Лист на повернення товару постачальнику: зразок і правила оформлення
Покупцем неякісного товару може стати не тільки громадянин, але і юридична особа. За договором поставки воно набуває продукцію для ведення бізнесу, і, отримавши дефектні вироби, може зазнати великих збитків. Щоб уникнути такого результату, організація має скласти лист на повернення товару постачальнику, і зажадати повернути гроші. Написати його нескладно, головне - дотримати кілька правил, стандартних для таких документів.
Навіщо потрібен лист
Здається, що відповідь на це питання очевидна: щоб проінформувати контрагента про порушення ним умов договору поставки і зажадати повернення сплачених грошей. Зазвичай лист на повернення продукції відправляється постачальнику в ситуаціях:
- якщо організації поставлені неякісні товари;
- якщо прийшов товар хорошої якості, але не з тими властивостями і не в тій комплектації, про які домовлялися партнери.
На відміну від договору, претензії та інших документів, лист юридичної сили не має. Але тільки на стадії позасудового врегулювання спору. У цьому випадку воно є частиною ділового етикету, способом оповістити постачальника про помічене порушення. Мається на увазі його випадковий характер і готовність покупця дочекатися добровільного виправлення ситуації.
Лист стає обов'язковою папером, якщо сторони зроблять його таким за умовою укладеного договору. Учасники угоди має право домовитися про своєчасне і взаємне інформування один одного про невиконання взятих зобов'язань.
Складений і відправлений лист набуває ваги, якщо контрагенти не змогли самостійно вирішити спір, і покупець ініціює судову тяжбу. Тоді його наявність і своєчасна відправка стануть додатковими аргументами позивача на захист своєї позиції.
Як скласти лист постачальнику
Для економії часу на листування, компанії слід заготовити бланк - зразок листа про повернення неналежного товару постачальнику. У ньому потрібно передбачити такі реквізити:
- Адресат: ПІБ керівника, назва очолюваної ним організації, юридична адреса, електронна скринька, факс.
- Адресант: відомості про відправника (ПІБ директора, назва компанії, юридична адреса, контактні дані).
- Назва: «ЛИСТ».
- Суть листа: виклад обставин, які привели до його написання, а саме:
- які товари були поставлені;
- відповідно до якого договором (номер, дата укладення);
- підтвердження оплати поставленої продукції;
- повідомлення про виявлені недоліки, за якими покупець не може прийняти товар;
- прохання замінити його продукцією належної якості, або повернути гроші (із зазначенням терміну, в який це потрібно зробити).
- Перерахування додатків (копії договору, платіжних документів, накладні, фотофіксація виявлених недоліків, експертний висновок і інші документи).
- Підпис покупця і дата написання листа.
Приклад листа на повернення товару постачальнику ви знайдете нижче. Юридичні особи при виникненні взаємної спору повинні спиратися на положення Цивільного кодексу, а точніше - на статті з розділів, присвячених договорами купівлі-продажу і поставки (ст. 475, 518-520 та інші).
Особливий випадок
Покупцеві товару неналежної якості не варто розраховувати на його повернення, якщо він заздалегідь знав про його недоліки. Іноді контрагенти домовляються про покупку товару зі шлюбом, через якого постачальник істотно знижує ціну. Щоб надалі уникнути махінацій з боку покупця, на додаток до договору необхідно скласти спеціальний акт, де будуть перераховані наявні дефекти. Підписавши його, приймаюча товар компанія вже не зможе зловживати своїм правом і вимагати заміни бракованих виробів на продукцію гарної якості (по тій же ціні).
Можливості сучасних комунікацій збільшують популярність дистанційних взаєморозрахунків між юридичними особами. На відміну від покупців-громадян, покупці-компанії все рідше можуть перевірити якість товару до внесення грошей. Отримуючи його по безготівковій передоплаті, від віддалених постачальників, вони не можуть оцінити і перевірити, що їм прийде, до здійснення покупки. Одержувачі змушені дізнаватися про дефекти поставки, вже розлучившись з грошима. Однак вони повинні мати можливість захистити свої інтереси. І лист про повернення товару - це перший крок до відновлення справедливості.