Облік робочого часу в кадровому обліку програми «1С: Зарплата і управління персоналом 8»
Облік робочого часу в кадровому обліку програми «1С: Зарплата і управління персоналом 8»
У програмі «Зарплата і управління персоналом 8» існує досить складний механізм обліку робочого часу співробітників. Програма передбачена не тільки для роботи розраховувача, але і для кадровика, і навіть HR-менеджера.
В організаціях, де виділена така штатна одиниця як кадровик, найчастіше обов'язок щодо заповнення табелів лежить саме на ньому. Тому в даній статті ми і хочемо розглянути нюанси заповнення табеля обліку робочого часу за даними кадрових наказів.
У програмі введено поняття планової і фактичної норми робочого часу.
Для обліку планової норми робочого часу в програмі використовуються графіки роботи. Наприклад, розглянемо ситуацію, коли співробітники працюють за графіком «Пятидневка» (40-годинний робочий тиждень, робочий день - 8 годин, вихідні субота і неділя)
Для реєстрації фактично відпрацьованого часу в програмі використовуються 2 методи:
1. метод «відхилень», тобто реєструються всі відхилення (відпустки, лікарняні та інші неявки) і вже з урахуванням відхилень і графіка співробітника визначається відпрацьований співробітником час
2. метод «суцільної реєстрації» - тут разом з реєстрацією відхилень фіксується фактично відпрацьований час.
Розглянемо метод «відхилень».
Приклад.
В організації «Титул» всі співробітники працюють за графіком «Пятидневка». Розглянемо всі відхилення співробітників.
Іванов Іван Васильович був спочатку у відпустці з 01.04.2013 по 14.04.2013, а з 15.04.2013 по 21.04.2013 - у відпустці без оплати, за свій рахунок.
Акімов Владислав Олексійович знаходиться на лікарняному починаючи з 20.04.2013.
Петренко Сергій Сергійович був відсутній з нез'ясованої причини 25.04.2013.
Петрова Дар'я Іванівна була у відрядженні з 22.04.2013 по 24.04.2013.
Для реєстрації відпустки в кадровому обліку використовується документ «Відпустки організацій» (меню Кадровий облік - Облік невиходів - Відпустки організацій).
Створимо новий документ. Вказуємо в табличній частині співробітника - Іванов Іван Васильович, вибираємо вид відпустки, в нашому випадку це буде в рядку №1-Відпустка
щорічний, а в рядку №2-Відпустка без збереження заробітної плати. Також необхідно вказати період відпустки.
Більшість кадрових наказів мають уніфіковану друковану форму наказів. Для відпустки (як щорічного, так і за свій рахунок) можна роздрукувати наказ за формою Т-6 і Т-6а
Тепер сформуємо звіт «Табель обліку робочого часу» по цьому співробітникові (меню Розрахунок зарплати по організації-Звіти-Табель обліку робочого часу Т-13)
Щорічна відпустка відбивається в табелі кодом ВІД, а відпустку без оплати - ДО.
Для реєстрації лікарняних в програмі використовується документ «Неявки і хвороби організацій» (меню Кадровий облік - Облік невиходів - Неявки і хвороби організацій).
Вкажемо в документі, що Акімов Владислав Олексійович хворіє з 20.04.2013
У документі «Неявки і хвороби» вказана тільки дата з якої співробітник почав хворіти, дати виходу його на роботу немає. Тому і в табелі буде автоматично враховано, що співробітник знаходиться на лікарняному до кінця місяця.
Для позначення лікарняного в програмі використовується код Б.
Відсутності співробітників з нез'ясованої причини реєструються також документом «Неявки і хвороби організацій». Створимо новий документ, виберемо в табличній частині співробітника - Петренко Сергій Сергійович. Зазначимо дату з якої він був відсутній і дату, з якої він працює. Для реєстрації виходу співробітника на роботу може також використовуватися документ «Повернення на роботу в організацію» (меню Кадровий облік - Облік невиходів - Повернення на роботу в організацію), але цей документ краще вводити коли початок і закінчення неявки в різних періодах, або якщо ми не знаємо коли вийде співробітник на роботу. Так як в нашому случає працівник був відсутній всього один день ми вказуємо дату виходу в цьому документі.
Неявки з нез'ясованої причини реєструються в табелі кодом ПН. У сформованій друкованій формі табеля ми бачимо, що у співробітника Петренко С.С. 25.04.2013 автоматично проставити невиходи з нез'ясованої причини.
Для реєстрації відрядження в програмі використовується документ «Відрядження організацій» (меню Кадровий облік - Облік невиходів - Відрядження організацій). Введемо відрядження Петрової Д.І., створивши новий документ. У табличній частині обов'язково вкажемо співробітника і дати початку і закінчення відрядження.
Реквізити «Країна, місто», «Організація», «Підстава» є необов'язковими, але повинні бути заповнені для друку посвідчення про відрядження.
Сформуємо табель по співробітниці
Дні коли співробітниця була у відрядженні відзначається в табелі кодом К.
Можна ще сформувати табель співробітниці, у якої не було відхилень від графіка, який був описаний вище. 
Зауважимо, що табель обліку робочого часу заповнюється з використанням умовних позначень обліку використання робочого часу відповідно до Постанови Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1
Код Умовне позначення Я Явка Б Тимчасова непрацездатність з призначенням допомоги згідно із законодавством Т Тимчасова непрацездатність без призначення допомоги у випадках, передбачених законодавством ВЧ Вечірні години Н Нічні годинник В Вихідні і неробочі дні До Відрядження ВІД Відпустка ОЗ Відпустка без збереження заробітної плати у випадках, передбачених законодавством дО відпустка без збереження заробітної плати, що надається працівникові з дозволу роботодавця Р відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (відпустка в зв'язку з усиновлені ием новонародженої дитини) ОЖ Відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку РВ Тривалість роботи у вихідні, святкові та неробочі, святкові дні З Тривалість понаднормової роботи ПР Прогули (відсутність на робочому місці без поважних причин протягом часу, встановленого законодавством) НН Неявки по нез'ясованих причин ВП Простої з вини співробітника РП Час простою з вини роботодавця
Після перевірки заповнення табеля обліку робочого часу, можна приступати до формування розрахункових документів.
Для зручності формування розрахункових документів на підставі кадрових можна використовувати обробку «Аналіз неявок».
Зверніть увагу, що друкована форма табеля заповнюється за даними кадрових документів, тільки до моменту введення розрахункового документа по нарахуванню заробітної плати ( «Нарахування зарплати працівникам організації»). Також якщо в програмі зареєстровані відхилення в кадровому обліку і після цього внесений розрахунковий документ, що реєструє інший вид відхилення, то табель буде заповнений за розрахунковим документом.
При використанні методу «суцільної реєстрації» вносити кадрові документи не обов'язково. Досить в кінці місяця перед розрахунком зарплати ввести документ «Табель обліку робочого часу», де реєструється все відпрацьоване час і все відхилення вручну за кожен день періоду, або зведено з урахуванням умовних позначень. При розрахунку суми окладу заробіток буде вважатися щодо врахованих днів (годин) згідно введеному табелю до норми днів (годин) згідно з установленим графіком для співробітника. Розглянемо приклад заповнення табель зведено за всіма співробітникам.
Слід мати на увазі, що при введенні табеля зведено в програмі не буде даних по днях періоду і через це можуть виникнути складності при розрахунку неявок. Наприклад, співробітник захворів наприкінці місяця, а лікарняний приніс на початку наступного місяця. Оскільки табель був введений зведено, наприклад, по Петренко С.С. варто неявка 1 день (8 годин), то при введенні лікарняного листа в наступному місяці програма не знатиме чи потрібно враховувати цей невихід як лікарняний або потрібно сторнувати зайве введену явку.
Тому введення зведених табелів ми рекомендуємо робити тільки в ситуаціях, коли ніяких відхилень не було.
Більш детально про автоматизацію обліку робочого часу можна прочитати в розділі «Кадри і оплата праці - Кадровий облік і розрахунки з персоналом в програмах 1С» DVD-версії ІТС або на сайті http://its.1c.ru.