Коректний управлінський облік в ресторані

Почнемо з основних визначень. Облік - це система для збору, зберігання і видачі інформації.

Види обліку в ресторані:

• Бухгалтерський облік (податковий облік, кадровий облік);
• Управлінський облік (товарно-складський облік).

Мета бухгалтерського обліку - здача бухгалтерської звітності в фіскальні органи, замовником бухгалтерського обліку є держава. Мета управлінського обліку - приймати рішення, замовником управлінського обліку є власник.

На підприємстві за бухгалтерський облік відповідає бухгалтер, за управлінський облік - фінансовий менеджер. За товарно-складський облік відповідає товарознавець або бухгалтер-калькулятор.

Будь-яка комерційна структура схильна до того, щоб «зжерти» всі гроші, які є в розпорядженні. А бажано грошей ще зайняти, і теж «зжерти».

Якщо власник не створить такі умови, щоб "віджати" собі частину грошей, то прибутку не буде. Власники підприємств малого і середнього бізнесу, в Росії, працюють за принципом - заробляють, скільки можуть, витрачають скільки потрібно і моляться, щоб щось залишилося.

Як стати причиною «заробляти, скільки потрібно»?

1 ідея - скласти фінансову модель свого підприємства. Фінансова модель - це норми щодо витрачання коштів, отримані в результаті діяльності ресторану, і розподілені на різні фонди.

«Пиріг» це ті гроші, які принесли вам ваші гості, «шматки пирога» - це фонди. Фонди - це укрупнені статті витрат. Статтею витрат може бути дуже багато, тому пропоную ввести наступні:

• Фонд заробітної платні.

• Фонд обов'язкових платежів (оренда, комунальні послуги, інтернет, зв'язок). В цей фонд входять платежі, які ми в будь-якому випадку повинні будемо зробити.

• Фонд собівартості (продукція). Найбільший фонд в ресторані.

• Фонд податків (податок на прибуток, ССО, ПДФО). Якщо ви використовуєте різні схеми з виведення коштів і витрачаєте на це якісь відсотки, то логічно ці витрати враховувати теж тут.

• Фонд просування (рекламні акції, організація заходів, друк тейбл тентів, реклама в соціальних мережах і в інтернеті)

• Фонд підтримки процесів (витрати на ремонт, на обслуговування програмного забезпечення). Від цього фонду при бажанні можна відмовитися і при цьому діяльність підприємства не зупиниться.

• Фонд прибутку. Цей фонд, який потрібно було вказати першим, тому що це гроші, переказані на особисту картку власника. Це і є найцікавіший нам фонд.

Потрібно поставити норму для кожного фонду, скільки в процентах від виручки він повинен складати.

Замовити приклад розподілу фондів в%

Тут розглянемо ще одну ідею - кожен фонд ( «шматок від пирога») ми витрачаємо для того, щоб заробляти цей «пиріг».

Ефективність кожного фонду дорівнює сумі витрат на цей фонд поділена на виручку.

Складання фінансової моделі - це внутрішнє рішення для себе, який показник формули ефективності фонду вважаємо вірним.

Приклад: Фонд просування. Приймаємо рішення, що він повинен становити не більше 6% витрат до виручки. Якщо 6% і менше, то ми вважаємо фонд ефективним, якщо більше, то ми вважаємо цей фонд неефективним.

При складанні фінансової моделі потрібно починати з фонду прибутку і далі по основних статтях витрат.

Особиста рекомендація: щопонеділка дивимося, скільки прийшло грошей за минулий тиждень, відразу 20% забираємо собі, а решту грошей відразу перераховуємо по фондам.

2 ідея - у нас є планові показники по розподілу «пирога», далі є показники фактичного розподілу, а тепер нам потрібно провести аналіз.

За результатами проведеного аналізу, приймаємо рішення і робимо певні дії. Перше правило - чим більше ви аналізуєте, тим більше правильних рішень ви приймаєте. Друге правило - чим більше рішень ви приймаєте, тим більше ви робите дій, які приведуть вас до скоєння правильних дій.

Якщо якісь дані збираються складно або не збираються зовсім те вони і не аналізуються, а, значить, не приймаються рішення, і як наслідок, не вчиняються дії.

На підприємстві облік потрібен тільки одній людині - власнику бізнесу (або найманому керуючому на відсотку).

Що повинен зробити власник, щоб створити облік на підприємстві?

1. Узгодити правильний формат підсумкової звітності.
2. Визначити дату, коли у нас відбувається закриття місяця.
3. Після цієї дати ніхто і ніколи не зможе нічого змінити.

Витрати повинні потрапляти в той період, коли вони фактично були понесені незалежно від того чи були вони оплачені чи ні.

Три головних звіту, які лежать в основі коректного управлінського обліку:

1. Звіт про прибутки і збитки.
2. ДДС.
3. Баланс.

Який повинен бути облік?

• Точний (правдивий);
• повний;
• Дешевий (з точки зору його ведення);
• зрозумілий;
• Актуальний (співвідноситься з цілями);
• доступний;
• своєчасний;
• Простий у використанні.

Коли ми купуємо програму по автоматизації ( iiko , R-Kepeer і ін.), Ми купуємо програму з обліку. Відповідно ця програма повинна «уміти» вести управлінський облік і володіти перерахованими властивостями.

Чек-лист з перевірки коректного управлінського обліку:

1. Затвердити формат правильної звітності. Ми повинні визначитися, що ми хочемо отримати. Ми хочемо, щоб до зазначеного нами десятому числу звіт про прибутки і збитки (P & L звіт) і управлінський баланс, формувалися в програмі і були коректними.

2. Перевірте, щоб був відповідальний за управлінський облік;

3. Потрібно відповісти на питання: А якщо немає? Що трапиться, якщо до десятого числа у нас не буде цих звітів?

4. Перевірте, щоб була дата «х» після якої попередній місяць закривається і недоступний для редагування;

5. Складіть фінансову модель;

6. Щомісяця контролюйте план-факт;

7. Приймайте більше управлінських рішень, які принесуть вам результат.