Комерційне лист: зразок написання
- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Як оформляється комерційне лист-пропозицію
- Як правильно скласти заголовок до тексту комерційного листи
- У чому полягає ключова особливість тексту листа?
- Які особливості структури комерційних листів
- Ключові слова і фрази комерційного листи
- Як скласти лист-прохання
- Структура тексту листів
- Правила оформлення листів
- При оформленні цих різновидів послань використовуються реквізити:
- Як складаються комерційні запити
- У тексті комерційного запиту, як правило, вказують:
Види комерційних листів можуть бути різними: пропозиція, запит, прохання і відповідь на запит. У статті розповідається, як написати комерційні листи всіх перерахованих видів і наводяться приклади комерційних листів.
Зі статті ви дізнаєтесь:
У комерційній діяльності послання, яке направляється продавцем покупцеві з пропозицією товарів або послуг і наміром укласти угоду із зазначенням її конкретних умов, називається комерційною пропозицією.
Як оформляється комерційне лист-пропозицію
Згідно із загальноприйнятою стандарту лист про комерційній пропозиції про співпрацю складається на фірмовому бланку компанії.
До складу реквізитів, обов'язкових для комерційного послання, входять:
- Назва компанії;
- довідкові дані про компанії;
- код підприємства;
- Свідоцтво про Державну юридичної особи;
- ІПН платника податків;
- дата створення листи;
- реєстраційний номер відправлення;
- адресат;
- заголовок комерційного листи;
- підпис;
- відмітка про виконавця.
Комерційне лист може бути відправлений одному конкретному адресату або відразу декільком. Деякі компанії використовують масову розсилку таких листів максимально широкому колу адресатів.
комерційні листи можуть бути ініціативними (тобто ініціатива написання такого послання виходить від вас), а можуть складатися у відповідь на лист-запит. В такому випадку в шапці повинні міститися дані про номер і дату запиту.
наприклад:
24.02.2018 №134 / 08-18
На №238 / 02-08 від 16.02.2018
Крім основної частини, комерційні листи можуть мати додатки, що містять детальну інформацію про особливості пропозиції або відомості довідкового характеру. До послання можуть додаватися форми або шаблони документів, заявок і т.д.
Як правильно скласти заголовок до тексту комерційного листи
Тема є ключовим елементом успішного комерційної пропозиції. У ньому повинна бути розкрита тема послання і суть пропозиції. Під реквізитами бланка, з лівого боку від кордону лівого поля розташовується заголовок пропозиції. Як правило, він має такий вигляд:
Про пропозицію співпраці в сфері поставок харчового обладнання
Про пропозицію проведення організаційного аудиту
У чому полягає ключова особливість тексту листа?
Якщо ви виступаєте ініціатором створення листи - комерційної пропозиції, то вашою головною метою є виклик відповідних дій адресата. Ключова особливість листи-пропозиції: наявність елементів переконання в необхідності здійснення тих дій, які ви пропонуєте.
Особливу роль в таких повідомленнях грають грамотно підібрані етикетні формули - звернення і заключна частина. Іноді лист буває звернена безпосередньо посадовій особі чи керівнику організації, в таких випадках доречно звернення по імені-по батькові:
Шановний Олексій Дмитрович!
Часто комерційні послання адресуються всієї компанії в цілому, в таких випадках використовується стандартне звернення:
Шановні пані та панове!
Шановні панове!
Шановні колеги! (при зверненні до осіб однієї професії)
Основний комунікативної функцією комерційних листів є привернення уваги та спонукання до дій. Це обумовлюють особливу структуру тексту, кілька відрізняється від типової структури стандартних ділових листів.
Які особливості структури комерційних листів
Починати послання потрібно відразу з суті пропозиції. Довгі преамбули недоречні. З перших рядків адресату має стати зрозуміло, що саме пропонується, на яких умовах і які цілі даної пропозиції.
Друга частина послання має бути присвячена деталізації зробленого пропозиції. Тут можна навести інформацію про ціни, терміни і т.д. наприклад:
Пропонуємо взяти участь в роботі по залученню інвесторів Західної Європи для здійснення програми реконструкції об'єктів дошкільної освіти.
В реалізації даного напрямку беруть участь ЗАТ "Главрегіонстрой" і АТ "Спецсервіс". У разі Вашої зацікавленості в реалізації цієї програми, вони готові забезпечити Вас всією необхідною документацією та додатковою інформацією по даному питанню ».
Ключові слова і фрази комерційного листи
Дієслово «пропонуємо» є ключовим словом всього послання. Зверніть увагу, що якщо повідомлення адресовано конкретній посадовій особі або керівнику, то разом з дієсловом «пропонуємо» доречно використовувати займенник «Вам». В даному випадку, воно пишеться з великої літери. Якщо ж послання адресоване групі осіб або компанії в цілому, то займенник «вам» слід писати з малої літери: «пропонуємо вам».
якщо лист не є ініціативним, а складається в відповідь на запит комерційної пропозиції, то у вступі доречно буде висловити подяку за проявлений інтерес до діяльності вашої компанії.
Читайте також:
Як скласти лист-прохання
Листи-прохання складаються для того, щоб адресат виконав дії, необхідні автору повідомлення. У простій ситуації не потрібно викладати складну інформацію, наводити аргументи, переконувати адресата. тоді лист-прохання краще починати безпосередньо з викладу самого запиту.
наприклад:
Просимо Вас вислати календарний план проведення семінарів на 1-е півріччя 2018 р
Запит - лист-прохання, яке складають для отримання офіційних відомостей (документів, матеріалів, інформації).
Порівняйте тексти двох листів.
Лист-прохання:
Лист-запит:
Структура тексту листів
Текст листа-запиту складається з двох частин: обгрунтування (виклад причин прохання) і висновок (прохання).
На відміну від запиту прохання може мати різну структуру. Такий лист може складатися з:
Однією частини. наприклад:
Просимо Вас розглянути можливість здійснення поставок цитрусових в першому кварталі 2018 року і при позитивному рішенні направити нам оферту.
Прохання складається з однієї частини, так як ситуація не вимагає обґрунтування.
Двох частин. наприклад:
У зв'язку з ремонтом дорожнього покриття по вул. Молодцова, в районі будинків 15-27 в період з 15 по 20 травня 2018 р просимо забезпечити припинення руху на вказаній ділянці в нічний час.
Якщо текст прохання складається з двох частин, спочатку слід викласти причини написання послання, а потім прохання.
Трьох частин. наприклад:
Відповідно до договору від 12.02.2017 № 22/56 Ваша компанія взяла на себе зобов'язання з постачання металевих пересувних стелажів для обладнання архівосховища рівними партіями в вересні, жовтні і листопаді 2017 г. Однак Вами була затримана поставка останньої партії обладнання на два тижні без пояснення причин затримки.
Затримка поставки останньої партії стелажів ставить під загрозу здачу архівосховища в експлуатацію у встановлені державним контрактом терміни. Просимо Вас вжити заходів по відвантаженню останньої партії стелажів в кількості 40 шт. в строк не пізніше 10 березня 2018 р
Як обгрунтування в проханнях або запитах може виступати посилання на законодавчий або інший нормативний правовий акт, виклад фактів або подій.
Правила оформлення листів
Листи-прохання і листи-запити оформлюються на бланках.
Довідка
При оформленні цих різновидів послань використовуються реквізити:
- адресат;
- заголовок до тексту (якщо текст листа складає більше 4-5 рядків);
- підпис;
- відмітка про виконавця.
У процесі підготовки послання проходять узгодження. Відмітки про узгодження (візи) проставляються на копії листа. Копія залишається в організації - автора листи . Розташовуються позначки на зворотному боці оригіналу, якщо повідомлення відправляють факсом або електронною поштою. Якщо є система електронного документообігу, позначки фіксуються в ній.
Додаткову інформацію про класифікацію комерційних листів можна знайти в статті «Листи інформаційного характеру».
Як складаються комерційні запити
Особливий різновид листів-запитів - лист-запит комерційної пропозиції. Це звернення покупця до продавця з проханням:
- надати інформацію про товар (роботи, послуги);
- направити пропозицію на поставку товару (виконання робіт, надання послуг).
Ділові пропозиції від використовуються до укладення контракту.
Довідка
У тексті комерційного запиту, як правило, вказують:
- найменування товарів (послуг);
- умови, на яких автор листа хотів би їх отримати;
- кількість і / або якість;
- терміни поставки товару або надання послуг;
- ціну;
- ін. відомості.
У комерційному запиті використовуються такі вирази:
Просимо Вас повідомити про можливість поставки ...
Просимо зробити пропозицію на постачання ...
Просимо Вас повідомити докладну інформацію про ...
Приклад повного запиту:
Просимо Вас повідомити про можливість поставки планшетних сканерів моделей SKAN-200 і SKAN-320 в кількості 2 і 3 шт. відповідно протягом березня 2018 року, а також повідомити умови платежу і умови доставки.
Читайте також: