Форми і формати електронних документів. В чому різниця?. Synerdocs

1. Що таке формати електронних документів?
2. .XML - єдиний формат облікових документів
3. Форма електронного документа - не їсти його формат
4. Обов'язкові та рекомендовані формати і форми електронних документів

Питання про те, чим відрізняється форма електронного документа від формату, з'явилися з тих самих пір, коли Федеральна податкова служба дала добро на використання в податковому обліку електронних первинних документів. Сталося це більше трьох років тому. Проте, дані поняття плутають досі. Давайте розбиратися, що є що.

Що таке формати електронних документів?

Щоб відповісти на це питання, почнемо з невеликою класифікації. Весь перелік документів, які використовуються сьогодні в організаціях, можна розділити на дві групи:

1. Документи, які можна використовувати і в паперовому, і в електронному вигляді (товарна накладна ТОРГ-12, рахунок-фактура, універсальний передавальний документ, акт виконаних робіт, рахунок на оплату, договір поставки і ін.).
2. Документи, які дозволено застосовувати виключно на папері (копія рахунку-фактури, що надається агентом принципалу, товарно-транспортна накладна (ТТН), декларація відповідності та ін.).

В даному випадку нам цікаві документи першої групи, які за законодавством дозволено створювати, передавати і зберігати в електронному вигляді. Правда, варто мати на увазі, що до форматів деяких електронних документів закон пред'являє жорсткі вимоги, так само як і до форми ряду електронних документів.

.XML - єдиний формат облікових документів

Всі електронні документи (далі - ЕД), які застосовує ваша організація в роботі, поділяються на формалізовані і неформалізовані.

ЕД, формат яких чітко описаний і визначено законодавством, називаються формалізованими. До них відносяться: рахунок-фактура, накладна ТОРГ-12 і акт виконаних робіт.

Всі інші ЕД (рахунки на оплату, листи, довіреності, паспорта угоди і ін.) Є неформалізованими. Особливих вимог до їх форматам не існує. Форма даних електронних документів так само не важлива.

Формалізовані документи створюються за форматами ФНС. На сьогоднішній день для електронних оригіналів законодавчо затверджений єдиний формат - .XML, для відсканованих копій - .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.

Що цікаво: є обов'язковий до застосування формат електронного рахунку-фактури, який відповідає вимогам ФНС, - це .XML. А є рекомендовані формати для акту і ТОРГ-12, і це теж .XML. Незважаючи на те що обмінюватися первинкою ви можете в будь-яких форматах, при витребування в електронному вигляді податкова прийме тільки документи в форматі .XML. Якщо ж ви обмінюєтеся первинкою в іншому форматі, представляти її в ФНС вам доведеться на папері. Незручно, чи не так? Тому, щоб уникнути плутанини, ми радимо вам використовувати формати, рекомендовані ФНС.

Форма електронного документа - не їсти його формат

Крок за кроком ми наближаємося до розуміння того, що являє собою формат електронного документа. Насправді визначень даного поняття може бути кілька. Це і структурований набір даних, зручний для зберігання і автоматичної обробки. Форматом можна назвати і закодовану текстову інформацію, яка відповідає за розподіл і уявлення даних в ЕД.

Нижче ви бачите, як виглядає електронний рахунок-фактура в форматі .XML. Його тіло складається з елементів розмітки і самого масиву даних. Ознайомитися з вимогами, що пред'являються до формату електронного рахунку-фактури, можна в тексті Наказу ФНС від 04.03.2015 № ММВ-7-6 / 93 @ .

Тепер перейдемо до форми. Якщо формат відповідає за «внутрішній зміст», то форма електронного документа являє собою його «обличчя». Іншими словами, те, як виглядає ЕД на екрані комп'ютера або на папері, і є його форма. Для деяких документів закон визначає жорстку форму. Це в першу чергу стосується рахунку-фактури, форма якого затверджена Постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 р N 1137 .

Обов'язкові та рекомендовані формати і форми електронних документів

Отже, давайте зробимо висновки. Серед усього масиву форм і форматів існують обов'язкові до застосування і рекомендовані. Щоб раз і назавжди усвідомити стан справ з формами і форматами електронних документів, просто ознайомтеся з наступною таблицею.

Найменування ЕД Формат Обов'язковість застосування формату Форма Обов'язковість застосування форми Рахунок-фактура .XML Відповідно до Наказом ФНС від 04.03.2015 № ММВ-7-6 / 93 @ формат .XML обов'язковий до застосування. Форма розроблена і затверджена. Форма рахунку-фактури визначена Постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 р N 1137 та обов'язкова до застосування. Акт виконаних робіт .XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF і ін. Згідно Наказом ФНС від 21.03.2012 N ММВ-7-6 / 172 @ затверджено рекомендований до застосування формат .XML. Єдиної форми акта не передбачено. ФЗ 402 «Про бухгалтерський облік» передбачає лише обов'язкові реквізити, яким повинна відповідати форма акту. Товарна накладна ТОРГ-12 .XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF і ін. Згідно з Наказом ФНС від 21.03.2012 N ММВ-7-6 / 172 @ затверджено рекомендований до застосування формат .XML. Форма затверджена, міститься в «Альбомі уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій». Однак з 2013 р застосовувати її не обов'язково. Починаючи з 01.01.2013 р, форму товарною накладною вправі визначати керівник організації. При цьому в ній має міститися такі обов'язкові реквізити (ФЗ 402 «Про бухгалтерський облік»).

Таблиця 1. Обов'язкові та рекомендовані формати і форми електронних документів

Автор: Герасимова Євгенія, PR-фахівець Synerdocs