Електронний архів кадрових документів

  1. ЗАВДАННЯ
  2. Рішення:

ЗАВДАННЯ

Основним завданням кадрової служби є облік і документальне підтвердження процесів, пов'язаних з роботою співробітників. Відомості, що містяться в наказах про прийом на роботу, кадрові призначення та звільнення, трудові договори та інших кадрових документах, є підставою для визначення трудового стажу і розміру пенсії, необхідні при перевірках Державної інспекції праці та для інших цілей.

Час надання відомостей з кадрових документів законодавчо регулюється. Наприклад, роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подання письмової заяви працівника видати йому копії документів, пов'язаних з роботою (ст. 62 ТК РФ), а співробітники Державної інспекції праці можуть без попередження прибути з перевіркою і витребувати добірку документів (Положення про Державну інспекції праці, затв. Наказом Федеральної служби з праці та зайнятості від 28 грудня 2009 р № 412). Тому перед кадровою службою стоїть завдання організації впорядкованого зберігання масиву кадрової документації і швидкого пошуку необхідних відомостей.

Відповідно до законодавчих вимог (Наказ Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558) організації зобов'язані зберігати кадрові документи до 75 років, а деякі - постійно. Завдання пошуку архівних відомостей значно ускладнюється в організаціях з кількістю персоналу, що вимірюється тисячами, і / або існуючих десятки років (що діяв ще за часів СРСР). В таких організаціях часто діють окремі служби для роботи з архівними фондами, які займають величезні площі, для пошуку потрібних документів необхідно чимало часу і високі ризики втрати або псування оригіналів документів, а кількість щорічних звернень до архівних кадровим відомостями може обчислюватися тисячами.

Крім того, у великих організаціях в процесі управління персоналом створюється безліч неформалізованих кадрових документів (навчальні програми та матеріали, характеристики співробітників, опитувальні листи та ін.), Які необхідно централізовано зберігати і швидко знаходити при необхідності.

Рішення:

Корпорація ЕЛАР пропонує рішення «Електронний архів кадрових документів», яке представляє собою програмно-апаратний комплекс для завантаження, зберігання і управління електронними та скан-копії паперових документів, інтегрований з кадрової обліковою системою підприємства. В рамках реалізації рішення виконується масова оцифровка кадрових документів минулих років і заповнення системи електронного архіву створеним інформаційним ресурсом.

Основною метою впровадження рішення є підвищення ефективності роботи кадрової служби за рахунок скорочення часу на обробку запитів щодо надання документально підтвердженої інформації, пов'язаної з трудовою діяльністю співробітників, і зниження частоти звернень до архіву паперової кадрової документації.

Програмно-апаратний комплекс

Рішення будується на базі системи зберігання та управління документами підприємства (ЄСМ-системи), яка забезпечує зберігання електронних документів різних типів і форматів. Система забезпечує управління електронними документами на протязі всього життєвого циклу від їх завантаження в сховище до утилізації: документи систематизуються і класифікуються, налаштовуються сервіси пошуку документів, ведеться контроль термінів зберігання, виконується аудит дій користувачів і змін документів.

Пошук інформації в електронному архіві здійснюється з будь-яких атрибутів документа: табельний номер, ПІБ співробітника, тип документа, підрозділ, часовий період і ін. Також підтримується повнотекстовий пошук по вмісту розпізнаних електронних документів. Пошук і завантаження документа для обробки виконується протягом декількох секунд. Це значно прискорює формування і друк збірки документів і підготовку запитаних довідок.

ECM-cистема підтримує пряме управління скануючим обладнанням і системами зберігання даних. Можлива модернізація і масштабування системи за рахунок підключення додаткового обладнання, збільшення загального обсягу оброблюваних і збережених електронних документів, розширення складу виконуваних функцій.

Підтримується оперативний розрахований на багато користувачів доступ до електронного архіву з регламентацією доступу на рівні розділів зберігання будь-якого документа в цілому або його фрагмента. Кожна дія користувачів автоматично протоколюється, що дає широкі можливості для контролю і аналізу роботи співробітників.

Забезпечення захисту персональних даних і конфіденційної інформації

Для забезпечення захисту персональних даних (відповідно до Федерального закону від 27.07.2006г. № 152-ФЗ) в електронному архіві налаштовуються права користувачів: від можливості повного перегляду, анотування і друку документів співробітниками відділу кадрів до обмеженого перегляду фрагментів документів менеджерами з персоналу, бухгалтерами і іншими уповноваженими співробітниками, яким в роботі потрібно звернення до документу-джерела. Для інших користувачів доступ до кадрової інформації закритий. Крім того, всі дані в електронному сховищі зберігаються в спеціальному мета-файлі, який неможливо переглянути в інших програмах.

Система електронного архіву сертифікована ФСТЕК РФ по НДВ-4 і дозволена до застосування в автоматизованих системах до класу захищеності 1Г включно.

У рішенні використовується модуль захищеного друку, що містить сервер друку, спеціалізоване програмне забезпечення і підсистему авторизації (на основі ідентифікації за відбитками пальців, PIN-коду, магнітному пропуску та ін.). Цей комплекс значно знижує ризики «витоку» персональних даних, оскільки кадрові документи роздруковуються тільки в присутності уповноважених співробітників.

Інтеграція з кадровими обліковими системами

Інтеграція кадрових облікових систем і електронного архіву дозволяє підвищити ефективність роботи кадрової служби за рахунок скорочення часу обробки кадрових відомостей.

Широкий набір програмних засобів дозволяє проінтегрувати систему електронного архіву
з будь-якими обліковими, HRM і ERP системами. Це дозволяє користувачам зі звичного інтерфейсу кадрової програми по облікового запису переглянути копії документів-підстав, роздрукувати їх в разі необхідності за лічені секунди. Працювати зі скан-копії документів також можна у власному інтерфейсі системи електронного архіву.

Для автоматизації взаємодії електронного архіву та кадрової облікової системи використовуються спеціальні технології, значно прискорюють обробку документації. До таких технологій, зокрема, відноситься використання штрих-кодів. Наприклад, з кадрової програми 1С: ЗУП друкується наказ про надання відпустки зі штрих-кодом, що згенерував програмою. Документ підписується всіма сторонами, сканується і скан-копія завантажується в електронне сховище, в якому автоматично розпізнається нанесений штрих-код і формується зв'язок з відповідним записом у кадровій програмі. Після цього з інтерфейсу 1С: ЗУП можна переглянути скан-копію наказу в сховище або по документу зі сховища перейти до пов'язаної облікового запису в кадровій ІС.

Після завантаження копій документів в електронний архів частота звернень до паперових оригіналів значно знижується. Це дозволяє зменшити ризики втрати і псування оригіналів документів, розвантажити робочі місця кадрових співробітників від зайвої паперової документації. Також з'являється можливість вивезти архів паперової документації з основного офісу і знизити витрати на його утримання.

Використання електронного архіву в роботі служби управління персоналом

Крім кадрового документаційного обліку в процесі управління персоналом великих підприємств створюється безліч неформалізованих документів: психологічні характеристики співробітників, навчальні матеріали, соціологічні опитування, результати оцінки професійних якостей персоналу та ін. Такі документи також можна завантажити в електронне сховище.

СЕА дозволяє формувати єдині пакети документів, пов'язаних з навчанням, оцінкою, атестацією персоналу для документаційного обґрунтування прийняття кадрових рішень.

Керівникам департаментів, начальникам відділів, фахівцям з навчання та іншим уповноваженим співробітникам налаштовуються права доступу до подібних документів в СЕА для спільної з кадровою службою роботи з управління персоналом.

Масова оцифровка документів минулих років

Для ефективного використання системи електронного архіву необхідно наповнити його скан-копіями паперових кадрових документів. Мінімально необхідний обсяг документації (типи, кількість, термін давності) для оцифровки визначається на етапі експертизи. Він залежить від внутрішніх потреб кадрової служби, частоти запитів довідок, виписок і копій документів та інших факторів. Одночасно визначається кількість індексованих полів, необхідних для ефективного пошуку даних. Таким чином, можна оптимізувати обсяги, терміни і вартість виконання робіт з оцифрування, а також визначити черговість сканованих документів і справ.

Роботи з масового скануванню архіву паперових документів можуть виконуватися на виробничих майданчиках Корпорації або на території Замовника. В останньому випадку використовуються мобільні бригади фахівців зі сканування.

Всі роботи виконує висококваліфікований персонал по спеціалізованим технологіям. Зокрема, застосовуються технології по захисту персональних даних. Наприклад, на етапі індексування зображення розділяється на частини і фрагменти з даними одного типу (прізвища, імена, паспортні дані або ін.) Приходять для обробки одного оператора, дані іншого типу - до іншого. Таким чином, ніхто не бачить цілісну інформаційну картину оброблюваного документа.

Висока якість результатів робіт досягається за рахунок багатоступінчастої системи контролю якості і спеціальних технологій. Наприклад, при ручному розпізнаванні документів одне зображення приходить на обробку двох операторам, а контролююча програма порівнює введені ними дані. У разі розбіжності правильність даних підтверджує висококваліфікований співробітник.

В результаті масової оцифровки виходить електронний інформаційний ресурс (скан-копії документів і індексна база), готовий до завантаження в електронне сховище.

Перспективи розвитку рішення

Модернізація і масштабування рішення здійснюється

  • з ростом підприємства,
  • з введенням Спільного центру обробки кадрової документації (наприклад, для територіально розподілених і холдингових структур),
  • для зберігання документів інших служб організації (бухгалтерія, договірний відділ, підрозділи, що забезпечують основні бізнес-процеси і т.д.).

За запитом Замовника можлива розробка автоматизованих систем для HR-процесів підбору, атестації, навчання персоналу на платформі електронного архіву.

переваги:

  • Підвищення ефективності роботи кадрової служби за рахунок скорочення часу обробки кадрової інформації та зниження обсягу паперового документообігу.
  • Зниження навантаження на профільних фахівців HR-підрозділів.
  • Швидкий пошук документів по будь-яким атрибутам (табельний номер, ПІБ співробітника, підрозділ, тип документа, часовий період і інші) і в режимі повнотекстового пошуку, формування і друк збірки кадрових документів.
  • Довготривале зберігання електронних документів протягом строків, передбачених законодавством, з автоматичним повідомленням відповідальних співробітників про закінчення строків зберігання.
  • Забезпечення захисту персональних даних за рахунок програмного обмеження доступу до них, настройки прав користувачів, використання спеціалізованого модуля захищеного друку.
  • Зниження ризиків псування і втрати оригіналів кадрових документів.
  • Скорочення витрат на утримання архіву паперової кадрової документації.