Коли співробітникам УІС компенсуються транспортні витрати?
- Оплата «лікувального» проїзду
- Вартість проїзду на транспорті і витрати, пов'язані з проїздом, підлягають компенсації.
- Документи для оплати вартості проїзду.
- Розмір оплачуваної вартості проїзду.
- Оплата «відпускного» проїзду
- Види оплачуваних транспортних витрат.
- Документальне оформлення витрат для їх оплати.
- Розмір компенсуються витрат
Автор: О. Фурагіну
Журнал " Силові міністерства і відомства: бухгалтерський облік та оподаткування "№ 8/2015
Відповідно до законодавства РФ співробітники УІС в ряді випадків мають право на оплату проїзду. У статті розглянуто нюанси такої виплати: зокрема, умови оплати проїзду, розмір, документальне оформлення.
Згідно з нормами ст. 3 Федерального закону № 283-ФЗ [1] співробітники УІС в ряді випадків мають право на оплату проїзду, наприклад їм оплачується дорога до місця лікування і назад, а співробітники, що працюють в північних районах, має право розраховувати на оплату проїзду до місця проведення відпустки і назад. У статті розглянемо особливості здійснення таких виплат в зазначених випадках, зокрема умови оплати проїзду, розмір, документальне оформлення та т. Д.
Оплата «лікувального» проїзду
Випадки оплати проїзду.
Згідно п. 1.1 Порядку № 209 [2] співробітнику УІС оплачується вартість проїзду в наступних випадках:
* Необхідно мати направлення на лікування або медичний огляд лікарською комісією (військово-лікарською комісією) медичної організації.
** Медична і санаторно-курортна організація повинна ставитися до федерального органу виконавчої влади, в якому проходять службу співробітники, або МВС, яке відповідно до законодавства РФ здійснює медичне обслуговування співробітників; також необхідна наявність направлення на доліковування (реабілітацію) від лікарської комісії (військово-лікарської комісії) медичної організації.
Вартість проїзду на транспорті і витрати, пов'язані з проїздом, підлягають компенсації.
Співробітникам компенсуються витрати, пов'язані з проїздом наступними видами транспорту:
- залізничним;
- повітряним;
- водним;
- автомобільним транспортом (за винятком таксі);
- особистим транспортом.
У тому числі компенсації підлягають вироблені співробітниками витрати за користування постільними речами, на проїзд у вагонах підвищеної комфортності, комісійний збір за попереднє оформлення квитків, за оплату встановлених на транспорті додаткових зборів (за винятком добровільного страхового збору, а також інших додаткових послуг, спрямованих на підвищення комфортності пасажира, в тому числі зміна класності квитка, витрат, пов'язаних з доставкою квитків, переоформленням квитків з ініціативи пасу Ірового, доставку багажу, здачею квитка в зв'язку з відмовою від поїздки (польоту) або запізненням на поїзд, літак, автобус, судно) (п. 2 Порядку № 209).
Документи для оплати вартості проїзду.
Оплата вартості проїзду співробітникам здійснюється фінансовим підрозділом за місцем служби співробітника. За загальним правилом, встановленим у п. 4, 5, 6 Порядку № 209, для оплати витрат, пов'язаних з проїздом, на ім'я начальника установи, органу УІС подаються:
1) рапорт співробітника;
2) документи, що підтверджують факт перебування в місцях лікування, медичного огляду, доліковування (реабілітації), проведення медико-психологічної реабілітації. Це довідка медичної організації (санаторно-курортної організації) федерального органу виконавчої влади, в якому проходять службу співробітники, або МВС, яке відповідно до законодавства РФ здійснює медичне обслуговування співробітників, підписана керівником і завірена печаткою, або відривний талон до путівки. Додатково подається копія довідки військово-лікарської комісії, що підтверджує факт медичного огляду, або копія довідки для отримання путівки за формою № 070 / у-04 [3] ;
3) документи, що підтверджують фактичні витрати, пов'язані з проїздом. До них відносяться:
- при проїзді залізничним транспортом - квиток, електронний квиток встановленої форми (електронний багатоцільовий документ);
- при проїзді авіаційним транспортом - квиток, електронний квиток встановленої форми (електронний багатоцільовий документ), посадочні талони, квитанція різних зборів;
- при проїзді водним транспортом - квиток на проїзд за визначеним транспортному маршруту;
- при проїзді автомобільним транспортом - квиток, що містить реквізити, встановлені правилами перевезень пасажирів;
- при проїзді транспортом загального користування (крім таксі) до залізничної станції, пристані, аеропорту та автовокзалу - квиток, що містить реквізити, встановлені правилами перевезень пасажирів;
- при проїзді особистим транспортом - довідка про вартість проїзду в купейному вагоні пасажирського поїзда, а при відсутності залізничного сполучення - автомобільним транспортом.
Якщо купуються квитки в бездокументарній формі, то документами, що підтверджують витрати по оплаті проїзду, є чеки контрольно-касових машин; сліпи, чеки електронних терміналів при проведенні операцій з використанням банківської картки, держателем якої вважається співробітник; підтвердження кредитної організації, в якій співробітнику відкритий банківський рахунок, який передбачає здійснення операцій з використанням банківської карти, про проведену операцію з оплати квитка, оформленого в бездокументарній формі, документ, що підтверджує здійснення оплати перевезення, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності, прирівняному до касового чеку, інші документи, встановлені законодавством РФ (п. 7 Порядку № 209).
У разі втрати проїзних документів оплата вартості проїзду проводиться при документальному підтвердженні факту проїзду і перебування співробітників в місцях лікування, медичного огляду, доліковування (реабілітації), на підставі виданих транспортними організаціями, що здійснювали перевезення, документів, що підтверджують витрати, пов'язані з перевезенням даних співробітників (п . 8 Порядку № 209).
Розмір оплачуваної вартості проїзду.
Пунктом 3 Порядку № 209 встановлено, що витрати, пов'язані з проїздом, оплачуються в межах вартості проїзду по найкоротшому або безпересадочний маршруту.
У разі проїзду з розривом маршруту або з відхиленням від найкоротшого маршруту, в тому числі різними видами транспорту, оплаті підлягають фактичні витрати, розмір яких не перевищує вартість проїзду по найкоротшому (або безпересадочний) маршруту відповідно до встановлених категорій проїзду. В цьому випадку співробітникові необхідно подати довідку про вартість перевезення на обраному виді транспорту, видану транспортної організацією, що виконувала перевезення по найкоротшому або безпересадочний маршруту в період здійсненого виїзду.
Оплата вартості проїзду проводиться за фактичними витратами, але не вище вартості проїзду за категоріями проїзду, встановленим в п. 11 Порядку № 209:
звання співробітників
Вид транспорту
Категорія проїзду
Вищий начальницький склад або посади, що підлягають заміщенню особами вищого начальницького складу
Повітряний (літаки)
Салон першого класу (бізнес-клас)
Залізничний
Двомісне купе м'якого вагона в поїзді будь-якої категорії
морський
Каюта першої категорії (групи) на судні транспортних ліній
річковий
Каюта люкс на судні транспортних ліній
Автомобільний
Автобуси з м'якими відкидними сидіннями
Спеціальні звання старшого начальницького складу
Повітряний (літаки)
Салони економічного класу
Залізничний
Чотиримісне купе купейного вагона в поїзді будь-якої категорії
морський
Каюта другої категорії на судні транспортних ліній
річковий
Каюта першої категорії на судні транспортних ліній
Автомобільний
Автобуси з м'якими відкидними сидіннями
Рядового, молодшого та середнього начальницького складу
Повітряний (літаки)
Салон економічного класу
Залізничний
Чотиримісне купе купейного вагона в поїзді будь-якої категорії
морський
Каюта третьої категорії на судні транспортних ліній
річковий
Каюта другої категорії на судні транспортних ліній
Автомобільний
Автобуси з м'якими відкидними сидіннями
У разі придбання співробітником документів на проїзд вищої категорії їм додатково подається довідка про вартість проїзних документів згідно категоріям проїзду, передбаченим для співробітників, що мають звання старшого начальницького звання, і для співробітників, що мають звання рядового, молодшого та середнього начальницького складу (п. 12 Порядку № 209).
Оплата «відпускного» проїзду
Співробітникам УІС, які проходять службу в північних районах, оплачується проїзд до місця проведення основного (канікулярного) відпустки по території (в межах) Російської Федерації і назад один раз на рік (п. 1 Порядку № 207 [4] ).
Особливість даної соціальної норми полягає ще в тому, що оплаті підлягає проїзд не тільки самого співробітника, але і одного з членів його сім'ї.
Види оплачуваних транспортних витрат.
Згідно п. 2 Порядку № 207 оплаті підлягають витрати, пов'язані з проїздом залізничним, повітряним, водним та автомобільним транспортом (за винятком таксі), особистим транспортом.
Також оплачуються вироблені витрати за користування постільними речами, на проїзд у вагонах підвищеної комфортності, комісійний збір за попереднє оформлення квитків, за оплату встановлених на транспорті додаткових зборів (за винятком добровільного страхового збору, а також інших додаткових послуг, спрямованих на підвищення комфортності пасажира, в тому числі зміна класності квитка, витрат, пов'язаних з доставкою квитків, переоформленням квитків з ініціативи пасажирів, доставку багажу, зда чий квитка в зв'язку з відмовою від поїздки (польоту) або запізненням на поїзд, літак, автобус, судно).
Документальне оформлення витрат для їх оплати.
Для компенсації витрат, пов'язаних з проїздом співробітника і одного з членів його сім'ї, на ім'я начальника установи, органу УІС подаються:
1) рапорт;
2) документи, що підтверджують факт перебування в місцях проведення відпустки. До них відносяться відпускний посвідчення з відповідними відмітками установи, органу УІС, органу, організації, підрозділу системи МВС, органу виконавчої влади місцевого самоврядування та завірена в установленому порядку копія закордонного паспорта, що містить відмітки про перетинання державного кордону, посадочні талони (п. 5 Порядку № 207);
3) документи, що підтверджують фактичні витрати, пов'язані з проїздом (що підтверджують факт оплати туристської путівки) (п. 6 Порядку № 207):
- залізничним транспортом - квиток, електронний квиток встановленої форми (електронний багатоцільовий документ);
- повітряним транспортом - квиток, електронний квиток встановленої форми (електронний багатоцільовий документ), квитанція різних зборів;
- водним транспортом - квиток на проїзд за визначеним транспортному маршруту;
- автомобільним транспортом - квиток, що містить реквізити, передбачені п. 43 Правил перевезень [5] ;
- транспортом загального користування (крім таксі) до залізничної станції, пристані, аеропорту та автовокзалу - квиток, що містить реквізити, передбачені Правилами перевезень;
- особистим транспортом - чеки контрольно-касової техніки автозаправних станцій, інші документи, встановлені законодавством РФ.
Документальне оформлення самостійного проїзду члена сім'ї співробітника. У разі, коли член сім'ї співробітникам самостійно рухається до місця проведення відпустки і назад, а не одночасно з співробітником, для компенсації витрат подаються:
1) рапорт співробітника;
2) копії документа, що підтверджує ступінь споріднення, або довідки кадрового підрозділу установи, органу УІС про склад сім'ї;
3) копії загальногромадянського закордонного паспорта члена родини, що містить відмітки про перетинання державного кордону (при необхідності), посадкових талонів, проїзних документів;
4) довідка організації, що фінансується за рахунок коштів федерального бюджету, про відсутність оплати витрат на проїзд члена сім'ї співробітника, якщо таке право встановлено законодавчими або іншими нормативними правовими актами РФ.
При придбанні квитків в бездокументарній формі, а також оплату палива при проїзді особистим транспортом, документами, що підтверджують витрати по оплаті проїзду, є:
- чеки контрольно-касової техніки, сліпи, чеки електронних терміналів при проведенні операцій з використанням банківської картки, держателем якої вважається підзвітну особу;
- підтвердження кредитної організації, в якій співробітнику (члену сім'ї співробітника) відкрито банківський рахунок, який передбачає здійснення операцій з використанням банківської карти, про проведену операцію з оплати квитка в бездокументарній формі;
- документ, що підтверджує здійснення оплати перевезення, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності, прирівняному до касового чеку, і що містить реквізити, встановлені п. 3 Положення про здійснення готівкових грошових розрахунків [6] ;
- інші документи, передбачені законодавством РФ.
Зверніть увагу
При втраті проїзних документів оплата вартості проїзду проводиться при документальному підтвердженні факту проїзду і перебування співробітника, одного з членів його сім'ї в місцях проведення відпустки на підставі виданих транспортними організаціями, що здійснювали перевезення, документів, що підтверджують зазначені витрати (п. 9 Порядку № 207).
Розмір компенсуються витрат
Витрати, пов'язані з проїздом, компенсуються в межах вартості проїзду по найкоротшому або безпересадочний маршруту. У разі проїзду з розривом маршруту або з відхиленням від найкоротшого маршруту, в тому числі різними видами транспорту, компенсації підлягають фактичні витрати, розмір яких не перевищує вартість проїзду по найкоротшому (або безпересадочний) маршруту відповідно до встановлених категорій проїзду. Тоді оплата вартості проїзду буде здійснюватися на підставі довідок про вартість перевезення на обраному виді транспорту, виданих транспортними організаціями, які виконували перевезення по найкоротшому або безпересадочний маршруту в період здійсненого виїзду (п. 3 Порядку № 207).
Згідно п. 10 Порядку № 207 оплата вартості проїзду проводиться за фактичними витратами, але не вище вартості проїзду за категоріями проїзду, встановленим в п. 18 Порядку № 207. Вони аналогічні наведеним в п. 11 Порядку № 209 категорій, визначених для оплати проїзду до місця лікування.
При придбанні співробітником, одним з членів його сім'ї проїзних документів в іноземній валюті оплата вартості проїзду здійснюється в рублях за курсом, встановленим ЦБ РФ на дату придбання проїзних документів, а в разі відсутності в проїзних документах дати придбання - на дату виїзду, вказану в проїзних документах (п. 11 Порядку № 207).
Оплачується вартість проїзду фінансовим підрозділом установи, органу УІС за місцем служби співробітника.
Відповідно до п. 13 Порядку № 207 допускається виплата авансу на проїзд співробітника і одного з членів його сім'ї до місця проведення відпустки. Для цього працівник необхідно подати рапорт і надати копію відпускного посвідчення.
Зверніть увагу
Аванс на придбання проїзних документів для членів сім'ї співробітника виплачується тільки при їх сумісного проходження зі співробітником (п. 13 Порядку № 207).
Крім вищевказаних особливостей оплати проїзду співробітнику у відпустку, в Порядку № 207 наведено роз'яснення з таких моментів:
1. Проїзд на особистому транспорті. Вартість проїзду особистим транспортом оплачується співробітникові (в тому числі і на одного з членів його сім'ї) при документальному підтвердженні перебування в місці проведення відпустки в розмірі фактично зроблених витрат на оплату вартості витраченого палива, але не вище вартості проїзду в плацкартному вагоні пасажирського поїзда, при відсутності залізничного сполучення - на підставі довідок транспортних організацій на дату виїзду виходячи з найкоротшого маршруту прямування (п. 10 Порядку № 209).
2. Проїзд чартером. При проїзді чартерним рейсом до місця проведення відпустки і назад, в разі відсутності в проїзному документі (квитку) відомостей про вартість проїзду, додатково подається довідка транспортної організації, що здійснила перевезення, транспортного або туристичного агентства про вартість чартерного перевезення (п. 14 Порядку № 209) .
3. Подружжя співробітники УІС. Якщо обоє з подружжя є співробітниками УІС, компенсація витрат на проїзд кожному з подружжя проводиться за місцем проходження служби. Оплата витрат на проїзд одного з членів сім'ї співробітника проводиться за місцем проходження служби одного з подружжя на підставі довідки, виданої за місцем проходження служби другого з подружжя, з зазначенням в ній відомостей про те, що за місцем проходження служби грошові кошти на проїзд одного з членів його родини не видавалися (п. 15 Порядку № 209).
4. Особливості проїзду повітрянім транспортом. При проїзді співробітника і члена його сім'ї повітряним транспортом для визначення вартості перевезення по території РФ використовуються відомості про значення ортодроміческое відстаней. Оплаті підлягає відсоток від зроблених витрат, відповідний відсотку ортодроміческое відстані перевезення по території РФ. При проїзді іншими видами транспорту оплачуються витрати, пов'язані з проїздом до найближчої до кордону станції, пристані, найближчого порту, пункту пропуску через державний кордон, на підставі довідки транспортної організації (п. 17 Порядку № 207).
* * *
На закінчення зробимо акцент на наступних моментах:
1. Виходячи з економічного змісту оплату проїзду як до місця лікування, доліковування, реабілітації і назад, так і до місця проведення відпустки і назад службовців, які проживають і працюють в північних районах, слід відображати за підстатті 212 «Інші виплати» Косгеї.
2. Мінфін роз'яснює, що оплата працівникам, які працюють і проживають в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, вартості проїзду до місця проведення відпустки і назад не підлягає обкладенню ПДФО (листи від 30.06.2014 № 03-04-06 / 31355, від 16.10.2014 № 03-04-05 / 52161). На думку автора, оплата проїзду до місця лікування, доліковування, реабілітації і назад також не підлягає обкладенню ПДФО на підставі ст. 217 НК РФ, як інші виплати та компенсації, які виплачуються відповідно до чинного законодавства.
[1] Федеральний закон від 30.12.2012 № 283-ФЗ «Про соціальні гарантії співробітникам деяких федеральних органів виконавчої влади та внесення змін до окремих законодавчих актів Російської Федерації».
[2] Порядок оплати співробітникам кримінально-виконавчої системи вартості проїзду до місця лікування або медичного огляду і назад, до місця доліковування (реабілітації) в медичній організації (санаторно-курортної організації) і назад, до місця проведення медико-психологічної реабілітації і назад, затв . Наказом ФСВП РФ від 24.04.2013 № 209.
[3] Затверджено Наказом Міністерства охорони здоров'я РФ від 22.11.2004 № 256 «Про Порядок медичного відбору і направлення хворих на санаторно-курортне лікування».
[4] Порядок оплати проїзду співробітнику кримінально-виконавчої системи, що проходить службу в районах Крайньої Півночі, прирівняних до них місцевостях та інших місцевостях з несприятливими кліматичними або екологічними умовами, зокрема віддалених, або в установах і органах кримінально-виконавчої системи, дислокованих в суб'єкті Російської Федерації, що входить в Уральський, Сибірський або Далекосхідний федеральний округ, або за межами території Російської Федерації, а також одного з членів його сім'ї, до місця проведенн я основного (канікулярного) відпустки по території (в межах) Російської Федерації і назад, затв. Наказом ФСВП РФ від 24.04.2013 № 207.
[5] Правила перевезень пасажирів і багажу автомобільним транспортом та міським наземним електричним транспортом, затв. Постановою Уряду РФ від 14.02.2009 № 112.
[6] Затверджено Постановою Уряду РФ від 06.05.2008 № 359 «Про порядок здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки».