Інструкція про порядок ведення касових операцій і розрахунків

(Текст документа за станом на січень 2010 року. Архів) оновлення

документи на NewsBY.org

зміст

Стор. 2

52. У період видачі готівки на цілі, зазначені в пункті 18 цієї Інструкції, залишок каси виводиться за врахованими в касовій книзі прибуткових та видаткових касових ордерів.

В аналогічному порядку записи в касову книгу проводяться при виплаті за платіжними відомостями стипендій, пенсій, допомог, дивідендів.

53. Юридичні особи, що фінансуються з бюджету і займаються відповідно до установчих документів діяльністю, що приносить доходи, облік всіх надходжень та видач готівки ведуть в єдиній касовій книзі. Роздільний облік надходжень і видач готівки по діяльності відповідно до установчих документів, а також отриманих з бюджету в порядку фінансування забезпечується шляхом запису операцій по касі на окремих аркушах касової книги за кожну дату.

54. Юридичні особи, підрозділи з цілодобовим режимом роботи, релігійні організації, індивідуальні підприємці, а також спеціалізовані кооперативи, громадські організації (об'єднання), ліміт залишку каси яким не встановлюється відповідно до Правил організації готівкового грошового обігу в Республіці Білорусь, повинні складати касовий звіт з виведенням фактичного залишку готівки при оформленні видаткового касового ордера на здачу виручки в порядку і строки, встановлені обслуговуючим ба ком. При здійсненні інкасації двічі на добу касовий звіт складається після прибуття інкасаторів в останній заїзд.

Приватні нотаріуси, ліміт залишку каси яким не встановлено відповідно до Правил організації готівкового грошового обігу в Республіці Білорусь, виводять фактичний залишок готівки в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій без оформлення видаткового касового ордера при здачі виручки в порядку і строки, встановлені обслуговуючим банком.

55. У разі якщо індивідуальному підприємцеві, що відкрив поточний (розрахунковий) банківський рахунок, встановлений термін здачі виручки один раз в декілька днів і рідше, то виручка, що надходить індивідуальному підприємцю в період між термінами здачі готівки, може перебувати на відповідальному зберіганні у самого індивідуального підприємця або його працівника.

56. Ведення касової книги допускається за допомогою програмно-технічних засобів за умови забезпечення повного збереження касових документів. При цьому аркуші касової книги формуються у вигляді вихідної форми "Вкладний аркуш касової книги". Одночасно з нею формується вихідна форма "Звіт касира". Обидві названі вихідні форми повинні складатися на кінець робочого дня юридичної особи, його підрозділів, індивідуального підприємця, мати однаковий зміст і включати всі реквізити, передбачені в касовій книзі за формою КО-4.

В останній вихідний формі "Вкладний аркуш касової книги" за кожен місяць має бути автоматично надруковано загальна кількість аркушів касової книги за кожний місяць, а в останній за календарний рік - загальна кількість аркушів касової книги за рік.

Касир після отримання вихідних форм "Вкладний аркуш касової книги" і "Звіт касира" зобов'язаний перевірити правильність складання зазначених документів, підписати їх і передати звіт касира разом з прибутковими та видатковими касовими ордерами в бухгалтерію під розписку у вкладному аркуші касової книги.

Нумерація аркушів касової книги в цих вихідних формах здійснюється автоматично в порядку зростання з початку року.

Вихідні форми "Вкладний аркуш касової книги" брошуруються в хронологічному порядку протягом року і зберігаються касиром окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року (або в міру необхідності) загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера юридичної особи, підрозділи, індивідуального підприємця і касова книга опечатується.

57. Оприбуткування готівки юридичною особою, підрозділом, індивідуальним підприємцем, приватним нотаріусом означає документальне оформлення прийому готівки в касу за прибутковими касовими ордерами або іншим прибутковими документами, або через касовий суммирующий апарат, або спеціальну комп'ютерну систему, або квиткодрукуючий машину, або таксометр, які зареєстровані в податкових органах за місцем постановки на облік юридичної особи, індивідуального підприємця, приватного нотаріуса, в день скоєння опер ації і учинених в цей же день касиром (за винятком індивідуальних підприємців - платників єдиного податку незалежно від використання ними найманої праці) відповідних записів в касовій книзі, або показникам на лічильниках в книзі касира-операціоніста, або відповідних записів у товарно-грошових, змінних звітах (для уповноважених осіб), інших регістрах бухгалтерського обліку на кінець робочого дня (зміни).

При прийомі готівки індивідуальним підприємцем - платником єдиного податку від найманих працівників не потрібно оформлення прибуткових касових ордерів.

58. Неоприбуткування готівки юридичною особою, підрозділом, індивідуальним підприємцем, приватним нотаріусом означає приймання готівки в касу без складання прибуткового касового ордера або інших прибуткових документів, або без використання касового підсумовує апарату, або без спеціальної комп'ютерної системи, або без квиткодрукуючий машини, або без таксометра, які зареєстровані в податкових органах за місцем постановки на облік юридичної особи, індивідуального підприємця, приватного нотаріуса, і без вчинення касиром (за винятком індивідуальних підприємців - платників єдиного податку незалежно від використання ними найманої праці) відповідного запису в касовій книзі, або в книзі касира-операціоніста, або в товарно-грошових, змінних звітах (для уповноважених осіб), інших регістрах бухгалтерського обліку на кінець робочого дня (зміни).

59. Несвоєчасне оприбуткування готівки юридичною особою, підрозділом, індивідуальним підприємцем, приватним нотаріусом означає документальне оформлення прийому готівки в касу за прибутковими касовими ордерами, іншим прибутковими документами, через касовий суммирующий апарат, спеціальну комп'ютерну систему, квиткодрукуючий машину, таксометр, які зареєстровані в податкових органах за місцем постановки на облік юридичної особи, індивідуального підприємця, приватного нотаріуса, в день скоєння опера ії і неучіненіе касиром відповідних записів в касовій книзі, або показникам на лічильниках в книзі касира-операціоніста, або відповідних записів у товарно-грошових, змінних звітах (для уповноважених осіб), інших регістрах бухгалтерського обліку в день здійснення операції.

Визначення, дане в частині першій цього пункту, не застосовується щодо індивідуальних підприємців - платників єдиного податку незалежно від використання ними найманої праці при визначенні своєчасності оприбуткування готівки.

Здача готівки юридичній особі його підрозділами, розташованими поза місцем знаходження юридичної особи, а також уповноваженими особами, що здають виручку юридичній особі, підрозділу, індивідуальному підприємцю, повинна здійснюватися у встановлений відповідно до законодавства термін. Записи касиром в касову книгу проводяться в день оформлення прибуткових касових ордерів фактично прийому готівки від підрозділів, уповноважених осіб.

Здача готівки юридичній особі підрозділами, уповноваженими особами з порушенням встановленого терміну розцінюється як факт несвоєчасного оприбуткування в касу готівки.

60. Недостача відображається у бухгалтерському обліку і підлягає стягненню відповідно до законодавства.

Надлишки підлягають оприбуткуванню та відображаються в бухгалтерському обліку відповідно до законодавства.

61. Головний (старший за посадою) касир перед початком робочого дня видає іншим касирам, роздавальника авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром готівки за формою згідно з додатком 2 до цієї Інструкції (далі - книга обліку ), яка повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена печаткою. Кількість листів в книзі завіряється підписами керівника та головного бухгалтера юридичної особи, підрозділи.

Книга обліку застосовується для обліку готівки білоруських рублів, виданих головним (старшим за посадою) касиром з каси юридичної особи, підрозділи іншим касирам, роздавальнику, а також для обліку повернення готівки білоруських рублів і касових документів по проведених операціях головному (старшому за посадою) касиру. Книгу обліку веде головний (старший за посадою) касир. При необхідності перелік показників книги обліку може бути розширений, форма її - змінена.

Касири в кінці робочого дня зобов'язані відзвітувати перед головним (старшим за посадою) касиром про отриманому авансі і прийнятих готівці по проведених операціях під розписку в книзі обліку.

За авансами, отриманими для оплати праці, виплат стипендій, пенсій, допомог, дивідендів, касир, роздавальник зобов'язані відзвітувати в строк, зазначений у платіжній відомості для їх виплати. До закінчення цього строку касири, роздавальники можуть зберігати в металевих шафах, сейфах на своїх робочих місцях або щодня здавати в касу залишки готівки, що не виданих за платіжними відомостями. Готівкові гроші передаються на зберігання в опечатаних касирами, роздавальниками сумках, пакетах або мішках головному (старшому за посадою) касиру під розписку в книзі обліку із зазначенням оголошеної суми.

62. Керівники юридичних осіб, підрозділів, індивідуальні підприємці, приватні нотаріуси зобов'язані забезпечити збереження готівки в касі, а також при доставці їх з банку (в банк).

Юридичні особи, підрозділи, індивідуальні підприємці, приватні нотаріуси зобов'язані вжити заходів щодо забезпечення збереження транспортуються великих сум (в тисячу і більше разів перевищують розмір базової величини) самостійно або спільно зі службами інкасації банків, спеціалізованими підрозділами Міністерства внутрішніх справ Республіки Білорусь, з іншими організаціями в відповідно до законодавства та укладених договорів.

63. Всі готівкові гроші юридичних осіб, підрозділів, індивідуальних підприємців, приватних нотаріусів можуть зберігатися в металевих шафах або сейфах, які після закінчення роботи каси закриваються ключем і опечатуються.

Ключі від металевих шаф і сейфів, печатки зберігаються у касирів, яким забороняється залишати їх в замкових щілинах металевих шаф, сейфів, передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Враховані дублікати ключів поміщаються в упаковку, яка виключає будь-яку можливість несанкціонованого доступу до дублікатами ключів, і зберігаються у осіб, відповідальних за схоронність цінностей. Не рідше одного разу на квартал проводиться перевірка їх наявності. При виявленні втрати ключа керівнику юридичної особи, підрозділи, індивідуальному підприємцю необхідно повідомити про подію в органи внутрішніх справ і вжити заходів до негайної заміни замка металевої шафи або сейфа.

Не допускається зберігання в касах готівки, прийнятих без використання касових підсумовуючих апаратів, спеціальних комп'ютерних систем, квиткодрукуючий машин, таксометрів, зареєстрованих в податкових органах, або без прибуткових документів, затверджених законодавством.

64. Перед відкриттям каси, металевих шаф, сейфів касир (індивідуальний підприємець, приватний нотаріус) зобов'язаний оглянути схоронність печаток, замків, дверей і віконних решіток, переконатися в справності охоронної, тривожної, пожежної сигналізації (у разі їх наявності).

У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей, грат або несправності охоронної сигналізації касир зобов'язаний негайно повідомити про це керівнику юридичної особи, підрозділи, індивідуальному підприємцю. Керівник юридичної особи, підрозділи, індивідуальний підприємець, приватний нотаріус повідомляють про подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів до охорони каси до прибуття їх співробітників. Керівник, головний бухгалтер або особи, що їх заміняють, а також касир, індивідуальний підприємець, приватний нотаріус після отримання згоди співробітників органів внутрішніх справ перевіряють наявність в касі готівки.

Перевірка наявності в касі готівки повинна бути проведена до початку операцій з прийому та видачі готівки з каси юридичної особи, індивідуального підприємця, підрозділи, приватного нотаріуса. За результатами перевірки складається акт довільної форми, який підписується усіма які брали участь в перевірці особами. Один примірник акта передається в органи внутрішніх справ, другий - залишається у юридичної особи, підрозділи, індивідуального підприємця, приватного нотаріуса. Примірник акта надсилається до страхової організації (якщо є договір страхування) і у вищестоящу організацію (в разі її наявності).

65. При прийомі касира, роздавальника на роботу керівник юридичної особи, підрозділи, індивідуальний підприємець зобов'язані під розписку ознайомити його з цією Інструкцією, після чого з касиром, роздавальником укладається письмовий договір про повну індивідуальну або колективну (бригадної) матеріальної відповідальності.

66. Касир, роздавальник відповідно до законодавства та укладеного з ними договору про повну індивідуальну або колективну (бригадної) матеріальної відповідальності несуть відповідальність за збереження всіх прийнятих ними готівки.

67. Касиру, роздавальнику забороняється передоручати виконання дорученої їм роботи іншим особам.

Юридичні особи, підрозділи, індивідуальні підприємці, які не мають за штатним розкладом посади касира або мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладають на іншого працівника. З цим працівником на час виконання ним обов'язків касира укладається письмовий договір про повну індивідуальну або колективну (бригадної) матеріальної відповідальності, і керівник юридичної особи, підрозділи, індивідуальний підприємець зобов'язані під розписку ознайомити його з цією Інструкцією.

Керівникам, бухгалтерам, працівникам юридичної особи, підрозділи, індивідуального підприємця, приватного нотаріуса, яка користується правом підпису касових документів, забороняється виконувати обов'язки касира, за винятком випадків, коли в штаті немає іншої особи, на яке можна покласти обов'язки касира. Можливість покладання обов'язків касира на окремих працівників визначається юридичною особою, підрозділом, індивідуальним підприємцем, приватним нотаріусом самостійно.

68. У разі раптового залишення касиром роботи (хвороба, з іншої поважної причини) знаходяться у нього під звітом готівку негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера або в присутності комісії з осіб, призначених керівником юридичної особи, підрозділи, індивідуальним підприємцем.

Результати перерахунку і передачі готівки відображаються в акті довільної форми, в якому робиться відмітка про відсутність касира при проведенні перерахунку та передачі готівки.

У разі якщо перерахунок готівки та інших цінностей неможливий, каса закривається і опечатується без перерахунку готівки.

Не пізніше наступного робочого дня з дня опечатування каси перерахування готівкових грошей здійснюється особою (особами), призначеним (призначеними) керівником юридичної особи, підрозділи, індивідуальним підприємцем, в присутності керівника і головного бухгалтера юридичної особи, підрозділи, індивідуального підприємця або комісії, призначеної керівником юридичного особи, підрозділи, індивідуальним підприємцем, в кількості не менше 3 осіб.

глава 4

ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ ГОТІВКОВИХ КОШТІВ, ЦІННИХ ПАПЕРІВ,

Бланків СУВОРОЇ ЗВІТНОСТІ І КОНТРОЛЬ ЗА ДОДЕРЖАННЯМ

ПОРЯДКУ ВЕДЕННЯ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ

69. У терміни, встановлені керівником юридичної особи, підрозділи, але не рідше одного разу на квартал проводиться раптова інвентаризація каси з повним полістний (поштучним) перерахунком готівкових коштів, цінних паперів, бланків суворої звітності, що знаходяться в касі.

Загальні правила проведення інвентаризації та примірні форми актів інвентаризації готівкових грошових коштів, цінних паперів і бланків суворої звітності наведені в Інструкції по інвентаризації активів і зобов'язань, затвердженої постановою Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 30 листопада 2007 р N 180 (Національний реєстр правових актів Республіки Білорусь, 2008 г., N 16, 8/17745).

70. Уповноважені державні органи в межах своєї компетенції здійснюють перевірки дотримання юридичними особами, підрозділами, індивідуальними підприємцями, приватними нотаріусами порядку ведення касових операцій, порядку розрахунків готівкою в білоруських рублях на території Республіки Білорусь.

71. При проведенні перевірок розглядаються наступні питання:

повнота оприбуткування готівки, отриманих з каси обслуговуючого банку, і повнота їх здачі в обслуговуючий банк;

відповідність записів в касовій книзі даними обслуговуючого банку (за сумами, отриманими з каси обслуговуючого банку і зданим в касу обслуговуючого банку), і в разі розбіжності між даними обслуговуючого банку і записами в касовій книзі з'ясовуються причини цих розбіжностей;

дотримання узгодженого порядку і термінів здачі виручки в обслуговуючий банк, уточнюється сума готівки, що надійшли до каси юридичної особи, підрозділи, індивідуального підприємця, приватного нотаріуса за період, що перевірявся, і зіставляється з сумою готівки, зданих в обслуговуючий банк;

відповідність суми та дати здачі готівки в обслуговуючий банк з відповідними записами в касовій книзі, і при виявленні розбіжностей між даними обслуговуючого банку і записами в касовій книзі виявляються причини такого становища. Результати можуть оформлятися в таблиці за формою згідно з додатком 3;

витрачання за цільовим призначенням готівки, отриманих з каси обслуговуючого банку. Результати можуть оформлятися в таблиці за формою згідно з додатком 4;

дотримання узгоджених з обслуговуючим банком умов витрачання на місці надходять до каси юридичної особи, підрозділи, індивідуального підприємця, приватного нотаріуса готівки;

дотримання встановленого порядку розрахунків готівкою між юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями, приватними нотаріусами;

дотримання юридичною особою, підрозділом встановленого обслуговуючим банком ліміту залишку каси на кожен день періоду, що перевіряється і визначення понадлімітних залишків по кожному дню, коли мало місце перевищення ліміту залишку каси;

дотримання встановленого порядку оформлення операцій з прийому та видачі готівки, ведення форм первинної облікової документації по касових операціях (прибуткові та видаткові касові ордери, журнали реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів в білоруських рублях, касова книга, книга обліку прийнятих та виданих касиром готівки) ;

своєчасність оприбуткування в касу готівки, отриманих в результаті підприємницької діяльності, дотримання періодичності складання первинних касових документів по прийому і видачі готівки, відповідність записів в прибуткових і видаткових касових ордерах записів в касовій книзі, відповідність оборотів касової книги даними бухгалтерського обліку;

дотримання порядку видачі готівки під звіт, термінів складання звітів про витрачені суми (готівка, банківські пластикові картки) і термінів повернення невитрачених сум;

дотримання порядку проведення інвентаризацій готівкових коштів, цінних паперів, бланків суворої звітності юридичної особи, підрозділи;

усунення недоліків, виявлених попередніми перевірками.

Додаток 1

до Інструкції про порядок

ведення касових

операцій і розрахунків

готівковими

засобами в білоруських

рублях на території

Республіка Білорусь

форма 1
____________________________________________________________ (найменування юридичної особи, підрозділи, ініціали, прізвище індивідуального підприємця, ініціали, прізвище приватного нотаріуса)
ЖУРНАЛ реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів в білоруських рублях _____________ р
_______ р
---------------- + ----------------------------- + --- ---------- + ------ ¬ |Пріходний |Пріход (витрата) готівки |Ініціали, |Пріме-| | (видатковий) |белорусскіх рублів |фамілія особи, |чаніе | |кассовий ордер | |указанного в | | + ------ + -------- + ------ + ----------- + ---- T --- - + прибутковому | | |дата |номер |на |на команди-| ... |ітого| (витратному) | | | | |оплату|ровочние | | |ордере | | | | |труда |расходи | | | | | + ------ + -------- + ------ + ----------- + ---- + ----- + - ----------- + ------ + | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | + ------ + ------ - + ------ + ----------- + ---- + ----- + ------------- + --- --- + | | | | | | | | | + ------ + -------- + ------ + ----------- + - --- + ----- + ------------- + ------ + | ІТОГО| | X | X | | ---------- ----- + ----------------------------- + ------------- + - ------
Форма 1-а
____________________________________________________ (найменування юридичної особи, підрозділи, ініціали, прізвище індивідуального підприємця, ініціали, прізвище приватного нотаріуса)
ЖУРНАЛ реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів в білоруських рублях _____________ р
_______ р
----------- + ----- T --------- + ------ + ---------- + ---- -T --------- + ------ ¬ |Пріходний |Сумма|Ініціали, |Пріме-|Расходний |Сумма|Ініціали, |Пріме-| |кассовий | |фамілія |чаніе |кассовий | |фамілія |чаніе | |ордер | |ліца, | |ордер | |ліца, | | + ---- + ----- + |указан- | + ---- + ----- + |указан - | | |дата|номер| |ного в | |дата|номер| |ного в | | | | | |пріходном| | | | |пріходном| | | | | | (витрата-| | | | | (витрата- | | | | | |ном) | | | | |ном) | | | | | |ордере | | | | |ордере | | + ---- + ----- + ----- + - ------- + ------ + ---- + ----- + ----- + --------- + ------ + | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | + ---- + ----- + ----- + --------- + - ---- + ---- + ----- + ----- + --------- + ------ + | | | | | | | | | | | | ---- + ---- - + ----- + --------- + ------ + ---- + ----- + ----- + -------- - + -------

Додаток 2

до Інструкції про порядок

ведення касових

операцій і розрахунків

готівковими

засобами в білоруських

рублях на території

Республіка Білорусь

______________________________________________________ (найменування юридичної особи, підрозділи)
КНИГА обліку прийнятих і виданих касиром готівки ____________ р
_____________________________________________________ (ініціали, прізвище касира)
Зразок оформлення парних сторінок книги обліку прийнятих і виданих касиром готівки
------- + -------------------- + -------------- + ------ ------ + ---------- ¬ | Дата | Залишок готівки |Видано кассіру| Готівкові | Отримано | | |белорусскіх рублів у| готівки |белорусскіе |за день по| | | головного (старшого | білоруських | рублі |пріходним | | | за посадою) |рублей (сума | отримані. |операціям | | | касира на початок | цифрами) | Підпис | (сума | | | дня | | касира | цифрами) | + --- --- + -------------------- + -------------- + ---------- - + ---------- + | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | + ------ + ----------------- --- + -------------- + ------------ + ---------- + | | | | | | | ------ + -------------------- + -------------- + ------- ----- + -----------
Зразок оформлення непарних сторінок книги обліку прийнятих і виданих касиром готівки
---------------------------------- + --------------- - + -------------- ¬ | Здано касиром головному | Готівкові | Залишок | | (старшому за посадою) касиру |белорусскіе рублі| готівки | + --------- - + --------------------- + і оплачені | білоруських | | готівки |оплаченних документов| документи | рублів у | |белорусскіх + ------ ----- + --------- + отримані. | Головного | | рублів |колічество | сума |Подпісь головного | (старшого по | | | | (цифрами) | (старшого по | посади) | | | | | посади) | касира на | | | | | касира | кінець дня | + ----------- + ----------- + --------- + --------------- - + -------------- + | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | + ----------- + -------- --- + --------- + ----------------- + -------------- + | | | | | | | ----------- + ----------- + --------- + ------------ ----- + ---------------

додаток 3

до Інструкції про порядок

ведення касових

операцій і розрахунків

готівковими

засобами в білоруських

рублях на території

Республіка Білорусь

(Тис. Рублів) |