ЕГАИС 3.0: як і коли почати роботу, особливо в 1С
У 2018 року розпочався поетапний перехід на третю версію обміну документами з ЕГАИС, яка включає в себе помарочний облік алкогольної продукції. Учасникам алкогольного ринку необхідно перейти на формат обміну ЕГАИС 3.0. Повноцінний помарочний облік алкоголю в програмах «1С» знаходиться на етапі розробки, але основні процеси вже реалізовані.
І тим, хто бере участь в алкогольному товарообігу, рекомендується заздалегідь задуматися, як з мінімальними зусиллями реалізувати роботу за новими вимогами держави.
Як буде працювати ЕГАИС 3.0
Для того, щоб почати роботу з системою ЕГАИС, насамперед необхідно придбати Джакарту (JaCarta) і електронний підпис. В особистому кабінеті на сайті ЕГАИС користувач може отримати код ФСРАР (код торгового об'єкта в ЕГАИС) і завантажити універсальний транспортний модуль (УТМ) вже третій версії.
Головною особливістю третього формату обміну даними ЕГАИС, як раніше вже згадали, є «помарочний облік» алкоголю. Така система дає можливість відстежити легальність алкогольної продукції не тільки в оптових продажах, але і в роздрібних.
При форматі ЕГАИС 2.0 виробники й оптовики застосовували серійний облік акцизних марок. Вони видавалися не до конкретної пляшці, а до випущеної партії. Через це відбувалася плутанина в роздробі, так як невідомо подальший рух продукції. В результаті одна пляшка могла бути на залишках в декількох роздрібних точках. Саме з цією метою держава вводить помарочний облік.
У новій версії всю алкогольну продукцію, отриману від постачальника, недостатньо буде просто звірити з накладної, отриманої через ЕГАИС: потрібно буде також просканувати кожну акцизну марку для фактичної відповідності залишків на складі організації залишкам в ЕГАИС.
Застосування ЕГАИС 3.0 означає, що роздрібні магазини і заклади громадського харчування зобов'язуються сканувати коди марок з кожної пляшки при прийомі алкоголю і при реалізації. Відповідно, штрих-коди всіх пляшок будуть вказуватися як в актах постановки на баланс, так і в актах списання.
ЕГАИС - це єдина державна автоматизована інформаційна система. Вона призначена для державного контролю обсягів виробництва і руху товару алкогольної продукції. Іншими словами, ЕГАИС - це база даних, яка містить повну інформацію про проведені і реалізованих алкогольних напоях на всій території РФ.
При третьому форматі обміну даними ЕГАИС буде неможливо поставити на баланс алкоголь, якщо він числиться у кого-то на залишках.
Швидше за все, оптовики і виробники при відвантаженні алкоголю не будуть сканувати кожну пляшку алкоголю, а перекладуть ці обов'язки на роздріб. Пересортиця і постановка на баланс надлишків буде допускатися.
Терміни переходу на ЕГАИС 3.0
Впровадження даної системи буде відбуватися в кілька етапів: тестування, перехідний період і промислова експлуатація.
Перший етап - тестовий - вже пройшов. Документи приймалися до березня як другий, так і третій версії. Маркіровану продукцію дозволялося проводити і відвантажувати із зазначенням неповного кількості марок. Крім цього державні органи не відстежували наявність марок на залишках інших організацій.
Другий етап безпосередньо включає в себе перехід. Федеральна служба з регулювання алкогольного ринку в РФ повідомила про перенесення терміну переходу на 3 версію формату до 15 березня 2018 г. З цієї дати другий формат версії обміну просто відключений. Нагадаємо, що раніше служба попереджала, що ЕГАИС буде підтримувати прийом документів тільки в третій версії формату вже з 1 березня 2018 г. Але, по-перше, не у всіх програмних продуктах до цього терміну була підтримана дана можливість, а також надходили численні прохання учасників обороту про відстрочку.
Підтримка версії обміну ЕГАИС 2.0, а саме прийом та передача накладних відключена 15 березня 2018 року в 12-00 (МСК). При цьому всім учасникам системи автоматично проставляється ознака можливості прийому накладних версії 3 формату. Надалі будуть прийматися тільки накладні версії 3 формату.
За раніше спрямованим накладним версії 2 також передбачається можливість направлення актів прийому / відмови / розбіжностей з другою версією формату.
Експерти відомства також нагадують, що в даний час накладна третьої версії не вимагає обов'язкового зазначення значень федеральних спеціальних або акцизних марок по продукції, що відвантажується, а за помилки і недоліки в документах, звітах роздрібних учасників карати поки не будуть.
Але вже з липня всі без винятку учасники товарообігу алкоголем перейдуть на помарочний облік.
Виробники алкоголю в звітах про виробництво стануть присвоювати штрих-коди кількості вироблених пляшок. Третя версія не дозволить відвантажувати продукцію із зазначенням неповного кількості марок, а також дублювати марки. Поставити на баланс продукцію, з штрихового коду якої був продаж або інше списання, стане неможливо.
ЕГАИС 3.0 в «1С: Підприємство 8»
На поточний момент вже випущені конфігурації з частковою (формальної) підтримкою формату 3.0 в частині отримання і прийому товарно-транспортних накладних (ТТН):
- «1С: Підприємство 8», версія 11.4.2.139 і версія 10.3.47.1;
- «1С: Комплексна автоматизація 8" версії 2.2.4.185 і 2.4.2.139, 1.1.98.1 »;
- «1С: Роздріб 8», версія 2.2.7.37;
- «1С: Управління нашою фірмою 8», версія 1.6.13.58;
- «1С: Бухгалтерія підприємства 8», версія 3.0.59.43.
В даних конфігураціях реалізований обмін як вхідними, так і вихідними товарно-транспортними накладними, що підтримує версію 3.0. Однак якщо постачальники виставили ТТН до 15.03.2018, відповідно, в форматі 2.0, а підтвердження робимо вже після цієї дати, то відповідь автоматично відправляється в форматі 2.0. Всі інші операції з обліку алкогольної продукції в даних конфігураціях залишаються без зміни, тобто без поштучного обліку. Це допустимо на етапі переходу.
Якщо необхідний повноцінний поштучний облік алкогольної продукції, то розробники «1С» випустили ознайомчі версії конфігурацій «1С: ERP» - версія 2.4.3, «1С: Kомплексная автоматизація 8», версія 2.4.3, і «1С: Підприємство 8», версія 11.4.3, з повною підтримкою помарочного обліку. Це тестові версії з можливістю вивчення повної системи версії ЕГАИС 3.0.
Для того, щоб почати облік із застосуванням нової системи, необхідно оновити ПЗ товарного системи і версію УТМ. Для зчитування акцизних марок необхідно придбати 2D-сканер.
Довідник штрих-коди упаковок товарів призначені для зберігання акцизних марок і ієрархії маркування упаковки. Дані в довідник будуть записуватися автоматично після перевірки продукції з ТТН ЕГАИС (входить) і при упаковці або розпакування коробів і палет.
ЕГАИС не встановлює єдиного формату маркування палет і коробів, тому вони маркуються учасниками ринку самостійно.
З цією метою в «1С: ERP», «1С: Підприємство 8», «1С: Комплексна автоматизація 8» для товарознавців або комірників, в користуванні яких знаходиться принтер етикеток реалізований механізм генерації штрих-кодів з типом SSCC, CODE 128, G81 і т .п. Для генерації потрібно мати власні префікси GS1, серійні номери підбираються автоматично.
У ТТН ЕГАИС реалізована можливість генерації серії номенклатури в ручному і автоматичному режимі, а якщо ведеться облік по серіях, то вказівка серії - обов'язковий елемент.
Зіставлення номенклатур в більшості випадків відбувається в ТТН (входить). Якщо алкогольна продукція порівняна з номенклатурою підприємства «1 до 1», то позиція номенклатури буде автоматично заповнена в документі. Однак якщо з одного алкогольною продукцією пов'язано кілька номенклатур підприємства, то колонка «Номенклатура» залишиться незаповненою. В цьому випадку номенклатуру доведеться зіставити вручну. В інших документах ЕГАИС зіставлення відбувається навпаки, тобто зіставляється номенклатура підприємства з реалізованої номенклатурою ЕГАИС.
Схема руху при ЕГАИС 2.0 для роздрібних продажів була наступна.
1. Алкогольна продукція надходить від постачальника на склад (Регістр №1).
2. Потім переміщається в торговий зал (Регістр №2).
3. Для помарочного обліку в дію вводиться новий регістр - Регістр залишків №3.
Якщо в період тестового режиму і перехідного дані регістри вестимуться паралельно, допускаються розбіжності між кількістю пляшок в партії на залишках і кількості марок, прив'язаних до партії, то з 01.07.2018 року по помарочной продукції переклад залишків і постановка на баланс по Регістру №2 відключається .
матеріали газети «Прогресивний бухгалтер» , Квітень 2018