Папір - проблема чи цінність електронного архіву?

1. ПРИМІТКА

21-22 листопада 2017 Всеросійський науково-дослідний Інститут Документознавства та Архівного Справи (ВНІІДАД) провів XXIV міжнародно-практичну конференцію «Документація в інформаційному суспільстві: актуальні проблеми управління електронними документами», на якій Андрій Ніколенко, директор департаменту ДОУ ОСГ розповів про цінності паперу в сучасному інформаційному суспільстві.
Відкрив конференцію професор, директор ВНІІДАД, Микола Миколайович Куняев, позначивши найбільш хвилюючі проблеми електронного архіву. Це: невстановлена ​​нормативно-правове регулювання роботи з електронними документами і питання аутентифікації електронних документів.

Виступаючі з доповідями на пленарних засіданнях також виділили ряд проблем, пов'язаних з роботою з електронним архівом і не мають на даний момент рішень, наприклад:

• Як підтвердити юридичну значимість електронного документа після закінчення терміну дії ЕЦП?
• Забезпечення контролю доступу та безпечного обміну електронними документами між структурами
• Відсутність інституту підготовки професійних кадрів з формування, комплектування та управління електронним архівом
• Ідентифікація електронних документів з плином часу і в разі пошкодження бази з метаданими
• Єдність інформаційної системи паперового та електронного архівів

У світі до сих пір немає практики довгострокового зберігання електронних документів. Таким чином можна стверджувати, що документи, які потребують довготривалого зберігання, наприклад, документи представляють історичну цінність або документи кадрового діловодства, документи з особового складу, будуть збережені і інформація буде нам доступна через 50 років.

У своїй доповіді «Папір - проблема чи цінність електронного архіву?», Директор департаменту ДОУ ОСГ Рекордз Менеджмент, Андрій Ніколенко, підкреслив, що папір потрібно продовжувати зберігати, тому що вона до цих пір залишається найбільш популярним носієм інформації і Архівісти знають як зберегти інформацію, використовуючи паперові носії, чого не можна сказати про інформацію в електронному вигляді. Як приклад, Андрій Анатолійович показав, що ми зуміли зберегти Кахунський медичний папірус (1950 р.до н.е.), але перший електронний лист (1971), що не зберегли і ніхто не знає його змісту.

За словами Вірабян А.С., директора національного Архіву республіки Вірменія, все сучасні системи електронного документообігу спрямовані на швидкість роботи з документами, а не на збереження інформації. Людство має практикою зберігання паперових документів більше двох тисяч років, технологіями надійного збереження, контролю руху і обліку доступу до документів, а також паперові документи правомірні у всіх наглядових органах РФ.

За даними дослідження ВЦВГД співробітники російських компаній продовжують активно використовувати паперові документи в роботі. Перед друком всі документи спочатку електронні, тому головний виклик електронного документообігу - що друкувати? ОСГ має методологією та технологіями зберігання як на паперових, так і на електронних носіях, Папір можна просто і дешево зберігати, технології відомі і перевірені. Що нам і важливо для збереження історії.

ПРИМІТКА

ОСГ є лідером в сфері зберігання і управління документами та інформацією, послуг, необхідних для компаній, що працюють в країнах СНД і ЄС. Маючи за плечима майже 50-річний досвід роботи в даній галузі, ОСГ обслуговує більше 3000 клієнтів в регіонах і за кордоном. Діяльність компанії була неодноразово відзначена професійними нагородами. На сьогодні ОСГ зберігає і обробляє понад 3 мільярдів документів в 5 країнах світу. Послуги, що надаються компанією, включають в себе зберігання документів, сканування документів , Створення електронних архівів, екологічне знищення документів , Створення резервних копій даних і багато іншого.