Кадрові документи для ІП

1. Які кадрові документи необхідні для ІП?
2. Кадрові документи ІП
3. Кадрова документація мікропідприємств
4. Ведення трудових книжок
5. Аутсорінг кадрового обліку ІП

Індивідуальні підприємці (ІП) розглядаються трудовим законодавством в якості роботодавців (ст. 20 ТК РФ). І якщо кадрові документи для ВП без співробітників не потрібні, то документувати трудові відносини з найманими працівниками, тобто вести кадровий облік, вже обов'язково.

В цьому відношенні закон зрівнює підприємців-фізосіб і юридичні особи. А між тим, саме ІП схильні нехтувати вимогами до оформлення кадрової документації. Результатом стають штрафи, накладені інспекторами ГИТ за результатами чергової перевірки. А між тим, правила створення, ведення і зберігання кадрової документації для ІП досить нескладно дотримати. Розглянемо, що для цього необхідно.

Які кадрові документи необхідні для ІП?

Щоб зрозуміти, які кадрові документи для ІП є необхідними, слід звернутися до Трудового кодексу:

• в ст. 8 ТК РФ згадуються локальні акти;
• ст. 67 ТК РФ встановлює обов'язковість трудових договорів;
• ст. 66 ТК РФ вимагає ведення трудових книжок;
• ст. 68 ТК РФ говорить про необхідність наказів і т.д.

Читайте також:

З інших законодавчих актів, на які необхідно спиратися при створенні кадрової документації індивідуального підприємця, можна назвати:

• закон «Про комерційну таємницю» № 98-ФЗ від 29.07.2004 р, який дозволить визначити яка інформація має подібний статус і обмежити до неї доступ;
• Закон «Про персональні дані» № 152-ФЗ від 27.07.2006 р, вивчення якого дозволить дотримати права працівників в частині захисту конфіденційної інформації;
• Постанова Уряду «Про трудові книжки» № 225 від 16.04.2003, де роз'яснюються всі правила їх ведення;
• Постанова Госкомстатата РФ № 1 від 05.01.2004 р, в додатку до якого знайдуться уніфіковані форми основних документів;
• ГОСТ Р 6.30-2003 для правильного складання необхідних документів.

Читайте також:

Розглянемо, які ж документи обов'язково повинні бути у ІП, що виступає в якості роботодавця.

Кадрові документи ІП

Ведення кадрової документації обов'язково для будь-якого підприємця, який виступає в якості роботодавця. При цьому не має значення обраний ним податковий режим. Кадрові документи для ІП на ССО будуть ті ж, що і платить податки на загальних підставах. Їх можна розділити на три великі групи:

• локальні нормативні акти;
• документи з обліку кадрів;
• організаційні документи.

Читайте також:

До першої групи належать ті документи, які містять у межах компетенції роботодавця норми трудового права, загальні для всіх працівників і самого роботодавця (ст. 7 ТК РФ). Правом приймати їх ІП наділені з 2006 р До їх числа відносять:

• Штатний розклад;
• Правила внутрішнього трудового розпорядку;
• Колективний договір (якщо він укладений);
• Положення про захист персональних даних;
• Положення про оплату і преміювання;
• Положення про охорону праці;
• Положення про підрозділи (їли вони є);
• Посадові інструкції (необов'язковий, але, тим не менш, необхідний документ).

Варто пам'ятати, що прийняття багатьох з цих документів вимагає обов'язкового узгодження з представниками працівників. Порушення цього правила загрожує ІП зверненнями в ГИТ і інші інстанції, якщо працівники вважатимуть свої права порушеними.

Читайте також:

До документів з обліку кадрів відносяться трудові договори, укладені з працівниками і різні накази, що фіксують рух персоналу. Трудовий договір - це завжди письмова угода (ст. 67 ТК РФ), який є підставою для створення інших кадрових документів, зокрема наказу про зарахування працівника в штат.

Що стосується наказів, то зразки цих кадрових документів для ІП в 2017 р містяться в додатку до вже згаданого Постанови № 1 Держкомстату РФ. Там містяться уніфіковані форми основних наказів по кадровому складу:

• про прийом на роботу (Т-1);
• про переведення (Т-5);
• про відпустку (Т-6);
• про відрядження (Т-9);
• про заохочення (Т-11);
• про звільнення (Т-8).

Досить заповнити обов'язкові поля запропонованих форм, щоб отримати грамотно складений наказ, який має необхідну юридичну силу. Оригінали трудових договорів і кадрових наказів зберігаються у ІП не тільки під час дії трудового договору, а й деякий час після.

Читайте також:

Також необхідними документами, уніфіковані форми яких можна знайти в Постанові № 1 будуть:

• особова картка працівника (Т-2);
• графік відпусток (Т-7);
• табель обліку відпрацьованого часу (Т-13).

Їх ведення також строго обов'язково. Трудові книжки довершують перелік документів цієї групи. Обов'язок по їх збереження і своєчасному заповнення покладено на роботодавця. Записи в трудових книжках виконуються згідно з чинною інструкцією. Підставою для їх внесення служать відповідні накази.

Організаційні документи - це різні журнали, в яких ведеться облік і реєстрація інших документів і бланків:

• трудових договорів;
• наказів по особовому складу;
• видачі трудових книжок і т.д.

Придбати їх можна в магазинах канцтоварів, але додатково слід прошнурувати і пронумерувати. Ведення таких журналів дозволяє упорядкувати інформацію про персонал і полегшити пошук необхідних документів у разі потреби.

Читайте також:

Кадрова документація мікропідприємств

У 2016 році були прийняті чергові поправки в Трудовий кодекс. Він доповнився невеликий главою 48.1, дія якої розпочнеться з 1 січня 2017 р Відповідно до її положень, виділяються особливі суб'єкти малого бізнесу - мікропідприємства, з персоналом до 15 осіб. Це можуть бути як юрособи, так і ВП. Для таких роботодавців спрощується кадрове діловодство. Вони можуть відмовитися від частини локальних документів, включаючи їх умови безпосередньо в трудові договори співробітників. «Усічений» варіант не включає такі кадрові документи для ІП з співробітниками, як:

• ПВТР;
• положення про оплату і преміювання;
• графіки змін;
• інші (без уточнення).

Трудові договори при цьому повинні бути типовими, розробленими з урахуванням думки Тристоронньої комісії з регулювання соціально-трудових відносин і затвердженими Постановою Уряду. Окремий типовий договір призначений для дистанційних та надомних працівників. Однак поки такий документ не прийнятий і існує тільки у вигляді проекту. Він представлений на Єдиному порталі проектів нормативних актів. До вступу в дію глави 48.1 і прийняття типових форм трудових договорів, все ІП зобов'язані вести кадрову документацію в повному обсязі.

Ведення трудових книжок

З 2006 року ведення трудових книжок працівників стало обов'язковим для індивідуальних підприємців. Це дозволило усунути порушення прав працівників в частині можливості включати до трудового стажу роботу у ВП. Адже саме трудова книжка досі єдиний офіційний документ, службовець підтвердженням стажу роботи.

Йдеться саме про найманих працівників, чиї відносини з ІП ​​оформлені трудовим договором і праця яких використовується саме в підприємницьких цілях. Самому підприємцю заводити собі трудову книжку не потрібно, так як він виступає в якості роботодавця. Чи не ведуться книжки персоналу, найнятого для особистого обслуговування підприємця або його сім'ї (няні, помічниці по господарству і т.д.), навіть якщо з ними укладено трудовий договір.

Читайте також:

Як і інші кадрові документи для ІП в 2017 р, трудові книжки ведуться відповідно до трудового законодавства. У них відбивається прийом на роботу, переклади, заохочення і звільнення співробітника. При заповненні відповідних сторінок необхідно керуватися Інструкцією, затвердженою Постановою Мінпраці від 10.10.2003 р

Якщо працівник вперше працевлаштовується, то ІП зобов'язаний оформити на нього трудову книжку. Бланки книжок і вкладишів до них продаються в магазинах канцтоварів. Там же можна знайти і журнал обліку видачі цих бланків. Заповнені і чисті книжки, а також обліковий журнал повинні зберігатися в сейфі. За їх збереження, так само як за облік і ведення, підприємець несе відповідальність.

Приклад заповнення трудової книжки

Аутсорінг кадрового обліку ІП

Велика частина індивідуальних підприємців воліє передавати ведення кадрового та бухгалтерського обліку стороннім організаціям. Вибір аутсорсингу саме в цих сферах можна легко пояснити:

По-перше, ведення такого обліку за всіма правилами займає багато часу, який можна витратити з більшою для власного бізнесу користю.

Читайте також:

По-друге, витрати на утримання в штаті компетентних фахівців-кадровиків та бухгалтерів можуть бути недоцільні економічно.

По-третє, доручення таких обов'язків менш компетентному працівникові за додаткову плату може привести до неприємних наслідків у вигляді штрафу з боку контролюючих органів.

Договір на кадрове та бухгалтерське обслуговування укладається з організацією, що спеціалізується на такого роду послугах. У штаті якої достатньо компетентних фахівців. Ведення кадрового обліку згідно з усіма вимогами законодавства гарантується матеріальною відповідальністю виконавця при наданні послуг неналежним чином.

Організація і ведення кадрового обліку однаково обов'язково і для великих компаній з тисячами співробітників, і для мікропідприємств, число працівників яких менше півтора десятків. Різниться тільки обсяг необхідної документації, встановленої нормами законодавства. Відповідальність же за порушення цих вимог передбачається рівна.