Документообіг в ногу з часом. Як і навіщо бізнес переводить акти МХ в електронний вигляд?

1. Віддаємо на зберігання?
2. думка експерта
3. Оформляємо акти МХ електронно по букві закону
4. Думки експертів: Levi's і Askona
5. Що буде далі?

26.04.2018

Російський бізнес планомірно йде від використання паперу: впроваджує системи CRM, ECM (і не тільки), переводить процеси в електронний вигляд. Природним стало відправляти і приймати документи через сервіси обміну . Що найцікавіше, колишні страхи і побоювання, пов'язані з правомірністю застосування електронних документів, розсіюються.

Цікаві в цьому відношенні торгові компанії, де за день проходять близько сотень, а то і тисяч операцій. Тут «народжуються», відправляються і чекають свого підписання електронні договори, рахунки-фактури та інші документи. Однак про можливість обміну деякими специфічними видами документів в електронному вигляді, зокрема актами серії МХ, представникам ритейлу відомо не так багато. У своїй практиці я не раз стикалася з такою реакцією клієнтів, коли вони здивовано запитували: «А що, так можна було?». Звичайно можна. Давайте розбиратися, звідки «ноги ростуть».

Віддаємо на зберігання?

Часто у торгових організацій немає власних складів для зберігання продукції, тому вони використовують площі, наприклад, логістичних компаній. Які документи виникають на даному етапі, в чому специфіка роботи з ними і чи можна перевести їх в електронний вигляд?

Уніфіковані форми первинної документації з обліку продукції, товарно-матеріальних цінностей (далі - ТМЦ) в ​​місцях зберігання припускають близько 21 форми. Законодавство не забороняє переводити їх в електронний вигляд. Але окремої уваги заслуговують МХ-1 і МХ-3, від паперових версій яких будь-яка сучасна компанії прагне швидше позбутися через їх величезних обсягів.

СВ відповідно до п. 1 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 року №402-ФЗ (ред. Від 31.12.2017) «Про бухгалтерський облік» (Далі - №402-ФЗ) кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом. МХ-1 (акт про прийом-передачу товарно-матеріальних цінностей на зберігання) і МХ-3 (акт про повернення товарно-матеріальних цінностей, зданих на зберігання) не є цінними паперами, на відміну від складських свідоцтв, але служать, як мінімум, для обліку та звітності. Організація-зберігач ТМЦ, що здійснює свою діяльність за договорами зберігання, на підставі МХ-1 і МХ-3 веде журнал обліку товарно-матеріальних цінностей, зданих на склад (форма МХ-2). Аналогічно і поклажедателю (організація, чиї ТМЦ знаходяться на зберіганні) вони потрібні для ведення звітності.

Приймання і здача матеріалів завжди оформляється документально. Однак, подібні операції не спричиняють змін фінансових показників ні в бухгалтерському, ні в податковому обліку як в складі доходів, так і в складі витрат, при цьому відсутність операцій доведеться відстоювати в суді.

Тільки уявіть ситуацію: біля магазину десятки торгових точок, в день завершуються близько ста операцій з відвантаження продукції зі складу в роздрібні точки і назад. Варто врахувати, що не весь товар реалізується і його необхідно знову повертати на зберігання. Яка кількість паперових документів виникає? Сказати «багато» - не сказати нічого. На кожну партію складається акт прийому-передачі на зберігання (при надходженні) і акт повернення (при відправці в магазини), до того ж вантаж супроводжують накладна ТОРГ-12 (або деяких випадках може бути ТОРГ-13), рахунок-фактура, транспортні накладні , сертифікати якості та інші документи.

Співробітники складу оформляють акти МХ при прийнятті та відвантаження вантажу, підписують документи з двох сторін: комірник та представник організації, яка здає ТМЦ на зберігання. Складається акт у двох примірниках для кожної сторони.

Як магазину, комірнику і іншим задіяним в цьому процесі особам позбутися лавини паперових документів? Я задала це питання своєму колезі, який безпосередньо спілкується з представниками бізнесу та підтверджує їх зацікавленість в ЕДО.

думка експерта

Ігор Толпиго, керівник проектів Synerdocs:

Оформляємо акти МХ електронно по букві закону

В листі від 12.09.2016 року №03-03-06 / 2/53176 Міністерство фінансів вказало, що види можливих електронних підписів, що використовуються при оформленні первинних документів, встановлюються федеральними стандартами бухобліку. Оскільки на даний момент такого стандарту немає, платник податків може використовувати будь-яку електронну підпис при оформленні первинних облікових документів, дотримуючись при цьому вимоги Федерального закону №63-ФЗ «Про електронний підпис».

Відповідно до статтею 9 пунктом 2 №402-ФЗ до обов'язкових реквізитів первинного облікового документа відносяться:

• його найменування;
• Дата складання;
• назву організації укладача;
• зміст факту господарського життя;
• величина натурального і (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
• найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) угоду, операцію і відповідального (відповідальних) за її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за оформлення події, що відбулася;
• підписи осіб, передбачених пунктом 6 цієї частини, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб.

Таким чином, заборони на переклад документів серії МХ в електронний вигляд не існує, проте вони повинні містити всі необхідні реквізити і підписи.

Оформляючи МХ в електронному вигляді або відправляючи його як неформалізовані документ, наприклад, у форматі PDF, пам'ятайте, що для візування необхідні сертифікати електронного підпису для обох підписантів.

Отже, які вигоди від перекладу МХ в електронний вигляд отримує компанія?

• Значна економія паперу.
• Менше часу на заповнення, відправку і пересилку.
• Швидкі коригування і зниження кількості помилок.
• Зручність роботи і зберігання. При необхідності можна знайти будь-який документ, вивантажити, роздрукувати і подати до контролюючих органів.
• Повне виключення втрати документів.

Думки експертів: Levi's і Askona

В теорії все виглядає гладко. А як йдуть справи на практиці? Уявляю два яскравих приклади, взятих знову ж з торгової галузі.

Перший приклад про російський філія американської компанії Levi's®, де вже приготувалися до старту обміну МХ-1 і МХ-3. Що очікують співробітники і керівництво Levi Strauss & Co від цього кроку?

Микола Соломатніков, Спеціаліст з логістики:

Якщо Levi's тільки планує стартувати обмін, то компанія Askona, навпаки, вже активно відправляє МХ в електронному вигляді. І це наш другий приклад. Про те, як найбільша фабрика по виробництву анатомічних матраців в Східній Європі, лідер індустрії товарів для сну в Росії, відмовилася від паперових МХ, розповідає ІТ-директор Катерина Удальцова.

Що буде далі?

У чому кінцева мета перекладу документів в електронний вигляд? Адже не тільки в тому, щоб йти в ногу з часом? Зрозуміло, перехід на ЕДО дозволяє вибудувати процеси таким чином, щоб будь-які операції проводилися в один клік (в ідеалі), люди не витрачали час на роботу з папером, кадрові та фінансові ресурси були оптимізовані. Вже сьогодні через сервіси обміну відправляють і отримують безліч видів документів, в тому числі і акти МХ. Але навіть незважаючи на це, відсоток «йдуть в ногу з часом» компаній залишається малий. Причин кілька: хтось не в курсі, що можна перевести деякі види документів в електронний вигляд; хтось все ще побоюється ЕДО; хтось просто звик працювати з папером і не поспішає змінювати підвалини.

Проте, діловий світ робить спроби і кроки назустріч цифрового майбутнього, і як показують приклади Levi's® і Askona, навіть специфічні процеси можуть бути автоматизовані.

Автор: Аліса Муратова, аналітик Synerdocs