Облік робочого часу + зразок табеля

1. Ви дізнаєтеся:
2. Навіщо ведуть облік робочого часу
3. Види і методи обліку робочого часу
4. денний
5. тижневий
6. Загальний
7. Як навчиться керувати часом
8. Як правильно вести облік робочого часу
9. способи оптимізації
10. Які існують правила обліку робочого часу
11. Трудовий кодекс і облік робочого часу
12. програми автоматизації
13. думка експерта
14. висновок

Щоб облік робочого часу був ефективним, потрібно знати тонкощі цього процесу. У цій статті ми детально про них розповімо.

Ви дізнаєтеся:

• Для чого ведуть облік робочого часу.
• Які бувають види обліку відповідно до Трудового кодексу.
• Як правильно вести облік відпрацьованих годин, як це автоматизувати.
• Які поради з обліку робочого часу на підприємстві дають експерти.

Облік робочого часу співробітників - важлива управлінська функція, яка дозволяє контролювати робочий процес, нараховувати заробітну плату або підтримувати робочу дисципліну.

Навіщо ведуть облік робочого часу

Це робиться, щоб правильно розподілити посадові функції і обов'язки в тимчасові проміжки - зміни, трудочасов тощо. Незважаючи на те, що Трудовий кодекс регламентує тривалість робочого часу на тиждень - 40 годин (Стаття 91 ТК РФ), розклад потрібно складати виходячи з особливостей підприємства і працівника. До різних посадах потрібно застосовувати індивідуальні способи складання розкладу.

Все це робить облік робочого часу на підприємстві об'єктивно відображає співвідношення відпрацьованого співробітником часу до фактичної користь, яку він приніс підприємству.

Завантажити зразок табеля обліку робочого часу

Існує багато причин, які впливають на відпрацьоване людиною час. Сюди можуть відноситися людські фактори або непередбачені обставини: хвороба, аварія або затор на дорозі. Можуть бути й об'єктивні причини. Наприклад, на виробництві, робота якого залежить від електроенергії, її відключення буде причиною простоїв.

Що поліпшується на підприємстві, де ведуть облік:

• Підвищення дисципліни. Все запізнення, листування в соціальних мережах або перерви на каву не включатимуться в робочий час, тому відповідальні працівники виправляться, безвідповідальні - підуть.
• Збільшення якості праці. Люди будуть розуміти, що від них вимагається в певний проміжок часу. Так вони перестануть залишати роботу на завтра, і будуть виконувати завдання в строк.
• Зменшення витрат. Не потрібно оплачувати людині непродуктивно використане час з його вини. Визначте ці критерії при укладанні з працівником трудового договору. Таким чином, ви знизите трудові витрати підприємства.

Щоб в подальшому з співробітниками не виникало розбіжностей, потрібно складати графік і планувати облік правильно. Це збереже робочу атмосферу в колективі і підвищить ефективність підприємства в цілому.

Види і методи обліку робочого часу

Держава суворо регламентує види обліку робочого часу на підприємстві. У Трудовому кодексі РФ говориться про 3 видах. Але ви вибираєте той, який підходить саме вашій організації. Розглянемо кожен з них.

денний

Якщо робочі зміни на підприємстві відрізняються за тривалістю, то такий вид обліку найкращий. З його допомогою можна точніше зафіксувати відпрацьовані години працівників в кінці місяця або тижня. Таким чином ви завжди в курсі, скільки грошей піде на заробітну плату, при перевищенні бюджетного ліміту варіюєте тривалість робочого дня.

Також щоденний облік робочого часу є актуальним для організацій, де працюють пільгові чи інші групи населення. Це можуть бути:

• Неповнолітні. Для громадян до 16 років трудової день залишається чинним протягом п'яти годин, від 16 до 18 - сім годин.
• Інваліди. Для них тривалість робочих змін встановлюється індивідуально і залежить від захворювання і рекомендацій лікаря.
• Фрілансери. Для спортсменів, представників творчої праці і віддалених співробітників необхідно підбирати індивідуальний графік.

тижневий

Фахівці, які займаються обліком робочого часу на підприємстві, повинні вести щотижневий облік робочого часу. Це робиться, щоб уникнути порушень законодавства, так як на деяких підприємства тривалість робочого дня може змінюватися. Щотижневий контроль запобіжить це.

Також такий облік допомагає визначити загальний для підприємства і індивідуальний для кожного працівника режим роботи. Знаючи, скільки людина переробив, можна коригувати його графік, щоб в місяць людина відпрацювала належну кількість часу.

Загальний

Це інша форма обліку робочого часу, яка застосовується на підприємствах, де немає можливості коректно вести щоденний і щотижневий облік. Це може бути обумовлено особливостями діяльності або наявністю нічних і денних змін, ставка за годину в яких відрізняється.

Застосування такого типу обліку регламентується в 104 статті ТК РФ. Суть цього процесу полягає в тому, що роботодавець може розраховувати відпрацьований час за місяць, квартал або рік. І вже на підставі цього робляться висновок про годинник вироблення.

Ідеальним такий вид обліку буде для підприємств, де співробітники працюють по змінному графіку. У різні дні або навіть тижні у людини буває різна навантаження. Якщо ви правильно складете внутрішні регулюють акти і своєчасно будете проводити облік робочого часу по Трудовому кодексу, то заповіді всі правові норми.

Як навчиться керувати часом

Щоб встигати більше за менший час, люди завжди хотіли мати працювати в чотири руки. А краще - о восьмій. Однак еволюція на людські сподівання не відгукнулася, і проблему довелося вирішувати не фізіологічно, множенням кінцівок, а технологічно.

У XX столітті концепція тайм-менеджменту стала панацеєю від вічного невстигання і перевантаженості. Самоорганізація на професійному рівні - ось надзавдання принципу збереження часу. Однак, незважаючи на те що тайм-менеджменту присвячені десятки книг і про його застосуванні розповідають на сотнях семінарів і тренінгів, в російських компаніях це скоріше модна тема для розмов, ніж реальність. Які ж методи управління часом можна застосовувати в дійсності?

Дізнайтеся 6 способів ефективного управління робочим часом зі статті електронного журналу «Комерційний Директор».

Дізнатися 6 способів

Як правильно вести облік робочого часу

як оформляється

Не важливо, яка у вас організаційно-правова форма, відповідно до Трудового кодексу ви повинні вести документообіг з обліку робочого часу. ТК РФ строго не регламентує документи. Те, який саме порядок обліку робочого часу буде, визначається всередині компанії. Це можуть бути правила трудового розпорядку або договір колективної угоди.

У цих документах визначаються найважливіші аспекти трудових відносин з працівником:

• скільки триватиме зміна;
• скільки буде перерв, коли, які;
• зі скількох і до скількох буде зміна;
• вихідні, робота у святкові дні;
• порядок отримання і тривалість відпустки.

Сам облік ведеться в спеціальні книги або в електронному форматі. При оформленні головне завдання - правильно врахувати трудові годинник. Потрібно завжди звертати увагу і коректно відображати в табелі понаднормову працю, виходи працівника у святкові дні або в нічну зміну. Також необхідно враховувати хвороба людини і його перебування у відрядженні.

способи оптимізації

Правильний метод слід визначити самостійно, враховуючи багато чинників. Найважливішим є специфіка роботи і функціонування підприємства. Потрібно орієнтуватися і на рівень дисциплінованості працівників. Якщо на підприємстві була слабка дисципліна, то введення жорсткого обліку робочого часу тільки зашкодить.

Існують кілька способів оптимізації цього процесу:

• Створити контрольний пункт і видати всім співробітникам особисту карту доступу. Найняти вахтера для фіксації того, у скільки людина прийшла або йде.
• Встановити автоматизовану систему пропускного контролю. Проходячи через спеціальний турнікет, людина буде сканувати особисту карту, а програма - фіксувати власника карти і час.
• Встановити відеоспостереження над робочим процесом і відслідковувати, де персонал перебуває і чим займається. Особливий контроль можна зробити перед початком робочого часу, під час обіду і в кінці робочого дня.

Будь-який з цих способів оптимізації полегшує контроль керівництва за дотриманням робочого графіка. А також збільшує особисту відповідальність кожного працівника, тим самим підвищуючи загальний рівень дисципліни.

Які існують правила обліку робочого часу

Згідно ТК РФ табель обліку трудового часу має бути наповнений щодня. Це не залежить від того, який ви вибрали вид заповнення - щоденний або щотижневий. Адже можуть виникнути непередбачені випадки: втрата інформація, звільнення співробітника, відповідального за ведення журналу, і т.п. Не всі зобов'язання підтверджуються документально, тому надалі у працівника можуть виникнути претензії стосовно відпрацьованого часу.

Можна фіксувати тільки повні виходи або невихід на роботу, а можна - відсутність на робочому місці. Людина може бути відсутнім кілька годин внаслідок запізнення або відгулу, тому другий спосіб більш кращий, хоча для нього потрібен більший контроль.

Кожному типу відсутності призначається код. Наприклад, людина був відсутній, оскільки знаходився на навчанні (П-12), або був у відрядженні (П-13) і так далі по кожному типу відсутності на робочому місці. Якщо компанія невелика, то легко можна вести табель вручну. В середньому і великому бізнесі краще використовувати програми автоматизації.

В кінці табеля відправляються бухгалтеру, який, виходячи з даних про відпрацьовані дні, нараховує заробітну плату. Зазвичай для зменшення шансу на помилку робота з табелями ведеться спочатку з протиправними намірами, а потім перевіряється вручну.

Трудовий кодекс і облік робочого часу

Для ведення обліку робочих годин по ТК існує функції табельщика. Зазвичай людина поєднує ці обов'язки зі своїми основними. Хоча у великих корпораціях для цих цілей існує окрема посада. Співробітник заповнює табеля, своєчасно надає в бухгалтерію і бере участь в перевірці цієї інформації.

Контролювати продуктивність і якість трудових годин повинні керівники підрозділів або відділів. А ось рішення про відпустки, відгули і понаднормової роботи повинні бути в руках кадровика.

Ведення обліку робочого часу є обов'язком роботодавця і регламентується Трудовим кодексом РФ.

Якщо у вас немає табелів або ви ведете їх з істотними порушеннями, то вас можуть притягнути до адміністративної відповідальності. За це передбачається штраф від 50 000 ₽.

програми автоматизації

Ми вивчили основні програми з можливостями обліку робочого часу, і склали невелику порівняльну таблицю.

Назва

спеціалізація

види часу

Угруповання по відділах

розширена статистика

Скріншоти екранів

Повідомлення про порушення

CrocoTime

аналіз продуктивності

є

є

є

немає

є

RescueTime

Особиста продуктивність

Є, розширені

є

є

немає

немає

StaffCop

шпигунство

немає

немає

немає

є

немає

дисципліна

аналіз продуктивності

Є, розширені

є

немає

немає

немає

ОфісМетріка

аналіз продуктивності

немає

є

немає

немає

немає

думка експерта

Емма Форштретер,
Юрист по трудовому праву, викладач Мінфіну Росії

Від того, який режим роботи ви вибрали, залежать всі виплати співробітникам. Тому необхідно приділяти велику увагу режиму роботи. Протягом певного періоду потрібно правильно розподілити робочий час не тільки з точки зору дотримання законодавства, але і з точки зору продуктивності і комфортності працівників.

Обов'язково всі домовленості потрібно прописувати в договорі. Загальні для підприємства правила потрібно зафіксувати у внутрішніх документах: штатний розклад, колективний договір трудового розпорядку. У трудовому договорі з працівником потрібно врахувати і зафіксувати важливі моменти. Скільки триватиме робочий тиждень і яка вона буде: п'ятиденка, два через два або графік з плаваючими вихідними.
Для співробітників, які працюють будь-яким способом, крім вахтового, підприємство повинно давати дні для відпочинку. Згідно зі статтею 110 Трудового кодексу РФ, між закінченням останнього робочого дня в тиждень і початком першого робочого дня наступного тижня має бути мінімум 42 години.

Також керівникам слід знати, що таке ненормований робочий день. При такому графіку тривалість робочого тижня збільшена. Робота оплачується як зазвичай, але співробітнику надаються додаткові дні до відпустки. Кількість цих днів узгоджується, але зазвичай воно не менше 3. Коли ви будете вести облік часу, то немає необхідності записувати годинник понад норму в табель. Ця інформація зайва і дублюється в трудовому договорі.

Новікова Тетяна
HR-директор «Інфомаксімум»

Організація обліку робочого часу - важлива річ. Відсутність обліку може обійтися бізнесу дуже дорого. Наприклад, за рік в Росії від використання знаходяться на роботі співробітниками часу не за цільовим призначенням збитки склали близько 300 млрд рублів. Ці втрати не тільки фінансові, а й іміджеві. Щоб контролювати процес обліку робочого часу персоналу, ми використовуємо системи автоматизації.

При їх виборі потрібно керуватися не тільки популярністю тієї чи іншої програми. Вони відрізняються за спеціалізацією. Одні програми допомагають розраховувати загальну або особисту продуктивність, а інші просто шпигують. Також різні програми виявляють те, як провів час на роботі співробітник. Вибирайте такі програми, які можна максимально налаштувати під свою компанію.

Для великих компаній і бізнесу програма обліку робочого часу повинна бути в змозі аналізувати велику кількість даних, розраховувати статистику по відділах і порівнювати інформацію. Це потрібний функціонал, так як більшості керівників байдуже, скільки часу провів співробітник «ВКонтакте», йому важливо знати показники продуктивності в масштабах всього підприємства.

Ще важливими критеріями є простий інтерфейс і розширений функціонал. Робота з програмою обліку не повинна займати багато часу, а розібратися в ній повинна бути стані звичайний бухгалтер. Додаткові опції також будуть перевагою. Наприклад, в деяких сервісах є повідомлення про порушення. Керівнику не потрібно щоразу перевіряти коректність обліку, в разі порушень йому приходять повідомлення на пошту.

висновок

Щоб контролювати робочі і кадрові взаємини зі співробітниками, важливо вести постійний облік робочого часу організації. Систематичний і правильний процес робить колектив більш дисциплінованим і відповідальним. Як наслідок, збільшиться якість праці.

Залежно від розміру організації, її структурних особливостей, а також тривалості та параметрів робочих змін, слід вибирати той чи інший тип звітності. Це може бути щоденний, щотижневий або загальний облік.

Облік повинен бути легітимним і приносити користь. Для цього потрібно дотримуватися приписів і правила трудового законодавства. Ведення обліку буде ефективним, якщо ви будете користуватися правилами і способами оптимізувати процес, а також упровадите автоматичні системи обліку.