Інструкція по кадровому діловодству
- Документи, які розробляються одночасно з відкриттям компанії
- Журнали по кадровому діловодству
- Прийом на роботу співробітника
- інші документи
Кадрове діловодство є невід'ємною частиною загального документообігу в будь-якій компанії. Призначення документообігу - фіксувати і вести впорядкований облік діяльності, як господарської, так і всіх інших.
Таким чином, правильне і грамотне ведення документообігу дозволяє не тільки
- регулювати процеси, що відбуваються всередині компанії,
- вчасно відслідковувати проблемні місця,
- знаходити невикористані резерви,
- але і грамотно доносити економічні та внутрішньосистемні процеси до органів ревізії, робота яких, в першу чергу, і спрямована на перевірку документації.
Ревізіями кадрового діловодства займається ГИТ (Державна інспекція праці), до повноважень якої входить контроль правильності виконання статей Трудового Кодексу РФ.
Кожен співробітник, незадоволений будь-якими діями адміністрації, в праві звернутися зі скаргою в ГИТ
На підставі цього, створюється комісія, яка приходить на підприємство з перевіркою факту невдоволення.
В першу чергу, перевірці комісії буде піддана вся кадрова документація та, якщо будуть виявлені недоліки в її віданні, у підприємства можуть виникнути складності, аж до судового розгляду.
Щоб максимально убезпечити себе в частині помилок, потрібно дуже уважно поставитися до складання пакету документів кадрового діловодства ще на нульовому циклі.
Документи, які розробляються одночасно з відкриттям компанії
Існує перелік документів, які необхідно розробити і ввести в дію з першого дня роботи.
Наказом директора призначається особа, відповідальна за ведення кадрового діловодства, на яке і покладається обов'язок щодо створення початкового пакету документації.
Як правило, на це ж особа покладається відповідальність за ведення і зберігання бланків суворої звітності та трудових книжок працівників підприємства.
Важливо визначитися з цією місією якомога раніше, адже щоб компанія могла почати діяльність, потрібно наймати співробітників і з самого початку, робити це необхідно правильно.
Щоб підстрахувати себе від неприємностей, завжди є можливість відвідати курси кадрового діловодства з нуля, де професійні викладачі введуть в курс справи останніх змін в законодавстві по кадровій політиці.
Одним з перших документів, які розробляє кадровик, щоб упорядкувати кадрове діловодство, є інструкція по кадровому діловодству.
Цей документ покликаний регламентувати всю діяльність кадрової служби від постановки завдань, до здачі справ в архів, з докладним описом прав, повноважень і відповідальності всіх співробітників цієї структури.
Як визначити ознаки банкрутства у підприємства?
Аутсорсинг - функції, послуги, приклади.
У зв'язку з необхідністю найму людей, з'являються перші документи:
- внутрішній трудовий розпорядок,
- структура підприємства
- штатний розклад.
Розробка цих документів ведеться спільно з особами, які керують розвитком компанії і фінансистами, здатними проаналізувати необхідну кількість співробітників і передбачувану заробітну плату.
Внутрішній трудовий розпорядок - це локальний нормативний акт, що відображає схему роботи підприємства в цілому і окремих структурних підрозділів, зокрема.
При прийомі на роботу, перший документ, з яким знайомиться співробітник - це внутрішній трудовий розпорядок
На нього можлива посилання в трудовому договорі, щоб не дублювати основні положення організації трудового процесу. Це своєрідна «Конституція», по якій живуть всі співробітники.
Спеціаліст з кадрового діловодства, під розпис, знайомить усіх прийнятих на роботу людей до внутрішнього трудового розпорядку, ще до підписання всіх інших кадрових паперів.
Структура підприємства складається у довільній формі і відображає
- загальна кількість підрозділів і філій фірми,
- їх склад,
- посади і кількість фахівців, задіяних в роботі.
Штатний розклад - це уніфікована форма № Т-3 Затверджена Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1.
У ньому відбивається
- наказ, на підставі якого створено штатний розклад,
- період дії (як правило - рік),
- структурні підрозділи з індексами і назвами посад,
- кількість штатних одиниць, закладених в посаду,
- оклади, надбавки,
- сумарні чисельність і заробітна плата.
як відбувається реєстрація ТОВ ?
як оформляється трудовий договір?
На підставі перерахованих вище документів створюється Положення про оплату праці, яке роз'яснює
- цілі та принципи формування оплати праці,
- порядок розрахунку,
- критерії та процедуру оцінки праці.
Для співробітників бухгалтерії та кадрової служби, які будуть мати відношення до персональних даних службовців, розробляється Положення про захист персональних даних працівників.
Положення про захист персональних даних працівників - покликане застрахувати людей від розголошення особистої інформації
При розгалуженій структурі, неминуче створення філій та відокремлених підрозділів.
Для них створюються окремі документи: положення про філію та положення про відокремлений підрозділ.
Для інших підрозділів, сформованих на території підприємства, створюються свої положення.
Приклад: Положення про бухгалтерію.
Ці документи відображають завдання, функції, права, відповідальність і взаємовідносини з іншими структурними підрозділами і покликані внести ясність в питання трудових обов'язків того, чи іншого відділу.
Графік документообігу відображає взаємодії підрозділів в області переміщення документів.
Приклад: в графіку відбивається повний шлях документа, з копіями і відповідальними особами, від заяви до наказу.
Номенклатура справ - це перелік всієї документації підприємства. вона видається
- у вигляді таблиці, яка ділиться за організаційною ознакою і за ступенем приналежності документів до різних відділах організації,
- окремим стовпцем вказуються номера справ і терміни їх зберігання.
Відповідно до цього документа, відбувається переміщення справ з тривалими термінами зберігання в архіви. 
Журнали по кадровому діловодству
За останні роки, повсюдно вводиться електронний документообіг,
але журнали залишаються незмінними складовими документів по кадровому діловодству.
Більшість форм журналів є уніфікованими і їх можна придбати в спеціалізованих магазинах
Як обов'язкові, потрібно відзначити:
- Журнал реєстрації наказів по особовому складу;
- Журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод;
- Журнал реєстрації наказів на відпустку;
- Журнал реєстрації відпусток;
- Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них.
Прийом на роботу співробітника
Перед тим, як оголошувати про вакантні посади, потрібно визначитися з обов'язками, які будуть покладені на прийнятих співробітників.
Назва посади, кількість штатних одиниць і посадовий оклад вже визначені в перерахованих вище документах.
Залишається детально прописати функції, обов'язки і права по кожній конкретній одиниці.
Ця інформація відображається в посадовій інструкції, яку співробітник підписує при прийомі на роботу.
Для виконання вимог, зазначених у цьому документі, роботодавець і буде шукати фахівця.
Причина конфліктних ситуацій між роботодавцем і працівником, найчастіше, криється в невідповідності взаємних вимог.
Посадова інструкція регламентує спектр діяльності і міру відповідальності і дозволяє чітко проставити рамки пропонованої посади.
Тільки грамотний в бухгалтерській сфері фахівець в змозі відстежити всі підводні камені такого документа.
Зараз існує маса навчальних центрів, де за гранично короткі терміни професійні викладачі донесуть тонкощі професії до будь-якого зацікавленого слухача.
Кадрове діловодство передбачає додаткове навчання співробітників, з метою підвищення кваліфікації
Такі статті теж можуть бути враховані і в посадовій інструкції і, безпосередньо, в трудовому договорі.
Трудовий договір - основний документ, який регламентує трудові відносини співробітника і адміністрації, він має юридичну силу і повинен бути підготовлений максимально грамотно і в повній відповідності з Трудовим Кодексом РФ.
У цьому документі прописуються такі основні положення, як:
- посаду,
- дата прийому,
- місце роботи,
- ступінь зайнятості,
- заробітна плата і умови її отримання (дата, місце),
- підстави для матеріальної відповідальності, або укороченого робочого часу,
- підпорядкованість,
- перераховуються основні трудові обов'язки, або вказується посилання на посадову інструкцію,
- вказуються реквізити і паспортні дані сторін.
Подивитися зразок заповнення штатного розкладу .
Як заповнити трудову книжку: правила та інструкції .
Графік відпусток - форма Т7, читай докладно тут: https://buhguru.com/buhgalteria/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpusk.html
При необхідності, як додаток, може бути графік змінності поквартально, або на рік.
Заповнюється Особова картка форми Типова форма № П-2, в яку вносяться основні дані про прийнятому особі.
Пишеться власноручне заяву про прийом на роботу і підписується Наказ про прийом - Типова форма № П-1.
інші документи
З такою ж ретельністю створюються документи, що відображають процеси трудової діяльності:
- переклади,
- відпустки,
- різні зміни і доповнення до посадових інструкцій і трудовими договорами.
Особливо уважно потрібно ставитися до процесу звільнення.
Не завжди співробітник і адміністрація розлучаються за взаємною згодою. Якщо не провести всю процедуру звільнення з максимально точністю в рамках законності, можуть виникнути проблеми.
Судова практика останніх років доводить, що судами частіше приймається сторона співробітника, ніж адміністрації підприємства.
Курси кадрового діловодства в Москві допоможуть пропрацювати покрокову інструкцію дій співробітників бухгалтерії, або кадрових служб в складних ситуаціях, пов'язаних зі скороченням штатів, або звільненням окремого співробітника в непростих умовах.
Кваліфікований бухгалтер - це той співробітник, якого потребує кожен роботодавець, адже він здатний не тільки передбачити, але і, в складній ситуації, врятувати репутацію компанії.
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.