Оформлення відрядження в 2017 році: покрокова інструкція

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Оформлення відрядження: зміни в трудовому законодавстві
3. Що вважається порушенням правил оформлення відрядження
4. термін відрядження
5. Які співробітники не можуть бути відправлені у відрядження?
6. До першої категорії відносяться:
7. Оформлення відрядження в 2017 році: покрокова інструкція
8. Які документи знадобляться для оформлення відрядження
9. Наказ про направлення працівника у відрядження
10. Посвідчення про відрядження
11. Службове завдання
12. У документі містяться:

Як провести оформлення відрядження в 2017 році відповідно до правил трудового законодавства? Про які зміни в законі повинен пам'ятати роботодавець?

Зі статті ви дізнаєтесь:

В умовах сучасного бізнесу можна з упевненістю говорити про те, що серед великих компаній не існує тих, хто не відправляє своїх співробітників у службові поїздки. Їхньою метою може бути висновок важливого договору, представництво, реалізація продукції, навчання, закупівлі ... Однак з якою б метою роботодавець не направляв співробітника в поїздку, він повинен дотримуватися прийнятих, визначених трудовим законодавством.

Дійсний трудовий кодекс визначає відрядження як поїздку працівника за розпорядженням роботодавця. При цьому вона триває протягом певного терміну, необхідного для виконання службового доручення . Виконати таке доручення можна тільки поза місцем постійної роботи, тому і виникає необхідність в службовій поїздці.

Оформлення відрядження: зміни в трудовому законодавстві

Зміни в трудовому законодавстві 2017 роки не принесли істотних змін в порядок оформлення відрядження. Вони торкнулися лише процедуру нарахування страхових внесків з певних розмірів добових. Роботодавцю наказаний певний ліміт, з якого не здійснюється відрахування внесків. Так, наприклад, для поїздок по Росії він становить 700 рублів. якщо відбувається виїзд за кордон , Мінімальний розмір добових, з якого не нараховуються внески, визначено в розмірі 2500 рублів. При цьому законодавець не обмежує компанії в нарахуванні добових, а лише нараховує страховий внесок на різницю між виданими коштами і встановленим лімітом.

Набагато сильніше вплинули на порядок оформлення службових поїздок зміни в трудовому законодавстві 2015 року. Видання, що вийшло в жовтні 2015 року КМ України Постанова Уряду РФ N 749 значно спростило документообіг, скасувавши використання ряду перш обов'язкових документів. До їх числа відносяться: посвідчення про відрядження і службове завдання. Відзначимо, що дана постанова робить їх необов'язковими для оформлення, але не забороняє роботодавцям використовувати їх у внутрішньому документообіг поряд з іншою документацією.

Що вважається порушенням правил оформлення відрядження

При оформленні службового відрядження роботодавець повинен керуватися чинними законодавчими нормами. Відповідно до них в його обов'язки входить:

• Збереження середнього заробітку працівника;
• Збереження місця роботи і посади;
• Оплата витрат співробітника, пов'язаних з купівлею проїзних квитків , Найманням житлового приміщення, а також додаткових витрат.

Невиконання цих зобов'язань роботодавцем вважається грубим порушенням Трудового кодексу і тягне за собою певну відповідальність роботодавця.

термін відрядження

Відзначимо, що на даний момент в законодавстві не визначається максимальний термін перебування співробітника в службовій поїздці. Згідно з чинним законодавством, вона може тривати як завгодно довго: від декількох тижнів до декількох років.

На даний момент відрядженням вважається будь-яка поїздка співробітника за розпорядженням керівництва компанії, яка триває більше одного дня. Якщо її термін становить один день, оформлення проходить по тим же правилам, однак, добові працівнику не нараховуються.

Які співробітники не можуть бути відправлені у відрядження?

Будь-який роботодавець має законне право направити в службову поїздку співробітника, який постійно працює в одному і тому ж місці. Для співробітників з роз'їзним характером роботи ( кур'єрів , Водіїв-далекобійників) це не є обов'язковою процедурою. залучених по цивільно-правовим договором фахівців ці правила не стосуються.

Крім того, необхідно пам'ятати про те, що існують категорії працівників, яких не можна відправляти в ділові поїздки або можна тільки при наявності їх письмової згоди.

Довідка

До першої категорії відносяться:

1. вагітні співробітниці;
2. працівники в період дії учнівського договору (за винятком випадків, пов'язаних з навчанням);
3. неповнолітні (крім співробітників ряду творчих професій і спортсменів);
4. фахівці, що працюють на умовах цивільно-правових угод.

При напрямку наступних категорій працівників роботодавець має заручитися їх письмовою згодою, а також переконатися у відсутності у них медичних протипоказань:

• жінки з дітьми до 3 років;
• матері або батьки-одинаки з дітьми до 5 років;
• батьки дітей-інвалідів;
• працівники, які доглядають за хворими родичами (за наявності медичного висновку);

Читайте також:

Оформлення відрядження в 2017 році: покрокова інструкція

Оформлення ділової поїздки вимагає дотримання величезного числа необхідних формальностей. У деяких випадках зручно застосувати метод покрокового оформлення відрядження, що дасть можливість врахувати всі нюанси і не порушити трудове законодавство.

1. Визначаємо мету поїздки, її терміни і місце відрядження.
   
2. Випускаємо відповідний наказ за уніфікованою формою Т-9, затвердженої Держкомстатом, або внутрішню форму організації, затвердженої локальними нормативними актами.
   
3. Фіксуємо факт відправки співробітника в журналі обліку. Вносимо в документ ПІБ відрядженого фахівця, назва компанії, в яку він спрямований, місце призначення. Якщо використовується уніфікована форма журналу обліку відряджених співробітників , В рядку про посвідченні про відрядження ставимо прочерк.
   
4. Заповнюємо табель обліку робочого часу (за уніфікованою формою Т-12 і Т-13 або затвердженої внутрішньої формі компанії). Дні відрядження відзначаємо кодом К. Якщо співробітник виконував завдання на відрядження в свій вихідний день, відзначаємо цей день кодами РВ і К.
   
5. Оформляємо авансовий звіт за формою АТ-1.
   
6. Після повернення співробітника передаємо цей документ йому для заповнення і передачі в бухгалтерію в 3-денний термін. Якщо фахівець повернувся в святковий або вихідний день, термін передачі відраховуємо з 1-го робочого дня після дня її повернення.
   
7. Перевіряємо наявність документів, що підтверджують витрати (чеків, квитанцій, прибуткових ордерів, договорів) і факт перебування в службовій поїздці (залізничні або авіаквитки).

Які документи знадобляться для оформлення відрядження

Перелік обов'язкових для оформлення відрядження документів, а також їх зразки міститься в чинному трудовому законодавстві. У разі якщо регулярні службові поїздки підлеглих - регулярна практика в організації, доцільно розробити в компанії власне Положення про відрядження . У цьому документі необхідно прописати всі деталі: розмір добових, правила компенсації витрат і т.д. Даний локальний нормативний акт визначає всі нюанси оформлення відряджень в конкретній організації.

Довідка

Наказ про направлення працівника у відрядження

Цей документ оформляється за уніфікованою формою наказу № Т-9 або Т-9а (для двох і більше працівників). Він заповнюється працівником кадрової служби. До 2015 року для випуску подібного наказу була потрібна наявність службового завдання. Оформлення відрядження в 2017 році вже не вимагає його обов'язкової наявності, отже, роботодавець може сформулювати цілі і завдання поїздки безпосередньо в наказі.

До числа обов'язкових відомостей, що фіксуються в документі, відносять: ПІБ відрядженого фахівця, структурний підрозділ, посада, мета і терміни поїздки, місце призначення. Іноді вказують також джерела оплати витрат на відрядження та необхідні додаткові умови.

Посвідчення про відрядження

Дане посвідчення є свідченням законного відсутності працівника на робочому місці і супроводжує його протягом всієї робочої поїздки. Незважаючи на те, що його оформлення стало необов'язковим з грудня 2014 року, багато роботодавців все ще використовують його для зручності оформлення службового відрядження. Для даного документа існує уніфікована форма, рекомендована Держкомстатом - бланк Т-10 . Вона заповнюється представником відділу кадрів або бухгалтерії в одному примірнику. Підставою служить відповідний наказ по організації .

Лицьова сторона документа містить відомості про організацію, дату і номер наказу, дані відрядженого фахівця, відомості про місце призначення і цілі. В ході поїздки в посвідченні проставляються терміни прибуття та вибуття в кожному місці знаходження. Робляться відмітки приймаючої сторони варто конкретно, які завіряються печаткою і підписом їх керівників. Після повернення працівника документ передають в бухгалтерію разом з авансовим звітом і звітом про виконання завдання.

Службове завдання

Це документ не відноситься до числа обов'язкових, але все ще присутній в документообіг багатьох організація, тому що значно спрощує процедуру оформлення службової поїздки.

Роботодавець може використовувати форму Т-10а, рекомендованої до застосування Постановою Держкомстату РФ № 1.

Довідка

У документі містяться:

1. повне найменування та реквізити компанії;
2. номер документа і дата його складання;
3. ПІБ співробітника і його табельний номер;
4. підрозділ і посада;
5. місце відрядження;
6. дати і термін перебування фахівця в поїздці;
7. завдання;
8. звіт про виконання завдання на відрядження;

Після повернення фахівець повинен погодити завдання з начальником відділу і передати його в бухгалтерію організації для складання звіту і відшкодування витрат на відрядження.

Читайте також: