Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них: як заповнювати

1. Хто заповнює книгу обліку
2. Зразки заповнення книги обліку трудових книжок
3. Заповнюємо при прийомі на роботу
4. Заповнюємо при звільненні
5. Як прошити книгу обліку трудових книжок
6. Порядок внесення виправлень в книгу обліку трудових
7. Термін зберігання і знищення
8. Штрафи за відсутність або порушення обліку

Ми розповідаємо про правила оформлення книги обліку руху трудових книжок, внесення записів, терміни зберігання. Правильно налагоджений облік документів суворої звітності вбереже від штрафів і претензій з боку керівництва і співробітників.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів - це обов'язковий журнал для роботодавців, які ведуть трудові книжки. А оскільки в нашій країні цей документ ще діє, незважаючи на періодично виникаючі питання про його скасування, то вищевказаний документ повинні вести всі юридичні особи та індивідуальні підприємці, у яких є наймана робоча сила.

Цей факт встановлений Постанова Уряду РФ від 16.04.2003 року за № 225, а точніше пунктом 40 цього законодавчого акту.

Зміст статті:

Хто заповнює книгу обліку

Заповнення книги обліку руху трудових книжок здійснює співробітник, на якого в організації покладено обов'язок оформлення і зберігання цього документа. Зазвичай це кадровик.

Цей обов'язок покладається або наказом керівника, або прописується в посадовій інструкції.

У журналі обліку відображаються тільки оформлені книжки. Чисті бланки, що зберігаються у кадровика, сюди не вносять.

Відповідальна за ведення журналу посадова особа фіксує наступні дії з трудовою книжкою:

• Прийом книжки від працевлаштувати співробітника (в тому числі і знову оформленої).
• Видача її при звільненні.

Зверніть увагу! Якщо людина бере трудову книжку тільки на час, то це в журналі обліку не відбивається.

Також співробітник, якому доручено ведення журналу, повинен щомісяця надавати в бухгалтерію підприємства відомості про рух чистих бланків трудової: скільки видано працівникам, скільки за них сплачено, скільки зіпсовано і списано і т.д.

Зразки заповнення книги обліку трудових книжок

Бланк книги обліку руху трудових книжок розроблений на законодавчому рівні. Зразок є в Постанові Мінпраці РФ від 10.10.2003 року за № 69. У Додатку № 3 цього документа можна побачити, як виглядає книга обліку руху трудових книжок. Правила ведення встановлені пунктом 40 Правил ведення і зберігання трудових книжок.

Умовно порядок заповнення книги ділиться на два етапи: при оформленні на роботу і при звільненні. Відомості про переведення працівника на іншу посаду в книзі не відображаються.

Якщо роботодавець видає працівникові вкладиш до трудової книжки, то його також потрібно врахувати окремим рядком. Вкладиш, який вже знаходиться в трудовій при прийомі, також відображають у книзі обліку. Зазвичай це роблять в одному рядку з трудовою книжкою.

Заповнюємо при прийомі на роботу

Після укладення трудового договору та видання наказу про працевлаштування робиться запис у наданій працівником трудової або заповнюється нова. Прийнявши книжку на зберігання, відповідальний співробітник кадрової служби реєструє документ в книзі обліку. При цьому заповнюються перші 11 граф:

• порядковий номер запису;
• ПІБ прийнятого на роботу співробітника;
• посаду і підрозділ;
• серія і номер трудової книжки;
• число, місяць і рік початку роботи;
• реквізити (номер і дата) наказу про зарахування в штат;
• відмітка про внесення плати за бланк трудової книжки, наданий роботодавцем (якщо роботодавець оформляє нову трудову книжку);
• підпис посадової особи, відповідальної за ведення Книги обліку.

Нижче наведено зразок заповнення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів при прийомі на роботу, скачайте його:

Заповнюємо при звільненні

При припиненні дії договору з роботодавцем в книзі обліку руху трудових книжок заповнюються графи 12 і 13. Дивіться і скачайте зразок:

При звільненні померлого співробітника книжка видається під розпис його родичам.

Коли звільнений працівник не приходить у відділ кадрів, йому надсилається повідомлення про необхідність забрати трудову. Якщо співробітник так і не отримав документи, організації можуть загрожувати штрафи і конфлікти. У таких випадках є два способи захиститися від претензій .

Надіслати книжку цінним листом з повідомленням можна тільки після отримання письмової заяви власника з вказівкою адреси. Всю листування, квитанції і конверт в разі повернення невручення листа потрібно зберігати. В інструкції немає вказівок, як відзначити в книзі обліку факт відправлення трудової поштою. Фахівці в області кадрового обліку пропонують ставити «Відправлено поштою». Дату вручення можна подивитися в повідомленні. Деякі кадровики в таких випадках графи 12-13 взагалі не заповнюють.

Як прошити книгу обліку трудових книжок

Книгу обліку руху трудових книжок краще придбати або замовити в друкарні. Вона зброшуровані в тверда обкладинка, має стандартні титульний і останній аркуші. Слід пронумерувати сторінки в правому верхньому кутку і прошити книгу. Головне завдання - запобігти видалення і заміну сторінок. У нижньому лівому кутку, трохи відступивши від палітурки, робляться два отвори одне над іншим на відстані 3 см.

Прошиваються листи книги міцною ниткою (краще капроновою) в кілька додавань. На зворотному боці нитки зав'язуються у вузол, потрібно, щоб довжина залишених решт була 7-8 см.

Запевнити книгу обліку трудових книжок можна сургучною печаткою або опломбувати .

Порядок внесення виправлень в книгу обліку трудових

Законодавство нічого не говорить про те, як виправляти допущені в журналі помилки. Але оскільки в ній містяться відомості про бланках суворої звітності, то виправлення шляхом закреслення і підчищених неприпустимі.

Правки вносити в такий спосіб:

• Неправильний запис перекреслюють тонкої рисою, таким чином, щоб вона була читається.
• Наступного вільному рядку ставлять позначку про те, що запис (вказують порядковий номер) недійсна.
• У наступний рядок вносять правильну інформацію.
• Виправлену запис запевняють підписом відповідальної особи та ставлять дату виправлення.

Винятком з цього правила є законна зміна особистих даних людини. Наприклад, зміна прізвища при вступі в шлюб. У цьому випадку старі дані закреслюються однією рисою, а зверху вказуються нові.

Термін зберігання і знищення

Після того, як бланк журналу закінчиться, його потрібно оформити на зберігання.

Робиться це в такий спосіб:

• На титульному аркуші вказується дата закінчення книги (дата останнього запису).
• Вказується, до якої дати зберігати документ. Термін зберігання складає 75 років.

Після того, як термін зберігання закінчився журнал можна знищити, склавши відповідний акт.

Штрафи за відсутність або порушення обліку

Покарання за відсутність або неправильне ведення книги обліку трудових книжок конкретно ніде не прописано. Але це окремий випадок порушення трудового законодавства, передбачений п.1 ст. 5.27 КоАП. Штраф для посадових осіб та ВП від 1000 руб. до 5000 руб., для юросіб - від 30000 руб. до 50000 руб. Скласти протокол може Гострудинспекции або працівники прокуратури.