Інструкція з діловодства: особливості складання

1. ДЖЕРЕЛА ДЛЯ СТВОРЕННЯ ІНСТРУКЦІЇ
2. РОЗДІЛИ ІНСТРУКЦІЇ
3. ТЕКСТ ІНСТРУКЦІЇ
4. АЛГОРИТМ РОБОТИ НАД ІНСТРУКЦІЄЮ
5. ЯК АДАПТУВАТИ ІНСТРУКЦІЇ ДЛЯ зручного користування
6. створюємо навігацію
7. додаємо гіперпосилання
8. Вводимо повнотекстовий пошук
9. «ПІАР» МАЙБУТНЬОЇ ІНСТРУКЦІЇ
10. РЕЗЮМЕ

1 липня 2018 року введено в дію новий державний стандарт з оформлення документів ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів » [1] (далі - ГОСТ Р 7.0.97-2016). Це відмінний привід створити в організації локальний нормативний акт (ЛНА) з оформлення документів.У статті розглянемо джерела інформації для створення інструкції, які розділи можна в неї включити, а також як можна її адаптувати для зручності використання.

Інструкція з діловодства - ЛНА, який не входить в список обов'язкових внутрішніх нормативних документів організації (виняток - державні організації), але його значимість переоцінити важко. Якщо, звичайно, організація стежить за своїм іміджем.

ДЖЕРЕЛА ДЛЯ СТВОРЕННЯ ІНСТРУКЦІЇ

При створенні інструкції з діловодства доцільно керуватися наступними документами:

• Методичних рекомендацій з розроблення інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади [2] (Далі - МР для ФОІВ);

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »(далі - ГОСТ Р 7.0.8-2013);

• ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Як зразок рекомендуємо використовувати відомчі інструкції. Наприклад, Типову інструкцію з діловодства та роботи архіву в митних органах Російської Федерації [3] . Цей документ можна використовувати як основу і за змістом, і за способом викладу інформації.

РОЗДІЛИ ІНСТРУКЦІЇ

При створенні інструкції багато що залежить від того, за якими принципами організація веде діловодство. Інструкції невеликий і великої організації з розгалуженою філіальною мережею і розробленої за спеціальним замовленням системою електронного документообігу будуть дуже різними.

Перерахуємо розділи інструкції, які можна включити в універсальну інструкцію (виходити будемо з того, що електронні документи та їх оборот умовної організації не чужі):

1. Загальні положення.

2. Терміни та визначення.

3. Вимоги до оформлення документів.

4. Організація роботи з документами.

5. Особливості роботи з електронними документами.

6. Прийом, обробка, реєстрація та розподіл кореспонденцію, що надходить.

7. Оформлення та відправка вихідних документів.

8. Організація виконання документів та доручень.

9. Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів.

Список можна доповнити, наприклад, розділами «Система електронного документообігу», «Особливості роботи зі зверненнями громадян», «Протоколювання та виконання рішень зборів» та ін. Що стосується архівної справи, то для нього краще розробити власний ЛНА, адже, як правило, архівом в організаціях займаються тільки діловоди.

Наведемо основні рекомендації до змісту розділів відповідно до МР для ФОІВ (Таблиця).

ТЕКСТ ІНСТРУКЦІЇ

Звичайно, скористатися комбінацією «копіювати - вставити» найпростіше. Можна брати цілі шматки з ГОСТ, відомчих ЛНА або навіть з інструкцій дружніх організацій. Тільки робити цього не потрібно. Хто-хто, а розробник документа повинен знати текст свого творіння до останньої літери. Ми рекомендуємо піти по довгому шляху і набирати інструкцію вручну, розділ за розділом.

Попутно текст інструкції потрібно постачати прикладами, пояснюючи, припустимо, як оформляти реквізит «Найменування організації» - з найменуванням саме своєї організації, а не якийсь інший. У прикладах до реквізитів «Підпис» або «Віза» треба показати прізвища тих посадових осіб, які працюють в організації.

Крім того, набір інструкції вручну допоможе уникнути таких непорозумінь, як слова «в державному органі виконавчої влади» замість слів «в Товаристві», назв і прізвищ явно з іншого, невідомо чийого, документа.

АЛГОРИТМ РОБОТИ НАД ІНСТРУКЦІЄЮ

Наведемо алгоритм роботи над інструкцією з діловодства (Схема).

Проект інструкції - це її текст, який секретар подає на погодження посадовим особам організації. Звичайно, в кожній організації свого складу узгоджувальних осіб для різних видів документів, але інструкцію з діловодства, швидше за все, будуть вивчати всі: це ЛНА, яким належить користуватися в кожному структурному підрозділі без винятку.

Погоджений текст інструкції з діловодства передається на затвердження генеральному директору.

Введення інструкції в дію - це не просто її твердження і навіть не розсилка по структурним підрозділам. Важливо зробити так, щоб інструкцією користувалися щодня, щоб вона стала для колег корисним довідником.

ЯК АДАПТУВАТИ ІНСТРУКЦІЇ ДЛЯ зручного користування

Затверджена директором інструкція з діловодства - результат величезної роботи, але це ще не все. Тепер потрібно адаптувати інструкцію для користування. Для цього файл інструкції потрібно доопрацювати засобами MS Word.

створюємо навігацію

Якщо заголовки в тексті інструкції відзначати саме як заголовки (див. Меню Стиль в MS Word), а не просто виділяти жирним шрифтом або курсивом, то документом буде зручніше користуватися. При натисканні клавіш Ctrl + F зліва відкриється меню Навігація, і користувачеві досить одного кліка по заголовку, щоб перейти в потрібний розділ.

додаємо гіперпосилання

Гіперпосилання в тексті, особливо на терміни і на додатки до пунктів, істотно спростять користувачеві роботу над інструкцією. Наскільки простіше клікнути, наприклад, за посиланням «Додаток № 4» і потрапити в додаток № 4 (і назад - теж за допомогою гіперпосилання), ніж шукати його по всьому тексту.

Вводимо повнотекстовий пошук

Готову і затверджену інструкцію з діловодства потрібно зберегти в незмінному форматі. Наприклад, файл MS Word зберегти як PDF. Тоді в ньому буде доступний повнотекстовий пошук, працюватимуть гіперпосилання і заголовки.

«ПІАР» МАЙБУТНЬОЇ ІНСТРУКЦІЇ

Вперше вводиться інструкцію з діловодства майже напевно працівники сприймуть в багнети: ще б пак, адже раніше не було ніяких правил, а тепер цілий том, який ще потрібно вивчити кожному. Що ж, це абсолютно нормальне явище: на мові менеджменту прийняття будь-якого нового корпоративного закону називається організаційним зміною. Організаційне зміна не проходить в організації без опору з боку працівників. Головне - зберігати терпіння, і через деякий час до інструкції звикнуть і почнуть нею користуватися. А щоб це «деякий час» настав швидше, можна піти на невеликі хитрощі, наприклад:

• не приховувати ні від кого, що розробляється такий ЛНА, при будь-якому зручному випадку підкреслювати його необхідність;

• акцентувати увагу колег на випадках, коли відсутність затверджених правил оформлення документів призвело до негативних наслідків: директор не підписав документ, лист не прийняли на реєстрацію в канцелярії держустанови, через неправильне обліку загубився важливий договір;

• цікавитися думкою колег про оформлення документів. Якщо у когось є пропозиції - відмінно, їх потрібно вислухати з особливою увагою. Втілювати ідею необов'язково, головне, щоб автор відчув, що він теж учасник роботи над інструкцією - про свою роботу погано не говорять. До речі, часто працівники підкидають «з боку» дуже слушні думки.

РЕЗЮМЕ

1. За основу при розробці інструкції краще взяти МР для ФОІВ, спираючись також на державні стандарти з діловодства та відомчі інструкції.

2. Спочатку проект інструкції погоджують у всіх структурних підрозділах, потім його стверджує генеральний директор.

3. Файл з інструкцією необхідно адаптувати для зручності використання: в ньому створюються навігація і гіперпосилання, завдяки формату PDF можливий повнотекстовий пошук.

[1] Затв. наказом Росстандарта від 08.12.2016 № 2004 ст.

[2] Затв. наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76.

[3] Затв. наказом ФМС Росії від 09.07.2014 № тисячі триста тридцять одна.

Е.Н. Кожанова, фахівець з ДОУ і кадрового діловодства