Особиста справа співробітника. Формування особової справи працівника. Зразок, порядок і терміни

1. Чим передбачено ведення особових справ
2. Порядок формування особової справи
4. Формування в процесі трудової діяльності
5. Порядок формування особової справи працівника після звільнення
8. Надання справ правоохоронним органам
9. Що повинно бути в особовій справі співробітника
11. Ведення журналу реєстрації особистих справ працівників
12. Зразки та бланки документів для особової справи (Завантажити)
13. Як надходити зі справами звільнених співробітників

Особові справи на працівників в обов'язковому порядку зобов'язані вести тільки державні установи на своїх службовців. Однак кожному кадровику корисно вміти сформувати особиста справа співробітника без помилок.

Особиста справа співробітника складається з обкладинки особової справи та документів співробітника, які містять вичерпні відомості про працівника і про його трудової діяльності (якщо мова йде про студента, то відомості про його навчання).

Для підприємців, на відміну від державних установ, ведення особистих справ співробітників не обов'язково, так як порядок кадрового обліку працівників приватних компаній встановлюється локальними нормативними актами, а не законодавчо. Тому кадрові працівники можуть заводити особисті справи не на всіх співробітників, а тільки на основну частину, в яку входять:

• керівники та їх заступники;
• провідні фахівці;
• матеріально відповідальні працівники (касири, комірники і т.д.);
• працівники з перспективою підвищення на посаді та ін.

Однак практика показує, що набагато зручніше вести облік всіх співробітників незалежно від їх посади, тому як особиста справа - це упорядкований джерело інформації про кожного працівника, доступний в будь-який час.

Чим передбачено ведення особових справ

Для держслужбовців регламентують такий обов'язок:

• Федеральний закон від 27.07.2004 № 79;
• Указ Президента РФ від 30.05.2005 № 609.

Комерційні організації та індивідуальні підприємці також можуть таким чином вести кадровий облік співробітників, але виключно за своїм бажанням. Оскільки така форма найкраще систематизує всі документи по кожній людині, ЛД формують практично всі компанії. При цьому будь-яке формування починається з розробки та затвердження відповідного порядку і призначення відповідальних осіб.

Порядок формування особової справи

На питання «що таке справа?» Відповідає подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, затв. Наказом Федерального агентства з технічного регулювання і метрології від 17.10.2013 № 1 185-ст. Відповідно до регламенту, це один або кілька документів, об'єднаних однією тематикою і поміщених в окрему папку під загальну обкладинку. Якщо паперів багато, то і папок може бути кілька, тоді вони складають томи одного ЛД. Таким чином, формування особової справи працівника (зразок 2018) являє собою збір і формування всіх необхідних документів в одну папку. Така папка повинна охоплювати:

• процедуру працевлаштування (резюме, анкета, заява і наказ про прийом);
• період роботи (особиста картка, накази, службові записки, акти, відомості про сім'ю і самому працівнику, документи про стягнення і заохочення і т. д.);
• процедуру звільнення (заяву і наказ).

Для того щоб правильно поставити цей сектор діловодства в фірмі, необхідно розробити і затвердити спеціальне «Положення про порядок формування та ведення особових справ». Цей документ буде регулювати склад справи, порядок його формування, перелік співробітників, на яких їх необхідно формувати, а також порядок доступу та режим зберігання.

Формування справи при прийомі на роботу

Починається формування будь-якого ЛД в момент працевлаштування. Кандидат на вакансію направляє роботодавцю своє резюме, а потім, коли прийнято рішення про укладення з ним трудового договору, пише заяву і заповнює анкету (обов'язково тільки для держслужбовців, іншим фірмам можна без цього обійтися). Саме ці документи стають основою ЛД разом з особовою карткою за формою Т-2 (затв. Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1). Для закладу ЛД потрібна окрема папка, обкладинка якої служить титульним листом. Його найкраще зробити встановленого зразка, який міститься в додатку 11 до «Основних правил роботи архівів організацій» (рішення Колегії Росархіву від 06.02.2002). Згідно зі встановленими вимогами, на ньому має бути зазначено:

• назва юридичної особи;
• структурний підрозділ, в яке працевлаштований співробітник;
• номер;
• прізвище, ім'я, по батькові працівника;
• дата початку ведення (найчастіше це дата видання наказу про прийом на роботу);
• дата закінчення його ведення (дата наказу про звільнення);
• кількість аркушів (зазвичай заповнюється при здачі ЛД в архів);
• термін зберігання.

Вести ЛД можна як на весь штат в організації, так і тільки на окремих осіб, які займають певні посади (наприклад, на керівний склад). Зазвичай цей обов'язок покладають на фахівців з кадрів, які призначаються відповідальними за їх формування та зберігання.

У список документів, які зазвичай знаходяться в особовій справі працівника, входять:

• заповнена анкета компанії;
• копії паспорта (розворот з особистими даними і пропискою);
• копія ІПН;
• копія СНІЛС;
• копія військового квитка (для чоловіків);
• диплом чи інші документи про освіту;
• фотографія (кольорова або чорно-біла);
• характеристика з попереднього місця роботи;
• заява працівника про прийом на роботу;
• копія наказу про прийом співробітника на роботу;
• копія трудового договору та посадової інструкції;
• опис документів в особовій справі;
• інші документи;
• копія заяви / наказу на звільнення співробітника.

Для того щоб пошук відомостей про працівника був зручніше, до особової справи вкладається опис особової справи співробітника з переліком всіх документів (номер документа, його найменування).

Розташовуватися документи повинні в хронологічному порядку: найпершими будуть документи, прийняті до обліку при наймі працівника, далі - документи, що з'являються в міру роботи співробітника (накази, заяви, довідки).

Формування в процесі трудової діяльності

Протягом усієї трудової діяльності людини в компанії кадровик веде внутрішній опис руху документів. У справу додають паперу, які мають відношення до діяльності і навіть сім'ї людини. Таким чином відбувається формування особової справи працівника (зразок 2016 бланка можна скачати нижче). Опис складається для обліку документів, які містяться в папці, а також для їх систематизації. В описі обов'язково фіксується:

• надходження нових паперів;
• вилучення листів;
• заміна оригіналів копіями.

У спочатку заведену форму опису можна додавати листи з графами для безперервного ведення. Виглядає бланк опису так:

Завантажити зразок опису

Порядок формування особової справи працівника після звільнення

Особиста справа закривається в день звільнення людини. Після цього уповноважений фахівець повинен його повністю оформити:

• перевірити наявність усіх документів;
• перевірити хронологію паперів в папці;
• звірити нумерацію аркушів (всі листи нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті листа простим олівцем або нумератором).

Потім на внутрішнього опису необхідно зробити підсумкову запис. У ній вказується кількість аркушів, включених в ЛД, а також кількість аркушів самого опису (її листи слід нумерувати окремо). Після чого укладач повинен підписати і опис і підсумкову запис. Після чого можна скласти так званий лист-засвідчувач, в якому буде міститися опис особової справи. Далі всі папери зшиваються: на початку папки розташовується опис, а в кінці - лист-засвідчувач. На титульному аркуші потрібно написати дату закриття відповідно до наказу про звільнення, а також термін зберігання всієї папки.

Зверніть увагу, якщо звільнений людина не забрав якісь оригінали документів, наприклад військовий квиток або медичну книжку, їх необхідно зберігати до запитання в його ЛД. Для цього їх слід помістити в конверти (кожен документ окремо) і підшити їх до папки. Такі конверти нумеруються, заклеюються і завіряються підписом уповноваженої особи.

Зберігання ЛД: порядок і терміни

Хоча до особової справи входять документи з різними термінами зберігання, для зберігання всієї папки після закриття застосовується максимальний термін. У статті 22.1 Федерального закону від 22.10.2004 № 125 визначено, що термін зберігання становить:

• для ЛД, створених з 01.01.2003, - 50 років;
• для ЛД, створених до 2003 року, - 75 років.

Обчислювати термін зберігання потрібно з 1 січня року, що настає після дати закриття ЛД. Наприклад, якщо звільнення відбулося 18.10.2017, то термін зберігання в 50 років починає текти з 01.01.2018. Зберігати кадрові документи необхідно з дотриманням вимог законодавства про захист персональних даних. Для цього в компанії має бути обладнано приміщення без доступу сторонніх осіб. Для того щоб виключити можливість втрати або розкрадання, ЛД доцільно зберігати в сейфах або металевих шафах. Не пізніше, ніж через три роки після закриття, папки повинні бути передані в архів.

Розташовувати папки з документами слід вертикально, назовні корінцями. Доступ до сховища особистих справ повинен бути обмежений співробітниками кадрової служби. Систематизувати особисті справи допомагає спеціальний журнал або реєстр наступними способами:

• за допомогою нумерації;
• в алфавітному порядку;
• по структурним підрозділам компанії.

Також, при великій кількості особистих справ їх можна зберігати в нарядах, за алфавітом. Особові справи співробітників будуть розсортовані по прізвищах в алфавітному порядку. На початку кожного наряду повинен бути опис містяться в ньому особистих справ.

Особові справи звільнених працівників зберігаються в архіві, але копії документів можна видати на руки працівникам в останній день їхнього перебування на робочому місці. Таким чином, компанія більше не буде відповідальна за збереження особистих даних співробітника і зменшить розмір архіву. Термін зберігання особистих справ працівників зазвичай не перевищує 75 років, для керівників він може бути збільшений.

В обов'язковому порядку особисті справи ведуть на тих, хто зайнятий на державну цивільну службу. Цього вимагає законодавство РФ. Підприємці ж можуть регламентувати це питання локальними нормативними актами. А це означає, що співробітники відділу кадрів можуть заводити особисті справи тільки на основних працівників.

У цю групу входять:

• Керівний склад та особи, що їх заміняють;
• Головні фахівці;
• Особи, які несуть відповідальність за майно і цінності;
• Співробітники з перспективою просування по кар'єрних сходах.

Але все-таки не зайвим буде заводити такі досьє на всіх співробітників, так як в них відображена інформація про працівників, яка може знадобитися в будь-який момент.

Хто володіє допуском до справ

Вносить інформацію і здає справи в архів тільки призначений наказом керівника кадровик або бухгалтер. Якщо станеться витік конфіденційної інформації зі справи, вся відповідальність за це впаде саме на цю людину.

Щоб уникнути подібних неприємних ситуацій, особисті справи краще зберігати в спеціально відведеному приміщенні, або в сейфах і металевих шафах, до яких треті особи доступ отримати не зможуть.

Крім цього, відповідальна особа не рідше, ніж 1 раз в 12 місяців зобов'язана ознайомити кожного працівника з його особистою справою.

Надання справ правоохоронним органам

При необхідності і за наявності відповідного запиту паперу з особистих справ працівників можуть бути надані співробітникам правоохоронних органів.

Що повинно бути в особовій справі співробітника

Склад особової справи не регламентується на рівні нормативних актів. Строго затверджений він тільки для держ. службовців. Будь-яка організація може скористатися затвердженим списком і вирішити, яку документацію включати в справи своїх співробітників, а яку ні.

Список такий:

• Ксерокопія паспорта (найчастіше перша сторінка, сімейний стан і місце реєстрації);
• Ксерокопія диплома, документа про підвищення кваліфікації і так далі;
• Ксерокопія СНІЛС;
• Якщо працівник військовозобов'язаний - копія підтверджуючого це документа;
• Ксерокопія ІПН;
• Документація про проходження профогляду і медогляду (якщо це передбачено діяльністю компанії);
• Довідка про те, чи є у громадянина судимість, або відсутності такої (якщо це передбачено законодавством);
• Заява про прийом на роботу, написане співробітником особисто;
• Автобіографія;
• Примірник трудового договору;
• Ксерокопія трудової книжки;
• Матеріали про атестацію (якщо проводилась);
• Фотографії працівника, які періодично оновлюються;
• Опис особової справи.

Цей список може змінюватися, доповнюватися, в залежності від того, яку діяльність компанія веде і яку кадрову політику здійснює.

Крім цього, всі документи потрібно розташувати в справі в порядку хронології: найперші ті, що були вкладені під час прийому людини на роботу, потім ті, що з'явилися під час його діяльності.

Забороняється законом включати в справу інформацію про особисте життя співробітника, про його погляди на політику і релігію, якщо він не давав на це письмову згоду.

Вимоги до оформлення особової справи співробітника

Однакове оформлення всіх особистих справ і акуратне ведення журналу реєстрації особистих справ покликане виключити можливість втрати важливих документів.

Особиста справа має бути оформлено в певному виді:

• на титульному аркуші особової справи знаходиться вся основна інформація про працівника: ПІБ, дата закладу особової справи;
• якщо особисті справи знаходяться в загальнодоступному місці, необхідно розташовувати їх за алфавітом, щоб полегшити подальшу роботу;
• обов'язково потрібно стежити за кількістю сторінок в особовій справі: їх повинно бути не більше 250.

Ведення журналу реєстрації особистих справ працівників

Журнал реєстрації особистих справ необхідний для обліку особистих справ працівників компанії. Так як єдиної облікової форми для ведення журналу не існує, його можна виготовити самостійно (роздрукувати за шаблоном з інтернету) або купити в магазині. Вміст граф журналу також може змінюватися в залежності від компанії.

У журналі міститься інформація про особисті справи, які коли-небудь були заведені в компанії. У графи заносяться номери особистих справ, дата закладу, ПІБ працівника і інші необхідні дані. Закриття особової справи супроводжується позначкою в журналі у вигляді дата та причина закриття. Якщо в бланк особової справи працівника потрібно внести додаткову інформацію про співробітника, можна використовувати графу «Примітки».

Зразки та бланки документів для особової справи (Завантажити)

Електронне особиста справа

Зараз безліч російських компаній впровадили або почали впроваджувати автоматизацію кадрового діловодства. Це складно назвати проходженням моді, швидше за необхідністю. Особові справи співробітників все частіше ведуть і зберігають в базах даних комп'ютера. Документи в паперовому вигляді використовують, але здебільшого в якості перестраховки.

Вести і зберігати особиста справа в електронному вигляді перш за все зручно. Співробітникові кадрової служби не потрібно ковтати пил, перекладаючи справи, для того, щоб знайти потрібне. Тому одне з безумовних переваг електронних справ - це можливість знайти все швидко, без зайвих витрат часу і сил.

Варто відзначити, що не всю документацію можна вести в електронній формі, трудові книжки, наприклад, не можна.

Якщо в документі повинна міститися особистий підпис співробітника, він повинен бути ще і в паперовому вигляді.

Як надходити зі справами звільнених співробітників

Коли людина звільняється, його справу закривають, витягають з папки і прошивають. При цьому обов'язково оформляють лист-засвідчувач. Він включає в себе дані про те, скільки листів прошито і пронумеровано. Також в цьому листі вказують, чи є в справі пошкоджені документи, чи були вкладені нові.

Лист-засвідчувач наклеюють на обкладинку справи зсередини. Працівник кадрової служби ставить на цьому аркуші свій підпис.

В архіві особиста справа працівника зберігається 75 років, для керівників цей термін зазвичай збільшується. Але при цьому, якщо співробітник в останній робочий день просить видати на руки копії необхідних документів, зробити це можна, в такому випадку справа зберігати не доведеться, та й архів розвантажиться.

Схожі записи