Лист узгодження: види і правила складання

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Типи листів узгодження
3. Хто повинен погоджувати документ?
4. Як оформляється лист погодження?
5. висновок

Лист узгодження складається в двох випадках: при підготовці організаційно-розпорядчих документів всередині компанії і при розробці проекту договору між двома компаніями. У статті розповідається про особливості і правила оформлення листа узгодження.

Зі статті ви дізнаєтесь:

У яких випадках потрібно лист погодження?

Узгодження з профільними фахівцями супроводжує підготовку кожного організаційно-розпорядчого документа. При узгодженні текст коригують на основі зауважень, уточнень, доповнень фахівців. Всі зауваження, зроблені фахівцями фіксуються в бланку листа узгодження.

Детальніше про те, як правильно узгоджувати документи , Читайте в журналі « Довідник секретаря та офіс-менеджера ». Щоб прочитати статтю оформите демодоступ до журналу на 3 дні.

Інша ситуація, коли потрібно лист погодження - укладання договорів. Зазвичай проект договору розробляє виконавець. Він надає іншій стороні не остаточний варіант документа, а його проект, які називають «рамковим» або «типовим» договором.

Скачайте документи по темі:

Цей варіант договору не завжди влаштовує контрагента в повному обсязі. Зауваження можуть викликати способи виробництва, форми оплати, терміни поставки і т. Д. У таких ситуаціях лист погодження - незамінний інструмент для вдосконалення договору. Представник кожного структурного підрозділу, куди проект договору надходить на обговорення, залишає на аркуші свої коментарі, зауваження та пропозиції.

Типи листів узгодження

Листи узгодження бувають:

• універсальні;
• індивідуальні.

Універсальні листи мають однакову структуру і перелік осіб, які беруть участь в узгодженні. Індивідуальні розробляються спеціально для кожного конкретного договору і включають список тільки тих фахівців, які беруть участь в розробці даного договору.

після узгодження з усіма співробітниками, секретар вносить в проект договору всі необхідні правки і передає договір на розгляд другій стороні. Коли угода з контрагентом досягнуто, керівник компанії підписує договір, документ реєструється і передається на виконання.

Детально за процедурою узгодження розповідається в статті « Як правильно узгодити проект документа " в журналі " Довідник секретаря та офіс-менеджера ». Щоб прочитати статтю оформите демодоступ до журналу на 3 дні.

Хто повинен погоджувати документ?

Проект документа готується за резолюцією керівника. Він повинен бути узгоджений з усіма співробітниками компанії, зазначеними в резолюції. Проекти службових документів направляють на узгодження всіх підрозділах, які беруть участь в реалізації рішень, прийнятих в документі.

Етапи узгодження:

1. Автор (укладач).
2. Керівник відділу, відповідального за розробку проекту.
3. Заступник генерального директора, який координує роботу відділу.
4. Керівники відділів, зацікавлені в прийнятті рішень, які містяться в тексті документа. Ці керівники об'єктивно оцінюють проект і ставлять візи узгодження. Всі зауваження та візи фіксуються в підсумковому листі узгодження.

Лист узгодження являє собою таблицю наступного виду:

Якщо ви хочете зробити універсальний лист погодження, то потрібно внести всіх посадових осіб, які можуть брати участь в узгодженні проекту документа. Першими повинні йти ті особи, які стверджують проект будь-якого документа:

• Керівник структурного підрозділу. Його віза дає старт погодженням будь-якого проекту.
• Головний бухгалтер відповідає за фінансове забезпечення проекту.
• Начальник відділу кадрів стежить за дотриманням норм трудового законодавства.
• Начальник служби безпеки перевіряє благонадійність контрагента, з яким укладається угода.
• Начальник юридичного відділу перевіряє чистоту угоди і відповідність її нормам законодавства.
• Технічний директор або начальник виробництва контролює відповідність ділової папери профілем діяльності компанії.

Про нові технології узгодження документів читайте в статті « Переводимо узгодження документів в електронний вигляд ». в журналі " Довідник секретаря та офіс-менеджера ». Щоб прочитати статтю оформите демодоступ до журналу на 3 дні.

На замітку

Конкретний склад осіб, що погоджують документи, кожна організація визначає самостійно.

Служба ДОУ або секретар перевіряють підсумкове оформлення проекту, стежать за дотриманням авторами стилістичних норм, правил орфографії та пунктуації. Секретар або діловод відповідають за правильне оформлення віз узгодження всіх відділів, що беруть участь в розробці проекту. Коли зібрані всі візи і складено лист погодження, процес вважається завершеним. Після цього документ передається на підпис Генеральному директору.

Перелік документів, які потрібно узгоджувати , А також перелік рішень, які виносяться за проектом, закріпіть в Положенні про ДОУ. У цьому ж Положенні затвердите форму листа узгодження.

Ще по цій темі:

Як оформляється лист погодження?

1 липня 2018 року набере чинності новий ГОСТ Р 7.0.97-2016. Згідно з новим стандартом внутрішнє погодження буде оформлятися візою. Віза складається з наступних елементів:

• посаду візує;
• підпис візує;
• розшифровка підпису;
• дата узгодження.

Мал. 2. Зразок візи

Якщо до документа є зауваження, то віза узгодження виглядає наступним чином:

Мал. 3. Зразок візи з зауваженнями

Співробітник, який здійснює візування, становить список зауважень на окремому аркуші, підписує його і прикладає до проекту. Після цього відділ, який займається розробкою проекту, розглядає зауваження. Необхідності в повторному візуванні немає, якщо зауваження враховані повністю. Повторне візування потрібно в тому випадку, якщо після врахування зауважень сенс документа змінився. коли процедура узгодження документа, що має зауваження, завершена, автор-упорядник проекту фіксує всі зроблені зміни в формі листа узгодження.

Лист узгодження оформляється наступним чином. Спочатку документа пишуть назву структурного підрозділу, який є розробником проекту. Далі слідує таблиця, що складається з чотирьох граф:

• порядковий номер і назва відділу, в який надходить проект разом з листом узгодження для ознайомлення;
• посада, ПІБ та підпис відповідальної особи;
• дата узгодження;
• зауваження та пропозиції.

До змісту та оформлення листа узгодження не пред'являється особливих вимог. Він складається на стандартному аркуші А4 або на фірмовому бланку підприємства. Головна вимога до листу - наявність всіх узгоджувальних віз і підписів. Засвідчувати документ за допомогою відбитка печатки компанії не потрібно.

Якщо оригінал документа, який проходив процедуру узгодження , Залишається в компанії, то візи ставляться на звороті останнього аркуша або на останньому аркуші під підписом.

Якщо оригінал документа буде відправлений з компанії, то візи ставлять на примірниках документів, які поміщають в справу.

Нижче наведено зразок окремого листа узгодження, на якому допускається оформляти візи документа. Така практика поширена при оформленні розпорядчих документів. У разі необхідності, візи можуть бути оформлені на кожному аркуші документа.

Мал. 4. Зразок листа узгодження до наказу

Узгодженню підлягають не тільки проекти документів, а й проектів договорів. Нижче наведено зразок листа узгодження договору:

Мал. 5. Зразок листа узгодження договору

висновок

Лист узгодження складається в двох випадках: при розробці проекту розпорядчого документа і при спільній роботі двох сторін над проектом договору. При узгодженні документа його текст коригують на основі зауважень співробітників, чиєю діяльності він стосується. У розробці проекту договору лист погодження удосконалює текст угоди.

Читайте також: