Навигация по сайту

Меню сайта

Ключевые теги

Реклама

новости партнёров

Архив сайта

Новости

Где покупать автошины
о Для своей машины всегда самое-самое хочется купить. Часто нет элементарно времени на какие-то походы по магазинам, чтобы детали найти и купить. Часто уже интернет-магазинами пользуются даже для таких

Обов'язки особистого помічника керівника

  1. Хто такий особистий помічник керівника
  2. Посадові обов'язки
  3. Особисті якості помічника керівника
  4. Професійні якості асистента керівника

Особистий помічник керівника є важливою фігурою в організації і фактично є правою рукою. Він завжди в курсі всіх важливих подій і заходів, а також місцезнаходження свого безпосереднього керівника. Разом з тим, на нього покладається велика відповідальність, впоратися з якою допоможе наявність певних навичок. У даній статті ми розглянемо посадові обов'язки особистого помічника і якості, необхідні для даної роботи.

З даної статті ви дізнаєтеся:

  • хто такий особистий помічник керівника;
  • длжностние обов'язки;
  • особисті якості;
  • професійні якості.

Хто такий особистий помічник керівника

Отже, особистий помічник керівника - хто це? Дана посада на російському ринку праці виникла порівняно недавно. Виходячи з посадових обов'язків, можна резюмувати, що особистий помічник є тим же секретарем керівника, але з розширеними обов'язками.

Справа в тому, що робота особистого асистента не обмежується тільки обов'язками секретаря: до них також додаються обов'язки з планування графіка, організації заходів і т.д. Можна сказати, що основний борг особистого помічника - це розвантаження керівника. Тобто саме особистий працівник виконує більшу частину роботи керівника (рамки, природно, визначаються кожним начальником індивідуально).

Бувають навіть такі випадки, коли асистент керівника є, фактично, заступником, враховуючи роботу, яку він виконує. У більшості випадків коло обов'язків особистого помічника, закріплених у посадовій інструкції, значно менше, ніж на практиці.

Посадові обов'язки Особистий помічник керівника є важливою фігурою в організації і фактично є правою рукою

Посадові обов'язки секретаря регламентуються ПРОФСТАНДАРТ. Більш того, даний документ також містить перелік обов'язків для таких співробітників, як секретар-референт і секретар керівника. Відомо, що дотримання ПРОФСТАНДАРТ в компаніях, що не відносяться до числа муніципальних і державних, не є обов'язковим. Однак рекомендації, зазначені в даній документації, відображаються у визначенні посадових обов'язків секретарів в приватних компаніях.

Давайте розглянемо, що говорить ПРОФСТАНДАРТ про визначення кола обов'язків секретаря керівника.

Професійний стандарт не містить такої професії, як особистий помічник. Однак найбільш повно його посадові обов'язки відображені саме в ПРОФСТАНДАРТ для секретаря керівника. В першу чергу вони поділяються на 2 частини:

  1. Організаційне забезпечення діяльності керівника;
  2. Документаційне забезпечення діяльності керівника організації.

У свою чергу організаційне забезпечення складається з:

  • формування плану робочого дня секретаря керівника;
  • організації прийому дзвінків ( телефонних переговорів ) Керівника;
  • організації відряджень;
  • організації прийому відвідувачів у приймальні керівника;
  • організації, підготовки та обслуговування різних заходів (нарад, ділових зустрічей, засідань і т.д.);
  • контролю виконання доручень;
  • організації та підтримки функціонального робочого простору в приймальні і кабінеті керівника.

Перераховані вище обов'язки також відомі як адміністративна підтримка керівника, так як при їх виконанні секретар фактично здійснює адміністраторську роботу.

Документаційне забезпечення включає в себе складання і оформлення:

  • Організаційних документів;
  • Управлінської документації;
  • Організацію роботи з документами;
  • поточне зберігання справ ;
  • Обробку справ для подальшого зберігання.

Також в обов'язки персонального асистента входить уміння роботи з ПК, рівень володіння в даному випадку встановлюється також індивідуально.

Відзначимо, що асистент керівника, обов'язки якого збігаються з перерахованими вище, найчастіше змушений виконувати ряд особистих доручень. Даний коло обов'язків рекомендується визначати безпосередньо при прийомі на роботу.

Особисті якості помічника керівника

Персональний асистент повинен бути максимально готовий до їх виконання, як морально, так і фізично. Давайте розглянемо найбільш важливі особисті якості, якими повинен володіти особистий помічник.

  • Стресостійкість. Дана якість є обов'язковим у зв'язку з великим обсягом роботи і обов'язків персонального помічника. Тільки холодний розум і вміння не реагувати на зовнішні подразники або авральний режим роботи допоможуть особистому помічникові не розгубити свої сили вже на самому початку робочого дня.
  • Комунікабельність. Відомо, що в приймальні керівника ніколи не буває тихо: там завжди чекають відвідувачі, або дзвонить телефон. І саме помічник керівника змушений спілкуватися з кожною людиною, бажаючим отримати аудієнцію у керівника. При цьому у всіх бажаючих різні питання, цілі і настрій, до всіх з них треба знайти спільну мову і завоювати їхню довіру. Будьте впевнені, ваш керівник навряд чи буде задоволений, якщо до нього в кабінет потрапить розгніваний клієнт. Тому в даному випадку завдання особистого помічника полягатиме в недопущенні подібних ситуацій, що неможливо при відсутності комунікабельності.
  • Уважність. Дана якість має велике значення в роботі з документами. Особистий помічник повинен вміти з першого погляду оцінити правильність оформлення і складання того чи іншого документа. Більш того, основна причина помилок в документах як раз полягає в неуважності.
  • Пам'ять. Відомо, що робота з документами пов'язана з великою кількістю нормативних актів і законів, який особистий помічник зобов'язаний знати. Крім цього, щодня до приймальні надходить велика кількість дзвінків, про які не можна забувати. Також необхідно пам'ятати і імена всіх важливих партнерів, інформацію про поточний стан справ і т.д. Все це вимагає від секретаря хорошої пам'яті і вміння швидко працювати з інформацією.

Професійні якості асистента керівника

Професійні якості, необхідні в роботі особистого помічника керівника, складають значний список. Для їх визначення можна також скористатися ПРОФСТАНДАРТ для секретаря керівника , Який наочно відображає, які вміння потрібні для виконання певних посадових обов'язків.

Так, для виконання організаційного забезпечення діяльності керівника особистий помічник повинен відповідати високим вимогам професійними якостями.

  • Розуміти специфіку виробничої діяльності організації;
    • Специфіку галузі;
    • Закономірності взаємодії організації та зовнішнього середовища;
  • Вміти комунікувати з керівним складом організації та її підрозділів;
  • Знати методи наукової організації праці;
    • Функції самоменеджменту;
    • Принципи і правила планування робочого часу;
  • Вміти ставити цілі. Основи планування;
  • Знати принципи встановлення пріоритетів. Види цілей.

Для документаційною діяльності професійні якості включають:

  • правові основи управління (адміністративне, трудове та господарське право);
  • чинні правові акти, нормативно-методичні документи, державні стандарти, що визначають порядок документаційного забезпечення управління;
  • структура організації. Керівний склад організації і підрозділів, зразки підписів осіб, які мають право підписання і затвердження документів, і обмеження їх зон відповідальності;
  • правила документаційного забезпечення діяльності організації;
  • порядок роботи з документами;
  • вимоги, що пред'являються до документів у відповідність з нормативними актами та державними стандартами;
  • правила складання організаційних документів (положень, інструкцій, регламентів і т.п.) види документів , Їх призначення;
  • основи документної лінгвістики.

При цьому не варто забувати про обов'язкову наявність професійної освіти і досвіду роботи.

Завантажити чистий бланк >>>

Завантажити заповнений зразок >>>

Читайте також: