Книга касира. Питання та відповіді.

1. Я прочитав (а) Ваш матеріал щодо заповнення книги касира, проте інспектора в ИФНС вимагають заповнювати трохи інакше.

2. Як правильно пронумерувати книгу касира (журнал касира-операціоніста).

3. Скільки листів повинно бути в книзі касира (журналі касира-операціоніста).

4. Як правильно прошити книгу касира (журнал касира-операціоніста).

5. Заповнення книги касира (журналу касира-операціоніста) при двох і більше закриттів змін за день.

6. Заповнення книги касира (журналу касира-операціоніста) при оплаті банківськими картами.

7. Заповнення книги касира (журналу касира-операціоніста) в разі помилково вибитого чека або чека повернення (повернення товару).

8. Як відобразити в книзі касира (журналу касира-операціоніста) внесену на початок зміни суму для видачі здачі з великих купюр (разменка).

9. Коротка інструкція для операторів щодо заповнення книги касира (журналу касира-операціоніста).

10. Чи треба заповнювати книгу касира (журнал касира-операціоніста) якщо не було продажів.

11. Які терміни вживаються для чеків закриття зміни, які записуються в книгу касира (журнал касира-операціоніста).

12. Питання, "До книги касира операціоніста вносимо фактичну суму або по z звіту".

13. Що таке необнуляемий підсумок? (Зустрічається так само терміни Накопичувальний підсумок, Необнуленная сума, Накопичення за весь період, необнуляемая сума продажів).

14. Короткий опис колонок для заповнення книги касира (журналу касира-операціоніста).

15. Чим відрізняється повернення від анулювання.

16. Питання. «Як заповнювати книгу касира, якщо забули зняти ввечері Z звіт, а закриття зміни зробили вранці наступного дня».

Я прочитав (а) Ваш матеріал щодо заповнення книги касира, проте інспектора в ИФНС вимагають заповнювати трохи інакше.

Все правильно, прочитаний Вами матеріал носить загальний характер. У 90% випадків цей узагальнений варіант заповнення книги касира підійде всім, однак є ще 10% на варіанти регіонального заповнення книги касира. Тому для більш правильного заповнення книги касира, Вам бажано звернутися за консультацією в ИФНС Росії за місцем реєстрації ККМ.

Сторінки книги касира нумеруються в зручному для користувача місці сторінки, як правило, це верхній або нижній куточок сторінки (листа). Нумерація при відсутності автоматичного нумератора, здійснюється рукописно, чорнилом або кульковою ручкою. Нумерувати сторінки або листи, як кому подобається, але листами нумерувати швидше і легше. Обкладинку НЕ нумеруем.

Скільки листів повинно бути в книзі касира (журналі касира-операціоніста).

Кількість аркушів не лімітується. Однак стандартна кількість становить 47-52 листа (94-104 сторінки).

Як правильно прошити книгу касира (журнал касира-операціоніста).

Теоретично книгу касира досить прошити, щоб всі аркуші журналу (обкладинку прошивати необов'язково) були прошиті, а на зшивці була можливість поставити дві печатки, одна печатка підприємства, інша друк ИФНС з відміткою про реєстрацію книги касира.
Однак на практиці книгу касира бажано прошити таким чином, щоб з журналом було зручно працювати і не виникала можливість випадкового порушення зшивання.
Наші рекомендації наступні, ці рекомендації не є обов'язковими, а носять консультаційний характер:
Відстань між отворами повинне становити не менше 3-х сантиметрів.
Прошиваємо за допомогою прошивальних ниток або шпагату.
У разі використання звичайних ниток, бажано скласти нитки в канатик складається з чотирьох (двох) ниток.
Якщо журнал виконаний у вигляді листів книжкової орієнтації і зшитий скріпками на згині, то простіше за все такий журнал прошити наскрізь. Шилом пробити отвори разом з обкладинкою, нитки протягнути не зачіпаючи обкладинку. Таким чином вирішується дві проблеми. Зшита книга касира відкривається таким чином, що натягнуті нитки не заважають відкриттю сторінок. При довгої експлуатації немає ризику прорізати нитками сторінку, і тим самим порушивши зшивання.
Саму папірець для печаток бажано зробити розміром 5 см * 5 см ± 0,5 і приклеювати на сторінки журналу, а не на обкладинку. У разі якщо папірець приклеїли до обкладинки, то можлива ситуація коли недбайливий касир взявшись за обкладинку - просто обірве зшивання разом з обкладинкою.

Заповнення книги касира (журналу касира-операціоніста) при двох і більше закриттів змін за день.

Заповнення книги касира в таких випадках передбачає два варіанти, за умови, що зміни були закриті одним оператором.

У разі, якщо зміну закривали різні оператори, наприклад на об'єктах з цілодобовою роботою, то заповнених в один рядок не рекомендується.

Заповнення книги касира (журналу касира-операціоніста) при оплаті банківськими картами.

Платіж банківською картою відбувається через банківський термінал. Банківський термінал видає два квитка, так звані сліпи, які підтверджуючого підписом або PIN-кодом, в залежності від типу карти. Сліп не є документом достатнім для відпустки товару, він лише подверждает факт проведення операції прийому грошей у клієнта за безготівковим способом оплати. Залежно від налаштувань робочого місця касира, далі ККМ або сам пробиває чек за безготівковим способом оплати, або на ККМ касир псамостоятельно прробівает чек ККМ на аналогічну суму.
Заповнення книги касира відрізняється від стандартного, тільки 12 і 13 колонками. У наведеному прикладі загальна сума виручки 40 000 руб. 00 коп. , 30 000 руб. 00 коп. отримано готівкою, 10 000 руб. 00 коп. полученно по банківській картці від 6 покупців (6 сліпів).

Заповнення книги касира (журналу касира-операціоніста) в разі помилково вибитого чека або чека повернення (повернення товару).

При поверненні товару (помилково вибитого чека), додатково заповнюється колонка 15. колонка 15 формується за формулою 15 = 10-14. У прикладі зроблений повернення на 10 000 руб. 00 коп.

Приклад заповнення журналу касира операціоніста при помилково вибитому чеку:

При оформленні бажано ознайомиться з більш розгорнутим матеріалом. Подивитися .

Як відобразити в книзі касира (журналу касира-операціоніста) внесену на початок зміни суму для видачі здачі з великих купюр (разменка).

Ніяк. Для цього існує Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів за формою № КО-5.

Коротка інструкція для операторів щодо заповнення книги касира (журналу касира-операціоніста).

Відразу обмовлюся інструкція написана не мною, а взята з реальної посадової інструкції касира. Завантажити. Інструкція щодо заповнення книги касира, загальний випадок. завантажити .

Чи треба заповнювати книгу касира (журнал касира-операціоніста) якщо не було продажів.

Книга касира не є табелем обліку робочого часу, а є відображенням всіх закриттів змін проведених на ККМ. Деякі ККМ дозволяють зробити закриття зміни при нульовій виручці. Тому якщо чек закриття зміни було зроблено, то його обов'язково треба записати в книгу касира.

Які терміни вживаються для чеків закриття зміни, які записуються в книгу касира (журнал касира-операціоніста).

Найпоширеніше це "Z звіт" (Зет звіт). Також можна застосувати "Добовий звіт з гасінням", "Закриття зміни", "Звіт з гасінням". І застаріле "котрольно стрічка", "Гасіння".

Питання, "До книги касира операціоніста вносимо фактичну суму або по z звіту".

Правильною відповіддю буде і фактичну суму і суму по z звіту. Сума по Z звіту ЗАВЖДИ пишеться в колонку 10 книги касира. А ось колонки 11,13,14,15 служать для правильного оформлення фактичної суми.

Що таке необнуляемий підсумок? (зустрічається так само терміни Накопичувальний підсумок, Необнуленная сума, Накопичення за весь період, необнуляемая сума продажів).

Необнуляемий підсумок - це накопичувальна сума всіх закриттів змін (Z-звітів) за певний період. На одних ККМ необнуляемий підсумок це сума всіх Z-звітів за весь період роботи ККМ, на інших це сума всіх Z-звітів за останню реєстрацію. Таким чином при введенні в експлуатацію ККМ - книга касира завжди почнеться з необнуляемого підсумку 1 руб.11 коп. У разі перереєстрації ККМ - книга касира може початися, як з необнуляемого підсумку 1 руб.11 коп., Так і з необнуляемого підсумку попереднього власника. З якої суми почнеться книга касира після перереєстрації, залежить від моделі ККМ.

Короткий опис колонок для заповнення книги касира (журналу касира-операціоніста).

1. «Дата, (зміна)». Навіть тут простота формулювання викликає деякі різночитання. Дана колонка заповнюється за форматом ГГ / ММ, тобто 22 січня 2007 року виглядати 22/01. Однак рекомендується в першому рядку (найвищої) заповнювати дату в форматі ГГ / ММ / РР, вищевказана дата буде виглядати так - 22/01/07. Подальше заповнення рядків йде в форматі ГГ / ММ. Поширена помилка заповнення цієї графи - це заповнення її заздалегідь датами з календаря. При такому заповненні необхідно заповнювати рядки книги касира, навіть якщо Z-звіт не знімався.

Мал. Бажаний варіант заповнення першої колонкою

2. «Номер відділу (секції)». Дуже спірна колонка для заповнення. Дана колонка заповнюється в тому випадку, якщо ККМ обслуговує декілька торгових секцій, і організація веде по ним окремий облік виручки. На практиці заповнення даної колонки не зустрічалося. Коментарів немає.

3. «Прізвище, ім'я, по батькові касира». До цієї колонку вписується ім'я касира на початок зміни. Суть даної колонки проста, касир буде розписуватися за суму необнуляемого підсумку на початок зміни і за виручку здану директору. На практиці касир, як правило, приймає якусь розмінну суму грошей на початок дня, хоча розписується в книзі касира тільки за суму необнуляемого підсумку. Сума розмінної готівки стандартними колонками не передбачена. Досвідчені адміністратори обходяться веденням внутрішньою документацією для спрощення контролю за фактичним веденням готівки в касі. Поширена помилка заповнення даної колонки - це заповнення її від особи, котра має трудового договору з роботодавцем (на практиці трапляється і таке), або особою яка не має матеріальної відповідальності.

4. «Порядковий номер контрольного лічильника (звіту фіскальної пам'яті) на кінець робочого дня (зміни)». Тут різночитань багато, більшість записують в цю колонку номер Z-звіту, інші записують номер чека на кінець дня, є номер чека Z-звіту, наступна категорія взагалі не заповнює цю колонку через її розмитою формулювання, чекаючи роз'яснень (покарань) перевіряючих осіб. Дана колонка має сенс для заповнення тільки в тому випадку, якщо продажі ведуться на ККМ, який на X-звіті не виділяє суму необнуляемого підсумку. Справа в тому, що касир розписуючись за суму необнуляемого підсумку на початок зміни, працюючи на таких ККМ фактично не бачить цю суму, тому саме номер Z-звіту (чека) може підтвердити достовірність саме тієї суми необнуляемого підсумку на початок зміни. Іншими словами саме дана колонка гарантує захист касира від випадків, коли, касир, які не спостерігаючи документального відображення необнуляемого підсумку на початок зміни, розписується в книзі касира, за цю суму. Хотілося б відзначити, що велика частина сучасної контрольно касової техніки при знятті Х-звіту все-таки виділяють окремим рядком необнуляемий підсумок на початок зміни. Поширена помилка заповнення даної колонки - це заповнення в разі, якщо йдеться про номер Z-звіту, то це невідповідність фактичного номера Z-звіту і реального, відповідно теж відноситься до номера чека.

5. «Показання контрольного лічильника (звіту фіскальної пам'яті), який реєструє кількість перекладів показань підсумовуючого грошового лічильника» см. П. 4.

6. «Показання лічильниках на початок робочого дня (зміни) сума, руб. коп. ». Дана колонка не викликає питань при заповненні тільки в тому випадку, коли ККМ виділяє суму необнуляемого підсумку на початок зміни в Х-звіті. У зворотному випадку заповнення даної колонки носить хаотичний характер і залежить, тільки від грамотності та досвіду роботи адміністратора, що заповнює книгу касира. При відсутності в Х-звіті рядки необнуляемого підсумку на початок зміни, доведеться керуватися непрямими показниками - номер чека, останнього в попередній зміні або звернеться за консультацією в ЦТО за кваліфікованою консультацією. У разі якщо Х-звіт показує необнуляемий підсумок, то при заповненні даної колонки слід її порівняти з показанням колонки 9 у вищій рядку, фактично ця колонка (9) є відображенням даної колонки (6). У разі якщо сума по колонці 9 не збігається з сумою необнуляемого підсумку, треба припинити заповнення книги касира і звернутися в ЦТО за консультацією, швидше за все ваш ККМ зламався. Слід запам'ятати, що на справній ККМ сума необнуляемого підсумку на кінець зміни завжди збігається з сумою необнуляемого підсумку на початок зміни Поширена помилка заповнення даної колонки - це заповнення за звітами, які не показують фактичний необнуляемий підсумок, заповнення не за необнуляемой сумі Z-звіту, заповнення за поточною виручці і т.п. Інша Поширена помилка - це заповнення цієї колонки відразу після закриття зміни, дана колонка заповнюється тільки на початку зміни. Для прикладу: при закритті зміни, відповідальний за заповнення книги касира, переписує виручку за день на ранок, на ранок ККМ ламається і потрапляє ЦТО, в ЦТО в технологічних цілях по ККМ пробиваються суми і закриваються формою КМ2. Однак, так як, сума на початок дня вже записана, то виникають розбіжності в книзі касира.

Мал. Принцип заповнення шостий колонки книги касира

7. «Показання лічильниках на початок робочого дня (зміни) підпис касира». Дана колонка не викликає питань при заповненні тільки в тому випадку, коли ККМ виділяє суму необнуляемого підсумку на початок зміни в Х-звіті. Інакше касир фактично розписується за суму необнуляемого підсумку зазначеного в попередньому рядку на кінець зміни. Проблема в тому, що в зазначеному випадку після знятого Z-звіту можна пробити якусь суму і зняти ще один Z-звіт, то фактично цей Z-звіт ні як не можна проконтролювати крім, як за номером чека (якщо така нумерація ведеться в колонці 4) . З рекомендацій щодо заповнення цієї колонки, в разі якщо Х-звіт не відображає необнуляемий підсумок, то переписувати виручку на кінець дня з колонки 9 в колонку 6 і тільки після цього розписуватися в цій колонці. Поширена помилка заповнення даної колонки - це заповнення її від особи, котра має трудового договору з роботодавцем (на практиці трапляється і таке), або особою, яка не має матеріальної відповідальності.

8. «Показання лічильниках на початок робочого дня (зміни) підпис адміністратора». Див. П. 7.

9. «Показання лічильниках на кінець робочого дня (зміни) сума, руб. коп. ». Дана колонка не викликає питань при заповненні, так як ККМ виділяє суму необнуляемого підсумку на кінець зміни в Z-звіті. Хотілося б відзначити той факт, що фактично дана колонка є відображенням колонки 6 нижченаведеної рядки. Поширена помилка заповнення даної колонки - це заповнення за звітами, які не показують фактичний необнуляемий підсумок або заповнення не за необнуляемой сумі Z-звіту.

10. «Сума виручки за робочий день (зміну), руб. коп. ». Дана колонка є відображенням виручки по Z-звіту. Поширена помилка заповнення даної колонки - це заповнення за поточною готівки, слід зауважити, що готівку в касі не завжди відповідає виручці за день по Z-звіту.

Мал. Принцип формування 10 колонки

11. «Здано готівкою руб. коп. ». Даная колонка відповідає готівкової сумі всіх продажів. Слід зазначити, що, якщо в поточній зміні будуть записи в колонку 15, (тобто операції повернення або помилково вибиті чеки), то в цю колонку записується сума за вирахуванням 15 колонки. Якщо на робочому місці касира варто банківський термінал для прийому безготівкових платежів від населення, то виручка, проведена за картками не враховується в цій графі.

12. «Здано, оплачено за документами кількість». Рідко яка використовується колонка, сюди записується кількість сліпів. Поширена помилка заповнення даної колонки - це її незаповнення при використанні банківських терміналів.

13. «Здано, оплачено за документами сума руб. коп. ». Рідко яка використовується колонка, сюди записується загальна сума продажів проведених за банківськими терміналами. Поширена помилка заповнення даної колонки - це її незаповнення при використанні банківських терміналів.

14. «Здано всього руб. коп. »фактично дана колонка є сумою 11 і13 колонки. Мовою 1С - ця колонка є відображенням 51 рахунку.

15. «Сума грошей, повернена покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеках, руб. коп. ». Тут слід ознайомитися з загальними принципами процедури повернення товару (невикористані касові чеки). Поширена помилка заповнення даної колонки - це її заповнення без усіх необхідних документів.

16. «Підпис на кінець робочого дня (зміни) касира». Тут все дуже просто здав виручку - розписався за здану суму.

17. «Підпис на кінець робочого дня (зміни) касира». Тут все дуже просто прийняв виручку - розписався за прийняту суму.

18. «Підпис на кінець робочого дня (зміни) касира». Тут все дуже просто прийняв виручку - розписався за прийняту суму.

Чим відрізняється повернення від анулювання.

Якщо сильно спростити і не вдаватися в подробиці.

Повернення - це касова операція з уже завершеним касовим чеком.

Анулювання - це касова операція з незавершеним касовим чеком.

Принципова відмінність цих операцій з точки зору ККМ.

Повернення - не видаляти чек і відповідно не зменшує виручку, а лише фіксує сам факт операції повернення грошей покупцеві (серед користувачів ККМ є стійке оману, що операція повернення зменшує поточну виручку - це не так, при поверненні виручка не зменшується, зменшується тільки сума готівки в ККП). Другим важливим відмінністю є, той факт, що операцію повернення можна виконати тільки при виконанні декількох умов, наприклад якщо сума готівки в ККМ менше суми повернення, то операцію повернення не виконати. Третім відмінністю операції повернення - це необхідність фіксації цієї операції в книзі касира і заповненням необхідної документації.

Анулювання - видаляє касовий чек повністю, і зменшує виручки за день (якщо бути точніше, то сума анульованого чека не додається до виручки за день). Анулювати можна як весь чек, так і одну або кілька покупок в чеку (серед покупців є стійке оману, що операція анулювання не видаляти покупку з чека, покупець бачить рядок з товаром і сумою на початку чека, але не звертає увагу на аналогічну рядок трохи нижче з поміткою ануляція - це не так, якщо в чеку є рядок з позначкою анулювання, то це означає покупка видалена з чека). Другим важливим відмінністю є, той факт, що операцію анулювання можна виконати тільки в незавершеному чеку, якщо ж касовий чек уже вийшов з ККМ, то операцію анулювання не виконати. Третім відмінністю операції анулювання - це відсутність необхідності де б то не було фіксувати цю операцію, будь то книга касира або інша документація.

Питання. «Як заповнювати книгу касира, якщо забули зняти ввечері Z звіт, а закриття зміни зробили вранці наступного дня».

Слід врахувати, книга касира (журнал за формою КМ4) не є табелем облікового часу роботи касирів, а є документом фіксуючим зняті на ККМ Z-звіти (закриття зміни). Правильна відповідь: яким числом зняли Z звіт, таким і заповнюємо рядок в книзі касира. Спроба записати в книгу касира Z звіт неправильною датою, є хибною - повний фіскальний звіт по ФП все одно покаже фактичну дату закриття зміни

У цього питання є два аспекти, бухгалтерський і технічний.

Технічний, якщо ККМ управляється з програмного забезпечення, то можлива ситуація блокування подальших продажів, так як програма (на комп'ютері) вважає що день вже закритий. Для автономних ККМ - технічний аспект не актуальний, там такої проблеми в принципі не може виникнути, з причини відсутності програмного забезпечення для управління ККМ.

Бухгалтерський, тут все дещо складніше. Наприклад, 30 вересня забули зняти Z звіт, гроші в банк здали 30 вересня, а в касі зміна закрита 01 жовтня. При податковій перевірці помісячний (поквартальне) фіскальний звіт з ККМ покаже дещо іншу суму, ніж за бухгалтерськими рахунками. Бухгалтерії доведеться попітніти, пояснюючи причину такої розбіжності сум в звітному періоді. Важливе зауваження, при знятті Z звіту не в той день, обов'язково попередьте про цей факт бухгалтерію, далі досвідчений бухгалтер уже сам прийме рішення, як правильно оформити прибутково-видаткові документи по бухгалтерії (не в книзі касира).