Перевірка головного бухгалтера керівником: на що звернути увагу і за якими точкам контролювати
За Федеральному Закону «Про бухгалтерський облік» №129-ФЗ керівник відповідає за організацію податкового, бухгалтерського обліку, своєчасність, правильність нарахування, сплати податків. Головний бухгалтер - за ведення бухгалтерського обліку, надання достовірної, повної звітності. Виходить, що за помилки головбуха платити керівникові.
1. Зовнішні ознаки проблем в бухобліку
2. Перевірка банківських виписок
Вибираючи організаційно-правову форму, 2/3 російських підприємців схиляються до ТОВ, вважаючи, що Стаття 56 ГК РФ звільняє їх від фінансової відповідальності за діяльність юридичної особи, точніше обмежує її розмірами установчого капіталу. Ця точка зору не зовсім вірна.
За Федеральному Закону «Про бухгалтерський облік» №129-ФЗ керівник відповідає за організацію податкового, бухгалтерського обліку, своєчасність, правильність нарахування, сплати податків. Головний бухгалтер - за ведення бухгалтерського обліку, надання достовірної, повної звітності.
Виходить, що за помилки головбуха платити керівникові.
За ст. 3 закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ: «У разі неспроможності (банкрутства) товариства з вини його учасників на зазначених осіб у разі недостатності майна товариства може бути покладена субсидіарна відповідальність за його зобов'язаннями».
Тобто від оплати заборгованості державі, приватним кредиторам, доведеною судом, власника фірми нічого не врятує, причому оплата ця буде за рахунок власних коштів. Додайте можливість кримінальної відповідальності по доброму десятку статей КК РФ з термінами позбавлення волі до 15 років, і стане зрозуміло, що довіряти треба, але перевірка бухгалтера керівником необхідна.
Зовнішні ознаки проблем в бухобліку
Поняття «перевірка» і «контроль» різні, контролювати головного бухгалтера треба власними силами, а перевірити професіонала зможе тільки сторонній аудитор, яка перевершує кваліфікації. Перед початком перевірки, варто сформулювати для себе її цілі, порядок дій, якщо вона виявить серйозні порушення. Контроль же необхідний постійний, щоб захистити себе від шахраїв, просто помилок, викликаних втомою, неуважністю, навіть некомпетентністю. Існує кілька основних моментів, за якими керівник може судити про якість бухобліку. Ознаки проблем:
- Помилки в базі даних 1С, виявлені технологічним аналізом, за минулі періоди із зданої звітністю. Якщо база видає список помилок, то причина тільки одна: низька кваліфікація бухгалтерів, незнання ними програми 1С. Коли бухгалтерія складається з кількох людей, за списком помилок можна визначити, хто з користувачів їх допустив. А винен у цьому глава підрозділу, який не впорався з контролем підлеглих, який не зумів позбутися від некомпетентних працівників.
- Безладний документообіг, відсутність архіву звітності, звірок, реєстру документів. Все перераховане можна визначити по:
- Документів, що зберігаються розсипом, а не окремо, за групами обліку. Причина цього одна: недбалість. Папери за минулі періоди повинні бути за архівовані, прошиті, опечатані. Другим листом архіву повинен йти звірений реєстр документів, підписаний головбухом. Якщо всього цього немає (перевірити просто: попросіть принести паперу піврічної давності по будь-якому клієнту, постачальнику), встановіть терміни наведення порядку. Паралельно призначте експрес перевірку роботи бухгалтера або аудит. Коли порядок наведуть, звільніть головбуха: ця людина некомпетентна.
- Присутності в архіві ксерокопій фінансових документів, паперів без синіх печаток чи підписів. Це порушення допускають 99% компаній, чим ширший клієнтська база, тим складніше отримати оригінали. Інша справа, що в'їдливий головбух душу вийме з персоналу, поки до закінчення звітного періоду не отримає необхідне, і більшість паперів займають, своє місце в архіві. Якщо цього не відбувається, значить людина не відповідає займаній посаді.
- Відсутності архіву, при упорядкованому зберіганні паперів. Тут краще діяти не батогом, а пряником. Випишіть головбухові премію за своєчасне архівування (робота нудна, але потрібна), дайте йому важелі адміністративного, матеріального впливу на підлеглих. - Відсутність податкового планування: кваліфікований керівник фінансового підрозділу повинен щоквартально (краще щомісяця) подавати директору план майбутніх виплат в бюджет. Чи не відбувається це в 90% випадків при численних помилках бази 1С. В цьому випадку з співробітником краще розлучитися: великі податкові штрафи обчислюються сотнями тисяч рублів, за порушення податкового законодавства передбачена кримінальна відповідальність.
Перераховані пункти легко контролювати самостійно, допомога аудитора знадобиться при більш детальному аналізі документів.
Перевірка банківських виписок
Контролювати банківські документи необхідно, щоб спати спокійно. Нижче ми розглянемо найбільш поширені схеми зловживань, які користуються попитом, у головних бухгалтерів підприємств.
Відкати від дебіторів
З ними стикаються організації, що мають велику клієнтську базу, які торгують з відстрочкою платежу. Повна інформація про розмір заборгованості, терміни оплати, причини відстрочки, повинна бути не тільки у бухгалтерії. Інакше можна зіткнутися зі схемою: за перенесення термінів оплати, клієнт в конверті платить вашому бухгалтеру (суми доходять до 0,3% за день), або розраховується послугами, товаром. Уникнути цього можна влаштовуючи періодичні перевірки дебіторської заборгованості, зобов'язавши бухгалтерію повідомляти про виникнення прострочення платежу в день її появи.
Інші види відкатів
Фінансовий директор, головбух, перерозподіляють грошові потоки компанії. У них завжди є можливість схитрувати, а розрахуватися з ними можуть не готівкою, а виставивши рахунок на оплату курсів підвищення кваліфікації, семінари. Якщо пристрасть підлеглого до навчання стала вселяти підозри, серед банківських виписок за півроку є оплата декількох подібних заходів, поговоріть з ним. З'ясуйте докладно де, коли проходить семінар, хто його веде, хто бере участь. Не полінуйтеся, переговорите з керівниками інших учасників семінару.
Крадіжка при нестачі оборотних коштів
Надходження грошей відбувається нерівномірно, компанії періодично стикаються з ситуацією, коли необхідно зробити платежі, в тому числі податкові, на певну суму за короткий термін, а є тільки її половина, друга з'явиться через кілька днів. Ось тут і настає момент, яким користується нечистий на руку бухгалтер. Спочатку він податкові виплати робить вчасно, потім може ними пожертвувати. Відстежуйте терміни виплат до бюджету, їх виконання повністю. За першочергове перерахування грошей одному кредитору замість іншого він може вимагати відкат. Добре, якщо про це повідомлять, але ситуація може залишитися таємницею. За цією схемою можуть діяти шахраї і в організаціях, які не зазнають проблем з обіговими коштами. Вони штучно створюють дефіцит, наживаючись на «лівих» винагороди. Спільником головбуха може бути постачальник, керівник відділу поставок, начальник відділу продажів.
Махінації з обліковими програмами
Крім 1С існує кілька спеціалізованих програм для ведення звітності. Зазвичай рішення про покупку того чи іншого виду програмного забезпечення приймається колегіально: керівник, головний бухгалтер, рідко - начальник IT-департаменту. Фірма, що встановлює куплене ПО, зазвичай бере плату не тільки за офіційну версію програми, а й за абонентське обслуговування. Вона може запропонувати відкат за покупку того чи іншого програмного забезпечення, аж до установки на одному підприємстві 2-3 видів. Бухгалтер мотивує це тим, що кожна програма має свої достоїнства, в одній касу зручно вести, в іншій робити звіти і т.д.
зміна банку
Власника підприємства повинно насторожити, якщо без видимих причин головний бухгалтер пропонує змінити банк обслуговування. Причиною такої поведінки може бути винагорода, запропоноване банкірами. Важелем тиску може виступати позика, видана підприємству на більш вигідних умовах, розширена лінія овердрафту. Пам'ятайте, банк ніколи не буде діяти в збиток собі, відкат головбухові оплатить ваша компанія в тій чи іншій формі.
Відкати від постачальників канцелярії, оргтехніки, інших витратних матеріалів
Розмір витрат на перераховане у більшості фірм визначає бухгалтерія. Придивіться, чи не стали рахунку більше, а заміни офісної техніки частіше.
Рішення проблем з фіскальними органами.
У схеми кілька варіантів. Перший виглядає так: головбух повідомляє, що йому стало відомо про майбутню перевірку, є люди, які за винагороду проблему владнають. Другий: керівнику кажуть, що є проблеми з податковою, «вантажать» спеціальними термінами, обіцяють вирішити за «частку малу». Він може діяти не один, а з представником державної служби. Критично ставитеся до подібних пропозиції, перевіряючи банківські документи, будьте в курсі розмірів, термінів податкових відрахувань.
Збільшення вартості касового обслуговування
Якщо банківські виписки містять зростаючі суми за зняття готівки, порівняйте документи піврічний, річний давності, прочитайте договір банківського обслуговування.
Неповне оприбуткування готівки касою
Банки щокварталу встановлюють ліміт зняття готівки для підприємств, що працюють з безготівково, витрати на зарплату, господарські потреби. Заявку подає особа, яка має право підпису банківських документів. Тримайте його під контролем, порівнюйте з сумами, врахованими касою фірми.
Виплата зарплати «мертвим душам»
Це можуть бути звільнені працівники, яких «забули» прибрати з зарплатної відомості; ніколи не працювали в компанії; що знаходяться в декреті, відпустці по догляду за дитиною (вони отримують допомогу). Відстежуйте розмір фонду заробітної плати, зміни чисельності колективу.
Крадіжка безготівкових коштів за допомогою фірм, що займаються переведенням коштів у готівку
Така контора «Роги і копита» виставляє рахунок на оплату безготівкою, а потім передає готівку за мінусом певного відсотка. Перевіряючи виписки, зверніть увагу на нових постачальників, при їх появі - зберіть хоча б мінімум інформації.
потаємне кредитування
Можливо тільки в організаціях з великими оборотами безготівкових коштів. Головний бухгалтер самостійно дає гроші, що належать компанії, під відсотки іншим юридичним або фізичним особам. Відстежити такі операції по банківських виписок цілком реально.
Ця послуга
Головбух великої торговельної мережі, що має доступ до великого обсягу готівки, може потихеньку займатися незаконним переведенням коштів. Стороння фірма перераховує безнал, він віднімає відсоток, видає готівку. Це кримінальна дія, відстежити яке можна порівнюючи надходження, витрата готівки, оборот безготівки.
Завищення вартості послуг, робіт, товарів від постачальників
Платить організація, різницю привласнює головбух.
Шахрайство з матеріальними цінностями
Неповне оприбуткування, передчасне списання. Банківські виписки дадуть достовірну інформацію скільки заплатили ви, а звірити зі середньоринковою вартістю можна просто знявши слухавку або скориставшись Інтернетом.
Списана природний спад, що викликає сумніви
Пам'ятайте як в «Слідство вели знавці» списали два вагона помідорів? Начебто спад норми не перевищує, а злочин на обличчя.
Фіктивний повернення товару
За паперами партію повернули, а надходжень коштів немає.
Це далеко не повний перелік зловживань, які може виявити керівник контролюючи банківські виписки. Така перевірка діяльності бухгалтера вбереже від матеріальних втрат, навіть від лави підсудних.
Читайте також: Як знайти хорошу бухгалтерську компанію на аутсорс
Правильність ведення каси