Модуль «АСПРО. Управління договорами »
- Модуль «АСПРО. Управління договорами »включає в себе наступні компоненти:
- У картці документа враховується вся необхідна інформація про договір
- Співробітники можуть створювати типові договори, на підставі затверджених шаблонів
- Модуль спрощує роботу з усім комплектом документів, які пов'язані з договором
- Контроль виконання та оплати
- Автоматизація процесів узгодження договірних документів
- Аналітика по договірній роботі
- Ефект від впровадження
Практично будь-яка компанія рано чи пізно стикається в своїй роботі з проблемами, пов'язаними з організацією договірної діяльності. З основних можна виділити наступні проблеми:
Модуль «АСПРО. Управління договорами »включає в себе наступні компоненти:
опис рішення
Ведення єдиного електронного архіву договірних документів
Всі договірні документи зберігаються в електронному вигляді в окремій бібліотеці «Реєстр договорів», для якої налаштоване спеціальне подання (Рис. 1), що дозволяє зручно здійснювати пошук, фільтрацію, сортування і угрупування по будь-яким атрибутам карток договірних документів. Перелік відображаються стовпців преднастроен, але доступний для редагування самим користувачем.
Зазначене подання дозволяє побачити як сам договір, так і всі пов'язані з ним додаткові угоди, а також дозволяє організувати вкладки з Переднастроєні фільтрами (наприклад, за категоріями або за типом договору).
Мал. 1. Подання бібліотеки «Реєстр договорів»
У картці документа враховується вся необхідна інформація про договір
Кожен договірної документ має свою картку з певним набором атрибутів (Малюнок 2). У картці вказується первинна інформація про договір: номер, категорія, дати початку і закінчення дії, сума і т.д. Набір атрибутів на картці може динамічно змінюватися в залежності від різних параметрів.
Співробітники можуть створювати типові договори, на підставі затверджених шаблонів
Можливість створення договірних документів на підставі шаблонів реалізована за допомогою компонента «АСПРОМ.Шаблони документів».
Мал. 2. Картка договору
Виділена група користувачів має права на додавання нових затверджених керівництвом шаблонів договірних документів в систему. У використовуваних шаблонах може бути закритий для редагування весь текст документа за винятком змінних даних, які автоматично підставляються з картки документа (наприклад, контрагент, сума і т.д.).
Модуль спрощує роботу з усім комплектом документів, які пов'язані з договором
До договору можуть створюватися доп. угоди, додатки та інші супровідні документи. Всі ці документи також зберігаються в бібліотеці «Реєстр договорів». Документи комплекту створюються з картки провідного договору і доступні для перегляду в його картці на вкладці «Комплект документів» (Малюнок 3).
.
Мал. 3. Вкладка «Комплект документів»
Контроль виконання та оплати
У разі якщо в організації є необхідність контролювати по договірному документу надходження виконавських або фінансових документів (актів, рахунків і т.д.), то для цієї мети в модулі «АСПРОМ.Управленіе договорами» надана можливість планувати і відслідковувати своєчасне надходження таких документів і при необхідності оплату за ним.
Мал. 4. Контроль за виконанням і оплати
Для будь-якого договірного документа на вкладці «Контроль виконання та оплати» (Рис. 4) є можливість вказати, які документи очікуються, їх плановий термін надходження / оплати. У зазначену планову дату проводиться перевірка, чи надійшов документ (проведена оплата). Якщо документ не надійшов (не сплачено), відповідальний за договором автоматично повідомляється про це.
При необхідності додатково можуть бути розроблені механізми синхронізації з обліковими системами, в яких відстежується оплата рахунків
Автоматизація процесів узгодження договірних документів
Для кожної організації можна налаштувати свою послідовність узгодження договірних документів.
У базовій поставці модуля «АСПРОМ.Управленіе договорами» є можливість налаштовувати узгоджувальних для договірних документів в розрізі категорій договору.
На картці настроечного списку «Категорії договорів» вказуються Узгоджувальні, утверджує і тип маршрутизації (вибір з варіантів «Послідовна», «Паралельна»). Підтримується інтеграція з організаційною структурою, тобто призначення узгоджувальних проводиться шляхом вибору з довідника співробітників.
Після запуску робочого процесу, по категорії договору обчислюються Узгоджувальні. Для них, згідно із заданим типом маршрутизації, формуються завдання на узгодження (Малюнок 5). Після того як всі завдання погоджують були виконані, якщо хоч один з погодився виконати завдання з результатом «На доопрацювання», Ініціатор процесу узгодження отримує завдання на доопрацювання договору. Після того, як він виконає всі необхідні зміни, договір піде на повторне погодження. Якщо Ініціатор виконає завдання з результатом «Припинити узгодження», процес узгодження припиняється.
Якщо все Узгоджувальні виконали завдання з результатом «Погоджено», згідно категорії договору визначається утверджує. Для нього формується завдання на затвердження. Якщо він виконує завдання з результатом «На доопрацювання», Ініціатор отримує завдання на доопрацювання договору.
Якщо утверджує виконує завдання з результатом «Затверджено», договір стає затвердженим і процес узгодження завершується.
Мал. 5. Схема узгодження договору
Аналітика по договірній роботі
У модулі «АСПРОМ.Управленіе договорами» передбачені аналітичні звіти по діяльності за контрактом у різних розрізах: звіт за кількістю укладених договорів, звіт по затримках в узгодженні і.т.д
В ході процесу узгодження договору є можливість побудувати звіт «Лист узгодження», в якому виводиться інформація про всіх співробітників, що погоджують договір, результати узгодження і їхніх коментарях
Залежно від додаткових вимог можуть бути розроблені будь-які інші аналітичні звіти. Розробка звітів проводиться з використанням SQL Server Reporting Services. Звіт може бути експортований на робоче місце користувача як документ Excel, PDF і ін.
Ефект від впровадження
Керівник: використання модуля «АСПРОМ.Управленіе договорами» дозволяє організувати ефективну і контрольовану роботу з договірними документами.
Як наслідок, отримуємо наступний бізнес-ефект:
- прискорюється і спрощується процес підготовки і узгодження типових договорів за рахунок використання затверджених шаблонів документів
- забезпечується прямий доступ співробітників до всієї інформації за договорами відповідно до рівня прав доступу
- забезпечується контроль і прозорість виконання завдань з підготовки та узгодження договірних документів, підвищення виконавської дисципліни
- спрощується контроль виконання договірних документів
- мінімізуються ризики неповернення від контрагента або втрати договірних документів
- надається можливість автоматичного формування аналітичних звітів по договірній діяльності
Відповідальний співробітник (ініціатор договору): з використанням модуля «АСПРОМ.Управленіе договорами» оптимізується робота з договірними документами.
Зокрема, зменшується час, витрачений на підготовку договору і відправку його на узгодження, спрощується контроль ходу узгодження, а також контроль виконання договору.