Інструкція з організації документообігу в організації

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Попередній розгляд документа, що поступив або створення вихідного, локального акта.
3. Реєстрація документів.
4. Передача зареєстрованих документів керівнику.
5. Передача документів на виконання
6. Відправлення документа, його зберігання, формування справ
7. Це велика стадія діловодства. В інструкції слід приділити увагу таким питанням:

З розвитком компанії обсяг вхідних і вихідних документів збільшується і виникає необхідність тримати ці потоки в порядку. Налагодивши документообіг, організація знижує ризик втрати важливої ​​задокументованої інформації, забезпечує збереження такої інформації.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Отже, в уже діючої компанії може виникнути момент, коли приходить розуміння, що документообіг знаходиться в хаосі, потрібні папери знаходяться насилу, у кого зі співробітників шукати документи не зрозуміло, вхідна кореспонденція може бути втрачена. Або за наявності інструкції по роботі з документами вона перестала відповідати вимогам - не всі моменти враховані, виникає багато прогалин.

Інструкція з документообігу може бути складена і відразу після реєстрації нової юридичної особи - щоб не чекати проблем, а відразу мати розуміння, як в конкретному юр. особі зручніше працювати з документами.

На великих підприємствах питаннями складання різних локальних інструкцій та інших актів займається самостійний відділ - методології. На підприємствах середнього та малого бізнесу власники не можуть дозволити собі утримання таких підрозділів, і часто вони і не потрібні. Тому інструкції пишуться секретарями, кадровиками, юристами. Але маючи покрокові рекомендації, фахівця без спеціальної освіти скласти такий документ не представляється дуже складним. Головне, врахувати всю специфіку роботи з документами саме на вашому підприємстві.

Читайте також:

Для всіх компаній документообіг включає в себе ряд стадій, які треба описати в інструкції:

Попередній розгляд документа, що поступив або створення вихідного, локального акта.

На цій стадії визначається, за адресою вчинив документ, чи підлягає він офіційної реєстрації, як вхідний. Багато компаній, наприклад, не реєструють анонімні звернення. Крім того, документ може надійти помилково через невірного вказівки адреси. Ось ці попередні рішення і приймаються на стадії попереднього розгляду. Робить це секретар-діловод або секретар керівника. В інструкції варто прописати, в яких випадках документи не підлягають реєстрації, хто відповідає за реєстрацію.

Реєстрація документів.

Вихідні та вхідні документи реєструються, як правило, окремо. Інструкція повинна містити інформацію, яким чином і де проводиться реєстрація, з використанням яких цифрових кодів це робиться. На багатьох підприємствах приймається, крім інструкції з діловодства, номенклатура справ, де різним групам документації присвоюються різні коди для зручності доступу. Таїмо чином, ці два документа повинні бути узгоджені між собою.

Передача зареєстрованих документів керівнику.

В інструкції можуть передбачатися терміни для передачі, причому вони можуть бути різні для різних видів документів. Секретар може бути зобов'язаний розсортувати документи за видами, що також передбачається інструкцією.

Передача документів на виконання

За звичаями ділового обороту, керівник відписує документ для виконання конкретного співробітника, або керівнику структурного підрозділу, який далі визначає виконавця самостійно. Робиться це візою на документі. Порядок роботи з документами, на яких проставлено напис про передачу його на виконання, також визначається інструкцією.

Відправлення документа, його зберігання, формування справ

Довідка

Це велика стадія діловодства. В інструкції слід приділити увагу таким питанням:

1. яким чином реєструється вихідна документація
2. де і під чию відповідальність передається вхідний документ, який «відпрацьований»
3. де зберігаються локальні нормативні акти
4. як формуються папки по структурним підрозділам, за видами документів
5. як відбувається передача справ в архів.

Наприклад, в інструкції з діловодства в кредитній організації зазначено, що справжні екземпляри кредитних договорів з юридичними особами та додатки до цих договорів після видачі кредиту передаються на зберігання в сейфовую кімнату відділу касових операцій. Копії договорів поміщаються в кредитне досьє по кожному клієнту. Досьє зберігаються у відділі кредитування до моменту передачі їх в архів. Дані правила співвідносяться з процедурою роботи з кредитними документами, яка передбачена в положенні про кредитування.

Для наочності інструкцію по організації документообігу можна закінчити таблицею, із зазначенням, наприклад, де вхідний документ реєструється, у кого зберігається:

Вид документу

Ким реєструється

Номер за номенклатурою

Де зберігається оригінал

листи

Секретар керівника

Секретаріат

виконавчі листи

Секретар керівника

Юридичний відділ

договори

договірний відділ

договірний відділ

претензії

Секретар керівника

Юридичний відділ

Комерційна пропозиція

Секретар керівника

Відділ маркетингу

Аналогічну таблицю можна створити для вихідної документації. Так співробітникам буде простіше орієнтуватися і дотримуватися всіх вимог інструкції.

І на завершення відзначимо, що сучасне програмне забезпечення дозволяє повністю автоматизувати документообіг , Позбавляє від необхідності ведення великої кількості паперових журналів, від необхідності тримати в голові терміни. Для великої компанії придбання, установка і використання такого програмного забезпечення виправдано, тому що в наявності всі позитивні моменти. Середній та малий бізнес може дозволити собі розробити відповідне ПО «під себе» силами штатних або залучених програмістів. І це також виправдається. Адже людський фактор ніхто не відміняв, а робота з документами вимагає постійної зосередженості, пунктуальності і уважності.

Читайте також: