Кадрова служба та інші відділи: правила взаємодії

1. З ким взаємодіють кадровики
2. коментар бухгалтера
3. предмет взаємодії
4. кадровий документообіг
5. Як розробити регламент
6. Графік документообігу

Шабашова Ірина, редактор-експерт з кадрового діловодства

Журнал «Кадрове справа» № 6 червень 2010

Компанії супроводжує успіх тільки при чіткій взаємодії всіх її структурних підрозділів. Як домогтися ефективного контакту кадрової служби з іншими відділами організації? Як упорядкувати документообіг, щоб досягти взаєморозуміння і уникнути можливих конфліктів? Пропонуємо варіанти практичних рішень, які підійдуть організаціям незалежно від того, відносяться вони до великого, середнього, малого бізнесу або до бюджетної сфери.

З ким взаємодіють кадровики

Роль кадрової служби в структурі компанії не можна переоцінити. Кадровики спілкуються з усіма без винятку підрозділами. Про масштаби взаємодії дозволяє судити одне перерахування обговорюваних питань. Це підбір персоналу, адаптація, навчання, атестація, внесення змін до трудових договорів (наприклад, підвищення заробітної плати, переведення працівника на іншу роботу), оплата відпусток, відряджень, лікарняних та інше.

Особливі відносини у кадрової служби складаються з бухгалтерією: саме між ними йде основний документообіг. Тут же, як правило, виникають основні труднощі у відносинах. У бухгалтерію кадровики передають відомості про працівників, копії кадрових документів, здають табель для розрахунку заробітної плати. Тому дуже важливо, щоб документообіг між службами був чітко прописаний і виконувався усіма відповідальними особами. Від цього часто залежить, чи вчасно працівники отримують зарплату та інші виплати.

Так, до процесів зі складним документообігом відносяться оформлення відряджень і адміністрування авансових звітів. Першим займається, як правило, канцелярія або відділ кадрів , Другим - бухгалтерія. Тут важливо чітко зафіксувати послідовність дій:

• в які терміни після оформлення службового завдання співробітники повинні представити його в відділ кадрів;
• в який термін відділ кадрів оформляє наказ про відрядження і посвідчення про відрядження;
• в який термін відділ кадрів передає в бухгалтерію наказ про направлення у відрядження для розрахунку належних працівникові виплат.

Чітке визначення та дотримання всіма пунктами алгоритму дозволить співробітнику, убутному у відрядження, вчасно отримати належні йому грошові виплати в зв'язку з поїздкою, а також без проблем відзвітувати про відрядження.

коментар бухгалтера

Галина МЕРЕЖКІНА,
бухгалтер муніципального унітарного підприємства «Красноярське ЖКГ» (селище міського типу Червоний Яр Волгоградської області):

- Дійсно, часто буває, що не вчасно надані кадровою службою документи, необхідні бухгалтерії, заважають грамотному веденню бухгалтерського обліку в зарплатному секторі. Подібні порушення можуть спричинити за собою адміністративні санкції всередині організації, а також спровокувати перевірки податкової та трудової інспекцій, міграційної служби. Справа може обернутися не тільки штрафними санкціями, сума яких для посадових осіб при порушенні законодавства про працю на перший погляд не надто велика (до 5000 руб.) (Ч. 1 ст. 5.27 КоАП), але і дискваліфікацією керівника на три роки (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). У той же час єдиної схеми документообігу не існує. Це означає, що організації самостійно можуть розробити систему документообігу, враховуючи свою специфіку.

предмет взаємодії

Є типові ситуації, при яких кадрова служба взаємодіє з іншими підрозділами. Вони практично не залежать від масштабу організації та галузі, в якій вона працює (див. Таблицю на стор. 52). Але є і специфічні предмети взаємодії. Наприклад, на державних підприємствах, де необхідний доступ до державної таємниці, кадровики можуть взаємодіяти зі спеціальним відділом. Від нього кадрова служба отримує перелік посад, за яким необхідно укласти з працівником типовий договір (контракт) про оформлення допуску до держтаємниці (додаток до трудового договору). У свою чергу кадровики представляють спецвідділу документи на працівників для оформлення такого допуску.

кадровий документообіг

Структурний підрозділ

Служба кадрів отримує

Служба кадрів надає

Всі служби і відділи

- Пропозиції щодо внесення змін та доповнень до штатний розклад ;

- проекти положень про структурні підрозділи, посадових і робочих інструкцій;

- відомості про відсутність працівників;

- табелі обліку робочого часу;

- завдання на відрядження;

- графіки чергових відпусток;

- графіки робіт змінного персоналу;

- заявки на підбір робітників і фахівців;

- характеристики на працівників за запитом;

- пропозиції про підвищення кваліфікації, навчання працівників;

- документи для проведення атестації або інших оціночних процедур;

- пропозиції про розстановку, переміщення і заохочення працівників, про накладення стягнень на працівників

- Копії розпорядчих документів,

- копії типових положень про структурні підрозділи та типових посадових і робочих інструкцій;

- затверджені положення про структурні підрозділи, посадові та робочі інструкції;

- організаційно-розпорядчу документацію по організації праці, оплати праці та особовому складу ( колективний договір , Правила внутрішнього трудового розпорядку, виписку із затвердженого штатного розкладу, розрахунок нормативів чисельності штату, затверджені графіки відпусток, і ін.);

- затверджену план-програму професійного навчання робітників і підвищення кваліфікації керівників і фахівців;

- відомості про порушників трудової дисципліни, табелі обліку робочого часу

Бухгалтерія

Відомості про заробітну плату працівників (для оформлення довідок)

- Табель обліку робочого часу;

- копії наказів по особовому складу на працівників, практикантів і на всі види виплат (прийом, звільнення, переведення, відпустка, відрядження тощо.);

- записки-розрахунки відпусток і звільнення;

- документи на компенсацію витрат за проходження медичного огляду при прийомі на роботу, копії довідок МСЕ на працюючих інвалідів праці

Планово-економічний відділ

- Виписку з бюджету в частині фонду заробітної плати і фонду споживання;

- інформацію про виконання планово-економічних показників для виплати заробітної плати

- Копію штатного розкладу;

- відомості про використання фонду заробітної плати, коштів, виділених на виконання колективного договору;

- розрахунок бюджету по фонду заробітної плати і фонду споживання по центрам фінансової відповідальності

Канцелярія (секретаріат)

- Копії наказів по основній діяльності;

- копії організаційно-розпорядчих документів, що стосуються діяльності відділу (служби)

- Номенклатуру справ відділу (служби);

- документи для пересилання в інші організації

Юридичний відділ

Необхідні висновки з правових питань та візи на документах, що мають правове значення

Проекти наказів, положень про структурні підрозділи, посадових (на візування) інструкцій працівників, трудових і цивільно-правових договорів, угод на внесення змін і доповнень до трудових договорів (на предмет юридичної чистоти)

Служба безпеки

Бланки перепусток

Відомості про звільнених працівників, які не складуть пропуску, і про працівників, які втратили пропуску

Як розробити регламент

Зазвичай питаннями взаємодії між підрозділами компанії, особливо якщо вона велика, займається відділ організації праці та заробітної плати. Регламент створюється у вигляді окремого документа, що містить відомості про зв'язки всередині організації.

У невеликих компаніях ця робота, як правило, покладається на спеціаліста по роботі з персоналом. Якщо вам доручили скласти регламент взаємодії вашої служби з іншими відділами організації, перш за все уважно ознайомтеся з роботою всіх підрозділів. Ви повинні знати, чим займаються підрозділи основного виробництва і як будується бізнес компанії, з персоналом якій ви працюєте.

Для початку можна провести нараду з представниками інших служб і підрозділів організації і знайти точки взаємодії: з яких питань в основному буде відбуватися спілкування. Важливо також зрозуміти, що хочуть отримати колеги від кадрової служби. Всі спільні проекти, завдання і рішення потрібно зафіксувати письмово, призначити відповідальних осіб за взаємодію і затвердити у керівника компанії.

Що стосується регламенту, бажано розробити цей документ так, щоб кожному виконавцю було зрозуміло, яка його роль. Чим докладніше буде описаний процес взаємодії, тим ефективніше він буде відбуватися. Однак зайвого бюрократизму краще уникати.

Перед підписанням регламенту не забудьте узгодити його з усіма зацікавленими особами.

Документи повинні бути завізовані всіма зацікавленими посадовими особами і, звичайно, юристом організації.

Основні цілі і питання взаємодії служби кадрів з іншими підрозділами компанії, як правило, також відображаються в Положенні про відділ (службу) кадрів в розділі «Службове взаємодія». Якщо в аналогічному документі, який діє у вашій організації, такого розділу немає, можна його ввести.

Графік документообігу

Як ми вже з'ясували, потрібно будувати взаємини з іншими службами та структурними підрозділами на основі внутрішніх регламентів. Одним з таких регламентів може виступати графік документообігу. По суті, це схема взаємодії окремих підрозділів, яка описує рух документів від моменту їх створення до моменту передачі на зберігання. Згаданий графік більшою мірою є бухгалтерським документом (саме бухгалтерія відповідає за створення, перевірку, обробку і здачу цього документа в архів), ніж кадровим. Однак багато питань, пов'язаних з рухом кадрової документації, можна вирішити за його допомогою. Якщо цей документ не був затверджений при формуванні облікової політики ** організації, розробити графік, затвердити його у керівника і ознайомити з ним всіх співробітників під розпис можна в будь-який час. Складений графік дає право вимагати подання документів у встановлені терміни.

* Додаток до Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затверджене Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р № 105.

** Пункт 3 ст. 6 Федерального закону від 21 листопада 1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».