Облік робочого часу співробітників

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Більш детально про облік робочого часу співробітників читайте тут:
3. Нормування і облік робочого часу в 2017 році
4. Особливі режими робочого часу
5. Ненормований робочий день
6. Облік робочого часу: поняття та види
7. Підсумований облік робочого часу
8. Облік робочого часу співробітників при гнучкому графіку
9. Табель обліку робочого часу
10. Як заповнювати табель обліку робочого часу

Навчимо правильно вести облік робочого часу співробітників в умовах будь-якого режиму роботи - від п'яти-або шестиденного тижня з фіксованими вихідними до гнучкого графіка і ненормованого робочого дня.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Облік робочого часу - одна з ключових обов'язків роботодавця. Адміністрація будь-якого підприємства, незалежно від сфери діяльності та форми власності, повинна фіксувати точну кількість відпрацьованих працівниками годин і днів. Це необхідно для правильного розрахунку заробітної плати, документального обґрунтування витрат на персонал і дотримання законодавчо встановлених норм тривалості робочого часу .

Більш детально про облік робочого часу співробітників читайте тут:

Нормування часу дозволяє розподілити години роботи і відпочинку таким чином, щоб працівник встигав повноцінно відпочивати. Відсутність переробок і повноцінний відпочинок - фактори, завдяки яким ефективність праці залишається стабільно високою, а ризик розвитку професійних захворювань знижується.

Скачайте документи по темі:

Нормування і облік робочого часу в 2017 році

Поняттю робочого часу і пов'язаних з ним нормам присвячена вся 15 глава Трудового кодексу РФ. Згідно ст.91 ТК РФ, робочим часом вважається період, протягом якого працівник виконує свої посадові обов'язки відповідно до умов трудового договору, правилами внутрішнього трудового розпорядку і іншими нормативними актами роботодавця. Сюди ж відносяться перерви для обігріву і відпочинку або годування дитини і деякі інші періоди, безпосередньо не пов'язані з виконанням трудової функції.

Нормальна тривалість роботи становить 40 годин на тиждень. При цьому особливості виробничого графіка - будь то п'ятиденка, шестиденка або робота з «плаваючими» вихідними днями - не мають особливого значення. Будь-яке перевищення норми розцінюється як переробка.

Особливі режими робочого часу

Поряд із загальною тижневою нормою виділяють особливі режими роботи - скорочений та неповний робочий час (ст.92 і 93 ТК РФ). Скорочена тиждень вважається нормою для окремих категорій працівників, тому ніяк не впливає на розмір зарплати. Співробітник, якому відповідно до його фізіологічними, віковими та іншими особливостями встановлено такий режим, отримує повний посадовий оклад. Законодавством передбачена скорочена тривалість робочого часу для:

інвалідів I і II груп (не більше 35 годин на тиждень);

педагогів, медиків і представників ряду інших професійних груп.

Неповний робочий день або тиждень - зовсім інше за своєю суттю явище. На відміну від скороченого режиму, тут простежується пряма пропорційна залежність між оплатою праці і кількістю відпрацьованого часу або виконаним обсягом робіт. Режим неповного дня (тижня) встановлюється або за домовленістю між сторонами трудового договору, або за законом. Згідно ст.93 ТК РФ, гарантоване право на працю в такому режимі мають:

• вагітна жінка;
• один з батьків, опікунів або піклувальників дитини у віці до 14 років (якщо дитина - інвалід, віковий ценз зсувається до 18 років);
• співробітник, який доглядає за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку.

Отримавши заяву про бажання працювати неповний день або тиждень від представника будь-якої з перерахованих вище категорій, роботодавець зобов'язаний надати йому таку можливість. При цьому трудові права працівника ніяк не обмежуються. Він все так же зберігає право на щорічну основну оплачувану відпустку , Обчислення стажу в звичайному порядку, отримання премій на загальних підставах і т.д. У трудовій книжці перехід на неповний час роботи не відбивається.

Важливо: при обліку робочого часу в умовах неповного дня або тижня необхідно якомога точніше фіксувати кількість фактично відпрацьованих співробітником годин, щоб правильно розрахувати зарплату.

Іноді режим неповного дня або тижня вводиться роботодавцем в односторонньому порядку як м'якша альтернатива масових звільнень. Такий сценарій передбачений ст.74 ТК РФ. Йдеться про зміну змісту трудового договору (а режим роботи вважається одним з його обов'язкових умов), що не міняє трудову функцію працівника. Якщо в результаті організаційних або технологічних змін на виробництві складається загроза масових звільнень, в спробі зберегти робочі місця підприємство може перейти на неповний робочий день (тиждень) на термін до шести місяців.

Ненормований робочий день

Законодавець нормує не тільки тижневу, а й денну тривалість роботи. Тривалість щоденної зміни не повинна перевищувати 8 годин. Для неповнолітніх, інвалідів та деяких інших категорій працівників норма скорочується. А напередодні державних свят, офіційно оголошених неробочими, тривалість роботи для всіх скорочується на одну годину.

Але в той же час Трудовим кодексом РФ передбачений і режим ненормованого дня, в рамках якого окремі співробітники можуть залучатися до виконання посадових обов'язків за межами встановленої для них щоденної норми. Як правило, мова йде про керівний, технічний і господарському персоналі, а також про фахівців, які розподіляють робочий час на свій розсуд. Перелік посад з ненормованим режимом роботи затверджується на локальному рівні і закріплюється колективним договором, угодою або ЛНА.

У трудовий договір з претендентом, що приймаються на таку посаду, обов'язково вноситься відповідна умова, оскільки режим праці і відпочинку співробітника буде «вибиватися» із загального графіка. Залучення до роботи до або після формального закінчення робочого дня має бути епізодичним, а не регулярним. При цьому потрібно вести облік кожного відпрацьованого понад норму години.

До речі, при ненормований режимі годинник переробки не оплачуються в підвищеному розмірі, а компенсуються шляхом надання додаткових днів відпустки - не менше трьох (ч.1 ст.119 ТК РФ). Щоб уникнути непорозумінь і конфліктів з співробітниками, неправильно трактують саме поняття ненормованого режиму, радимо взяти на озброєння статтю «Суперечки про ненормований робочий день : Відстоюємо правоту роботодавця ».

Довідка

Облік робочого часу: поняття та види

Коректний облік робочого часу - запорука справедливої ​​оплати праці, в тому числі понаднормового. Види обліку робочого часу бувають різними. На практиці найчастіше застосовується поденної облік (в основному на підприємствах, персонал яких щодня відпрацьовує один і той же фіксовану кількість годин).

Якщо ж тривалість щоденної роботи варіюється, але в рамках кожної календарного тижня строго дотримується встановлена ​​законом норма, доцільно вести потижневий облік. При потижнево обліку роботодавцю потрібно стежити, щоб протягом тижня персонал відпрацьовував 40 годин (в загальних випадках) або менше (в умовах скороченого режиму роботи).

Підсумований облік робочого часу

Іноді принципи організації праці на підприємстві не дозволяють вести облік поденно або потижнево. Наприклад, при гнучкому або змінному графіку, коли просто не представляється можливим дотримуватися денної або тижневої норми тривалості роботи. І тут на допомогу приходить підсумований облік, порядок застосування якого описаний в ст.104 ТК РФ.

Замість стандартного облікового періоду (дня або тижня) за основу береться більш тривалий інтервал: місяць, квартал, півріччя. В рамках обраного облікового періоду робочий час розподіляється таким чином, щоб переробка в одні дні повністю компенсувалася недоробками в інші. Стаття « підсумований облік : Вибираємо графік роботи, обліковий період і систему оплати »буде корисна роботодавцям, які планують застосовувати цей зручний спосіб обліку на практиці.

Важливо: при підсумованому обліку кількість робочих годин в квартальному, місячному або річному графіку встановлюється виходячи із загальної норми (зрозуміло, з поправкою на категорію та специфіку роботи конкретного співробітника). При цьому робочі та вихідні дні повинні чергуватися таким чином, щоб як мінімум раз на тиждень працівник відпочивав не менше 42 годин поспіль.

Максимальна тривалість облікового періоду, дозволена законодавством - один рік. А для нормування робіт, що виконуються в небезпечних або шкідливих умовах, ще менше - три місяці. Правда, в цьому питанні закон категоричний не завжди. Якщо з причин технологічного або сезонного характеру не виходить дотримуватися рамок тримісячного облікового періоду, колективним договором або галузевим (міжгалузевим) угодою можна істотно збільшити його тривалість, але не більше ніж до одного року. Перехід на такий тривалий обліковий період не завжди дається просто. На допомогу кадровику - стаття «Як скласти графіки роботи на рік і вкластися в норму »: експерт розповідає, на яких етапах можуть виникнути складності, і дає цінні практичні рекомендації.

Важливо: не забудьте відобразити особливості режиму роботи в локальній нормативної документації і трудовому договорі.

Для переходу на підсумований облік потрібні об'єктивні причини. Наприклад, сезонність виконуваних персоналом робіт або безперервність технологічного процесу, що вимагає впровадження змінного графіка. В таких обставинах потрібно особливо ретельно стежити за дотриманням гарантованих главою 16 ТК РФ прав працівників: в повному обсязі оплачувати переробки після закінчення кожного облікового періоду, що не завищувати норми робочого часу, точно відзначати час приходу і відходу персоналу (вручну або за допомогою сучасних автоматизованих систем контролю ).

Облік робочого часу співробітників при гнучкому графіку

Гнучкий графік - набирає популярність форма організації роботи, при якій допускається саморегулювання персоналом початку, закінчення і загальної тривалості робочого дня. Основними елементами такого режиму вважаються:

фіксований час, протягом якого працюють за гнучким графіком співробітники повинні обов'язково бути присутнім на робочому місці;

змінне час (як правило, близько 1.5-2 годин на початку і в кінці дня), в межах якого працівник сам визначає момент початку і завершення роботи;

обідня перерва, який не входить в робочий час;

загальна тривалість облікового періоду, встановлена ​​роботодавцем (тиждень, декада, місяць, квартал).

Такий графік успішно застосовується як в індивідуальному (для окремих співробітників), так і в бригадному форматі. Вводиться він наказом керівника, в якому вказуються посади і прізвища окремих працівників, на яких поширюється розпорядження, або найменування цілих структурних підрозділів. Покрокова інструкція та зразки всіх необхідних документів - у статті «Як встановити співробітнику гнучкий режим робочого часу ».

Оскільки тривалість роботи день у день варіюється, оптимальним способом підрахунку відпрацьованого часу при гнучкому режимі вважається підсумований облік. З цією метою заводиться спеціальний журнал, в якому фіксується час приходу і відходу співробітників. Надалі інформація з журналу переноситься в табель і використовується при розрахунку зарплати.

Табель обліку робочого часу

Облік робочого часу в 2017 році найчастіше ведеться методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу в первинному обліковому документі - табелі. Використовуючи такий метод, роботодавець фіксує всі години і дні (зміни), відпрацьовані співробітниками. Як альтернативний метод застосовується реєстрація відхилень. У цьому випадку відзначаються не всі дні та години поспіль, а тільки факти недотримання нормального графіка (неявки, простої, запізнення, прогули, періоди тимчасової непрацездатності і т.д.).

Важливо: обов'язково зазначайте в табелі обліку робочого часу кожну годину, відпрацьовану в позаурочний час або понад норму (переробки, виклики на роботу у вихідні, святкові та неробочі дні). Деталі - в статті «Як врахувати і оплатити сврехурочную роботу ».

Відповідальність за ведення табеля обліку робочого часу в великих організаціях, як правило, покладається на окремого спеціаліста - табельщика. У маленьких компаніях з невеликим штатом обов'язки табельщика може виконувати секретар, кадровик або будь-який інший працівник, в посадовій інструкції якого прописана дана функція.

Як заповнювати табель обліку робочого часу

Для початку потрібно визначитися з вибором форми. У бюджетних організаціях використовується типова форма №0504421 (згідно з наказом Мінфіну Росії №52н від 30.03.2015г. І вказівкам Держкомстату Росії, затвердженим постановою №1 від 5.01.2004г.). Комерційні організації мають право розробити бланк табеля самостійно або скористатися однією із запропонованих Держкомстатом уніфікованих форм - Т-12 або Т-13. Бланки незначно відрізняються один від одного. Форма Т-12 використовується при ручній обробці даних, форма Т-13 - у зв'язку з автоматизованою.

Важливо: у 2017 році облік робочого часу можна вести виключно в електронному вигляді, запевняючи дані електронним цифровим підписом і не вдаючись до паперових носіїв. Для цього необхідно відобразити умову про електронний облік в локальному акті про облікову політику організації (ст.8 федерального закону №402-ФЗ від 6.12. 2011р.).

Потім вибирається спосіб заповнення - суцільний або шляхом реєстрації відхилень. Другий варіант підходить тільки підприємствам з однаковою тривалістю робочих днів (змін). При заповненні табеля використовуються цифрові або літерні коди.

Система кодування може бути як стандартної, так і розробленої роботодавцем для внутрішнього користування. Кожен код позначає певну подію, наприклад:

• Я (01) - явка, тривалість роботи в денний час;
• Н (02) - тривалість роботи в нічний час;
• З (04) - понаднормова робота;
• НН (30) - неявка з нез'ясованих причин;
• Б (19) - лікарняний з призначенням допомоги;
• В (26) - вихідний або неробочий святковий день;
• К (06) - службове відрядження;
• ПК (07) - підвищення кваліфікації з відривом від виробництва;
• ПР (24) - прогул;
• Р (14) - відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;
• ОЖ (15) - відпустка по догляду за дитиною до трьох років;
• ВІД (09) - щорічна основна оплачувана відпустка;
• ДО (16) - відпустку без збереження зарплати , Що надається з дозволу роботодавця.

Важливо: якщо ви вирішили розробити власні коди, не забудьте затвердити їх окремим наказом.

У табелі відображаються дані про кожного співробітника. Сумісників можна включити в загальний табель або завести для них окремий документ. Нові працівники додаються в список (за наказом керівництва), звільнені - виключаються. Про особливості заповнення табеля в складних і нетипових ситуаціях читайте в замітках «Як відобразити в табелі час проходження диспансеризації вагітної співробітниці »,« Як відобразити в табелі і оплатити день, який співробітник відпрацював частково »,« Як відобразити відгул в табелі »,« Як відобразити в табелі обліку робочого часу відпустку співробітника-чорнобильця ».

По завершенні облікового періоду табель перевіряється, засвідчується підписами відповідальних осіб та передається в бухгалтерію. Заповнені табелі зберігаються в організації не менше п'яти років, оскільки відносяться до категорії первинних облікових документів, що застосовуються в цілях оплати праці (ст.17 федерального закону №129-ФЗ від 21.11.1996г.). Документи з відомостями про персонал, що працює у шкідливих та небезпечних умовах, зберігаються не менше 75 років (п.586 «переліку», затвердженого наказом Мінкультури Росії №558 від 25.08.2010г.). Щоб досконально розібратися в темі, ознайомтеся зі статтею «Правила і терміни зберігання кадрових документів ».