Графік відпусток: робота над помилками

1. Помилка 1. Дату відпустки перенесли, а в графіку не відобразили
2. Помилка 2. Роботодавець відмовляється переносити відпустку, хоча зобов'язаний
3. Документи в тему
4. Помилка 3. Працівник відмовляється йти у відпустку за графіком
5. Помилка 4. Відпустка працівника не включили в графік
6. Помилка 5. У графіку відпусток допущені неточності
7. Помилка 6. Відпустка розділений на частини без згоди працівника
8. Запам'ятайте головне

Журнал «Кадрове справа» ,
№ 9 вересень 2012
Підписка на журнал «Кадрове справа»

Чи має право чоловік на щорічну відпустку в період декрету дружини? - Так, незалежно від стажу роботи в організації.

Чи зобов'язаний роботодавець переносити відпустку на прохання працівника? - Ні не завжди.

Чи потрібно вносити в затверджений графік відомості про новоприйнятих працівників? - Ні не потрібно.

У багатьох організаціях разом з йдуть влітку закінчується відпускної бум. А значить, для кадровиків саме час навести порядок в графіку відпусток: перевірити, чи відображені в ньому фактичні відпустки працівників, виправити виникли помилки. Розглянемо найтиповіші з них.

Помилка 1. Дату відпустки перенесли, а в графіку не відобразили

Графік відпусток затверджується не пізніш як за два тижні до настання календарного року (ст. 123 ТК РФ). При цьому обов'язково потрібно врахувати думку профспілки (якщо він є в організації). Затверджений графік як локальний нормативний акт обов'язковий для всіх, тому якщо працівникові потрібно перенести відпустку, йому необхідно отримати згоду роботодавця. Якщо домовленість досягнута, потрібно відобразити перенесення відпустки в кадрових документах (див. Зразок).

Помилка 2. Роботодавець відмовляється переносити відпустку, хоча зобов'язаний

Деякі працівники мають право на надання щорічної оплачуваної відпустки у зручний для них час. Відмовити в перенесенні відпустки такому співробітнику роботодавець не має права, навіть якщо побажання працівника піти у відпустку в певний період було враховано при підготовці графіка відпусток. Наприклад, до них відносяться:

• співробітники у віці до 18 років (ст. 267 ТК РФ);
• жінки - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї (ст. 122, 260 ТК РФ);
• чоловіки в період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами дружини (ч. четверта ст. 123 ТК РФ);
• працівники, які всиновили дитину (або дітей) у віці до трьох місяців (ч. третя ст. 122 ТК РФ);
• сумісники - їм дні відпочинку надаються одночасно з відпусткою за основним місцем роботи (ч. перша ст. 286 ТК РФ);
• працівники, подружжя яких є військовослужбовцями, - відпустка надається одночасно з відпусткою чоловіка (п. 11 ст. 11 Федерального закону від 27 травня 1998 № 76-ФЗ «Про статус військовослужбовців»);
• деякі категорії громадян, які зазнали впливу радіації (Закон РФ від 15 травня 1991 № 1244-1 «Про соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок катастрофи на Чорнобильській АЕС»);
• інваліди війни, ветерани бойових дій (ст. 14-19 Федерального закону від 12 січня 1995 № 5-ФЗ «Про ветеранів»).

Увага!
Для окремих категорій працівників, наприклад у віці до 18 років, в графіку відпусток повинні бути заплановані подовжені відпустки.

Щорічна оплачувана відпустка за угодою з працівником повинен бути продовжений або перенесений на інший термін у випадках (ч. Перша ст. 124 ТК РФ), наприклад, коли співробітник захворів або виконував під час відпустки державні обов'язки (із звільненням від роботи).

За бажанням працівника і на підставі його письмової заяви роботодавець зобов'язаний перенести відпустку на інший термін, якщо відпустка своєчасно не сплатили або працівника попередили про час початку відпустки пізніше ніж за два тижні до його початку (ст. 124 ТК РФ).

На практиці іноді виникають ситуації, коли відпустка переноситься на прохання співробітника і це є кращим для обох сторін, ніж, наприклад, продовження відпустки. Рішення про перенесення відпустки в цьому випадку приймається за згодою між роботодавцем і працівником.

приклад

Працівник потрапив в аварію і зламав ногу за п'ять днів до початку відпустки. Продовження відпустки після лікарняного не вигідно ні співробітнику (літо вже закінчується), ні роботодавцю (працівник буде відсутній занадто довго). В результаті було досягнуто згоди про перенесення відпустки на інший термін.

На сайті журналу «Кадрове справа» в розділі «Віртуальний кадровик» ви знайдете додатковий зразок заяви про продовження або перенесення частини відпустки .

Для перенесення відпустки потрібно:

• отримати від працівника заяву з проханням про перенесення відпустки або згоду на відкликання з відпустки, якщо відпустка переноситься з ініціативи роботодавця;
• видати наказ про перенесення відпустки (у вільній формі);
• ознайомити працівника з наказом під розпис;
• внести відомості про перенесення відпустки в графік відпусток .

Якщо переноситься частина відпустки, до наказу про його перенесення необхідно включити пункт про перерахунок відпускних сум, а в графіку відпусток вказати як фактичний період відпустки, так і передбачуваний час використання решти днів.

Документи в тему

документ

Допоможе вам

Стаття 123 ТК РФ Організувати роботу по складанню графіка відпусток Стаття 124 ТК РФ Врахувати всі нюанси при продовженні або перенесення відпустки працівникові
Постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» (далі - Постанова Держкомстату Росії № 1) Знайти уніфіковані форми, які потрібно заповнити, коли співробітники йдуть у відпустку Стаття 5.27 КоАП РФ Переконати керівника у важливості дотримання графіка відпусток

Помилка 3. Працівник відмовляється йти у відпустку за графіком

Виконання графіка відпусток обов'язково як для працівника, так і для роботодавця (ч. Друга ст. 123 ТК РФ). На жаль, працівники не завжди дотримуються цього правила і відмовляються йти у відпустку, посилаючись на те, що у них багато роботи і замінити їх ніким. Однак слід пам'ятати, що заборонено не надавати щорічну відпустку два роки поспіль (ч. Четверта ст. 123 ТК РФ). І відповідальність за порушення цієї норми може понести працедавець у вигляді штрафу для посадової особи в розмірі від 1000 до 5000 рублів і для організації - від 30 000 до 50 000 рублів або адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб (ст. 5.27 КоАП РФ).

Порада
Щоб працівники зрозуміли, що ходити у відпустку - це їх обов'язок, можна тим, хто протягом двох років відмовляється йти у відпустку, оголошувати зауваження.

Отже, що робити, якщо працівник не йде у відпустку? В першу чергу, необхідно при складанні графіка (як правило в грудні) зібрати з керівних працівників службові записки, де вказані періоди, в які вони хочуть відпочити, враховуючи при цьому, що одна з частин відпустки повинна бути не менше 14 календарних днів (ст. 125 ТК РФ). Потім необхідно вчасно, не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки, видати наказ і ознайомити з ним працівника під розпис. Бухгалтерія повинна оплатити відпустку не пізніше ніж за три дні до його початку. Після того як дотримані всі необхідні формальності, працівника, що не дотримує графік відпусток, можна притягнути до дисциплінарної відповідальності за невиконання наказу керівника.

На сайті журналу «Кадрове справа» в розділі «Віртуальний кадровик» ви можете познайомитися з деякими зразки: графік відпусток , наказ про затвердження графіка відпусток , заява на відпустку .

Помилка 4. Відпустка працівника не включили в графік

Якщо працівник з якихось причин не був включений в графік відпусток, позбавити його права на заслужений відпочинок не можна. Відпустка в такому випадку надається за угодою між працівником і роботодавцем на підставі особистої заяви працівника.

приклад

Олена С. півтора року перебувала у відпустці по догляду за дитиною. На момент складання кадровик забув включити її в графік. 1 лютого Олена С. вийшла на роботу і в серпні написала заяву, на підставі якого роботодавець направив її в черговий оплачувану відпустку.

Помилка 5. У графіку відпусток допущені неточності

Багато кадровики в такій ситуації складають новий графік. Однак переробляти і підписувати документ заново не варто. По-перше, значна частина інформації в ньому вказується від руки (графи 7-9) і при її переписування можна знову наробити помилок, а по-друге, в багатьох організаціях документ доповнений графою ознайомлення працівників з графіком відпусток, і зібрати заново все підписи - нелегке завдання. Так як же внести виправлення?

Графік складається за уніфікованою формою № Т-71, є первинним обліковим документом і до нього можна застосувати той же порядок внесення виправлень, який прийнятий в бухгалтерському обліку. Виправлення в первинному обліковому документі повинно містити дату внесення коригувань, а також підписи осіб, що склали документ, в якому вони зроблені, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих ліц2.

Помилка 6. Відпустка розділений на частини без згоди працівника

Є роботодавці, які встановлюють в правилах внутрішнього трудового розпорядку обов'язкове поділ відпустки на частини, наприклад, одна з яких 14 днів і дві по сім днів. На підставі цього фахівці з кадрам складають графік відпусток, в якому у всіх працівників відпустки поділені на частини, вважаючи, що вимоги законодавства дотримані. Дане думка помилкова і подібні домовленості не мають юридичної сили, так як погіршують становище працівників порівняно з трудовим законодавством (ст. 8 ТК РФ).

На сайті журналу «Кадрове справа» в розділі «Віртуальний кадровик» ви можете познайомитися з деякими зразки: заяву про надання відпустки не за графіком , наказ про надання відпустки .

Розбити відпустку на частини можна за угодою сторін, при складанні графіка на черговий рік. Для того щоб поділ було законним, його необхідно оформити у вигляді заяви (якщо це ініціатива працівника) або повідомлення (див. Зразок), якщо це ініціатива роботодавця (ст. 125 ТК РФ). Ці документи повинні бути підписані обома сторонами: на заяві проставляється віза уповноваженої особи, а на повідомленні працівник робить запис: «З повідомленням ознайомлений і згоден. Підпис. Розшифровка ».

Запам'ятайте головне

Відзначають експерти, які взяли участь в підготовці матеріалу:

Марія ЛАПІНА,
консультант з кадрового адміністрування ТОВ «Індустрія Ділового Світу» (г. Уфа):

- Деякі працівники мають право на надання оплачуваної відпочинку в будь-який зручний для них час, навіть якщо раніше їх бажання піти у відпустку в певні дні було враховано при складанні графіка відпусток. Відмовити в перенесенні відпустки такому співробітнику роботодавець не має права.

Тетяна ВАСИЛЬЄВА,
юрист, провідний експерт журналу «Кадрове справа»:

- Виконання графіка відпусток обов'язково як для працівника, так і для роботодавця. Обидві сторони повинні дотримуватися положень затверджених локальних Норматин актів. За порушення цієї вимоги для роботодавця передбачена адміністративна відповідальність, а для співробітника - дисциплінарна.

Наталя КОРЗУКОВА,
директор по персоналу та управління Monsoon Accessorize (Москва):

- Розбити відпустку на частини можна лише за згодою сторін. Щоб поділ було законним, його необхідно оформити у вигляді заяви (якщо це бажання працівника) або повідомлення, якщо це ініціатива виходила від роботодавця (ст. 125 ТК РФ).

1. затвердженої наказом Мінстату України від 5 січня 2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

2. Пункти 4.1-4.3 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР від 29 липня 1983 р № 105.

Право на використання відпустки за перший рік роботи виникає у працівника після закінчення шести місяців його безперервної роботи у даного роботодавця. За угодою сторін оплачувану відпустку працівникові може бути наданий і до закінчення шести місяців.

Відпустка за другий і наступні роки роботи може надаватися в будь-який час робочого року відповідно до черговості надання щорічних оплачуваних відпусток, встановленої у даного роботодавця