Передача справ при зміні головного бухгалтера: покрокова інструкція, акт і зразок його заповнення + відео-консультація фахівця

1. Звільнення і прийом
2. Кому передати справи?
3. Порядок передачі справ
4. складання наказу
5. Закінчення облікових процесів
6. інвентаризація
7. Перевірка
8. складання акту
9. заключний етап
10. відповідальність

До начальника бухгалтерської служби пред'являють специфічні вимоги, так як він створює імідж компанії на інвестиційному ринку і отримання преференцій контрагентів. Існують особливості зміни головбуха і прийому на посаду нового співробітника. Він повинен максимально убезпечити себе від претензій керівництва, контролюючих органів в майбутньому.

В даний час нормативні акти, що регулюють порядок передачі справ, відсутні. У деяких відомствах він прописаний, але організація має права сама встановити правила передачі і прийому справ головбуха. Основна вимога - орієнтація на Закон РФ «Про бухгалтерський облік».

Звільнення і прийом

Основні правила передбачені в ТК країни. Трудовий договір повинен ініціюється працівником або керівником і мати максимальний термін 5 років. Іноді керівництво компанії віддає перевагу меншого терміну, щоб перевірити якість роботи і дати можливість співробітникові змінити умови праці: заробітна плата, робочий день і ін. Трудове законодавство дозволяє керівникам встановлювати випробувальний термін на цю посаду 6 місяців. Якщо головбух не пройшов призначений термін, то його звільняють без вихідної допомоги і згоди профспілки. Однак фахівець має право знати причини його невідповідності посаді, які послужили причиною відмови в оформленні на постійне місце.

У ТК обумовлено, що відсутність співробітника через хворобу або інших поважних причин не зараховують за випробувальний термін.

Причини звільнення можуть бути наступні:

• нанесення шкоди організації;
• розголошення комерційної таємниці;
• за власним бажанням.

Комерційною таємницею є інформація, популярність якої має комерційну цінність для інших осіб. Її власник приймає спеціальні заходи для збереження. Існує ряд умови для цього:

• Ознайомлення керівника бухгалтерської служби під розпис з переліком інформації, яку вважають комерційною таємницею.
• Ознайомлення під розпис з режимом і відповідальністю за порушення комерційної таємниці.
• Створення умови для дотримання комерційної таємниці співробітником.

У ФЗ «Про комерційну таємницю» ст. 5 передбачений ряд даних, які не зважають на комерційною таємницею в організації.

Головний бухгалтер на випробувальному терміні може звільнитися після повідомлення начальства в будь-який день. Звільнення особи на терміновому контракті при зміні власника можливо тільки при виплаті компенсації в обсязі тримісячного заробітку.

При зміні бухгалтера стан фінансової звітності обов'язково оцінюють і фіксують в актах. Письмове оформлення даних перевірки допоможе новому співробітнику зняти відповідальність за достовірне надання інформації, виявити неправильне визначення податкової бази, помилки в бух.отчетності і податкових регістрах.

Кому передати справи?

Прийняти справи у минає головного бухгалтера може кілька осіб. Найбільш часто - це новий головбух. Але може статися так, що нового співробітника ще немає, а старий - має законне право покинути займану посаду. Тоді при наявності декількох бухгалтерів можна тимчасово передати справи ім.

У скрутну ситуацію потрапляють малі підприємства, де головний бухгалтер є всій бухгалтерією. Справи приймає керівник компанії, так як він несе відповідальність за організацію бухобліку.

Якщо керівник проти прийому справ, то попередній головбух повинен письмово оформити цей факт. При відмові керівника підписати протокол з відмовою, необхідно зробити наступне:

• скласти опис справ для здачі (2 примірники);
• відправити один екземпляр в податкову службу рекомендованим листом або під розписку податкового інспектора.

Якщо працівник не може передати справи (захворів, помер), то керівник повинен видати указ про прийом їх іншою особою.

Порядок передачі справ

Сьогодні немає нормативного документа, який повністю регламентує порядок передачі справ головбуха. Для виключення багатьох помилок слід дотримуватися покрокової інструкції, що відбиває максимальне число факторів. Вона має рекомендаційний характер, є узагальненою.

Якщо головний бухгалтер давно звільнився, а нового на той момент не прийняли, то приймати справи немає у кого. Тоді передача не відбувається.

Самостійна передача справ включає етапи:

1. Підписання розпорядження про призначення нового бухгалтера.
2. Інвентаризація фінансових обов'язків.
3. Акт прийому звітних і облікових документів.
4. Додаток до акту.
5. Організаційні заходи.

Комісія формується за потребою, коли виявлені масові порушення, негативні результати податкової перевірки і ін. В нього входять інші працівники бухгалтерії, важливих підрозділів. У наказі обумовлюють повноваження комісії.

складання наказу

Закон № 129 ФЗ говорить, що компанія може самостійно вибирати для себе норми і етапи прийому-передачі справ головбуха. Роботодавцю необхідно випустити нормативний акт у формі інструкції, наказу, розпорядження, де буде детально писаний порядок передачі обов'язків.

На практиці найбільш поширеним є наказ із зазначенням:

• Причин приймання-передачі обов'язків.
• Терміну, протягом якого кожен бухгалтер керує бухгалтерською службою і підписує документацію.

При догляді головбуха за своїм бажанням у роботодавця в розпорядженні є 2 тижні на розірвання трудових зобов'язань. Якщо відбувається зміна власника і звільнення ініційовано адміністрацією, то граничний термін на переривання трудових відносин дорівнює 3 місяці після виникнення у нового власника права власності.

• Відповідального за передачу документів особи - минає головбух.
• Відповідального за прийом особи - новий головбух або керівник організації під час виконання ним обов'язків.
• Осіб, які беруть участь в прийомі-передачі - аудити, вищі органи, спеціальна комісія.
• Дату закінчення процесу передачі справ - це час завершення облікового процесу за минулий період. Як правило, дата повинна враховувати терміни здачі бухгалтерської, податкової звітності.
• Обов'язки та повноваження нового головбуха.

Закінчення облікових процесів

У наказі прописують дату, коли попередній головбух зобов'язаний припинити облікові процеси. потрібно:

• сформувати первинні документи;
• надати податкову, статистичну, бухгалтерську звітність, всі розрахунки по виплаті страхових внесків;
• оформити бухгалтерські записи.

Всі передані документи обов'язково підшивають.

інвентаризація

Незалежно від наявності договору матеріальної відповідальності потрібно організувати інвентаризацію фінансових коштів на рахунках і касах.

Виявлені розбіжності відображають на рахунках відповідно до Положення по бухгалтерської звітності. Надлишки оприбутковують за їх ринковою вартістю на момент інвентаризації, суму потрібно занести в фінансовий результат (збільшення доходу). Недостачу і псування майна вважають витратами, при перевищенні збитку їх норм - на винну особу. Якщо подібне не виявлено, то збитки записують в збільшення витрат або фінансовий результат.

Закон про бухоблік (ст. 12 п. 2) передбачає обов'язкову перевірку стану майна, зобов'язань згідно з даними бухобліку при зміні матеріально відповідальної особи. Дані відображають в актах і описах, складених в 3 примірниках:

• для бухгалтерії;
• звільняється співробітнику;
• новому головбухові.

Папери прикладають до складеним актом.

Інвентаризація проводиться обов'язково:

• перед річною звітністю, якщо раніше вона не проводилася;
• якщо з головбухом оформлений договір про матеріальну відповідальність в повному обсязі.

На малих підприємствах доцільно провести повну інвентаризацію майна, зобов'язань. У великих організаціях на це йде багато часу, трудових ресурсів. У подібних випадках рекомендують вдатися до вибірковій перевірці доходів і витрат, фінансових вкладень, заборгованості.

Перевірка

Передача справ повинна супроводжуватися актом перевірки звітності та бухобліку. У більшості випадків краще скористатися послугами аудиторської компанії. Це дозволить отримати незалежний висновок щодо ведення обліку. Якщо подібне нездійсненно, то новий співробітник повинен виконати всю роботу самостійно.

В першу чергу варто перевірити операції поточного року, так як частина податкових декларацій буде здаватися за останній рік. Це період включатиме час, коли новий головбух не працював в організації.

Звернути увагу слід на:

• установчі документи, державну реєстрацію, протоколи зборів наглядової ради і засновників, постановку на облік в ФНС, реєстрацію ККТ;
• звітність, яку має право перевірити податкова - за 3 роки, поточний рік;
• система документообігу, облікова політика, обов'язки в бухгалтерії;
• виписка з рахунків, договори, акти звірки та інші розрахункові документи;
• матеріали інвентаризації;
• регістри податкового, бухгалтерського обліку;
• акти перевірок за 3 попередні роки;
• акти звірок з бюджетними, позабюджетними фондами;
• судові розгляди з співробітниками, контрагентами, контролюючими органами;
• матеріали про розтрати, недостачі та розкрадання.

На час передачі облікові процеси повинні бути завершеними - зроблені бухгалтерські записи за минулий період, скомплектована первинка, сформований оборотний баланс, податкова і фінансова звітність.

Первинку і регістри підшивають, групуючи з номенклатурою справ: список журналів і справ.

складання акту

Для розмежування відповідальності нового (приймає) і попереднього (передавального) бухгалтерів необхідно скласти акт. Документ також використовується для представлення під час прийому-здачі справ:

• первинної документації, матеріального обліку, звітності;
• провідних фінансових показників.

Під час складання та здачі акта у нового співробітника повинні бути необхідні книги і журнали: довіреності, касова книга, книга покупок / продажів, рахунок-фактур, обліку цінних паперів, реєстрація чекових книжок. При відсутності перерахованих документа це фіксують в акті і заводять нові на дату приймання.

Правильність даних обліку проводиться за допомогою вибіркової перевірки. Для важливих операцій використовують суцільний спосіб перевірки.

При оцінці облікових даних перевіряють:

• повноту;
• раціональність;
• своєчасність;
• обачність;
• безперервність діяльності;
• відсутність протиріч;
• майнову відокремленість;
• послідовність використання облікової політики;
• дотримання правил облікової політики;
• оформлення первинних документів обліку;
• тимчасову визначеність факторів хоз.деятельности;
• реєстрація та наповнення регістрів бух.отчетності.

Розгорнутий документ дозволить новому фахівцеві оптимізувати роботу на початковому етапі за рахунок змісту відомостей облікового, звітного та організаційного характеру.

В акті розглядають наступні моменти:

• Організація бухобліку - характеристика роботи бухгалтерії, ведення обліку.

1. В організації роботи розглядають укомплектованість бухгалтерської служби, розподіл обов'язків, наявність кваліфікації працівників, посадових інструкцій і штатного розкладу. Звітність та бухоблік повинен вестися за уніфікованими і типових форм облікової документації, використовуються спеціалізовані або спеціально створені для цих цілей всередині організації бланки.
2. Наявність відомчих інструкцій, забезпечення обліку нормативною базою - програмним забезпеченням, книгами.
3. Наявність у персоналу оргтехніки, комп'ютерів.
4. Загальна характеристика бухобліку. Стан регістрів аналітичного та синтетичного обліку, наявність розбіжностей. Форма і система бухобліку (меморіально-ордерна, комп'ютерна, журнально-ордерна,).

• Стан обліку фінансових коштів.

1. Каса. Присутність касира, договору на матеріальну відповідальність. Порядок і місце зберігання грошових і готівкових коштів. Ведення касової книги, залишок коштів і фінансових паперів в касі.
2. Перелік банківських рахунків організації. Вказують їх все номера і банківські відділення. Залишок коштів беруть з банківських виписок і звіряють з обліковими даними. Присутність повідомлень ФНС про відкриті рахунки.
3. Наявність чекової книжки, невикористані номера в ній.

Відповідність залишку фінансових коштів, касових записів бухгалтерських записів повинно бути зафіксовано окремим актом. Його необхідно додати до акта передачі справ.

• Облік розрахункових операцій.

1. Присутність виписок з банківських рахунків і паперів розрахункового характеру.
2. Кредити в банках, заборгованість по ним і терміни погашення.
3. Акти звірки розрахунків з контрагентами, дата врегулювання розбіжностей. Претензійна робота. Дійсні заборгованості. Безнадійна та прострочена дебіторська заборгованість.
4. Заборгованість перед бюджетом, акти звірки за розрахунками з ФНС.

• Облік амортизується, майна (нематеріальні активи, основні засоби). Час і відображення в звіті останню інвентаризацію майна. Вид і місце зберігання описів інвентаризації. Присутність актів введення, вибуття і списання ОС. Наявність інвентарних карток і наказів призначення відповідальних працівників за збереження цінностей.
• Стан матеріального обліку. Акти вивірки бухгалтерських записів і даних матеріально відповідальних співробітників (зняття натуральних залишків, порівняльні відомості). Дані останньої інвентаризації. Відображення фактів розкрадання і недостачі, актів ревізії, обстеження. Ведення аналітичного обліку матеріалів. Присутність видаткової і прибуткової документації по пересуванню матеріальних цінностей.
• Розрахунок з працівниками. Штатний розклад, трудові контракти. Наявність заборгованостей перед працівниками. Характеристика персоніфікованого обліку.
• Звітність. Дотримання термінів подачі бухзвітності і податкових декларацій, їх достовірність. Рішення засновників про виплату дивідендів та затвердження звітності. Податкові регістри.
• Зберігання документації. Надійність зберігання, контроль бланків суворої звітності, бухгалтерського архіву. Присутність описів справ.
• Перерахування первинних, бухгалтерських документів за складеною опису.

1. Список переданих штатних розкладів, кошторисів, угод, договорів, регістрів, папок первинних документів, зобов'язань і ін.
2. Відсутність будь-яких документів і первинних регістрів бухобліку.

• Залишок за перевіреними рахунками. Підтвердження і розшифровка залишків рахунках. Рекомендують підтверджувати залишки по фінансових розрахунках і рахунках обліку майна.
• Перелік відсутньої документації. Попередній головбух зобов'язаний написати пояснювальну на ім'я керівника, де вказує причини порушень. Неточності і помилка в звітності, оформленні документації, знайдені під час перевірки. Все краще фіксувати бухгалтерськими довідками з підписом минає співробітника.
• Зауваження та пояснення приймає справи головбуха до акту працівника, який звільняється. Вказують незгоди з положеннями акта.
• Фіксація факту передачі печатки і фірмових штампів, ключів до «Клієнт-Банку» і сейфів, сертифікати спецоператора зв'язку.

У великих компаніях в штаті присутні кілька бухгалтерів. В акті тоді слід відобразити тільки документи, що знаходяться під контролем головного бухгалтера.

• Підписи і розшифровки приймає і здає бухгалтера, членів комісії.
• Дата передачі.

Акт стане підставою для наказу (розпорядження) керівництва про передачу справ.

Первинна документація, бухгалтерська звітність, регістри слід зберігати встановлений правилами архівної справи термін, але мінімум 5 років. В наявності повинні бути всі документи за цей період.

До акта прикладають документи:

• акт інвентаризації фінансових зобов'язань: акти звірки розрахунків з позабюджетними і бюджетними фондами, дебіторської та кредиторської заборгованості;
• акт інвентаризації активів, зобов'язань;
• акт інвентаризації фінансових коштів в касі, опис цінних паперів, бланків суворої звітності;
• аудиторський висновок про відповідність бухочетності;
• перелік регістрів, облікових документів, відсутніх під час прийому-передачі справ.

Завантажити зразок можна за посиланням https://goo.gl/aDm8Y4

заключний етап

Після передачі справ, підписання акту та звільнення попереднього головбуха слід виконати:

• Повідоміті ФНС про новий головбуха. Закон не предполагает обов'язкового ПОВІДОМЛЕННЯ, а відповідно и відповідальність за Відсутність НЕ передбача. Однако податківці вімагають лист-повідомлення з печаткою организации та копією наказу а призначення, паспортні дані нового співробітніка.
• У всех ФІНАНСОВИХ організаціях, де відріті Рахунку, Оформити Нові картки.
• З першого дня вести відсутні облікові регістрі.
• Если нужно подати уточнені декларації.
• Виправити віявлені Ранее помилки.

відповідальність

После заміні головбуха постає питання відповідальності справжнього и попередня співробітніка. Головбух НЕ может залучатіся до будь-якої відповідальності, пов'язаної з неправильне ведення бухобліку, ухиленню від податків попереднім співробітніком. Особа притягують до адміністративної відповідальності за наявності вини. Потрібно довести присутність прямого умислу приховування прибутку, що повністю знімає провину нового головбуха.

При закінченні терміну давності притягнення до відповідальності пішов співробітника стає неможливим. Наприклад, при порушенні валютного або фінансового законодавства термін становить 1 рік з моменту правопорушення, а по іншим підставах - лише 2 місяці. Якщо правопорушення є триваючим, то термін відраховується з моменту виявлення.

Якщо буде виявлено, що колишній бухгалтер заподіяв шкоду організації, то при наявності договору матеріальної відповідальності він зобов'язаний його відшкодувати. Якщо подібного документа немає, то обсяг компенсації дорівнює середньомісячного заробітку.

Кожен головний бухгалтер зобов'язаний знати про розмір адміністративних стягнень за:

• Неправильне ведення касових операцій і робота з готівковими коштами - 4-5 тис. Руб.
• Недотримання термінів постановки на облік в державні фонди та податкові органи - 0,5-1 тис. Руб.
• Діяльність без урахування в перерахованих органах - 2-3 тис. Руб.
• Недотримання терміну подання декларації - 0,3-0,5 тис. Руб.
• Недотримання термінів подачі відомостей про закриття, відкриття банківських рахунків - 1-2 тис. Руб.
• Відсутність даних для податкового контролю - 0,3-0,5 тис. Руб.
• Грубі порушення в бухзвітності або надання перекручених сум бухзвітності понад 10% - 2-3 тис. Руб.
• Неправильний порядок обліку валютних операцій і надання звітності по ним - 4-5 тис. Руб.
• Неправильне надання статистичної інформації - 3-5 тис. Руб.

Новий головбух повинен прийняти справи у попереднього співробітника. Складений акт передачі допоможе виключити ряд проблем в майбутньому, виявить недоліки попередника, виключить грубі помилки під час роботи і ін. Він складається в довільній формі, але повинен охоплювати максимальний обсяг інформації по звітності.