Організація роботи онлайн-каси в «1С: Бухгалтерія 8»

Основне призначення «1С: Бухгалтерія 8» редакції 3.0 - автоматизація бухгалтерського та податкового обліку, включаючи підготовку обов'язкової (регламентованої) звітності. При цьому в програмі підтримується інтеграція з діючими державними інформаційними системами і робота з онлайн-касами (з контрольно-касової технікою, що забезпечує онлайн-передачу фіскальних даних в податкові органи).

Як почати роботу з онлайн-касою

вибір каси

Ще багатьом користувачам треба буде пройти етап вибору каси.

При розробці моделей онлайн-кас виробники створюють спеціальні програмні компоненти (драйвери пристроїв). Для підтримки роботи в нових умовах фірма «1С» ретельно тестує спільну роботу своїх програм і обладнання, що підключається за допомогою таких драйверів. Якщо все працює правильно, то виробнику моделі ККТ видається сертифікат «Сумісно! Система програм 1С: Підприємство ».

Для коректної роботи онлайн-каси рекомендується використовувати сертифіковані каси.

Повний список сертифікованих моделей ККТ з передачею даних, а також іншого торгового обладнання, публікується на сайті 1С . Перелік постійно поповнюється в міру сертифікації нових моделей контрольно-касової техніки.

Список моделей обладнання, що підключаються за допомогою пройшли сертифікацію драйверів, також опублікований на сайті 1С . Роботу прикладних рішень з цими моделями обладнання гарантує виробник драйвера.

підключення каси

Підключення ККТ здійснюється у формі Підключення та налаштування обладнання, доступ до якої здійснюється з розділу Адміністрування - підключається обладнання.

Користувачеві необхідно вибрати тип обладнання: ККТ з передачею даних і створити новий елемент довідника, що підключається. При створенні нового екземпляра підключається ККТ слід вказати драйвер обладнання, вибравши його зі списку підтримуваних пристроїв (див. Малюнок нижче).

Відповідно до Закону № 54-ФЗ в чеку повинні друкуватися посаду і прізвище касира. Ці дані програма візьме з картки фізичної особи, зазначеного в якості поточного користувача програми. Перед початком роботи з касою необхідно перевірити, чи заповнені необхідні відомості для тих користувачів, які будуть формувати чеки.

Реєстрація каси в ФНС

Відповідно до Федерального закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ ключовим елементом ККТ є фіскальний накопичувач - програмно-апаратний шифрувальне (криптографічне) засіб.

Саме цей пристрій поряд з довготривалим зберіганням даних забезпечує шифрування і передачу захищених фіскальних даних оператору фіскальних даних (ОФД).

Фіскальний накопичувач підлягає заміні після закінчення терміну дії або за фактом вичерпання його ресурсу пам'яті. Знову придбана ККТ з новим фіскальним накопичувачем підлягає обов'язковій реєстрації в ФНС.

Реєстрацію в ФНС можна умовно розділити на наступні етапи:

• подача заяву на реєстрацію в ФНС;
• реєстрація на ККТ з програми «1С: Бухгалтерія 8» (ред. 3.0);
• завершення реєстрації в ФНС.

Заява в ФНС рекомендується подавати в електронному вигляді через особистий кабінет юридичної особи або особистий кабінет індивідуального підприємця (ІП) на сайті ФНС . Якщо підключення до особистого кабінету ще немає, то його можна отримати, звернувшись в свою податкову інспекцію. Для заповнення заяви в особистому кабінеті необхідно підготувати інформацію про ККТ і його власника. Після того, як податкова інспекція прийме це заяви, вона присвоїть ККТ реєстраційний номер.

Реєстрація на ККТ можна отримати у програми. Для цього в картці ККТ (у формі елемента довідника підключати обладнання) необхідно вибрати команду Операція з фіскальним накопичувачем - Реєстрація.

У формі реєстрації фіскального накопичувача (див. Малюнок нижче) необхідно вказати реєстраційний номер ККТ, який був отриманий в ФНС. Також необхідно вказати реквізити організації, систему оподаткування (допустимо встановити кілька прапорів при суміщенні режимів), а також реквізити ОФД. Ознаки в групі Налаштування ККТ залежать від специфіки використання ККТ і повинні бути визначені й узгоджені спільно з ОФД.

Після натискання на кнопку Продовжити операцію дані будуть передані на ККТ і збережені в картці реєстрації ККТ (група Параметри реєстрації ККТ). На ККТ буде роздрукований звіт. Для завершення реєстрації в особистому кабінеті на сайті ФНС потрібно вказати дані з цього звіту: номер документа, фіскальний ознака і точні дату і час операції.

Після закінчення терміну дії або за фактом вичерпання його ресурсу пам'яті використаний фіскальний накопичувач необхідно закрити (меню Операції з фіскальним накопичувачем - Закрити), а потім зареєструвати новий фіскальний накопичувач (меню Операції з фіскальним накопичувачем - Зміна параметрів реєстрації). У формі слід вказати причину зміни параметрів - Зміна фіскального накопичувача. За допомогою команди Зміна параметрів реєстрації можна також відобразити зміну реквізитів користувача, зміну ККТ або ОФД.

відкриття зміни

Робота з фіскальної технікою ділиться на касові зміни. Перед початком роботи необхідно виконати відкриття зміни, а по завершенні - закриття зміни. Відкриття зміни виконується в розділі Банк і каса - Управління фіскальним пристроєм. Список касових змін знаходиться в розділі Банк і каса - Касові зміни.

У момент відкриття в формі Касова зміна вказується організація; ККМ, до якої підключено пристрій; дата і час початку зміни. В поле Статус автоматично встановлюється значення Відкрита. Після закриття зміни статус зміниться на значення Закрита.

Як сформувати чек в «1С: Бухгалтерія 8» (ред. 3.0)

Залежно від виду і специфіки торговельної діяльності підприємства друк чека можлива з наступних документів програми:

• Роздрібні продажі (чеки);
• Надходження готівки;
• Операції за платіжними картками.

Документ Чек (розділ Продажі - Роздрібні продажі (чеки)) використовується в разі автоматизації дрібної роздробу для відображення кожного продажу роздрібного (знеособленому) покупцеві. Після натискання кнопки Прийняти оплату відкривається форма Оплата, де можна вказати електронну адресу та / або номер телефону покупця. Друк чека виконується після натискання кнопки Прийняти оплату з форми Оплата. Відправлення електронного чека здійснюється засобами ОФД.

У чеку автоматично відбивається номенклатурний склад, зазначений на закладці Товари та послуги документа. Для організацій, які суміщають ОСНО або ССО зі спеціальним режимом (ЕНВД, патент), в одному документі можна відображати продажу, відносяться тільки до однієї системи оподаткування.

Операції платіжного агента (наприклад, прийом платежів на користь оператора стільникового зв'язку) можна відобразити на закладці Агентські послуги. У табличній частині потрібно вказати контрагента-комітента, в інтересах якого залучається платіж, і договір з ним. Договір повинен мати вигляд З комітентом (принципалом) на продаж. У картці договору в групі Платіжний агент повинен бути встановлений прапор Організація виступає в якості платіжного агента і заповнені відповідні відомості. Ці відомості будуть вказані в чеку.

Продаж подарункових сертифікатів (як власних, так і сертифікатів сторонніх емітентів) відбивається на закладці Продаж сертифікатів. В цьому випадку в чеку буде зазначено найменування сертифікату.

Документ Надходження готівки (розділ Банк і каса - Каса) з видом операції Надходження від покупця призначений для відображення розрахунків готівковими коштами з юридичними особами та індивідуальними підприємцями. Також такий порядок застосовується для продажів, оформлюваних приватним особам, яких потрібно персонально врахувати в довіднику контрагентів (наприклад, коли момент реалізації товарів (робіт, послуг) не збігається з моментом оплати).

Щоб в чеку, сформованому з документа Надходження готівки, відбивався номенклатурний склад товарів (робіт, послуг), користувач повинен попередньо виписати рахунок та вказати його в поле Рахунок на оплату. Якщо рахунок на оплату не вказано, то в чеку замість найменувань товарів буде відображено, що прийнята оплата від покупця (вказується його найменування) по документу підстави. Документ підстави вказується в групі Реквізити друкованої форми документа Надходження готівки.

За кнопці Надрукувати чек формується чек, і стає доступна форма попереднього перегляду, де можна при необхідності внести корективи. За кнопці Продовжити - чек друкується.

Документ Операція по платіжній картці (розділ Банк і каса - Каса) з видом операції Оплата від покупця призначений для відображення розрахунків електронним засобом платежу (еквайрингова операція) з юридичними особами та ВП.

Такий же порядок може застосовуватися і для розрахунків з фізичними особами, які потрібно врахувати відокремлено. Порядок друку чека в програмі для даного документа аналогічний порядку друку чека з документа Надходження готівки.

У разі повернення оплати покупцеві чек на повернення можна надрукувати з документів Видача готівки і Операція по платіжній картці з видом операції Повернення покупцю. Ці документи потрібно формувати на підставі документів Надходження готівки або Повернення товарів від покупця - тільки тоді в чеках будуть заповнені номенклатурні позиції.

Документ Касовий чек корекції (розділ Банк і каса) доступний в «1С: Бухгалтерія 8» починаючи з версії 3.0.45. Цей документ призначений для коригування пробитого чека у відкритій касової зміни і передачі цих відомостей оператору фіскальних даних.

Як правильно закрити касову зміну

Закрити зміну можна різними способами. З форм:

• управління фіскальним реєстратором (розділ Банк і каса - Управління фіскальним пристроєм);
• касової зміни;
• списку чеків (розділ Продажі - Роздрібні продажі (чеки)).

Якщо в програмі враховуються роздрібні продажі, то краще закривати зміну з форми списку чеків. По завершенню касової зміни необхідно виконати команду Закрити зміну, після чого в програмі буде запропонований вибір організації і обладнання, для якого необхідно виконати операцію. В результаті на обраному обладнанні буде виконана друк Z-звіту, а також сформовані документи Звіт про роздрібні продажі і Надходження готівки за даними чеків, відображених на зазначеному обладнанні (див. Малюнок нижче).

Як працювати з ККТ в неавтоматизированной торговій точці

Онлайн-каси забезпечують максимально широкі можливості при розрахунках з покупцями (в оптовій і роздрібній торгівлі, при наданні послуг і т.д.) і працюють безпосередньо під управлінням програми. Однак застосування такої ККТ вимагає автоматизованого робочого місця касира. Для роботи в неавтоматизованих торгових точках призначені автономні каси (ККМ Offline).

Можливості роботи з ККМ Offline обмежені роздрібною торгівлею. Інтеграція «1С: Бухгалтерія 8» з такими автономними ККМ здійснюється в ручному режимі через файловий обмін.

Невеликі організації та ВП, які торгують вроздріб в неавтоматизованих торгових точках (в тому числі при роз'їзний і виносної торгівлі) та надають послуги, можуть використовувати програмно-апаратний комплекс «1С: Каса» , Який є готовим касове рішення з підтримкою вимог Закону № 54-ФЗ.

До складу комплексу «1С: Каса» входить:

• автономний касовий апарат «Штрих-MPAY-Ф» для робочого місця продавця з фіскальним накопичувачем;
• хмарне додаток для підприємця «1С: Каса», яке призначене для роботи з номенклатурою, ведення простого товарного обліку, коригування залишків, аналізу ефективності роботи магазину і виконання інших щоденних завдань. Працювати з даними додатком можна всюди, де є інтернет, за багато кілометрів від торгової точки.

Починаючи з версії 3.0.50.11 в «1С: Бухгалтерія 8» підтримується синхронізація з хмарним додатком «1С: Каса». Для настройки обміну слід вказати список торгових точок, каси яких будуть обмінюватися даними з програмою (розділ Адміністрування - Синхронізація даних).

При налаштованому обміні з «1С: Бухгалтерія 8» в хмарне додаток передається інформація про номенклатуру та ціни, а з «1С: Каси» в програму завантажується звіт про роздрібні продажі і інформація про повернення. Використовуючи програму «1С: Бухгалтерія 8» редакції 3.0 і налаштувавши обмін з різними торговими точками, бухгалтер на аутсорсингу може ефективно обслуговувати кілька організацій та ВП.

Що робити, якщо виникнуть складності в роботі з ККТ

Для спрощення підключення ККТ до операторам фіскальних даних і взаємодії з ними призначений сервіс 1С-ОФД . Користувачам сервісу 1С-ОФД надаються такі послуги:

• консультації з питань підключення ККТ до системи передачі і прийому даних ОФД і роботі з ОФД;
• допомога у виявленні проблем, що перешкоджають штатній роботі з передачі даних від ККТ (фіскального накопичувача) до ОФД;
• допомога в реєстрації кас в особистому кабінеті платника податків в ФНС;
• допомога в отриманні та налаштування кваліфікованої електронного підпису (КЕП) для підписання заяви на реєстрацію ККТ в особистому кабінеті платника податків на сайті nalog.ru, а також заяви про приєднання до оферти ОФД.

джерело: buh.ru

Залишилися питання по підключенню онлайн-каси?