Оформлення особистих справ працівників
- Оформлення особової справи працівника
- Порядок ведення особових справ працівників
- Детальніше про оформлення особистих справ співробітників читайте тут:
- Склад особової справи працівника 2017
- Перелік документів в особовій справі працівника
- Зберігання особистих справ співробітників
Оформлення особистих справ працівників - одна з поточних обов'язків кадровика і традиційний метод систематизації даних про персонал. Досконально вивчивши порядок формування особової справи та ознайомившись зі зразками складання обкладинки, описи і інших його розділів, ви не допустите помилок при оформленні, реєстрації і зберігання папок з важливою інформацією про співробітників компанії.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- який порядок формування особової справи працівника;
- як довго зберігаються особисті справи співробітників організації;
- як правильно оформити титульний лист (обкладинку);
- які види документів включаються в справи;
- з якою метою ведуться особисті справи працівників в 2017 році.
Поняття «особиста справа» знайоме кожному практикуючому кадровику. Формування особової справи співробітника - зручний спосіб систематизації та зберігання інформації про нього. Ряд документів, що стосуються працівника, об'єднують в спеціальну папку і зберігають в надійному місці, використовуючи по мірі необхідності. Як правило, ведення особистих справ співробітників доручається кадровику, діловоду або секретарю організації.
Оформлення особової справи працівника
Оформлення особистих справ співробітників в 2017 році - обов'язковий захід для ряду роботодавців, зокрема, для всіх державних і муніципальних підприємств (ст.42 федерального закону №79-ФЗ від 27.07.2004., Ст.30 федерального закону №25-ФЗ від 2.03 .2007г.). У випадку з комерційними організаціями формування особової справи працівника - процедура добровільна. Тому багато компаній відмовляються від цієї практики в рамках спрощення кадрового документообігу.
Деякі роботодавці ведуть особисті справи вибірково, лише для деяких категорій працівників: керівників відділів, провідних фахівців, матеріально відповідальних осіб і т.д. Спеціаліст, якому доручено вирішення завдань, пов'язаних зі збором і зберіганням інформації такого роду, повинен знати, як правильно оформити особисту справу співробітника (зразок з нашої бази кадрових документів допоможе досконально розібратися в питанні).
Порядок ведення особових справ працівників
Персонал - основний і найцінніший ресурс будь-якої компанії. Щоб володіти найбільш повною і структурованою інформацією про нього, роботодавець збирає і зберігає значущі відомості про етапи трудової діяльності, рівень підготовки і інших характеристиках кожного співробітника. Загальний порядок формування особистих справ працівників-2017 охоплює весь період трудових відносин з конкретною організацією - з моменту прийому на роботу і аж до звільнення .
Ще на етапі працевлаштування працівник надає ряд відомостей про себе, підтверджуючи їх різними документами:
- атестатами та дипломами;
- грамотами та характеристиками;
- заповненим анкетами;
- паспортом;
- військовим квитком
- і іншими.
Кадровик знімає з них копії і підшиває в окрему папку, в яку в подальшому будуть додаватися й інші документи, що стосуються трудової біографії конкретного фахівця. Належним чином оформляється титульний лист особової справи працівника, зразок обкладинки є в нашій документальній базі.
Детальніше про оформлення особистих справ співробітників читайте тут:
Актуальний в 2017 році порядок формування особової справи працівника комерційної організації строго не регламентований. Досить врахувати стандартні вимоги до документації такого роду - зберігати кожен документ в одному примірнику і замінювати копіями оригінали документів постійного зберігання.
Не забувайте про золоте правило діловодства: не складати документи тимчасового зберігання з документами, які згідно із законом повинні зберігатися постійно. Якщо наказ чи інший документ комплектується додатками, зберігайте їх в одній папці.
Товщина папки для особистих справ співробітників може бути довільною, але краще не перевищувати рекомендовані показники в 4 см або 250 сторінок. В одну папку, звичайно, влізе і більше документів, але з практичної точки зору це недоцільно. Користуватися такою папкою досить незручно.
До речі, працівник має право в будь-який час ознайомитися з інформацією, зібраною в його персональному справі (ст.89 ТК РФ). Дані про політичні та релігійні погляди співробітника, а також про його приватного життя, можна обробляти, зберігати і використовувати тільки за його письмовою згодою.
Склад особової справи працівника 2017
Склад особової справи працівника законодавчо не регламентований, тому роботодавець визначає його самостійно. Типовий зразок оформлення особової справи працівника і список документів, які в нього включаються, відображаються в локальній інструкції з кадрового діловодства. Щоб прискорити і спростити пошук потрібних відомостей, варто скласти внутрішній опис з переліком всіх документів, що міститься в папці, наприклад:
Розміщувати документи краще в хронологічному порядку. Спочатку підшивають резюме, анкету, копії паспорта та диплома, заяву і наказ про прийом на роботу. Надалі додадуться нові довідки, розпорядження і заяви, що розташовуються в міру надходження, а в самому кінці - наказ про припинення трудового договору.
Якщо вам належить формування особової справи працівника, зразок-2017 допоможе зробити все правильно і зібрати необхідний комплект документів. На обкладинці (титульному аркуші) зазначаються:
- номер, індекс, архівний шифр справи (або томи);
- заголовок (при оформленні в якості заготівля зазвичай використовуються ПІБ працівника);
- назва організації і структурного підрозділу, до якого належить працівник;
- дати початку і закінчення формування справи;
- кількість листків;
- терміни зберігання.
Буває, що персональні папки заводяться тільки на певну категорію персоналу. В цьому випадку потрібно додати документи, що фіксують особливість трудової діяльності, в кожне особиста справа співробітника (зразок оформлення 2017 ви знайдете в розділі з готовими формами). Це можуть бути виписки із зібрання директорів або акціонерів, списки винаходів і наукових праць, документи про присвоєння звань.
Дивіться документи по темі:
Перелік документів в особовій справі працівника
Оскільки в кожній окремо взятій організації використовується свій зразок особової справи співробітника, список включаються в нього документів може в значній мірі варіюватися. Тим не менш, є типовий перелік, до якого входять:
- копії СНІЛС, ІПН і паспорта працівника (копіюються розвороти з персональними даними та пропискою);
- заповнена анкета компанії, резюме, автобіографія;
- копія військового квитка (для військовозобов'язаних);
- кольорова або чорно-біла фотографія;
- документи про здобуту освіту (диплом, атестат, свідоцтво про закінчення курсів професійного навчання);
- характеристики, рекомендаційні листи і відгуки з минулих місць роботи;
- копія наказу про прийом на роботу ;
- копія трудового договору та додаткових угод до нього (якщо є);
- копія посадової інструкції ;
- результати атестацій, тестування, випробування при працевлаштуванні;
- копії наказів про нагородження і заохочення, стажуванні, перекладах, представлених;
- документи про накладення стягнень;
- довідки про доходи, витрати, майновий стан (для деяких видів робіт, у тому числі для вступу на державну чи муніципальну службу);
- довідки про склад сім'ї, копія свідоцтва про шлюб;
- інші документи на розсуд роботодавця.
Деякі види документації не рекомендується включати до складу справи. Так, будь-які документи з терміном зберігання 5 років (наприклад, накази про надання щорічної оплачуваної відпустки, заяви на відпустку і т.д.) в папку НЕ підшиваються. Також не підшиваються:
- особові картки (уніфіковані форми Т-2 і Т-2ГС або їх аналоги);
- довідки з місця проживання;
- довідки про стан здоров'я;
- чернетки і дублікати (крім тих, на яких є цінні записи і позначки);
- скарги та пов'язані з їх розглядом паперу;
- копії трудових книжок;
- матеріали, що надійшли на адресу роботодавця від судово-слідчих органів, редакцій засобів масової інформації, органів дізнання і т.д.
Опис можна вшити з іншими документами (першої по порядку) або, якщо папка вже переплетена, вклеїти за верхній край до внутрішньої сторони лицьової обкладинки. Всі копії в обов'язковому порядку завіряються уповноваженою посадовою особою (як правило, начальником або рядовим співробітником відділу кадрів).
Якщо ви не знаєте, як оформити особисту справу працівника, зразок заповнення титульного аркуша і опису допоможе зробити все без помилок. Коли документів дуже багато, краще не перевищувати рекомендований обсяг в 250 аркушів, а завести другий том, оформивши його в окрему папку з описом за аналогією з першим.
Зберігання особистих справ співробітників
Багато документів в складі особистих справ містять персональні дані, що підлягають захисту відповідно до вимог федерального закону №152-ФЗ від 27.07.2006г. І як би не було важливим правильне оформлення особової справи співробітника (зразок-2017 допоможе зробити все вірно), не можна забувати про умови його зберігання.
Йдеться про документи обмеженого доступу. Отже, на обкладинці папки повинен бути відповідний гриф. Для зберігання папок з персональної документацією відводиться безпечне місце: металева шафа або сейф з надійним замком. Всі справи реєструються в книзі або журналі обліку, а відповідальний за зберігання співробітник регулярно перевіряє їх наявність.
При необхідності роботодавець організовує ревізію наявності і стану особових справ працівників, роблячи на кожній теці позначку про факт перевірки. Пропажа однієї або декількох папок оформляється спеціальним актом, проводиться службове розслідування. Перед здачею в архів оформляється лист-засвідчувач особової справи.
Терміни зберігання особистих справ визначаються їх складом. В даний час зберігання протягом 75 років підлягають всі справи, заведені до 2003 року. Документи по особовому складу, створені в 2003 році і пізніше, будуть зберігатися 50 років (згідно зі змінами, внесеними до федерального закону №125-ФЗ від 22.10.2004г. «Про архівну справу в Російській Федерації», іншим федеральним законом №43-ФЗ від 2.03.2016г.).
Виняток становлять справи, які заводилися на керівників організацій та співробітників, що мають державні нагороди та звання - для таких документів передбачений постійний термін зберігання.