якої точки на карті. Не потрібно годинами чекати того, що документ йде до вас з сусіднього будинку.

• Ведення особистої історії кожного файлу і супутньої документації: СЕД дає можливість в лічені секунди регулювати взаємодії між покупцями і продавцями. Досить просто відкрити кілька файлів на комп'ютері.

Проблеми впровадження системи електронного документообігу:

• Забезпечення достовірності документів за допомогою юриспруденції (стане не актуально після вступу в силу закону стосується електронного підпису).

• Небажання деяких керівників розвиватися. Особиста нелюбов до всього прогресивного і нового, в тому числі роботі з комп'ютером. Стара технологія організації документообігу цілком влаштовує.

• Необхідність працювати з паперами всередині різних компаній, з якими відбувається постійна взаємодія.

• Регулярні структурні реформації всередині компанії, низький розвиток бізнес-процесів.

• Небажання персоналу знайомитися з новим, проходити навчання, підвищувати кваліфікацію. Страх перед впровадженням електронних процесів, які роблять діяльність співробітників прозорою для керівників.

Як організувати електронний документообіг в компанії

З чого почати організацію електронного документообігу в компанії, ви дізнаєтеся зі статті-інструкції від редакції журналу «Комерційний директор».

Відсутність документа може привести до катастрофи

Володимир Калінін,

зам. голови правління компанії CostManagementGroup

Мудрий керівник обов'язково повинен створити наказ, в якому будуть відображені працівники, відповідальні за оформлення документів. Персонал зобов'язаний з повагою ставитися до рахунків, актів, приписів і іншим паперів. Якщо цього не спостерігається, то будьте готові до: халатності співробітників, покаранням від контролюючих органів. Наприклад, податкова накладає штраф, якщо в наявності немає відповідного документа, який стосується вкрай низькою суми.

Неправильне складання або повна відсутність будь - якої паперу може негативно відбитися на вас і вашої компанії, в разі відстоювання своїх інтересів в суді. Ось мій особистий приклад з життя.

Після того, як постачальник надав нашій компанії товари неналежної якості, ми написали заяву в арбітражний суд. Але в процесі формування пакету документів з'ясувалося, що у нас немає оригіналу акта приймання-передачі товарів, а в копії була допущена помилка.

Щоб здобути перемогу в суді, нам потрібен був цей документ. На його відновлення знадобилося витратити чимало часу і переживань. Якби спочатку документообіг в організації був в порядку, то таких витрат вдалося б уникнути.

Ефективна організація документообігу на підприємстві: принципи і правила

Щоб документообіг в організації здійснювався оперативно і без зайвих енерговитрат, він повинен проходити відповідно до деякими правилами / принципами. До принципам організації документообігу можна віднести:

• зменшення рівня, на якому засвідчуються документи;

• створення правил переміщення документів, об'єднаних за певними ознаками;

• конкретні інструкції з описом завдання, осіб її виконують, термінів, даних на реалізацію;

• мінімізацію відділів, через які переміщується документ, ліквідацію повернення паперів в ті відділи, в яких вони вже були, тільки якщо це не пов'язано з діловими вимогами;

• ліквідацію недоцільних погоджень, це повинно відбуватися одночасно на різних рівнях, тоді організація документообігу на підприємстві стане ефективною;

• завчасну сортування документів (призначених для керівника, спрямованих заступникам, розроблених для конкретних відділів). Цим займаються помічники керівника або секретар - референт;

• внесення документів в базу один раз (всі документи повинні реєструвати тільки одного разу: отримані - під час вступу, відправлені і внутрішні - при написанні);

• обробку всіх документів в службі документаційного забезпечення управління.

Оптимальний документообіг в організації можливий за умов, описаних нижче:

- чітка постановка тимчасових рамок при написанні і розгляді документів, які прописуються в співвідношенні з завданнями виробничого маркетингу;

- застосування єдиної системи кодування документів, угруповання відповідно до класів, а також загальних принципів їх виправлень;

- визначення документації з точки зору роботи з інформацією і матеріально - технічної бази.

Основними правилами організації документообігу є:

- єдині принципи руху і обробки головних видів паперів;

- мінімізація відділів, якими пересувається документ, виключити повторні переміщення;

- скорочення часу на проходження документом всього циклу шляху.

Використовуючи на практиці дані приписи, з'являється можливість втілити головний принцип служби діловодства в області організації - спільно займатися однорідними процесами в сфері технології. Паперові та / або електронні документи повинні відповідати загальним правилам надання інформації.

Як здійснюється загальна організація документообігу на підприємстві

Проходження і порядок виконання вхідних документів

Документопотік отриманих документів включає:

• претензії и звернення громадян;
• паперу, что Прийшли від різніх компаний рамках Здійснення спільніх завдання;
• документи з держ. ОРГАНІЗАЦІЙ, наділеніх властью, а такоже з тих, що стоять вищє службовими східцямі;
• паперу з нижчестоящих відомств, что стосують Запитів, обліків та звітів.

При отриманні документів загальна організація документообігу компанії ґрунтується на діях:

• напрямок відповіді;
• вивчення керівниками;
• внесення в базу;
• ознайомлення та сортування;
• початкова обробка;
• прийом документів;
• реалізація рішень, прийнятих посадовою особою.

Чітко видно порядок організації документообігу. При складанні відповіді, разом з документом слід прикріплювати матеріали, виходячи з яких він створювався. Такий крок дозволить виключити спілкування з виконавцем і зробить роботу керівника більш ефективною. Підшивку всіх матеріалів і документа робить канцелярський працівник або секретар - референт на самому заключному етапі. Таким чином, організація документообігу установи дарує цілий ряд переваг.

Розгляд документів керівництвом організації і структурних подразделенійобичнопроісходітветот же день, але документи, які є терміновими, вивчаються відразу по приходу. Ведення документообігу в організації відбувається з урахуванням деяких правил.

Після того, як керівник вивчив документи, він пише про результати в резолюціях. Де, стосовно будь - якого документа, пишеться повний перелік дій для виконавця. Далі оригінал передається тому виконавцю, якого назвали першим, а для інших робляться копії.

Документи, які заносяться в базу, і які ні, позначають штампом, який вказує на факт реєстрації, а також записують час отримання і дату.

На етапі початкової обробки документи структуруються по відділах, для яких призначені. Документи, які не потрібно заносити в базу, готуються для відправлення до адресата, всі інші - додають в базу. Документи для відділів розкладаються за назвами, а після потрапляють до їх секретарям. Документи для керівників направляються до секретаря - референта або в канцелярію.

Як правило, в невеликих компаніях початкової обробкою отриманих паперів займається секретар - референт або секретар.

Первісна обробка вхідної документації потрібна для того, щоб приготувати документи для кінцевого адресата, а також убедітья у вірному адресу доставки і збереження того, що всередині. Звертається увага на те, щоб конверт був непошкоджений, потім його відкривають і перевіряють чи все в наявності. При відсутності чого-небудь або механічних пошкодженнях, відправник вводиться в курс.

Прийом вхідної кореспонденції, неважливо хто кінцевий одержувач, піддається обробці в канцелярії або секретарем - референтом.

Попередній розгляд документів, що надійшли здійснюється для сортування паперів, адресованих керівництву. Для економії часу керівників, ці документи уважно вивчаються до того, як потрапити до них на стіл. До керівництва повинно доходити тільки 20% від усіх документів, вони містять інформацію безпосередньо для керівництва або вимагають його втручання.

Спочатку адресат повинен отримувати термінові документи, а всі інші повинні вивчатися в цей же день, коли отримані. На всіх документах необхідна присутність ПІБ виконавця, коду структурного підрозділу.

Виконання резолюції проводиться тими особами, які в ній позначені. Якщо потрібно, то весь процес здійснення робіт відповідно до документа відображається на іншій стороні картки реєстрації. Поки папір не виконана, вона лежить в робочій папці того, хто над нею працює.

Проходження вихідних і внутрішніх документів

Мова йде про види документів, які мають на увазі відповідь, таких як ініціативні листи, відмови, пропозиції, побажання, прохання, згода і ряду інших.

Пересування відправленого документа має ряд етапів:

• внесення в базу і відправка;
• твердження;
• узгодження, якщо потрібно завірення;
• роздруківка і створення проекту.

Засвідчення і узгодження можна здійснити швидше, якщо вислати копії зацікавленим людям і компаніям. Потім перенабрати документ з урахуванням їх побажань.

Готовий документ передається секретареві - референту, який переглядає його на предмет оформлення, присутності вкладень і відповідних матеріалів, за якими документ писався. Якщо знайдені невідповідності, то документ віддають виконавцю назад. Після дотримання всіх правил документ потрапляє на підписання до керівника. Якщо останній робить правку, то документ переробляється.

Після підпису документи потрапляють в базу, а потім йдуть в канцелярію або до секретаря для подальшої відправки. Тут їх розкладають по адресам, запечатують, якщо потрібно оголошують вкладену вартість, повністю готують і віддають на пошту. При цьому всі документи відправляються в той же день, що і отримані.

Якщо говорити про внутрішні документи, то можна виділити такі стадії:

• попередня підготовка;
• коригування;
• узгодження;
• завірення;
• підпис;
• реалізація.

У отриманих і відправлених документів спостерігається збіг шляхів переміщення на стадіях реалізації, коригування та підготовки. Але окремі види документів всередині компанії нерідко користуються своїми шляхами. Наприклад, розпорядження і накази потрапляють до відділу до юристів; до протоколів не потрібно робити проект, а документи, адресовані керівнику, направляються безпосередньо в його кабінет.

Протоколи і накази додає в базу секретар або канцелярський працівник, робить численні копії, передає їх в усі відділи. Будь-які внутрішні документи (довідки, зведення, листи, записки і так далі), слідом за вивченням їх відповідним працівником, прикріплюються до справ або відправляються в відділи.

Робота з конфіденційними документами

Якщо в документах міститься комерційна і / або службова таємниця, то їх називають документами конфіденційного характеру.

У великих і середніх компаніях такими документами займається начальник канцелярії, а на маленьких - секретар - референт.

Щоб взаємодія працівників з конфіденційними документами здійснювалося адекватно, необхідно забезпечити наступні три умови:

• видавати під розпис працівникові документи даного виду більш ніж на два робочих дня;

• здійснювати відправку цих документів всередині і поза компанією тільки за згодою керівництва;

• взаємодіяти з таким документами в спеціально підготовленому для цього кабінеті, в який можуть потрапляти тільки мала кількість службовців.

Конфіденційні документи вносяться в спеціальну базу, а також містяться в спеціальних приміщеннях або в закритих сталевих шафах. Найпотрібніші документи рекомендується класти в сейфи і / або захищати сигналізацією та / або охороною.

В кінці роботи документи конфіденційного змісту проглядаються і віддаються в сховище. Якщо з якоїсь - то причини виявлена ​​пропажа документа, то про це терміново інформується керівництво.

Обов'язок керівників - познайомити працівників з законами взаємодії з документами конфіденційного характеру. Новачки ставлять підпис в «Зобов'язанні про нерозголошення службової таємниці», у відповідності з усіма правилами компанії. Відбувається інформування про адміністративну, кримінальну або іншу відповідальність в рамках законів РФ.

Робота з листами і зверненнями громадян

Дані процеси значно відрізняються від решти діловодства і здійснюються окремо. Секретар-референт або інший працівник, що займаються питаннями громадян, повинні проводити андеррайтинг цих документів.

На плечах керівників лежить особиста відповідальність в сфері роботи з листами і зверненнями громадян. В їх обов'язки входить постійне вдосконалення цих областей і доскональне їх вивчення.

Всі папери, надіслані громадянами, мають бути отримані, вивчені, додані в базу в той же день, що і прийшли.

Якщо громадянин прийшов безпосередньо на прийом, то вся інформація від нього (усна і письмова) заноситься в базу.

Після того, як документи були додані в базу, вони потрапляють до керівника. Відповідно до закону і всіх викладених обставин, керівник виносить рішення. Якщо рішення негативне, то воно обґрунтовується посиланням на законодавчий акт або інший документ, а також в ньому описуються причини відмови. Негативне рішення обов'язково складається в письмовому вигляді.

Керівництво має відповідати громадянам якомога швидше, але в залежності від складності запитань. Цей процес обов'язковий для контролю, вся відповідальність за нього на керівниках.

Зазвичай скарги і заяви, в рамках яких не потрібно розглядати додаткові моменти, вирішуються за два тижні після отримання. У разі додаткового вивчення обставин, можливо збільшення періоду на рішення, але не більше ніж на тридцять днів з дня отримання.

Звернулася громадянин інформується щодо вирішення його питання у відповідності з усіма обставинами і законами РФ. Якщо дана компанія не компетентна дати відповідь заявнику, то зобов'язана протягом п'яти днів повернути відправнику (із зазначенням куди звернутися) або передати в компетентну організацію.

Правильність оформлення документів довіряю людям

Ігор Тарасов, ген. директор і власник ТОВ «Алтіка», Казань

Особисто у мене документами і надходженням їх в потрібний час займаються бухгалтер, менеджери і ком.діректор. Всім нашим партнерам і клієнтам ми демонструємо свій договір, складений юристами і спирається на судову практику. На моїй пам'яті не було випадків, в яких ми б не знайшли компроміс. Тому зазвичай наш документ підписують без проблем, або ми разом робимо якісь правки і переходимо квзаімовигодному співпраці.

У зв'язку з тим фактом, що ми працюємо по всіх регіонах РФ, бувають ситуації, коли проблематично отримати назад рахунок - фактури і накладні. Щоб їх стало набагато менше, стали виробляти розрахунок з транспортними компаніями тільки після того, як вони надають нам рахунок - фактури і накладні з позначкою, що покупець товар отримав.

Я перевіряю документи рідко, тільки у випадках гострої необхідності. В середині кожного місяця наш бухгалтер звіряє документи, отримані від клієнтів, з документами переданого їм товару. Коли чого - щось не дістає, він спілкується з менеджером, який працював в даному випадку.

Схема документообігу в організації: маршрути руху

Щоб зробити маршрути руху для всіх документів максимально ефективними, створюються спеціальні схеми. Вони являють собою незамінний додаток, яке входить в інструкцію з документаційного забезпечення управління.

Естьтрі основні форми організації роботи з документами:

• змішана;
• централізована;
• децентралізована.

Змішана форма застосовується в величезних компаніях, де заплутана структура і значний документообіг в організації. Централізована форма використовується на маленьких підприємствах, де документообіг в організації відповідний. А децентралізована форма актуальна для компаній, де весь список дій здійснюється в структурних підрозділах.

Головне - чітко розуміти, що ви хочете від ЕДО

Михайло Єгоров, керівник IT-департаменту групи компаній «РосАгро», Москва

Досягнення результату майже завжди спирається на вірно позначені вимоги. У нас працював фінансовий директор - справжній професіонал, завжди був в курсі всіх тонкощів роботи з системою документообігу в організації.

Так він вимагав зрозуміло і лаконічно, а відділ IT успішно втілював його вимоги. Маршрути, за якими проходили документи, контролював співробітник IT, він освоював програму і, спираючись на інформацію, отриману від фінансового департаменту, створював докладні маршрути будь-якого документа.

7 етапів, щоб грамотно автоматизувати документообіг в організації

Якщо ініціатива в даному питанні не йде від керівництва, то можливість впровадження ЕДО прагне до нуля. Процес автоматизації умовно складається з двох частин: безпосередньо процесу і звіту. Щоб отримати відмінно функціонує версію документообігу в організації, діректорунужно залучити до роботи менеджерів відповідальних за потрібні технічні процеси.

При автоматизації організації системи документообігу існують такі основні етапи.

Етап 1. Що автоматизувати

В першу чергу впроваджувати ЕДО потрібно в бухгалтерію та відділ, який займається фінансами, так як найбільше різних документів осідають саме в цих місцях. З - за великих обсягів, співробітники часто не мають можливості вчасно обробляти дані документи, в результаті страждають всі бізнес - процеси.

Етап 2. Опис бізнес-процесів

Перед впровадженням ЕДО уважно ознайомитись з поточними бізнес - процесами всієї компанії. Щоб це зробити, потрібно щоб керівники відділів детально описали шляху, які у них проходять документи, а також розповіли про всі свої процесах, пов'язаних з бізнесом. Після цього малюється таблиця з цих даних, а потім визначається завдання і ті, хто її вирішить.

Етап 3. Планування

Тут створюється план, за яким буде здійснюватися робота, розраховується кількість ресурсів, встановлюються тимчасові рамки тощо. Цим займається фінансовий директор, керуючі відділами, і директор інформаційного відділу.

Етап 4. Вибір IT-рішення

Якщо ми говоримо про великі компанії або холдингах, то впровадження ЕДО обійдеться дорого і займе тривалий час, навіть при автоматизації декількох процесів.

На маленьких підприємствах, в яких і документообіг відповідний, для оптимізації документообігу в організації можна обмежитися звичайною базою даних (Access, Excel або інший). IT - відділ повинен вибрати який доступ співробітники матимуть: всередині локальної бази даних, всередині спеціально розробленого сайту і так далі.

Найголовніші документи краще зберігати в обмеженому доступі. Виходить, що в невеликих компаніях не потрібно витрачати багато коштів, все дешево і просто.

Етап 5. Реалізація

Всіма процесами, що стосуються впровадження, зазвичай займається керівник проекту. Від генерального директора потрібно визначити:

• тимчасові рамки, за які документи долають всю загальну систему електронних погоджень;

• критичні точки, де здійснюються конкретні зміни в системі пересування документів.

Стежити за впровадженням ген. директору потрібно «за відхиленнями», а значить знадобляться такі дані:

• число відгуків системи на певний документ;
• дані про затримку документів в який - то конкретній точці.

В результаті ефективність ген. директора збільшується, а навантаження на нього знижується.

Етап 6. Завершення

У цьому місці відбувається тестування системи, потрібно уважно все ще раз вивчити, щоб побачити і усунути проблеми, пов'язані з автоматизацією. Це останній етап, на якому можна позбутися від помилок в автоматизації.

Етап 7. Контроль використання системи

На цьому етапі головне завдання - усунути всі помилки, які були виявлені користувачами в процесі експлуатації. Програма повинна бути популярна серед працівників.

Скільки коштує впровадити електронний документообіг в організації

Остаточна ціна проекту по впровадженню ЕДО в компанії може мати відчутні відмінності від початкової вартості. Сюди входять такі витрати:

• на супровід;
• на впровадження;
• на ліцензії (ключі).

Не варто забувати про те, що при забезпеченні документообігу організації можуть виникнути незаплановані витрати, наприклад, на програмне забезпечення, операційну систему, електроніку і так далі. Природно це призведе до подорожчання місця работніка.Помніте про момент, що стосується навчання персоналу (курси, конференції, семінари, навчальні посібники, навчальні матеріали і так далі).

Підвівши підсумки, відзначимо, що документообіг в організації - це невід'ємний інструмент на шляху ефективного управління та постановки задач.Чем більше у компанії партнерів і клієнтів, тим більше у неї документообіг.

При складній структурі всередині компанії, важче здійснювати документообіг в організації. А значить, щоб зробити андеррайтинг всієї системи, облік документообігу організації, слід вивчити всі компанії і суб'єкти, з якими вона працює.

Інформація про автора і компанії

Володимир Калінін, заступник голови правління компанії CostManagementGroup, Москва. Компанія CostManagementGroup працює на ринку п'ять років. Займається створенням систем управління промисловими підприємствами, інвестиційною діяльністю, розробкою стратегій розвитку муніципальних утворень, надає консультаційні послуги в області управління промисловими активами. За час роботи компанія реалізувала 11 проектів. Співпрацює з 12 регіонами Росії. Чисельність працівників - 50 осіб, в тому числі топ-менеджери, які мають 5-8-річний досвід роботи на великих промислових підприємствах.

Ігор Тарасов, генеральний директор и власник ТОВ «Алтіка», Казань. ТОВ «Алтіка» Створено в 2001 году. Основний вид діяльності - оптова торгівля сировиною для кондитерського та молочного виробництва: рослинними вершками «Спокуса» і молочними продуктами тривалого терміну зберігання. Партнери підприємства - понад 200 виробників кондитерських і молочних продуктів Поволжя, Уралу та Сибіру. Штат - 23 людини.

Михайло Єгоров, керівник IT-департаменту групи компаній «РосАгро», Москва. Група компаній «РосАгро» створена в 1995 році. Сьогодні цей агропромисловий холдинг розвиває три напрямки: цукрове, масложирової і сільськогосподарське. До групи компаній входять сім цукрових заводів, чотири елеватори, комбікормовий завод, портовий елеватор, два масложирових комбінату і чотири олійноекстракційних заводу в Білгородській, Воронезькій, Ростовській, Тамбовській областях і Краснодарському краї.