ERP система 1С: облік робочого часу
зміст:
1. Облік робочого часу співробітників. зразок
2. 1С 8. Облік робочого часу: призначення графіка роботи
3. 1С: індивідуальні графіки роботи. Відхилення від планового робочого часу
1. Облік робочого часу співробітників. зразок
Функціонал програми 1С: ERP дозволяє вести облік робочого часу співробітників, а це дозволяє сформувати табель за уніфікованою формою Т-13 (форма 13) і розраховувати оплату праці співробітників - почасових на підставі введеної первинної інформації. Розповімо, що необхідно зробити в програмі для автоматичного обліку робочого часу співробітників, які необхідно врахувати моменти.
· Для кожного дня вказати, чи є він робочим, суботою, неділею, передсвятковим або святом;
· Оформити перенесення вихідного на інший день.
Навіть якщо календар був заповнений або відредагований вручну, то завжди можна повернутися до передбаченого в постачанні програми варіанту, заповнивши його за замовчуванням однойменною кнопкою.
Крім того, в програмі 1С: ERP є можливість використовувати одночасно кілька виробничих календарів. Цією можливістю слід скористатися, наприклад, якщо в програмі одночасно ведеться облік по організаціях або підрозділах, що знаходяться в різних регіонах з різним складом святкових днів.
2. 1С 8. Облік робочого часу: призначення графіка роботи
По-друге, режим робочого часу співробітників в програмі задається шляхом призначення їм певного графіка роботи. Для цього попередньо заповнюються загальні графіки, які можна призначити співробітникам на невизначений термін при прийомі на роботу. Згодом співробітнику можна призначити інший загальний графік.
Загальні графіки роботи описуються в довіднику Графіки роботи співробітників.
У постачання програми передбачено один стандартний графік - п'ятиденка, але можна додати і заповнити власні графіки, за якими працюють співробітники підприємства (шестиденка, змінні і т. Д.).
Для того щоб не доводилося заповнювати графік вручну (вводити на кожен робочий день кількість годин), можна вказати основні його властивості, і він заповниться автоматично. При цьому після автоматичного заповнення його як і раніше можна відредагувати. Наприклад, відкоригувати свята для шестидневки (т. К. Виробничий календар, за яким заповнюються графіки, відповідає п'ятиденці).
Графіки заповнюються на конкретний рік, і перед настанням чергового року слід дозаповнити на нього використовуються графіки. Попередньо слід переконатися, що на цей рік вже заповнений виробничий календар.
Якщо в налаштуваннях кадрового обліку було зазначено, що використовується робота на неповній ставці, то є можливість налаштувати графік неповного робочого часу.
При складанні графіка неповного робочого часу можна використовувати як вид часу Явка, так і види часу, спеціально передбачені законодавством для відображення таких режимів роботи.
В налаштуваннях складу нарахувань і утримань можна вибрати можливість оплачувати нічні та / або вечірні години. При таких налаштуваннях можна запланувати в графіку роботу в такий годинник поряд з роботою в денний час (явкою). При цьому години роботи в денний час (явку) слід вказувати без урахування нічних і вечірніх годин. Якщо робота в нічний або вечірній час трапляється у позаплановому порядку і немає можливості заздалегідь її передбачити у графіку, то факт такої роботи можна відобразити за допомогою табеля.
Якщо в налаштуваннях складу нарахувань і утримань була обрана можливість оплачувати додаткові перерви для годування дитини, то з'являється можливість запланувати такі перерви в графіку.
В цьому випадку співробітникам, які працюють на такому графіку, за вказану кількість годин буде автоматично нараховано оплату, розрахована за середньогодинної заробітку.
Співробітники з погодинною оплатою праці можуть виконувати роботи, які оплачуються за різними ставками протягом місяця або навіть дня. У співробітників працюють вахтовим методом оплачується час, проведений на вахті і на «базі».
У зв'язку з цим крім передбачених в постачанні програми видів часу, які можна запланувати в графіку роботи (явка, нічні, вечірні, перерви для годування), є можливість описати і запланувати власні види часу, що використовуються на підприємстві.
Для цього в настройках розрахунку зарплати має бути зазначено, що на підприємстві використовується кілька видів часу в графіку роботи.
Всі види часу описуються в класифікаторі «Види робочого часу», в який можна додати і власні. При цьому в графіку роботи можна запланувати тільки ті види часу в якості основного виду часу, в яких вказано один з перерахованих вище, а також поставляється вид Вахта.
У постачання програми класифікатор вже заповнений деякими видами використання часу. У тому числі тими, якими позначаються відсутність співробітників. Для кожного виду часу заповнене коротке позначення (код), за допомогою якого цей вид виводиться в друкарські форми і вводиться в розглянуті далі документи. При необхідності його можна змінити.
Для нарахування оплати за власні види часу недостатньо додати їх до класифікатора видів часу. Необхідно також налаштувати нарахування для їх оплати, в яких слід використовувати поставляються показники часу.
3. 1С: індивідуальні графіки роботи. Відхилення від планового робочого часу
По-третє, це те, що в системі є можливість уточнити графік індивідуально для співробітника на конкретний місяць документом «Індивідуальний графік».
У деяких випадках передбачений для співробітників графік роботи може бути короткостроково змінений. Наприклад, при змінній роботі може знадобитися на певний місяць заздалегідь поміняти деяким співробітникам місцями вихідні та робочі дні.
Для відображення таких ситуацій в програмі передбачений документ Індивідуальний графік. Після його реєстрації норма часу буде визначена за його даними, а не за загальним графіком, призначеного співробітнику.
По-четверте, відхилення робочого часу від планового
1. При роботі співробітників в святковий або вихідний день, де можливі дві ситуації:
· Робота виконується за наказом поза графіком роботи співробітника;
· Робочий день за графіком співробітника припав на державне свято.
Якщо в налаштуваннях складу нарахувань і утримань обрана можливість реєструвати і оплачувати роботу в святкові і вихідні дні, то для відображення цих ситуацій в програмі стають доступні, відповідно:
· Документ Робота у вихідні і свята, яким реєструється сам факт позапланової роботи у вихідний або святковий день. Оплата такої роботи проводиться при подальшому нарахуванні зарплати за допомогою нарахувань Оплата роботи у святкові і вихідні дні або оплата роботи у святкові та вихідні дні без підвищеної оплати (якщо надаються відгули);
· Нарахування Доплата за роботу в святкові дні (денний час), яке автоматично виконується при нарахуванні зарплати, якщо робочий час за графіком співробітника (загальним або індивідуальним) потрапляє на свято. Якщо використовується робота в нічний або вечірній час, то створюються також окремі нарахування для їх оплати в свято.
2. Для реєстрації понаднормової роботи, яка оплачується за перші дві години роботи не менш ніж у півтора разу, а за наступні години - не менш ніж у подвійному розмірі, в програмі передбачений документ «Робота понаднормово». Він доступний, якщо можливість оплати понаднормової роботи обрана в налаштуваннях складу нарахувань і утримань.
Документом реєструється сам факт понаднормової роботи. Оплата такої роботи проводиться при подальшому нарахуванні зарплати за допомогою нарахувань «Оплата понаднормових годин» або «Оплата понаднормових годин без підвищеної оплати» (якщо надаються відгули).
3. При підсумованому обліку робочого часу нормальна тривалість робочого часу встановлюється в цілому на обліковий період (рік, квартал і т. П.). При цьому можливі ситуації, коли співробітники переробляють понад передбачену для облікового періоду норми. Таке надурочний час при підсумованому обліку називають переробками. Для розрахунку і реєстрації таких перероблених годин в програмі призначений документ «Реєстрація переробок». Він доступний, якщо в настройках складу нарахувань і утримань обрана відповідна можливість. Після заповнення та реєстрації документа, зареєстровані годинник переробок будуть оплачені при нарахуванні зарплати за останній місяць облікового періоду. Для цього передбачено нарахування Доплата за переробки при підсумованому обліку робочого часу.
Примітка
У документі Звільнення є можливість при звільненні працівника оплатити годинник, перероблені після закінчення останнього оплаченого облікового періоду.
4. Не завжди є можливість точно запланувати, скільки саме годин (і якого саме виду часу) співробітники будуть працювати. Для таких випадків в програмі передбачений документ табель робочого часу - форма Т-13. З його допомогою можна уточнити кількість відпрацьованих годин, спочатку передбачених графіком роботи, зареєструвати нічні, святкові, надурочні години і власні види часу. Крім того, їм можна зареєструвати і час неявки співробітника. Однак, незважаючи на це, для оплачуваних неявок в програму обов'язково слід вводити розглянуті раніше документи (відпустки, лікарняні і т. П.), Щоб розрахувати і нарахувати за цей час оплату. Простий табель обліку робочого часу слід вводити після введення всіх таких первинних документів і до остаточного нарахування зарплати.
Примітка
Як вести табель обліку робочого часу. Табелем НЕ передбачається реєстрація робочих днів замість вихідних, передбачених графіком і навпаки. Така зміна режиму роботи слід узгоджувати з співробітниками заздалегідь і планувати на наступний місяць (наприклад, за допомогою індивідуального графіка). Або ж оплачувати позапланову роботу у вихідний в підвищеному розмірі та реєструвати її саме як роботу у вихідний, а не звичайну явку.
Якщо ж на підприємстві не прийнята така дисципліна ведення обліку робочого часу, то в настройках розрахунку зарплати є можливість відключити перевірку відповідності фактичного часу плановому.
5. Крім табеля, фактично відпрацьований час в програмі можна реєструвати документами Дані для розрахунку зарплати, попередньо налаштувавши необхідний Шаблон введення вихідних даних. У шаблоні слід зазначити види часу, які потрібно реєструвати. Зареєстроване документом час повністю замінює собою час, заплановане в графіку. Цю можливість зручно використовувати, наприклад, якщо передбачається введення даних користувачем, відповідальним за облік певного виду часу. Наприклад, старший по торговому залу вводить дані про час роботи співробітників в залі і на касі. Також за допомогою цього документа можливе введення часу зведено. Для цього при налаштуванні шаблону слід встановити прапорець. В цілому за період. В такому випадку в документі можна буде вводити кількість днів і годин в цілому за вибраний місяць, без деталізації по днях.
6. Відсутність співробітників на робочому місці реєструються документами, що реєструють відпустки, відрядження, лікарняні і т. П.
Якщо перед розрахунком зарплати не будуть введені документи, реєструють відхилення від графіка, то буде вважатися, що співробітник повністю відпрацював належний за графіком час.
Цієї інформації програмою досить для автоматичного формування уніфікованої форми табеля обліку робочого часу (Т-13), розрахунку погодинної оплати праці та середнього заробітку.
У програмі передбачено формування друкованої форми табеля обліку робочого часу за уніфікованою формою Т-13.
Звіт будується за даними про планове графіку співробітника (загалом або індивідуальному) і про зареєстрованих відхиленнях від графіка. Також враховуються дані, зареєстровані документами уточнення фактично відпрацьованого часу.
Фахівець компанії ТОВ «Кодерлайн»
Світлана Шереметьєва.