Компенсація за використання особистого автомобіля

1. 1. Як виплатити і відобразити в бухобліку компенсацію за використання особистого автомобіля співробітника
2. 2. Як врахувати при оподаткуванні витрати на виплату компенсації за використання особистого автомобіля...
3. 3. Виплачуємо компенсацію за використання в роботі особистого майна з урахуванням нових обмежень
4. Положення про використання працівниками особистих легкових автомобілів для службових поїздок
5. Увага!
6. Увага!
7. Додаткова угода до трудового договору
8. Увага!
9. Подорожній лист легкового автомобіля
10. Увага!
11. Акт про використання в роботі особистого майна

При використанні співробітником, в частотності директором автомобіля в службових цілях йому призначена компенсація, а також відшкодування витрат, пов'язані з використанням даного майна (ст.188 ТК РФ).

Розмір відшкодування витрат визначається угодою сторін трудового договору, вираженим в письмовій формі. Таким чином, виплату компенсації та її розмір можна передбачити в спеціальному пункті трудового договору або в додатковій угоді до нього. Крім додаткової угоди керівник повинен видати наказ про призначення щомісячної компенсації за користування особистим майном. У наказі вкажіть марку автомобіля, реєстраційний номер, номер ПТС, а також розмір встановленої компенсації.
Норми, передбачені постановою Уряду РФ від 8 лютого 2002 № 92, призначені лише для розрахунку податку на прибуток (єдиного податку при спрощеній системі).

Тому з метою утримання ПДФО і нарахування внесків застосовуються норми, встановлені відповідно до статті 188 ТК РФ. Тобто розмір компенсації, встановлений в додатковій угоді та інших документах обгрунтовують розрахунок даної компенсації.

Таким чином, звільнення від обкладення ПДФО та внесками підлягають суми компенсаційних виплат, включаючи відшкодування витрат у зв'язку з використанням особистого майна працівника в інтересах роботодавця при виконанні своїх трудових обов'язків відповідно до угоди сторін трудового договору.

При цьому розмір відшкодування витрат у вигляді компенсації має бути підтверджений документами, що свідчать про приналежність платнику податків на праві власності використовується в службових цілях майна (паспорт транспортного засобу та свідоцтво про його реєстрацію), розрахунками компенсації і документами, що підтверджують фактичне використання автомобіля в інтересах роботодавця (шляхові листи ). Оформляти шляхові листи потрібно не рідше ніж раз на місяць.

Організація, яка не належать до автотранспортних, оформляють шляхові листи з тією періодичністю, яка дозволяє обгрунтувати витрати на ПММ. Але як мінімум один раз на місяць

За загальним правилом компенсація передбачає, що вона покривається не тільки вартість експлуатації автомобіля, але і витрати на ПММ і т.п. Тому додатково (понад встановленої суми компенсації) відшкодовувати директору витрати на ПММ не потрібно.

Відповідно до пункту 4.1.5. Правил використання Сервісу, не допускається ставити до одній відповіді експерта додаткові і однакові за ключовими словами питання.

1. Як виплатити і відобразити в бухобліку компенсацію за використання особистого автомобіля співробітника

Використовувати особистий автомобіль співробітника можна не тільки на підставі договору оренди транспортного засобу, але і виплачуючи спеціальну компенсацію. Така можливість передбачена статтею 188 Трудового кодексу РФ.

Кому належить виплата компенсації

Компенсацію за використання особистого автомобіля виплатите тим співробітникам, чия робота пов'язана зі службовими поїздками. Список таких співробітників повинен визначити керівник організації. А роз'їзний характер їх роботи повинен бути зафіксований в посадових інструкціях, трудових договорах і т. П.

Крім компенсації за використання особистого майна, стаття 188 Трудового кодексу РФ зобов'язує організацію відшкодувати працівникові витрати, пов'язані з його експлуатацією. Порядок і розмір відшкодування цих витрат теж можна встановити в трудовому договорі (додатковій угоді до нього).

Документальне оформлення

Виплату компенсації за використання особистого автомобіля можна передбачити в спеціальному пункті трудового договору або в додатковій угоді до нього.

Ситуація: чи може директор від імені організації підписати наказ про виплату собі компенсації за використання свого особистого автомобіля у виробничих цілях

Да може.

Ніяких перешкод для того, щоб директор підписав такий наказ, немає.

Крім компенсації за використання особистого майна організація зобов'язана відшкодувати працівникові витрати, пов'язані з його експлуатацією. Порядок і розмір відшкодування цих витрат можна визначити в трудовому договорі (додатковій угоді до нього). Це випливає з положень статті 188 Трудового кодексу РФ.

При цьому трудовий договір (додаткова угода до нього) з директором повинен підписати:

Підписати трудовий договір (додаткова угода до нього) може і людина, яка буде наділений повноваженнями підписувати подібні угоди. Надати особі таке право можна, видавши йому відповідну довіреність.

Детальніше про це див. Хто повинен підписати трудовий договір з генеральним директором від імені організації .

нарахування компенсації

Компенсацію нараховуйте щомісяця у твердій сумі незалежно від кількості календарних днів у місяці. За час, коли працівник перебував у відпустці, відрядженні або хворів, компенсація не виплачується.

Щоб обгрунтувати нарахування компенсації, вимагайте від співробітника:

• копію технічного паспорта автомобіля (свідоцтва про реєстрацію автомобіля);
• копію довіреності (якщо співробітник управляє автомобілем за дорученням).

Такі висновки випливають з листів Мінфіну Росії від 13 квітня 2007 р № 14-05-07 / 6 і від 29 грудня 2006 № 03-05-02-04 / 192 , МНС Росії від 2 червня 2004 № 04-2-06 / 419 .

подорожні листи

Ситуація: чи потрібно для виплати компенсації за використання особистого автомобіля співробітника вимагати від нього пред'явити шляхові листи

Так потрібно.

За загальним правилом шляховий лист легкового автомобіля є первинним документом з обліку роботи автотранспорту і підставою для нарахування зарплати водію ( розділ 2 вказівок, затверджених наказом Мінстату України від 28 листопада 1997 № 78 ).

Підставою для виплати компенсації за використання особистого автомобіля співробітника є наказ керівника, в якому передбачаються розміри такої компенсації ( лист Мінфіну Росії від 5 грудня 2012 року № 03-03-06 / 1/629 ). Для отримання грошей співробітник повинен подати до бухгалтерії копію технічного паспорта особистого автомобіля, завірену в установленому порядку.

При цьому представники контролюючих відомств вважають, що дорожні листи потрібні для підтвердження фактичного використання особистого автомобіля для службових поїздок та обгрунтованості понесених витрат. Таке підтвердження необхідно для того, щоб організація могла:

• не утримувати ПДФО з суми компенсації;
• врахувати суму компенсації при розрахунку податку на прибуток і при розрахунку єдиного податку при спрощеній системі.

Аналогічні висновки випливають, зокрема, з листів Мінфіну Росії від 23 вересня 2013 р № 03-03-06 / 1/39406 , від 13 квітня 2007 р № 14-05-07 / 6 , УФНС Росії по м Москві від 4 березня 2011 року № 16-15 / 020447 . Деякі суди дотримуються аналогічної позиції (див., Наприклад, постанову ФАС Північно-Західного округу від 17 лютого 2006 № А66-7112 / 2005 ).

Головбух радить: є аргументи, що дозволяють не оформляти шляхові листи для цілей оподаткування

Норми Податкового кодексу РФ не містять вимог про обов'язкове оформленні подорожніх листів. Щоб організація могла не утримувати ПДФО з суми компенсації, а також врахувати цю виплату при розрахунку податку на прибуток (єдиного податку при спрощеній системі), необхідні документи:

• підтверджують необхідність автомобіля для службових поїздок співробітника;
• що свідчать про належність автомобіля даному співробітнику;
• обгрунтовують розрахунок суми компенсації;
• підтверджують фактичне використання автомобіля в інтересах організації та здійснення витрат.

Отже, підтвердити компенсацію і обгрунтувати її суму можна іншими документами (наказ керівника, завірена копія техпаспорта автомобіля, посадові інструкції співробітників).

Даний підхід підтверджується арбітражної практикою (див., Наприклад, постанови ФАС Поволзької округу від 30 травня 2012 року № А12-15477 / 2011 , Московського округу від 19 грудня 2011 № А40-152815 / 10-116-694 , Центрального округу від 10 квітня 2006 № А48-6436 / 05-8 ).

Таким чином, при відсутності дорожніх листів організація може розраховувати на підтримку в арбітражному суді. Якщо ж ви хочете уникнути претензій з боку перевіряючих, шляхові листи краще оформити.

2. Як врахувати при оподаткуванні витрати на виплату компенсації за використання особистого автомобіля співробітника.

ПДФО: загальний порядок

Компенсаційні виплати (компенсація за використання автомобіля та суми відшкодування витрат, пов'язаних з його використанням) не обкладаються ПДФО в межах норм, встановлених чинним законодавством ( п. 3 ст. 217 НК РФ , ст. 188 ТК РФ ).

ПДФО: норми

Ситуація: чи справді організація застосовувати норми, передбачені постановою Уряду РФ від 8 лютого 2002 № 92, при розрахунку ПДФО з компенсації за використання особистого автомобіля

Ні, не зобов'язана.

Від ПДФО звільнені всі види компенсаційних виплат (у межах норм), встановлених відповідно до законодавства та пов'язаних з виконанням трудових обов'язків ( п. 3 ст. 217 НК РФ ). главою 23 Податкового кодексу РФ норми компенсації за використання особистого автомобіля співробітника не встановлені. Тому в даній ситуації організації слід керуватися положеннями Трудового кодексу РФ.

Стаття 188 Трудового кодексу РФ, яка зобов'язує організацію виплатити співробітникам компенсації за використання особистого майна, не містить ніяких обмежень щодо їх розмірів. У ній сказано лише, що розмір відшкодування витрат, пов'язаних з використанням майна співробітника, визначається за згодою сторін трудового договору.

При цьому організація повинна документально підтвердити обґрунтованість призначення і розмір компенсації за використання особистого автомобіля співробітника, а також факт здійснення ним витрат. Зокрема, потрібно мати документи:

• підтверджують необхідність організації в використанні автомобіля співробітника;
• що свідчать про належність автомобіля даному співробітнику (наприклад, копію паспорта транспортного засобу (ПТС));
• обгрунтовують розрахунок суми компенсації (наприклад, наказ про призначення компенсації). Розмір компенсації визначайте стосовно до кожного співробітника виходячи з марки і ціни палива за літр, витрати палива на 100 км, кількості робочих днів у місяці, пробігу автомобіля;
• підтверджують фактичне використання автомобіля в інтересах організації (наприклад, накази, шляхові листи);
• авансові звіти, касові чеки і т. д.

Аналогічні роз'яснення містяться в листах Мінфіну Росії від 28 червня 2012 року № 03-03-06 / 1/326 , від 24 березня 2010 року № 03-04-06 / 6-47 , від 23 грудня 2009 р № 03-04-07-01 / 387 (Доведено до відома податкових інспекцій листом ФНС Росії від 27 січня 2010 року № МН-17-3 / 15 ).

Підтверджує цей підхід арбітражна практика (див., Наприклад, постанови Президії ВАС РФ від 30 січня 2007 р № 10627/06 , ФАС Уральського округу від 18 березня 2008 року № Ф09-511 / 08-С2 , Північно-Кавказького округу від 17 квітня 2007 р № Ф08-4799 / 2006 , Поволзької округу від 19 серпня 2008 року № А06-6865 / 07 , від 10 квітня 2007 р № А72-7503 / 06-7 / 283 , Північно-Західного округу від 23 січня 2006 № А26-6101 / 2005-210 ).

Страхові внески

Норми, встановлені законодавством, також потрібно врахувати при розрахунку:

• внесків на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування;
• внесків на страхування від нещасних випадків і профзахворювань.

В їх межах компенсація за використання особистого автомобіля співробітника страховими внесками не обкладається ( подп. «І» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону від 24 липня 2009 р № 212-ФЗ , абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закону від 24 липня 1998 № 125-ФЗ ).

Норми, передбачені постановою Уряду РФ від 8 лютого 2002 № 92 , Призначені лише для розрахунку податку на прибуток. Тому з метою розрахунку внесків застосовуйте норми, встановлені відповідно до статтею 188 Трудового кодексу РФ. А саме: розмір компенсації, узгоджений сторонами трудового (колективного) договору. У цих межах з компенсації за використання особистого автомобіля співробітника нараховувати страхові внески не потрібно. При цьому сума компенсації не буде обкладатися внесками, тільки якщо використання автомобіля пов'язано з виконанням співробітником його трудових обов'язків (роз'їзний характер робіт, службові цілі) ( подп. «І» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону від 24 липня 2009 р № 212-ФЗ , абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закону від 24 липня 1998 № 125-ФЗ ).

Аналогічна точка зору відображена в листі Міністерства охорони здоров'я Росії від 12 березня 2010 року № 550-19 , пункті 3 листи Мінздоровсоцрозвитку Росії від 6 серпня 2010 року № 2538-19.

3. Виплачуємо компенсацію за використання в роботі особистого майна з урахуванням нових обмежень

Трудовий кодекс дозволяє використовувати особисте майно співробітника в інтересах організації ( ст. 188 ТК РФ ). У цьому випадку компанія зобов'язана компенсувати йому знос майна і витрати, пов'язані з його експлуатацією. На практиці широко застосовується компенсація за використання особистого автомобіля. В організаціях бюджетної сфери суми таких виплат обмежені. Для працівників інших організацій розмір компенсації встановлюють угодою сторін. Розберемося, як оформити таку виплату.

Положення про використання працівниками особистих легкових автомобілів для службових поїздок

Для чого потрібен документ

Необхідно визначитися з тим, в якому порядку і в якому розмірі компанія готова виплачувати компенсацію за використання співробітниками в службових цілях особистих автомобілів, які володіють ними на праві власності або іншій законній підставі, в тому числі за дорученням. Для цього можна оформити відповідний локальний акт.

В якій формі складається

У довільній письмовій формі.

Що обов'язково повинно бути в документі

Найменування організації, вид документа, дата затвердження, порядок застосування працівниками особистого майна в інтересах організації, розмір компенсації за його використання та порядок відшкодування експлуатаційних витрат.

Увага!

Працівники повинні бути ознайомлені під розпис з усіма локальними нормативними актами, прийнятими в організації та безпосередньо пов'язаними з їх трудовою діяльністю ( ч. друга ст. 22 ТК РФ )

Для чого потрібен документ

Щоб виплата компенсації за використання особистого майна в інтересах компанії вважалася обгрунтованою, в посадовій інструкції спеціаліста повинні бути закріплені обов'язки, які передбачають використання такого майна.

В якому вигляді складається

У довільній письмовій формі.

Що обов'язково повинно бути в документі

Найменування організації, вид документа, номер і дата складання, дата затвердження, найменування посади відповідно до штатного розкладу, вимоги до стажу і освіти, перелік обов'язків співробітника, візи узгодження.

Увага!

Компенсація працівникам, які використовують для службових поїздок особисті автомашини, виплачується за умови, що їх праця пов'язана з постійними роз'їздами

часта помилка

Деякі роботодавці складають одну загальну посадову інструкцію для співробітників, що займають однойменні посади, але виконують різні обов'язки. В цьому випадку посади краще перейменувати і розробити для них різні посадові інструкції.

Додаткова угода до трудового договору

Порада

Коли домовленість про використання в роботі особистого майна тимчасова, зручніше оформити її у вигляді окремої угоди

Для чого потрібен документ

Якщо сторони трудового договору домовляються використовувати в роботі особисте майно співробітника, вони повинні укласти про це письмова угода ( ст. 188 ТК РФ ). Цей документ є підставою для призначення співробітникові відповідної компенсації.

В якому вигляді складається

У довільній письмовій формі.

Що повинно бути в документі

Номер і дата угоди, термін його дії, вид майна і його технічні характеристики, реквізити документа про право власності (довіреності на право керування автомобілем), умови його обслуговування та ін

Увага!

Працівник може використовувати особисте майно з відома роботодавця, коли письмової угоди між сторонами попередньо досягнуто не було, але роботодавець знав, що працівник при виконанні трудової функції поставлений в такі умови, при яких він змушений використовувати своє майно, і допускав це ( ст. 188 ТК РФ )

Іноді роботодавці забувають про те, що до угоди потрібно додати копії документів, що підтверджують право власності співробітника на яке використовується їм майно. Тільки в цьому випадку компенсація не обкладається ПДФО ( п. 3 листа Міністерства охорони здоров'я Росії від 6 серпня 2010 року № 2538-19 ).

Подорожній лист легкового автомобіля

Порада

Реквізит «Код замовника» подорожнього листа заповнюйте, якщо автомобіль використовується для обслуговування сторонніх замовників

Для чого потрібен документ

Подорожні листи підтверджують фактичне використання особистого автомобіля для службових поїздок, кількість витрачених паливно-мастильних матеріалів ( п. 1 ст. 252 НК РФ ).

В якому вигляді складається

За типів міжгалузевий формою № 3 , затвердженої Зупинення Держкомстату России від 28 листопада 1997 року № 78 Зупинений Держкомстату Росії від 28 листопада 1997 № 78 чи іншого зразком, затвердженим в організації.

Що обов'язково повинно бути в документі

Прізвище, ім'я, по батькові водія, номер подорожнього листа в хронологічному порядку, відмітки про проходження щозмінного передрейсового та післярейсового медоглядів, дата і час виїзду і заїзду автомобіля на місце його постійної стоянки та ін.

Увага!

В самостійно розробленому дорожньому листі повинні бути відображені всі реквізити, передбачені статтею 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ, а також наказом Мінтрансу Росії від 18 вересня 2008 року № 152 . Тільки так можна довести, що автомобіль використовувався в виробничих цілях

Акт про використання в роботі особистого майна

Порада

Прикладіть до акту документи, які підтвердять суму експлуатаційних витрат. В іншому випадку податкові інспектори можуть виключити компенсацію з витрат, що враховуються при розрахунку податку на прибуток

Для чого потрібен документ

Після закінчення кожного календарного місяця в бухгалтерію надходять документи, що підтверджують, що співробітник використовував майно в інтересах роботодавця: наприклад, табель обліку робочого часу, шляхові листи, чеки та ін. На підставі перерахованих документів щомісяця працівник і роботодавець складають акт. Він дозволяє обгрунтувати розмір компенсації, виплачуваної працівнику, за використання особистого майна та підтвердити суму витрат, пов'язаних з його змістом.

За якою формою складається

У довільній письмовій формі.

Що обов'язково повинно бути в документі

Найменування організації, вид документа, дата і місце складання, розрахунок кількості днів, протягом яких працівник використовував особистий легковий автомобіль зі службовою метою, остаточна сума компенсації і відшкодування витрат.