Книга обліку руху трудових книжок, зразок заповнення

1. Навіщо потрібно заводити журнал
2. Як правильно заповнити журнал
3. Основні вимоги до оформлення
4. Як правильно поставити пломбу?
5. Нюанси ведення діловодства

Стаття розповідає, як виглядає зразок для заповнення книги обліку руху трудових книжок, і роз'яснює нюанси заповнення журналу.

Навіщо потрібно заводити журнал

Документ про працевлаштування - це бланк лад звітності. Уряд зобов'язав всіх роботодавців враховувати бланки. Постанова № 225 затверджено 16 квітня 2003 г. Для обліку відкривається спеціальний журнал.

Важливо! Правила наказують, що вести потрібно не тільки заповнені документи, а й бланки, які будуть видані в подальшому. Назва журналу - книга ведення трудових книжок.

Коли журнал запису документів відсутня - це погано. Доведеться платити штрафи, якщо інспектори праці виявлять порушення. Настають санкції по ст. 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення.

3 санкції за порушення:

1. Штраф становить від 1 000 до 5 000 рублів для осіб, наділених посадовими повноваженнями.
2. Стягнення розмірів від 30 000 до 50 000 - для організацій.
3. Робота компанії або приватного підприємця зупиняється на 90 діб.

Якщо порушення виявиться повторно, то керівнику компанії загрожує відсторонення від посади строком від року до трьох років.

2 причини для ведення журналу:

• зафіксувати надходять і спадні бланки;
• уникнути штрафів при перевірці державними інспекторами.

Як правильно заповнити журнал

Зошит можна заповнювати довільно. Форма затверджена Міністерством праці та соціального розвитку.

Книги обліку трудових книжок - це зошити для запису руху бланків.

У зошиті є 13 граф. Записи вносяться, коли переміщується бланк. Кадровик повинен окремо реєструвати сам бланк і додаток до нього.

Таблиця граф в зошиті.

Номер графи Зміст 1 Номер по порядку. 2, 3 і 4 Відображається час, коли документ надійшов у компанію. 5 Повністю прописується ім'я, прізвище та по батькові фахівця. 6 Фіксується номер, серія основного документа і вкладиша до нього. 7 Посада співробітника, згідно зі штатним розкладом, затвердженим керівником. 8 Підрозділ, де виконує обов'язки співробітник. 9 Номер і дата видання наказу про призначення на посаду. 10 Підпис кадровика, відповідального за ведення зошита. 11 Сума, яка стягується за бланк, якщо людина його вперше отримує. 12 Дата повернення книжки при розірванні контракту. Якщо фахівець відмовляється з'явитися і отримати документ, ставиться дата відправлення поштового повідомлення. 13 Підпис співробітника, що підтверджує отримання документа.

Не можна довільно записувати інформацію. Потрібно дотримуватися правил заповнення кадрової документації.

Ставити дату необхідно в певній послідовності. Приклад написання: 22.11.2016. Запис: 22 листопад вважається неправильною.

Здавалося б, все просто, але найчастіше робляться прикрі помилки.

4 помилки при заповненні:

• скорочується ім'я, прізвище та по батькові працівника;
• невірно вказується структурний підрозділ;
• плутаються номери основних бланків і вкладишів до них;
• дати вносяться довільно.

Записи робляться кожен раз, коли в організацію влаштовується новий працівник. Потрібно бути гранично уважним при оформленні книги обліку трудових книжок. Адже помилки при оформленні означають, що компанії доведеться виплатити штраф.

Основні вимоги до оформлення

Не можна заповнити, а потім викинути зошит. Адже журнал обліку трудових книжок має зберігатися значний термін - 75 років.

3 причини зробити запис в журналі:

1. Новий співробітник приймається на роботу і віддає свій документ про працевлаштування.
2. Відкривається вкладиш, оскільки в основному бланку закінчилося місце, ніде стало робити записи.
3. Розривається контракт із співробітником і документ видається на руки.

Якщо новий співробітник приносить основний документ і додаток до нього, то реєструвати потрібно тільки основний бланк. Інформація про програму журнал запису трудових книжок не включає.

Якщо ви хочете правильно вести журнал обліку трудових книжок, дотримуйтесь п'ятьма основними правилами:

1. Встановити щільну обкладинку, тоді книга, що показує руху трудових книжок, буде довго зберігатися.
2. Пронумерувати кожну сторінку, яку включає зошит, що показує руху трудових книжок, до того, як почнете вести документ.
3. Прошнурувати зошит і поставити пломбу.
4. Зробити завершительную напис. Проставте прописом та цифрами, скільки має листів документ.
5. Завіряти журнал підписом керівника. Книга, що показує руху трудових книжок, не може завірятися підписом кадровика.

Як правильно поставити пломбу?

Книга обліку і руху трудових книжок і додаткових вкладишів в них засвідчується спеціальної пломбою. Потрібна контрольна пломба, щоб надійно запевнити зошит обліку руху трудових книжок і вкладишів.

ГОСТ 31282-2004 встановив, що означає контрольна пломба.

Важливо! Поставити контрольну пломбу означає: один раз використовувати пристрій. Пристрій потрібно, щоб визначити, чи намагався хто-небудь без дозволу відкрити документ. Поки номер пломби не вписаний в рядок, вважається, що журнал не опломбований.

Перед тим як вести книги обліку руху трудових книжок, заповніть титульний лист і зробіть заверительную напис.

Нюанси ведення діловодства

На практиці часто виникають питання, пов'язані з тим, як вести журнал обліку руху трудових книжок. Відповідь дається індивідуальний і залежить від ситуації.

Таблиця питань кадрового обліку.

Проблема кадрового обліку Рішення Фірма вела книгу обліку на основний офіс і філія. У філія приймається кадровий діловод. Як вести облік бланків в цьому випадку? Вести облік трудових книжок окремо для філії та головного офісу. Документувати процедуру передачі документів про працевлаштування. Скласти наказ про ведення нового журналу на підставі службової записи. Призначити особу, яка буде відповідати за журнал реєстрації трудових книжок. Кадровик вів облік недбало: залив чорнилом сторінки. Потім видер сторінки з книги обліку руху трудових книжок і сховав у сейф. Новий фахівець кадрової служби виявив, що документ знаходиться в поганому стані. Як діяти новому співробітнику? Ситуація неприємна, але рішення є. Спочатку скласти службову записку керівництву, де написати про сумному прикладі ведення документації. Потім почати заповнювати новий журнал, де відображати переміщення бланків. Новий зразок заповнення книги обліку повинен включати інформацію про документах, виданих раніше. Стару книгу руху трудових книжок і вкладишів до них передати в архів. Якщо компанія раніше не вела облік, як впорядкувати діловодство? Співробітник відділу кадрів пише акт, що раніше заповнення зошити не провадилося. Заводить новий журнал і вирішує, як прошити документ. Пише відомості про персональні документах, отриманих співробітниками. Далі все буде просто. Запис бланків та додатків до них ведеться в звичайному режимі.

Книга обліку руху трудових книжок: зразок правильного заповнення можна знайти в Інтернеті і завантажити безкоштовно. Якщо потрібно зразок журналу трудових книжок скачати, користуйтеся перевіреними джерелами. пропонуємо бланк з СПС «Консультант». Форма затверджена Міністерством праці в 2003 році (Постанова № 69).

резюме

1. Будь-яка компанія наймає співробітників і персональні документи про працевлаштування. Тому обов'язково заповнюється журнал обліку.
2. Книгу потрібно прошити, поставити пломбу, записати номер на кожній сторінці. Тоді документ матиме юридичну силу.
3. Записи можна вносити довільно. Має бути дотримана хронологію і формат дати.
4. Компанія може купити журнал або заповнити самостійно, дотримуючись при цьому вимоги правових актів.