папка реєстратор

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Для чого потрібна папка
3. Як підбирається папка
4. характеристики папок
5. види папок

В епоху інформаційних технологій та електронного документообігу паперове діловодство ще не вмерло. Документи, як правило, мають термін зберігання, а значить і проблему цього зберігання треба якось вирішувати. Бажано ще забезпечити зберігання в упорядкованому стані. Розберемо, що може допомогти в цьому.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Папка реєстратор придумана ще в 1886 році. І до сих пір це чудовий винахід використовує величезну кількість організацій всіх напрямків та всіх форм власності.

Для чого потрібна папка

Над цим питанням не замислюються співробітники, що працюють з документообігом . В обов'язки величезної кількості професіоналів входить складання документації, її зберігання, забезпечення доступності і передача в архів по мене необхідності. Це діловоди, секретарі, референти, помічники, співробітники договірних відділів, юристи, бухгалтери, співробітники фінансових служб, кадровики безсумнівно, зрозуміло - касири і операціоністи в банках. Навіть професії, в яких на перший погляд здається відсутня робота з паперами, теж зобов'язані зберігати певні документи. Наприклад, лікарі, викладачі, туристичні агенти, науковці. Таким чином, буде справедливим сказати, що жодна професія не обходиться без упорядкування та необхідності збереження паперових документів. Відрізняється лише обсяг такого зберігання.

Якщо касовий працівник за період роботи на місяць створює один обсяг (як правило, робляться зшивання, тому що документації дуже багато), то шкільному вчителеві знадобиться від сили дві-три папки за рік паперів обов'язкового зберігання (тут, звичайно, не йдеться про особисті записах і паперах для професійної діяльності, а лише про тих, які необхідні за законодавством).

Питання зберігання та впорядкування паперів вирішується за допомогою давно винайдених папок. Звичайно, даний засіб зберігання пройшло тривалий еволюційний шлях - від сірих картонних папок, де кріплення норовили поранити руки, до папок з сучасних легких матеріалів, які не тільки функціональні, але і часто приємно радують око.

Різноманітність папок може навіть уразити людину, котра має справу з великими обсягами зберігання паперової інформації . Всі ці позиції широко представлені в різних каталогах поліграфічної продукції.

Як підбирається папка

Питання підбору засобів для зберігання вирішується по-різному. У великих організаціях, де процедури документообігу строго регламентовані, закупівлі і визначення виду папок віддано на розсуд одного або декількох спеціально виділених співробітників. Ряд роботодавців не дбає про те, яким чином співробітники зберігають папери і віддають питання переваг на відкуп їм самим.

Папки можуть закуповуватися різні для різних відділів або груп вилучення такої інформації для їх ідентифікації. Всі ці моменти (якщо присутні в діяльності) або закріплені в локальних документах, або вирішуються за звичаями, негласно прийнятим в компанії.

Читайте також:

характеристики папок

Папка реєстратор розміри має стандартні. Оскільки нормативно встановлений найбільш поширений розмір паперового документа - А4, то і найбільш використовувана папка пристосована для зберігання саме даного розміру документації.

Ширина папки реєстратора становить від 285 мм до 290 мм. Взагалі, за розмірами папки бувають різними:

для зберігання документів формату А5;

для зберігання документів найбільш поширеного розміру А4. Тут реєстратори відрізняються шириною корінця. Корінець папки реєстратора може бути 50, 70, 80 мм. Від розміру корінця залежить, скільки документів буде складено в неї для використання і зберігання.

Загальні розміри даного засобу зберігання трохи можуть варіюватися, наприклад, за форматом А4 можуть бути такими: 344x290x52 мм або 285х345х50 мм.

види папок

Видів тут представлено безліч. Вони відрізняються:

• за механізмом кріплення;
• за розмірами;
• за колірною гамою;
• за матеріалом виготовлення;
• по наявності додаткових зручних функцій і т.д.

Природно, що головний функціонал папки укладений в механізмі кріплення документації. Якщо він надійний, то і папка найбільш прийнятна. Від матеріалів залежить, зрозуміло, і ціна.

Найбільш поширені папки реєстратори арочні або так звана папка реєстратор з арочним механізмом. Вона зручна, функціональна і надійна забезпечує збереження документів. Розміри механізму кріплення (дірок) стандартні. Такий механізм дозволяє фіксувати як сам документ (попередньо проробивши в ньому дірки), так і різні види прозорих папок, наприклад, файли. Арочний механізм сталевий, а, отже, довговічний. Відрізняється від легкого алюмінієвого затиску безпекою (напевно, немає серед «паперових» працівників тих, то свого часу не поранив руки про механізм кріплення папки «Дело»).

Колірна гамма дозволяє урізноманітнити зовнішній вигляд стелажів, а кому-то і підняти настрій. Але деякі діловоди використовують колірну гамму для відмінності за типами документів. Найбільш часто зустрічаються реєстратори виготовлені в сірому кольорі.

До числа додаткових функцій папки-реєстратора можна віднести можливість помітити, які документи зберігаються в цій папці. Тут вони теж різні - частина папок дозволяють робити написи прямо на корінці (для цього там існує паперова смуга) - але тоді цей напис залишається незмінною, якщо зроблена ручкою або маркером. Деякі папки оснащені прозорими кишенями, куди можна вставляти інформацію, а потім легко її змінювати, не завдаючи зносу самої папці.

Кожна папка реєстратор ущільнена з кутів або окантована металом. Мабуть, для того, щоб збільшити її термін служби під час частих рухів по полицях шаф або стелажів. Також кожна папка реєстратор з арочним механізмом має отвір, яким зручно користуватися, якщо брати папку з полиці, де реєстратори зберігаються щільно один до одного. Спеціальні кільця забезпечують щільне закриття папки і фіксацію знаходяться всередині файлів або паперів.

Таким чином, більшість співробітників, що працюють з документацією, до сих пір використовують цей зручний спосіб зберігання документів.

Читайте також: