Наказ на тимчасове виконання обов'язків: складаємо правильно

1. Що таке ТВО?
2. Як оформити тимчасове заміщення?
3. Як скласти наказ на тимчасове виконання обов'язків?

Зміст:

1. Що таке ТВО?
2. Як оформити тимчасове заміщення?
3. Як скласти наказ на тимчасове виконання обов'язків?

У будь-якій фірмі працівники бувають у відпустці, їздять у відрядження, хворіють. Для виконання функцій тимчасово відсутнього співробітника зазвичай призначається заміщає людина. При цьому він не звільняється від власної роботи, а на практиці часто отримує посаду з приставкою «І.О.» без будь-яких доплат. З точки зору закону це може розцінюватися як примусова праця, тому наказ на тимчасове виконання обов'язків необхідно складати з дотриманням передбаченої процедури.

Що таке ТВО?

Виконання працівником обов'язків за себе і «за того хлопця» може бути оформлено трьома способами:

• внутрішнім сумісництвом;
• розширенням обсягу робіт;
• тимчасовим заміщенням (ст. 60.2 ч.2 ТК РФ).

Якщо мова йде про заміну людини, тимчасово відсутнього на робочому місці з тієї чи іншої причини, правильно застосовувати останній. Чим він відрізняється від інших?

Внутрішнім суміщенням вважається додаткова робота, виконувана працівником за іншою посадою, як під час основного трудового дня, так і поза його межами. Наприклад, секретар може «підробляти» кадровиком, завгосп - сторожем, якщо ці одиниці передбачені штатним розписом і поки вільні.

Тимчасове виконання обов'язків не передбачає заміщення чинним співробітником вакантної посади. ТВО призначається тільки на випадок, коли основний працівник відсутній на робочому місці. Типова ситуація: поки директор у відпустці, хтось повинен взяти на себе його функції. Займатися поточними справами, вирішувати проблеми, підписувати папери можуть заступник, керівник підрозділу, головний бухгалтер або будь-який інший співробітник, внесений до наказу на тимчасове виконання обов'язків генерального директора.

Начальники відділів залишають підлеглих «під наглядом» одного з фахівців, за наказом наділеного керівними функціями і повноваженнями. Обов'язково покладають виконання обов'язків на когось із персоналу, якщо пішов у відпустку або на лікарняний головбух, інші відповідальні співробітники, відсутність яких має бути компенсовано для нормальної діяльності фірми.

При цьому заступник продовжує виконувати і свої основні обов'язки в повному обсязі. Якщо ж «крісло боса» вимагає відриву співробітника від власних справ, то це вже не ІС, а повноцінний, хоч і тимчасовий, переведення на іншу посаду.

Як оформити тимчасове заміщення?

Для оформлення тимчасового виконання обов'язків передбачена певна процедура:

1. Отримати згоду потенційного заступника. «Повісити» на співробітника додаткову роботу і відповідальність можна тільки з його згоди. Причому усного «так» в цьому випадку недостатньо, воно повинно бути зафіксовано на папері. Зазвичай це або заяву від самого працівника ( «Прошу призначити мене виконуючим обов'язки ...»), або письмову пропозицію від роботодавця, в якому він викладає терміни і умови заміщення. Форма цього документа не має значення і може бути довільною.
2. Визначити розмір доплати за виконання обов'язків. Будь-яка робота повинна бути оплачена, і тимчасова заміна колеги - не виняток. У багатьох випадках ТВО не може розраховувати на додаткові гроші. Наприклад, для заступників директора керувати без боса - прямий обов'язок. Старший бухгалтер звично залишається за головного, поки той у відсутність, без всяких доплат. Це логічно, коли обов'язок тимчасово заміщати працівників зі схожим функціоналом зафіксована в трудовому договорі, посадової інструкції співробітника. В інших ситуаціях заміна вважається роботою, не передбаченої трудовою угодою. Розмір доплати законодавчо не регламентується і встановлюється на розсуд роботодавця за погодженням з працівником: фіксованою сумою, відсотковою надбавкою до окладу і т.д.
3. Підписати з працівником додаткова угода. Коли згоду заступника отримано, визначено винагороду, умови необхідно закріпити додатковою угодою до ТД в 2-х примірниках. У документі прописуємо: посаду, за якою будуть виконуватися обов'язки, зміст і обсяг робіт, терміни заміщення, розмір доплати. Якщо відсутній працівник перебуває у відпустці, у відрядженні, період заміни береться з відповідних кадрових наказів. У випадках, коли дата його повернення невідома (лікарняний, декретну відпустку), в додатковій угоді залишається відкрита формулювання: до моменту виходу основного працівника на робоче місце.
4. Видати наказ на ТВО і ознайомити з ним працівника під підпис.

Як скласти наказ на тимчасове виконання обов'язків?

На підставі підписаного з працівником додатки до трудового договору необхідно скласти наказ на ТВО.

Зразок наказу на тимчасове виконання обов'язків повинен містити:

• ПІБ, посада, структурний підрозділ та інші відомості про працівника, назначаемом ВО;
• причина заміщення, посада, ПІБ тимчасово відсутнього;
• вказівка, що заступник не звільняється від своєї основної роботи;
• дату початку заміщення;
• точну дату закінчення або інші відомості терміну;
• розмір доплати;
• підставу для видання наказу (додаткова угода, заява працівника).

В іншому форма документа вільна. У тексті може міститися і інша необхідна інформація. Наприклад, наказ на тимчасове виконання обов'язків головного бухгалтера повинен наділяти заміщає правом підпису фінансових документів.

Заміна головбуха і керівника фірми оформляється наказом навіть при одноденному відсутності, оскільки ці особи несуть повну відповідальність за діяльність організації. Призначати ІВ директора може особисто сам керівник, а якщо це неможливо - орган управління (загальні збори учасників ТОВ). Накази на ТВО реєструються в журналі розпоряджень з особового складу та зберігаються протягом 75 років.

Дані про те, що працівник тимчасово був ІВ без відриву від своєї посади до трудової книжки не заносяться, але можуть бути зафіксовані в особовій картці Т-2.

Покладати на працівника обов'язки понад функціоналу, визначеного трудовим договором, без його згоди, документального оформлення та доплати неправомірно. Роботодавці, в примусовому порядку змушують персонал брати на себе роботу тимчасово відсутніх колег, можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності. Керівник фірми, як посадова особа, карається штрафом від 1 до 5 тис. Рублів (КоАП, ст. 5.27).