Організаційно-розпорядчі документи: наказуємо і розпоряджаємося грамотно

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Корисна порада
3. В яких документах фіксуються рішення
4. Яка специфіка наказів як організаційно-розпорядчих документів
5. У чому відмінність розпорядження від інших організаційно-розпорядчих документів
6. Як оформити бланки організаційно-розпорядчих документів
7. Що таке бланк документа
8. Корисна порада

Рішення, накази і розпорядження відносяться до організаційно-розпорядчих документів. У статті ми розповімо про особливості кожного виду і про нові стандарти оформлення бланків цих документів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Які особливості рішень як організаційно-розпорядчих документів

грамотно організоване нараду завжди має порядок денний. Порядок можуть не оформляти у вигляді документа, але керівник, який веде нараду, - головуючий, завжди точно знає, які питання він буде обговорювати з учасниками і в якій послідовності. Порядку денного особливо важливих нарад розсилаються учасникам заздалегідь.

Обговорення кожного питання порядку денного швидше за все буде мати будь-якої підсумок. Так, директору може не сподобатися звіт про виконання плану, і він зажадає пояснень від директора з виробництва. Це і буде рішення з питання:

«Победина І. М. подати письмові пояснення невиконання плану виробництва на 2017 рік до 08.02.2017».

Звичайно, не можна стверджувати, що кожне питання порядку денного завершиться рішенням. Часто на оперативних нарадах головуючий вислуховує доповідь підлеглого і, якщо його все влаштовує, переходить до наступного питання. Але на спеціальних нарадах - технічних, підсумкових, нарадах робочих груп з більшості питань приймаються рішення (таблиця нижче).

Довідка

Корисна порада

Якщо головуючий або учасники зустрічі не проговорили рішення з питання, то в рамках підготовки протоколу вам потрібно підійти до керівника і попросити сформулювати підсумок обговорення.

Таблиця. Види рішень за підсумками нарад

Корисна стаття: Детальніше про специфіку оформлення рішень читайте тут .

В яких документах фіксуються рішення

Рішення, прийняті на нарадах, фіксують в протоколах . Виділяють два види протоколів: короткий і повний. У короткому відзначають тільки розглянуті на нараді питання, які виступають осіб і прийняті рішення (зразок нижче).

Яка специфіка наказів як організаційно-розпорядчих документів

Перелік типових організаційно-розпорядчих документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 ) Виділяє три групи наказів:

• по основній (профільної) діяльності з терміном зберігання «постійно»,
• по особовому складу з терміном зберігання «75 років ЕПК» і «5 років»,
• по адміністративно-господарських питань з терміном зберігання «5 років» ( ст. 19 переліку ).

З вказівок, що містяться в переліку, слід, що до наказів по особовому складу відносяться накази про прийом, переміщення, суміщення, переведення, звільнення та ін. (Див. Ст. 19б). Пояснення про те, які накази відносять до адміністративно-господарським, містяться в розділі 10 переліку «Адміністративно-господарські питання». В цьому розділі чотири підрозділи:

• 10.1. Дотримання правил внутрішнього розпорядку діяльності;
• 10.2. Експлуатація будівель, приміщень;
• 10.3. Транспортне обслуговування, внутрішній зв'язок;
• 10.4. Забезпечення безпеки організації.

Накази і розпорядження з перерахованих питань відносять до адміністративно-господарським.

До наказам і розпорядженням по основній діяльності відносять всі інші накази, крім особового складу та адміністративно-господарських.

Більш повну інформацію про накази можна знайти за посиланням .

У чому відмінність розпорядження від інших організаційно-розпорядчих документів

Розпорядження з основної діяльності як різновид розпорядчого документа має істотну особливість: на відміну від наказів по основній діяльності в тексті даного документа відсутня розділову слово між двома його частинами (констатуючій і розпорядчої). Порівняйте: в наказі по основній діяльності завжди присутній розділову слово НАКАЗУЮ. Деякі організації застосовують при виданні розпоряджень такі аналоги слова НАКАЗУЮ, як: ЗОБОВ'ЯЗУЮ, вважаємо за доцільне, ВВАЖАЮ ЗА НЕОБХІДНЕ, ПРОПОНУЮ і т. П., Але вважаємо таку практику не можна визнати вдалою. І вже зовсім недоречно вживати в розпорядженні слово НАКАЗУЮ.

Нижче показано правильне оформлення розпорядження:

Нюанси оформлення розпоряджень розглядаються тут .

Можливо, вам буде цікаво дізнатися:

Як оформити бланки організаційно-розпорядчих документів

Новий стандарт на оформлення документів - ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів »в розділі 6« Бланки документів »встановлює види бланків документів і склад реквізитів бланків, розміри службових полів на документі, гарнітури і розміри шрифтів, формати паперу для бланків документів та інші технічні вимоги до оформлення документів. Бланки документів розробляють і використовують у всіх організаціях. Поговоримо про бланках докладніше.

Що таке бланк документа

Бланк документа - стандартний аркуш паперу або електронний шаблон з відтвореними на ньому реквізитами організації або посадової особи - автора документа.

Зразки бланків документів організації розробляються зазвичай службою або відділом діловодства, секретаріатом або канцелярією - тобто структурним підрозділом організації, в функції якого входить документальне забезпечення діяльності.

Довідка

Корисна порада

Для бланків документів використовуйте формати паперу А4 і А5

Які вимоги до бланків встановлює ГОСТ Р 7.0.97-2016? У пункті 6.2 містяться наступні вимоги:

• організації можуть використовувати бланки документів на паперовому носії та (або) електронні шаблони бланків;
  
• бланки на паперовому носії та їх електронні шаблони повинні бути ідентичні за складом реквізитів, порядку їх розташування і гарнітурам шрифту;
  
• макети (зразки) бланків затверджуються керівником організації;
  
• електронні шаблони документів повинні бути захищені від несанкціонованих змін;
  
• бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів;
  
• бланки з відтворенням Державного герба Російської Федерації можуть виготовляти тільки поліграфічні і штемпельно-граверні підприємства, у яких є сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення даного виду продукції.

Які варіанти бланків встановлює ГОСТ? Залежно від розташування реквізитів ГОСТ Р 7.0.97-2016 встановлює два варіанти - кутовий і поздовжній. Порядок розташування і склад реквізитів на бланках показаний в додатках Б.1 і Б.2 до стандарту.

Формати паперу для підготовки документів встановлено національним стандартом ГОСТ 9327-60 «Папір та вироби з паперу. Споживчі формати »

Детальніше про новий ГОСТ на оформлення документів читайте в статті:

« Оформляємо документи по-новому. Вимоги ГОСТ Р 7.0.97-2016 »

Як розміщувати реквізити на бланку? Реквізити 01, 02, 03 розташовуються на верхньому полі документа над реквізитом 05 посередині зони, зайнятої цим реквізитом. Реквізит 03 може розташовуватися зліва на рівні реквізиту 05.

Реквізити 05, 06, 07, 08, 09, 13 і обмежувальні позначки для реквізитів 10, 11, 12 розміщуються одним із способів:

• сцентрованим: початок і кінець кожного рядка реквізитів однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів (зразок нижче);
  
• прапоровим: кожен рядок реквізитів починається від лівої межі зони розташування реквізитів (зразок нижче).

Зразок. Бланк з прапоровим (зліва) і сцентрованим (праворуч) розташуванням реквізитів

Детальніше про нові стандарти оформлення бланків організаційно-розпорядчих документів читайте в цій статті .

Можливо, вам буде цікаво дізнатися: