Касова книга: де скачати безкоштовно в excel, що це таке, зразок заповнення вручну

1. Що таке касова книга
2. Які операції заносяться в касову книгу
3. Навіщо потрібен цей документ
4. Встановлені форми касової книги
5. Як правильно заповнювати і вести книгу
6. Правила заповнення документа вручну і його зразок в excel
7. Правила заповнення касової книги в електронній формі
8. Покрокова інструкція щодо заповнення документа
9. Документи приходу і витрати грошей з каси підприємства
10. Що таке ПКО і де можна безкоштовно скачати його зразок
11. Що таке РКО і як його оформити
12. Особливості ведення касової книги для ІП
13. Термін зберігання документа
14. Важливі нюанси проведення касових операцій
15. підсумки

Ведення касової книги є обов'язковим для будь-яких підприємств (ТОВ, ІП, АТ та ін.) Якщо вони працюють з готівкою. Операції з приймання та видачі готівки підлягають обов'язковій фіксації в касовій книзі. У даній статті висвітлюються правила ведення касових книг для організацій, що не мають касового апарату, і відображають в них рух власних коштів.

Що таке касова книга

Касовою книгою називають документ, в якому відображається рух готівкових грошових коштів. Здійснювати ці операції і фіксувати їх має право виключно касир.

Важливо! Касиром на підприємстві може бути тільки призначений спеціальним наказом особа, яка має відповідну ступінь матеріальної відповідальності. У більшості випадків, відбувається суміщення посади бухгалтера і касира - це допомагає уникнути плутанини в оформленні прибуткових і видаткових ордерів.

Всі прибуткові операції оформляються спеціальним документом - ПКО - прибутковим касовим ордером, де фіксується джерело надходження грошових коштів (від кого) і підстава (рахунок, акт та інше) їх оприбуткування. Витратні же операції фіксуються в РКО - видаткових касових ордерах, із зазначенням одержувача і підстави видачі грошей з каси.

Які операції заносяться в касову книгу

• Прибуткові операції - внесення грошей в касу:

1. зняття готівки з рахунку (чекові книжки, корпоративні карти);
2. повернення підзвітної суми.

Що входить в касові документи?

• Видаткові операції - видача грошей:

1. виплата заробітної плати, підзвітної суми;
2. виплата дивідендів.

Навіщо потрібен цей документ

Необхідність ведення касової книги обумовлена, перш за все, вимогою фінансової дисципліни - порядок в прибутково-видаткових операціях з готівкою - запорука фінансового здоров'я організації. Крім того, касова книга є звітним документом - здача його в податкову, при необхідності допоможе відстежити чистоту грошових операцій організації.

Встановлені форми касової книги

Раніше існувало обов'язкова вимога ведення касової книги виключно в паперовому вигляді. Сьогодні ж законодавством дозволено вести касу в електронному вигляді, але багато організацій, як і раніше, дотримуються паперових форм.

Як правильно заповнювати і вести книгу

Для будь-якої форми касових книг існують загальні правила:

• Касова книга заводиться на рік - з 01 січня по 31 грудня, в разі, якщо касової книги не вистачає, то робиться додаткова, із зазначенням періоду ведення операцій;
• На титульному аркуші вказує найменування підприємства, його ОКПО (ПІБ для ІП);
• Записуються всі операції в календарному порядку;
• Кожен касовий день фіксується на окремій сторінці;
• Ведення касової книги здійснює касир або головний бухгалтер, але в будь-якому випадку, ця особа визначається наказом по підприємству;
• Спочатку фіксуються прибуткові операції, потім видаткові;
• Вказуються суми на початок дня, на кінець дня і разом за день;
• Обов'язкове збіг даних касової книги з ордерами і фактичною кількістю грошей у касі;
• Всі порожні терміни прочеркиваются «Z».

Правила заповнення документа вручну і його зразок в excel

Можна придбати касову книгу готову, надруковану в друкарні, вона має до 300 аркушів, а можливо готувати листи на комп'ютері, заповнювати і потім роздруковувати.

• Нумерація сторінок.

  Так як готова касова книга включає в себе і вкладні листи (де відображаються операції), і відривні листи (дублювання всіх операцій - звіт касира), то нумерація аркушів касової книг може бути різною: при вертикальній орієнтації книги - через 1 лист, тобто . перша сторінка - фіксування операцій, друга - відривний звіт касира; при горизонтальній - по порядку - так як листи зберігають свою нумерацію і відривається як звіт половина заснованого листа.

  Для касової книги, яка виготовляється касиром самостійно на комп'ютері, нумерація повинна бути наскрізною - фіксується кожен лист.

• Виправлення в касовій книзі. Оскільки заповнення касової книги, в даному випадку, ведеться від руки, то все виправлення оформляються таким чином:

1. при виявленні помилки в записах, яка не впливає на підсумкову суму за день, невірні дані закреслюються однією горизонтальною лінією, а вірні прописуються зверху. Всі поправки в касовій книзі візуються підписом відповідальної особи.
2. якщо помилка стала причиною невірних підсумкових залишків, то така сторінка анулюється повністю і переписується заново.Прі анулювання сторінки касир складає рапорт про це, на підставі якого комісія вносить зміни в книгу і видається довідка про цей факт.

Крім того, при веденні паперової касової книги її необхідно прошити та скріпити печаткою, із зазначенням загальної кількості аркушів. Дані заходи призначені виключити можливість вилучення сторінок.

Завантажити зразок касової книги безкоштовно для заповнення вручну можна тут.

Правила заповнення касової книги в електронній формі

При автоматизованому способі ведення каси в спеціальному програмному забезпеченні щодня створюється 2 бланка - вкладний лист і звіт, з усіма необхідними даними. Звіт, по закінченню касового дня, касир роздруковує і передає в бухгалтерію разом з ордерами. Весь інший механізм заповнення залишається тим же, що і для паперової форми.

Очевидна перевага ведення каси в електронному вигляді - скорочення документообігу та використання цифрового підпису - для підтвердження автентичності запису більше немає необхідності вручну візувати кожну сторінку і ставити печатки.

Покрокова інструкція щодо заповнення документа

Розглянемо ситуацію, коли необхідно прийняти і видати грошові кошти через касу організації:

Крок 1. Оформлення

Припустимо, що касова книга вже заведена, титульний лист оформлений, необхідно заповнити дані по новому касового дня:

• вказує дата в форматі число, місяць і рік (число вказується двома цифрами, а місяць прописом - 01 січень 2016)
• вказується порядковий номер аркуша книги (лист 2)

Як заповнити касову книгу?

Крок 2. Перенесення залишків з минулого дня

• відбувається, по суті, прийняття каси - перерахунок готівки в касі і запис в поле «Залишок на початок дня»

Важливо, що б дані за підсумками попереднього і нового касового дня збігалися, в іншому випадку має місце недостача

Крок 3. Відображення операцій

• Іванов І.І. повертає в касу невикористані підзвітні кошти в розмірі 200,00 рублів. Дана операція фіксується в касовій книзі, а грошові кошти приймаються на підставі прибуткового ордера.
• Петрову П.П. видана заробітна плата в розмірі 5 000,00 рублів. Дана операція фіксується в касовій книзі, а грошові кошти видаються на підставі видаткового ордера.

Крок 4. Зведення підсумків

За підсумками касового дня підраховується кількість операцій і вказуються такі дані:

• скільки грошей надійшло (200,00 рублів);
• скільки видано (5000,00 рублів);
• Залишок на кінець дня (5200,00 рублів)

Крок. 5 Закриття дня і передача звіту

За підсумками дня касир заповнює звіт, дублюючий основний аркуш книги, відображає кількість документів (1 ПКО і 1 РКО) і передає паперу в бухгалтерію.

Документи приходу і витрати грошей з каси підприємства

Вище давалася інформація про необхідність складання ПКО та ВКО на всі операції по руху коштів.

Що таке ПКО і де можна безкоштовно скачати його зразок

Прибутковим касовим ордером (ПКО) називають документ, що фіксує надходження грошових коштів в касу підприємства. Як і всі бухгалтерські документи ПКО підлягають нумерації і мають свої правила заповнення:

• Оформлення.

  Ордер складається з 2 частин - перша частина залишається в організації, друга - відривна, видається вносителю, як підтвердження прийому грошей. У ПКО відображаються дані про організацію, ОКПО, номер і дата прийому грошей.

• Заповнення. У відповідних графах вказується особа, що вносить грошові кошти, а також підстава для їх внесення.

• Сума. Прописується сума внесених грошей, як цифрами, так і прописом, до копійок.

• Візування. Після заповнення, перевірки даних і перерахунку суми, внизу ставиться підпис уповноваженої особи, що підтверджує факт прийняття грошей.

Відривна частина ПКО дублює основні дані, але на екземплярі вносителя обов'язково повинна стояти печатка організації.

Форму ПКО в excel можна скачати тут.

Що таке РКО і як його оформити

Видатковим касовим ордером називають документ, що підтверджує видачу грошових коштів з каси підприємства

Правила оформлення видаткового касового ордера:

• Оформлення. Заповнення відповідних граф із зазначенням організації, ОКПО

• Запис витрати. Вказівка ​​кому і на якій підставі видано кошти.

• Сума. Власноруч одержувачем прописується сума виданих грошей, до копійок.

• Візування. Вказівка ​​документа, що посвідчує особу одержувача.

Після заповнення, перевірки даних і видачі суми ставиться одержувача та уповноваженої особи.

Форму РКО можна скачати тут.

Особливості ведення касової книги для ІП

Як і будь-яка інша організація, індивідуальний підприємець зобов'язаний додержуватися касової дисципліни, проте Вказівки ЦБ РФ № 3210-У дало деякі послаблення для IP:

• немає необхідності встановлювати ліміт каси;
• немає зобов'язання по оформленню ПКО та ВКО.

Ведення касової книги.

Термін зберігання документа

Так як касова книга є документом фінансової звітності, то за запитом ИФНС вона повинна бути надана.

Максимальним терміном давності запиту можуть бути касові книги терміном не більше 5 років, але такий тривалий проміжок часу, як правило, не підлягає перевірці. У більшості запитів ИФНС самостійно вказує оберіть період, що не перевищує трирічну давність.

Важливі нюанси проведення касових операцій

• Необхідність дотримання ліміту каси. Всі організації, за винятком ІП, що тримають готівкові гроші в касі, наказом від першого робочого дня року зобов'язані встановити ліміт залишку грошових коштів в касі, перевищувати який вони не мають право.
• Видача грошей під звіт.

  Все видачі грошей повинні бути обгрунтовані, тому, якщо відбувається видача коштів з каси, крім виплат на заробітну плату, відпускних та інше, одержувачі зобов'язані бути оформлені відповідним наказом, як підзвітні особи і отримувати гроші тільки на підставі заяви, із зазначенням мети та терміну звітності (авансовий звіт).

підсумки

Сьогодні податкові органи насторожено ставляться до факту обігу готівки в касах підприємств, так як все частіше виявляються випадки «виведення» коштів з рахунків ТОВ саме через касу. Саме тому необхідно правильно і своєчасно вести всі касові документи, уважно стежити за приходом і витратою грошей, так як найменші порушення касової дисципліни можуть обернутися штрафами від ИНФС.

Детальніше про ведення касової книги на підприємстві ви дізнаєтеся в цьому відео: